檔案整理工作方案

1、2017年歸檔文件整理工作方案年度歸檔文件整理工作是檔案資政服務(wù)的基礎(chǔ)，也是檔 案管理工作資源建設(shè)的核心組成部分，為了更好地做好年度 歸檔文件整理工作，根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則和市檔案局 相關(guān)工作要求，特制定本方案如下：一、指導(dǎo)思想按照分工負責(zé)、各司其職、各負其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸 盡歸的原則，強化組織領(lǐng)導(dǎo)，加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，嚴格按照 國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保 管期限規(guī)定的要求，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間 的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用的目的，在規(guī) 定時間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。二、時間要求歸檔文件整理工作從 4月1日起一一5月27日指導(dǎo)整理 結(jié)束；

2、7月31日前歸檔文件目錄按標準打印完畢， 原生電子 文件和電子檔案目錄報市檔案局。三、工作標準（一）文件材料的收集工作文件材料的收集是歸檔工作的起點，直接決定歸檔的質(zhì) 量，務(wù)必高度重視，認真負責(zé)。只有及時廣泛收集，才能保 證文件材料的齊全、準確、完整、有效。收集工作與年度評 優(yōu)評先桂鉤，檔案員務(wù)必將本機關(guān)的各種 紅頭文件，黑頭文 件、會議材料、各種會議記錄；重大活動資料、工作匯報、 簡報、專題報告、調(diào)研報告；工作計劃、總結(jié)、小結(jié)；規(guī)章 制度（規(guī)定）、干部（職工）登記表、花名冊、各類統(tǒng)計報 表（組織、人事、工資、業(yè)務(wù)報表等）；協(xié)議、合同等 收集 齊全、完整，確保應(yīng)歸盡歸。同時注意收集本機關(guān)及行業(yè)

3、有 保存價值的圖書、報刊、資料、聲像等，集中移交市檔案局。（二）文件材料的整理工作1、檔案員要按照歸檔文件整理規(guī)則和國家檔案局 第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 的要求，認真指導(dǎo)各單位歸檔文件整理工作。2、對上級業(yè)務(wù)部門有標準規(guī)定的按照行業(yè)標準整理。如：電業(yè)局（按件整理，劃分為永久、長期、短期 3個保管 期限，按機構(gòu)分類）；郵政局、電信局（按企業(yè)分類整理）； 銀行（按機構(gòu)問題分類整理），各組要按其標準指導(dǎo)他們進 行整理。3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處） 按黨群和行政兩個機構(gòu)（問題） 進行分類、整理，劃分為永久和定期2個保管期限。4、市委、政府、市委辦、政府辦 四個全宗，按十大類 （問題

4、）進行分類整理。市委、政府兩個核心全宗永久整理 成三套，定期為一套；市委辦、政府辦兩個全宗永久整理為 二套，定期為一套。5、單位發(fā)文實行三套制：第一套帶發(fā)文底稿。本級的 文件要有草稿和擬稿單，上級下發(fā)的文件要有傳閱單，特別 是一級單位，沒有的要求補齊，簽發(fā)簽一起放在正文后，按 文件級進行整理；第二套（即發(fā)文匯集）按不同發(fā)文字號順 序組卷整理。100頁左右為一卷，用鉛筆編寫頁號（編寫位 置：有字的正面右上角，反面左上角），加封面（用黑碳素 筆按要求規(guī)范、準確填寫）、歸檔文件目錄、備考表，三孔 一線用線繩裝訂。 第三套作為挑選支農(nóng)、惠農(nóng)、勞動保障等 涉及民生的現(xiàn)行政策性規(guī)定文件 ，作為本年度現(xiàn)行文

5、件，各 歸檔組整理后交征編股，充實全市現(xiàn)行文件中心內(nèi)容。6、雙載體歸檔。為同步促進檔案信息化建設(shè)，單位紙 質(zhì)文件及其定稿的原生原文電子版，務(wù)必按標準同步歸檔， 確保準確無誤。（按照發(fā)文字號順序排列好報對應(yīng)歸檔組做 好保存?zhèn)浞荩?、歸檔工作要統(tǒng)一標準。檔案員在指導(dǎo)單位工作人員 保管期限劃分和歸檔文件的排列、編號時，要與上年度務(wù)必 保持標準一致。歸檔文件整理期限的劃分一般為：本單位制 發(fā)的文件、材料，重要的劃分為永久，其他劃為定期；上級 業(yè)務(wù)部門和其他單位下發(fā)的文件，有本單位人事任免、表彰、處分的和針對本單位有工作指示的等劃分為永久，對本單位 須落實貫徹及有指導(dǎo)意義的劃為定期。歸檔文件整理排列的

6、順序一般為：綜合性工作、意見、總結(jié)、組織人事、紀檢、 宣教、單位業(yè)務(wù)、其他等，以利于今后檢索利用。8、裝訂要細致。即各種金屬物要拆除掉，裝訂線要縫 直，文件要平整，裝訂線要用剪子修剪整齊，不留線頭，不 要圖省事，用手拽。9、整理要規(guī)范。歸檔章要求蓋在文件首頁上方空白處 正中，歸檔章要蓋得清晰，嚴禁蓋成雙眼皮”或模糊不清；歸檔章內(nèi)項目填寫要工整、準確、規(guī)范。10、卷盒用鉛筆書寫。填寫字跡要工整，端正，規(guī)范， 清晰。11、規(guī)范打印歸檔文件目錄。以去年檔案局館由臺的 歸 檔文件目錄打印標準為指導(dǎo)，嚴格按照辦公室統(tǒng)一設(shè)置的 Excel欄目格式規(guī)范打印，打印好的電子版經(jīng)檢查合格后方可由紙質(zhì)目錄。（注：發(fā)文匯集打印時要注意將件號改為順 序號，頁數(shù)改為頁號）12、歸檔文件整理工作實行組長負責(zé)制。工作人員整理 中遇到新的業(yè)務(wù)問題，要請示分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及時解決，不得 自作主張，隨意處置，以確保規(guī)范整理。四、嚴肅法紀，責(zé)任到人歸檔期間，工作人員嚴格執(zhí)行歸檔文件整理標準，確保 歸檔質(zhì)量，辦公室將采取多種形式不定期檢查督導(dǎo)歸檔質(zhì) 量。檔案員在規(guī)定時間內(nèi)按要求規(guī)范指導(dǎo)完劃分單位