提高檔案管理人員素質(zhì),做好檔案管理科學(xué)化

1、提高檔案管理人員素質(zhì),做好檔案管理科學(xué)化    提高檔案管理人員素質(zhì),做好檔案管理科學(xué)化提高檔案管理人員素質(zhì),做好檔案管理科學(xué)化 摘要：檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關(guān)注，要求人員素質(zhì)高、設(shè)備先進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備，建立合理有效的、可操作性強(qiáng)的方案，解決現(xiàn)實(shí)中的具體問題，尋求解決的方法，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、     提高檔案管理人員素質(zhì),做好檔案管理科學(xué)化 摘要：檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關(guān)注，要求人員素質(zhì)高、設(shè)備先進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備，建立合理有效的、

2、可操作性強(qiáng)的方案，解決現(xiàn)實(shí)中的具體問題，尋求解決的方法，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程。關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；科學(xué)化建設(shè)；存在的問題；解決方法中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：10008136（2010）33008303檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄、是人類智慧的源泉、是社會(huì)文明的思想寶庫、是科學(xué)研究的重要資料、是最可靠的固化記錄，最具有權(quán)威性和憑證性、是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系建立的過程中，檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的原生性信息積累和物化形態(tài)，以其包含的數(shù)量巨大的關(guān)于人民、組織、社

3、會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、自然現(xiàn)象和事件等各類信息資源，對(duì)促進(jìn)人民對(duì)其自身的了解和形成社會(huì)民族意識(shí)產(chǎn)生巨大的影響。檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的作用凸顯，并日益受到廣泛的關(guān)注，對(duì)檔案管理也提出了更高的要求。同時(shí)不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)，其意義深遠(yuǎn)而重大。檔案管理科學(xué)化已成為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的基本途徑，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。 <1提高和強(qiáng)化檔案管理人員的整體素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化在新形勢(shì)下，要做好檔案工作，沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員做基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識(shí)，提高和強(qiáng)化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質(zhì)關(guān)系到檔案管理的成敗，意義

4、十分重大。因此經(jīng)常進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)、嚴(yán)格考核、優(yōu)勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作、提高檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證，也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要途徑。更新檔案管理人員的思想觀念、提高檔案管理人員的管理水平及信息技術(shù)素質(zhì)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。1.1檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)隨著當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識(shí)、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能

5、力等。為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作，檔案工作人員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、過硬的業(yè)務(wù)技能等素質(zhì)。只有具備較高素質(zhì)的檔案工作人員，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作。 1.2提高檔案工作人員的素質(zhì) 隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備新的素質(zhì)，概括而言，需要在意識(shí)、能力、精神3個(gè)方面有新的提升。樹立服務(wù)意識(shí)、安全意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，打造操作能力、管理能力、學(xué)習(xí)能力；培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神。因此要抓好檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)、抓好檔案現(xiàn)代化信息資源建設(shè)、利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔

6、案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。對(duì)檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，分期舉辦各種檔次的專業(yè)技能培訓(xùn)，請(qǐng)檔案學(xué)專家和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才傳授專業(yè)知識(shí)；定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。實(shí)行專業(yè)技能培訓(xùn)考核、采取公開招聘，實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰。實(shí)踐證明，這也是提高檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)和工作質(zhì)量的有效方法。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案。2檔案管理科學(xué)化的概念及作用檔案管理現(xiàn)代化包括規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。檔案科學(xué)化管理是當(dāng)下的一個(gè)管理概念，首先是一種意識(shí)、一種理念、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎

7、樣把這種意識(shí)、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實(shí)踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實(shí)成為檔案管理人員的自然習(xí)慣。規(guī)范化管理就是建立健全檔案法制意識(shí)、強(qiáng)化依法治檔、深入宣傳和貫徹執(zhí)行檔案法和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標(biāo)準(zhǔn)化管理就是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化部門對(duì)檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設(shè)施等制訂出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序和社會(huì)效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行的，具有方便修改、

8、復(fù)制、查詢、儲(chǔ)存的特點(diǎn)，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實(shí)現(xiàn)文件與檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案管理人員將面對(duì)更多的以磁盤為載體的儲(chǔ)存檔案，廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)精選的過程，使得電子檔案具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復(fù)原再生，其損失無法估量。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服

9、務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關(guān)重要。由此看來，檔案管理科學(xué)化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。     提高檔案管理人員素質(zhì),做好檔案管理科學(xué)化(2)5檔案管理存在的問題 目前，檔案管理部門仍然存在著為保管而保管，重保管輕利用的思想，存在著等、靠、要、安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的舊觀念，還存在著閉架借閱、你查我調(diào)的做法?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異     5檔案管理存在的問題目前，檔案管理部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效

10、益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代步伐，缺乏開放和創(chuàng)新意識(shí)，成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。5.1檔案管理工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則，造成了檔案管理工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃；有任務(wù)、無落實(shí)；有形式、無效果的不良后果。5.2檔案管理方法滯后由于領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦

11、法，跟不上日益增長的檔案利用需求；雖然購買了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員技術(shù)水平低、操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到應(yīng)有的作用，致使檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，檔案管理工作滯后。 5.3檔案管理缺乏制度化的管理程序檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：檔案收集、整理、利用不規(guī)范，檔案綜合管理力度不高。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確，主管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。5.4檔案存儲(chǔ)成本高由于檔案儲(chǔ)存數(shù)字化工作才剛剛開始，紙質(zhì)檔案較多。由于紙質(zhì)檔案極易受到外界環(huán)境的損壞，難以永久保存和備份，占用空

12、間大，倉儲(chǔ)費(fèi)用和管理成本高。5.5檔案管理模式簡(jiǎn)單現(xiàn)階段檔案管理模式主要采用計(jì)算機(jī)輔助管理的手動(dòng)模式，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等，都以手工為主的，工作效率低，檔案資源不能得到充分利用。5.6檔案查詢困難在手工查詢檔案信息的檢索過程中，紙質(zhì)檔案給檢索調(diào)閱帶來了諸多困難，存在著查詢途徑不夠全、查全率低、查準(zhǔn)率低的現(xiàn)狀，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞或無法找到所需的檔案，不能充分的利用檔案資源，難以提供優(yōu)良的服務(wù)。6檔案管理科學(xué)化的解決方法檔案是歷史的真實(shí)記錄，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響檔案發(fā)揮最大效益，檔案科學(xué)化管理意義重大。雖然全國各地對(duì)檔案管理都給予足夠的重

13、視，各部門也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，致使其存在著諸多問題迫切需要解決。為了使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，筆者建議采取以下措施： 6.1建立健全檔案管理制度檔案種類繁多，形式各異，要實(shí)行科學(xué)管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以中華人發(fā)共和國檔案法為指導(dǎo)原則，加強(qiáng)硬件的建設(shè)、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔，專門庫房、專柜存放檔案，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，做到科學(xué)管理，排列整齊，以確保安全和延長檔案壽命，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，防止分散流失。6.2做好公文的制發(fā)和文書處理工作檔案是由公文

14、轉(zhuǎn)化而來的，公文制發(fā)決定檔案的質(zhì)量；文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，因此，公文的制發(fā)要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定，排版形式符合要求，履行簽發(fā)、審批手續(xù)；各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晰，有利于長久保管利用；使用文種合理、格式規(guī)范、行文標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。6.3加強(qiáng)電子文件和聲像檔案的儲(chǔ)存、管理和保護(hù)隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和辦公條件的改善，在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄的聲像檔案，以及計(jì)算機(jī)處理的電子文件。它們是檔案的重要組成部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)

15、文件有很大的差別，電子文件使用軟磁盤保存，聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。因此選擇高質(zhì)量的軟盤，加強(qiáng)聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格保管、借閱、利用的制度，并將軟盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里；力求妥善保管，長久保護(hù)和利用。 < 6.4實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則就是“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)

16、值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；注意有效地維護(hù)全宗的完整性。6.5提高檔案立卷的質(zhì)量在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，必須注意解決好立卷方法問題和案卷裝訂質(zhì)量問題，有利于檔案中的分類與檢索和檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。總之，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。以檔案現(xiàn)代化管理為突破口，理順管理機(jī)制、強(qiáng)化管理意識(shí)、創(chuàng)新管理方法和管理手段，提升管理質(zhì)量和管理水平，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展的步伐。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，

17、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，服務(wù)于我國改革開放和建設(shè)和諧社會(huì)主義的偉大事業(yè)。 Improve the Staffs Quality of File Management, and Make File management ScientificJiang RuiqiuAbstract：The file management takes an important role in economic construction and social business, and draws an increasingly widespread concern. It requires high quality of personnel, advanced equipment, complete network construction,