如何提高綜合辦公室工作效率

1、如何提高綜合部辦公室的工作效率關(guān)鍵詞：項目綜合管理；辦公室；工作效率隨著項目工程進(jìn)度的不斷加快加大，綜合部辦公室已成為項目部一個日益重要的部門，承擔(dān)著項目綜合管理的重任。綜合部是整個項目運作的中樞，作為一個綜合性的管理部門，它起著上傳下達(dá)、溝通左右、保證項目部各項工作正常運作的作用。隨著項目工程進(jìn)度的加快加大，辦公室的任務(wù)也越來越繁重和復(fù)雜，為了更好地發(fā)揮其督察、協(xié)調(diào)和服務(wù)的職能，恰當(dāng)?shù)靥幚砗庙椖扛鱾€部門之間的關(guān)系，解決好項目的各項事務(wù)，綜合部辦公室必須改進(jìn)工作方式，努力提高工作質(zhì)量與工作效率，以此來滿足項目工程進(jìn)度發(fā)展的要求。一、綜合部辦公室的職能要改進(jìn)工作思路，提高工作效率，必須對項目綜合

2、部辦公室的工作職能有一個準(zhǔn)確的定位，只有權(quán)責(zé)明確，才能各司其職，提高效率。辦公室職能總的來說，有以下方面：（一）上傳下達(dá)、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調(diào)項目部辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對外接受項目職能部門工作任務(wù)的橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對項目領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，辦公室要認(rèn)真落實，并就任務(wù)的實施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報完成情況，保證各項管理目標(biāo)的實現(xiàn)；針對項目部職工的意見和建議，辦公室要及時匯總，向項目領(lǐng)導(dǎo)反饋，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示傳達(dá)給相關(guān)部門。由于辦公室的工作量大、事務(wù)繁雜、服務(wù)對象多種多樣，在繁雜的行政事務(wù)中，勢必出現(xiàn)不同意見和各種矛盾，這時辦

3、公室工作人員必須在協(xié)調(diào)、溝通上下功夫，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個部門間的關(guān)系，保證項目各項工作順利開展，保障項目部擁有一個良好的工作環(huán)境。（二）輔助決策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)項目部辦公室在執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)過程中，接觸面廣，信息量大，能夠準(zhǔn)確把握項目中存在的問題，職工工作的重點和難點。此時，項目部辦公室除了協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理項目日常工作之外，還應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)制定合理有效的政策提供信息和建議，從而使項目職工更好的工作。（三）做好后勤，服務(wù)職工辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)之外，辦公室還要承擔(dān)會議安排、重要文件收發(fā)、接待各種來訪、物資采購、調(diào)派車輛、伙食保障、組織項目部相關(guān)活動等事務(wù)，如此繁

4、雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠盡其所能、忙而不亂，把服務(wù)工作做到盡善盡美。（四）營造良好的工作環(huán)境的職能項目部辦公室必須在營造良好的工作環(huán)境中起到主導(dǎo)作用，主動承擔(dān)營造良好的工作環(huán)境的職能，努力為項目部營造一個團(tuán)結(jié)、健康的工作環(huán)境。（五）對外窗口職能項目部辦公室還負(fù)責(zé)項目部對內(nèi)、對外宣傳的工作；負(fù)責(zé)回答負(fù)責(zé)編發(fā)簡報，項目信息的宣傳與監(jiān)管。組織、協(xié)助項目領(lǐng)導(dǎo)接待重要來訪，處理信訪等。二、項目部辦公室管理中存在的問題（一）項目公務(wù)用車數(shù)量不足，個別司機(jī)對辦公室用車安排有疑義隨著近來項目工程進(jìn)度的不段加快加大，項目領(lǐng)導(dǎo)和職工對車輛使用的需求也越來越大，項目部僅有的六輛公務(wù)用車已無法滿足日益加大的用

5、車需求。由于項目部日益加大的用車需求，導(dǎo)致辦公室對公務(wù)用車安排變得日益頻繁，項目司機(jī)的工作量也隨之日益加重，這也就使得個別司機(jī)對辦公室用車安排存在不理解，對辦公室用車安排有意見，對工作可能變得不積極。（二）食堂管理復(fù)雜，工作難度大作為項目領(lǐng)導(dǎo)和職工前線工作的伙食來源，食堂是一個很重要的部門，如何合理規(guī)范的管理好食堂，為項目領(lǐng)導(dǎo)和職工提供良好的伙食就尤為重要。然而項目部人員眾多，大部分人口味又各不相同，使食堂飯菜無法滿足每個人的口味。項目部食堂的工作人員手藝各有不同、有好有壞，這也就使食堂飯菜的味道無法得到更好的保證。項目部食堂作為一個有償部門，他不僅要考慮到項目伙食的提供還要考慮到各種伙食來源

6、的花費，這也就使得食堂管理更加復(fù)雜。三、提高項目部辦公室工作效率的途徑根據(jù)本文對辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問題的分析，提高項目部辦公室的工作效率，應(yīng)該從以下方面入手：（一）：努力提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質(zhì)：良好的工作能力、良好的溝通能力、良好的服務(wù)意識、不怕麻煩的工作心理等。項目辦公室一概通過不斷的溝通、學(xué)習(xí)知識，提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)。隨著辦公室工作人員的素質(zhì)不斷提高，辦公室的工作效率也會隨之不斷提高。（二）：變被動為主動，提高服務(wù)意識首先，辦公室人員要增強(qiáng)自己的服務(wù)意識，要清楚地認(rèn)

7、識到自己工作的價值是通過服務(wù)體現(xiàn)出來的，要變被動的服務(wù)為主動服務(wù)，主動承擔(dān)起自己的工作職責(zé)，認(rèn)真地服務(wù)項目領(lǐng)導(dǎo)和職工。其次，要提高服務(wù)的本領(lǐng)，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓領(lǐng)導(dǎo)和職工滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧，優(yōu)化服務(wù)程序，使服務(wù)工作既及時周到又不出差錯。（三）：增加項目公務(wù)用車，做好用車安排隨著近來項目工程進(jìn)度的不段加快加大，項目部僅有的六輛公務(wù)用車已無法滿足項目領(lǐng)導(dǎo)和職工的用車需求，辦公室討論研究，決定應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)反映當(dāng)前用車需求情況，請求項目領(lǐng)導(dǎo)及時增加公務(wù)用車，緩解用車壓力。做好與司機(jī)的溝通工作，及時向司機(jī)講解當(dāng)前項目領(lǐng)導(dǎo)和職工的用車情況及用車安排，做好各個司機(jī)的思想工作，解除司機(jī)對安排用車的疑義，提高司機(jī)的工作效率。（四）：做好食堂管理工作，改善食堂伙食狀況項目部人員眾多，每個人的口味有所相同，為改善食堂伙食狀況,辦公室會匯報工程局安排炊事員的培訓(xùn)和相互交流工作，提高炊事員廚藝，使我項目伙食做到花樣繁多，營養(yǎng)均衡。另外關(guān)于食堂花費問題，經(jīng)辦公室討論研究后提交領(lǐng)導(dǎo)，項目上決定盡其所能，就算食堂虧損也會保證食堂的伙食提供，確保食堂飯菜質(zhì)量和花樣，為領(lǐng)導(dǎo)和職工前線工作做好準(zhǔn)備。四、結(jié)論隨著項目工程進(jìn)度的加快加大，項目工