啟東市公安局戶(hù)籍檔案數(shù)字化項(xiàng)目要求

1、項(xiàng)目需求及說(shuō)明（一）項(xiàng)目概述本次檔案數(shù)字化，是對(duì)現(xiàn)有以紙質(zhì)為主要載體的檔案，通過(guò)采取電子掃描、激光刻錄等高科技技術(shù)手段，對(duì)現(xiàn)在庫(kù)藏的戶(hù)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化影像，與電子檔案管理系統(tǒng)軟件聯(lián)接建成資料齊全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以供有關(guān)人員通過(guò)局域網(wǎng)、專(zhuān)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化查閱、檢索，從而既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率。（二）需求說(shuō)明1） 檔案數(shù)字化項(xiàng)目范圍掃描數(shù)字化內(nèi)容：?jiǎn)|市公安局各派出所戶(hù)籍檔案數(shù)字化掃描及信息錄入。檔案數(shù)字化加工情況：現(xiàn)存戶(hù)籍檔案數(shù)字化數(shù)量約為（實(shí)際數(shù)量以數(shù)字化加工數(shù)量為準(zhǔn)）：類(lèi)型 數(shù)量戶(hù)籍檔案掃描 90萬(wàn)頁(yè)

2、戶(hù)籍檔案信息錄入 94萬(wàn)條戶(hù)籍檔案含有大量40-70年代的檔案，其紙張情況較差，需采用平臺(tái)式掃描的方式，并保證數(shù)字化內(nèi)容的完整及清晰度；在信息錄入上，由于檔案年代比較老，基本為手寫(xiě)字，存在字跡模糊、大量繁體字及繁體簡(jiǎn)寫(xiě)字、草書(shū)等情況，供應(yīng)商在信息錄入上需確保其準(zhǔn)確性、完整性。掃描工作環(huán)節(jié)與質(zhì)量要求：檔案掃描工作主要包括以下內(nèi)容：檔案的整理、拆裝、掃描、圖像處理、檢審校對(duì)、文件存儲(chǔ)、信息錄入。加工過(guò)程中必須確保檔案載體的安全完整以及檔案信息內(nèi)容安全。各工作環(huán)節(jié)具體要求如下：1、總則：嚴(yán)格管理，明確責(zé)任，建立安全保密管理機(jī)制和質(zhì)量管理機(jī)制，確保安全管理制度和質(zhì)量管理制度落實(shí)，確保檔案原件

3、和數(shù)字化檔案信息安全，確保各環(huán)節(jié)工作符合質(zhì)量要求，建立完整規(guī)范的工作記錄。2、檔案前處理：紙質(zhì)檔案前處理工作由采購(gòu)單位工作人員負(fù)責(zé)，形成完整的檔案卷宗材料后交由供應(yīng)商處理。3、檔案整理：掃描之前，供應(yīng)商應(yīng)在保證檔案不受損壞的前提下，拆除裝訂物，按檔案管理部門(mén)要求區(qū)分掃描件和非掃描件，并對(duì)折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等），然后進(jìn)行掃描；掃描完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)重新裝訂，恢復(fù)原樣，并保持檔案頁(yè)面排列順序不變，案卷不掉頁(yè)，保持卷宗右邊和底邊整齊。所有的檔案目錄均進(jìn)行打印，并裝訂到案卷最前面。卷皮破損嚴(yán)重需要調(diào)換卷皮的，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)示檔案管理人員并按要求更換卷皮。更換下來(lái)的舊

4、卷皮應(yīng)全部交還采購(gòu)人。4、檔案掃描：檔案掃描采用黑白和彩色二種方式。圖片、圖紙、有彩色的證據(jù)材料均用彩色掃描，文字資料用黑白掃描。在掃描過(guò)程中，應(yīng)遵循以下幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)：（1） 標(biāo)準(zhǔn)分辨率：200dpi；對(duì)于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集的，應(yīng)將分辨率提高到300dpi。（2） 標(biāo)準(zhǔn)文件格式：?jiǎn)雾?yè)TIFF或JPG；（影像保持原有文件格式，不作任何格式處理）；（3） 色彩：對(duì)彩色照片或發(fā)票等有多種色彩的證據(jù)進(jìn)行全彩掃描 ；（4） 質(zhì)量：在原件上沒(méi)有明顯質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，所產(chǎn)生的影像文件不應(yīng)產(chǎn)生黑邊、模糊、偏斜等質(zhì)量問(wèn)題，對(duì)于影響圖像質(zhì)量的非原始性的黑線(xiàn)、黑點(diǎn)（如裝訂孔等）要進(jìn)行修補(bǔ)。根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況

5、，選擇相應(yīng)掃描儀。其中大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；同頁(yè)有兩個(gè)以上文件，需分別掃描，并進(jìn)行并頁(yè)處理。掃描過(guò)程中，應(yīng)在紙質(zhì)檔案掃描工作流程表上認(rèn)真登記掃描的頁(yè)碼和頁(yè)數(shù)，并核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)與前處理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)是否一致，不一致的應(yīng)注明具體原因和處理方法。5、圖像處理：應(yīng)對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行逐頁(yè)糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調(diào)整。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少遺漏任何信息內(nèi)容。6、文件存儲(chǔ)：以目錄數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)該文件檔號(hào)對(duì)掃描圖像建立文件夾，并對(duì)文件夾內(nèi)圖像文件以相應(yīng)數(shù)字順序號(hào)進(jìn)行命名。數(shù)據(jù)光盤(pán)內(nèi)文件電子影像

6、存儲(chǔ)格式為單頁(yè)TIFF或JPG格式。掃描后的電子文件需要提交硬盤(pán)存儲(chǔ)，并且直接導(dǎo)入系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)將經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)投入實(shí)際應(yīng)用。7、數(shù)據(jù)掛接：掃描圖像文件應(yīng)與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，同時(shí)在紙質(zhì)檔案掃描工作流程表上填寫(xiě)數(shù)據(jù)掛接后的頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件掛接后的頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)與前處理、掃描時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)是否一致，不一致的應(yīng)注明具體原因和處理辦法。8、質(zhì)量自檢：供應(yīng)商必須建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)流程，對(duì)加工的數(shù)據(jù)（圖像質(zhì)量、編目質(zhì)量、著錄質(zhì)量）進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)的自檢，自檢達(dá)到數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后，才能交于采購(gòu)方驗(yàn)收。9、信息錄入及數(shù)字化掃描需符合中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和江蘇省公安廳警務(wù)檔案管

7、理系統(tǒng)的規(guī)定要求。信息錄入內(nèi)容：因前期戶(hù)籍檔案的案卷目錄已錄好，現(xiàn)主要錄入卷內(nèi)文件目錄，以下為必錄項(xiàng)案卷檔號(hào) 頁(yè)碼 題名 地址 戶(hù)籍地派出所 形成時(shí)間0607-PH1-20-1-00001 001 張三戶(hù)口常表 啟東市近海鄉(xiāng)愛(ài)民村1組 啟東市公安局近海派出所 198212312） 項(xiàng)目實(shí)施要求1、掃描設(shè)備要求（由成交供應(yīng)商自備）相關(guān)電腦配置：要求軟件：Windows XP 操作系統(tǒng)；基本辦公軟件（如Office 2000，ACDSEE）；掃描儀圖像采集軟件。各類(lèi)掃描設(shè)備提供滿(mǎn)足工作量需要的掃描設(shè)

8、備。要求配置：需帶平板的掃描儀，同時(shí)需配備解決特殊檔案掃描設(shè)備。2、掃描加工要求投標(biāo)商掃描加工的檔案數(shù)據(jù)及錄入的信息數(shù)據(jù)，符合甲方提供的影像存儲(chǔ)掛接接口規(guī)范要求。3、實(shí)施人員要求成交供應(yīng)商在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中應(yīng)組成一支品行端正、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員穩(wěn)定、保密意識(shí)強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)具備相應(yīng)的管理能力和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案信息化加工的操作應(yīng)用。項(xiàng)目實(shí)施前成交供應(yīng)商應(yīng)將詳細(xì)的團(tuán)隊(duì)名單及個(gè)人簡(jiǎn)歷提供給采購(gòu)人進(jìn)行審核。4、對(duì)本服務(wù)不得轉(zhuǎn)包、分包。3）驗(yàn)收要求1、供應(yīng)商對(duì)掃描數(shù)據(jù)自檢合格后方可遞交啟東市公安局驗(yàn)收。數(shù)據(jù)驗(yàn)收以20萬(wàn)頁(yè)為單位，分批由供應(yīng)商自檢合格后提交。2、采購(gòu)人對(duì)供應(yīng)商掛接完畢的目錄信息、著錄

9、信息與圖像質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行，抽檢比率為5%，根據(jù)中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。3、檔案實(shí)體驗(yàn)收。檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等問(wèn)題，將追究相關(guān)責(zé)任；順序錯(cuò)誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯(cuò)，合格率達(dá)到規(guī)范要求以上的予以驗(yàn)收通過(guò)，對(duì)加工單位掛接完畢的目錄信息、著錄信息與圖像質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行，抽檢比率為5%，根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)另附）進(jìn)行檢查，要求檔號(hào)、控制符、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率達(dá)到100%,其他項(xiàng)目合格率達(dá)到99.5%以上的，予以驗(yàn)收通

10、過(guò)，并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表，作為驗(yàn)收合格憑證。抽檢合格率低于上述要求的，提交驗(yàn)收的當(dāng)批次數(shù)據(jù)全部發(fā)回供應(yīng)商重新自檢，自檢合格后再提交驗(yàn)收。在退回自檢期間，將不再向供應(yīng)商提供掃描檔案。同一批次數(shù)據(jù)提交驗(yàn)收，經(jīng)兩次驗(yàn)收仍不合格的，扣除當(dāng)批次相應(yīng)價(jià)款；經(jīng)三次以上驗(yàn)收不合格的，按合同約定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4、數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，加工單位需刻錄DVD光盤(pán)一式二份移交給采購(gòu)人。4） 時(shí)間要求2010年9月1日前完成本項(xiàng)目的實(shí)施，采購(gòu)人提供相應(yīng)的作業(yè)場(chǎng)地、作業(yè)條件、作業(yè)方設(shè)備。成交供應(yīng)商無(wú)正當(dāng)理由不能按期完成作業(yè)的，按合同約定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5） 安全要求作業(yè)方應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)的保密法律規(guī)定，遵守保密協(xié)議和

11、采購(gòu)人的有關(guān)規(guī)定（另行簽訂）。檔案掃描工作必須在采購(gòu)人指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，確保場(chǎng)所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法行為或違反相關(guān)規(guī)定，將依法或依據(jù)約定追究相應(yīng)的責(zé)任。供應(yīng)商應(yīng)做到：（一）與項(xiàng)目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育。（二）建立嚴(yán)格的保密制度，加強(qiáng)管理，杜絕工作人員對(duì)檔案及檔案信息的私自復(fù)制行為。（三）不同的工序之間應(yīng)采取相應(yīng)的管理措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。（四）掃描加工場(chǎng)地的安全及保密措施。加工場(chǎng)地應(yīng)具備保密設(shè)施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺(tái)上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控工作人員的操作過(guò)程，統(tǒng)一記錄保存。（五）分批驗(yàn)收進(jìn)行數(shù)據(jù)移交時(shí)，工作站上的數(shù)據(jù)必須在采購(gòu)

12、人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下銷(xiāo)毀，同時(shí)移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)控記錄。（六）不得在工作場(chǎng)所使用與工作無(wú)關(guān)的任何電器設(shè)備，不得私自攜帶照相工具進(jìn)入作業(yè)場(chǎng)所，通訊工具應(yīng)在進(jìn)入作業(yè)場(chǎng)所前交由專(zhuān)人統(tǒng)一保管。6） 品質(zhì)保證要求應(yīng)提供品質(zhì)保證的具體方案和流程的細(xì)節(jié)：（一）加工成品嚴(yán)格符合采購(gòu)人提供的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。（二）索引數(shù)據(jù)和掃描文件之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系100正確。（三）簽署保密協(xié)議，保證檔案資料的安全性和保密性，100確保檔案資料不會(huì)遺失和檔案信息不會(huì)泄漏。（四）接受采購(gòu)人不定期不定量的質(zhì)量抽查，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，將無(wú)條件執(zhí)行采購(gòu)人的整改要求。7）其他要求1、采購(gòu)人免費(fèi)為成交供應(yīng)商提供相應(yīng)的工作場(chǎng)地和相關(guān)水電需求。2、雙方各指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的清點(diǎn)交接工作。3、成交供應(yīng)商在簽訂合同時(shí)應(yīng)成立項(xiàng)目組，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)目，并列出具體的項(xiàng)目操作標(biāo)