采購(gòu)管理制度

1、第六篇 采購(gòu)管理制度目錄1. 總則2. 采購(gòu)委員會(huì)及其會(huì)議制度3. 供應(yīng)商管理辦法4. 原物料采購(gòu)管理辦法5. 原物料接收和退貨管理辦法第六篇 采購(gòu)管理制度1. 總則目的為使本公司原物料的國(guó)內(nèi)外采購(gòu)作業(yè)有所遵循，及時(shí)提供適質(zhì)，適 量，適價(jià)的原物料，特制定本制度。范圍凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設(shè)備、零件、器材、辦公 用品等采購(gòu)業(yè)務(wù)中，有關(guān)詢(xún)價(jià)、議價(jià)、采購(gòu)等作業(yè) ,均適用本制度 。采購(gòu)部門(mén)及權(quán)限的劃分1.3.1 公司原物料的采購(gòu)計(jì)劃、價(jià)格、策略等均由采購(gòu)委員會(huì)決議。1.3.2 臨時(shí)的、緊急的采購(gòu)，由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)詢(xún)價(jià)，呈總經(jīng)理簽準(zhǔn)。1.3.3 具體采購(gòu)業(yè)務(wù)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)執(zhí)行

2、，而特定儀器、設(shè)備之采購(gòu)須由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管和技術(shù)人員參與技術(shù)、價(jià)格、質(zhì)量等方面的審定。采購(gòu)工作基本原則1.4.1 采購(gòu)委員會(huì)是公司在原物料采購(gòu)過(guò)程中的最高決策機(jī)構(gòu)。1.4.2 公司的總經(jīng)理是采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。1.4.3 公司的財(cái)會(huì)部門(mén)必須對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)與采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議是否相 符，予 以充分的反映和監(jiān)督。1.4.4 品管部門(mén)必須對(duì)購(gòu)入生產(chǎn)用原料的質(zhì)量予以全過(guò)程的監(jiān)控。1.4.5 采購(gòu)部門(mén)必須根據(jù)采購(gòu)委員會(huì)的會(huì)議精神，多途徑，少環(huán)節(jié)，貨 比三 家，適時(shí)，適質(zhì)，適量，適價(jià)保證原物料的供給。1.4.6 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期召開(kāi)。例如，根據(jù)年、季、月銷(xiāo) 售和 生產(chǎn)目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)

3、原物料的采購(gòu)特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。1.4.7 采購(gòu)部門(mén)必須定期作出市場(chǎng)，供貨，存貨，采購(gòu)等分析，并及時(shí) 提交采購(gòu)委員會(huì)。采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供貨市場(chǎng)，供應(yīng)商情況，需購(gòu)原 物料質(zhì)量、 價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸、氣象資料、進(jìn)出口數(shù)據(jù)、原物料庫(kù)存、原物料耗用情況等作出定期分析。1.4.8 采購(gòu)部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對(duì)供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料 .1.4.9 采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，以提高采購(gòu)人員 的業(yè) 務(wù)能力和思想品德水平。原物料采購(gòu)須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料預(yù)付貨款。2. 采購(gòu)委員會(huì)及其會(huì)議制度2. 1 目的 采購(gòu)管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營(yíng)是否能步入軌

4、道的重要基礎(chǔ)之一。特 別在原物料成本占據(jù)銷(xiāo)售成本 7585% 左右的行業(yè)，原物料采購(gòu)成 本和儲(chǔ)存 成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購(gòu)委員會(huì)制 度可以讓我們得以：(1) 奠定穩(wěn)定的采購(gòu)管理工作基礎(chǔ)；(2) 提高采購(gòu)管理水平；(3) 降低采購(gòu)成本和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。2. 2 采購(gòu)委員會(huì)的組織及職責(zé)2.2.1 公司設(shè)立采購(gòu)委員會(huì)，由總經(jīng)理，副總經(jīng)理，采購(gòu)部經(jīng)理，生產(chǎn) 部經(jīng) 理，品管部經(jīng)理，財(cái)會(huì)部經(jīng)理組成。總經(jīng)理?yè)?dān)任采購(gòu)委員會(huì)主 席，采購(gòu)部經(jīng)理兼任會(huì)議秘書(shū)，做會(huì)議記錄并負(fù)責(zé)決議案的執(zhí)行。2.2.2 采購(gòu)委員會(huì)職責(zé)：(1) 擬定原物料的采購(gòu)政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。(2)

5、依據(jù)本公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保原物料的品質(zhì)及合理的價(jià)格。(3) 審核決定采購(gòu)的時(shí)機(jī)、價(jià)格及數(shù)量。(4) 協(xié)調(diào)、解決影響采購(gòu)實(shí)施的重大問(wèn)題采購(gòu)委員會(huì)組織的運(yùn)行2.3.1 每月定期召開(kāi)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議是日常采購(gòu)管理工作之一，由會(huì)議討論決定采購(gòu)委 員會(huì) 召開(kāi)會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門(mén)定期提供分析資料， 以供 會(huì)議討論和決策。2.3.2 不定期召開(kāi)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議 對(duì)采購(gòu)管理過(guò)程中的特殊事項(xiàng)，例如：原物料市場(chǎng)急劇變化時(shí)。經(jīng) 采購(gòu) 委員會(huì)成員的提議，應(yīng)臨時(shí)召開(kāi)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議。2.3.3 開(kāi)會(huì)的法定人數(shù)為全體委員的三分之二，采購(gòu)委員會(huì)的決議須半 數(shù)以 上人員表決通過(guò)，方可執(zhí)行。出席采購(gòu)委

6、員會(huì)會(huì)議的列席人員無(wú)表 決權(quán)。2.3.4 采購(gòu)委員會(huì)召開(kāi)會(huì)議時(shí)，采購(gòu)委員會(huì)成員若無(wú)法參加，應(yīng)授權(quán)代 理人 員參會(huì)。2.3.5 會(huì)議主持人為采購(gòu)委員會(huì)主席，主席因故不能出席會(huì)議時(shí)應(yīng)委托 副主席 或公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)議的召集。采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議的內(nèi)容及程序2.4.1 采購(gòu)部經(jīng)理報(bào)告以下情況：(1) 上次會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。(2) 原物料的庫(kù)存量、在途量。(3) 原物料的市場(chǎng)行情預(yù)測(cè)動(dòng)態(tài)，公司應(yīng)采取的措施。(4) 月原物料采購(gòu)計(jì)劃及資金需求計(jì)劃。(5) 采購(gòu)部外欠貨款情況。(6) 采購(gòu)實(shí)施中需協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。2.4.2 采購(gòu)委員會(huì)對(duì)采購(gòu)部報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行討論并做出決定。2.4.3 會(huì)議決

7、議事項(xiàng)由采購(gòu)部經(jīng)理記錄，整理后呈采購(gòu)委員會(huì)主席核準(zhǔn)。2.4.4 采購(gòu)部經(jīng)理將核準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要分送委員會(huì)成員 ,并負(fù)責(zé)決議案的執(zhí) 行。采購(gòu)委員會(huì)控制要點(diǎn)2.5.1 對(duì)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的重大采購(gòu)事項(xiàng)，必須由采購(gòu)委員會(huì)討論決定。2.5.2 原物料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。2.5.3 原物料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。2.5.4 根據(jù)產(chǎn)銷(xiāo)實(shí)際情況，確定每月原物料的安全庫(kù)存量，確定需階段性(季 節(jié)性)儲(chǔ)備原料的合理庫(kù)存量。2.5.5 對(duì)有預(yù)付款的采購(gòu)，必須事先提交采購(gòu)委員會(huì)討論通過(guò)。2.5. 6 采購(gòu)部必須有完整的采購(gòu)結(jié)算檔案，并建立有效的采購(gòu)分析檔案。3. 供應(yīng)商管理辦法供應(yīng)

8、商的選定及指導(dǎo)3.1.1 對(duì)于大宗或經(jīng)常使用的原物料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)商， 并設(shè)立“供應(yīng)商資料卡”作為日后詢(xún)議價(jià)和供料的參考。3.1.2 為確保貨源，采購(gòu)人員對(duì)于經(jīng)常采購(gòu)的原物料，應(yīng)尋找兩家以上的供 應(yīng)商作為儲(chǔ)備或交互采購(gòu)，以穩(wěn)定貨源、降低價(jià)格。3.1.3 選定供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)從其供貨能力、信譽(yù)度、資金狀況、解決糾紛能力 及對(duì)市場(chǎng)狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長(zhǎng)期 供應(yīng)商。3.1.4 若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)及技術(shù)服務(wù)能力等，憑以作為判斷是否為采購(gòu)對(duì)象的依據(jù)3.1.5 積極向供應(yīng)商宣傳公司原料品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，并在品質(zhì)及技術(shù)服務(wù)上給予必 要的幫助，使其

9、交貨及時(shí)、品質(zhì)穩(wěn)定且符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商的管理和分類(lèi)3.2.1 每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)，都要進(jìn)行采購(gòu)成本分析，交部門(mén)經(jīng)理審閱后存檔以 充實(shí)供應(yīng)商的資料卡。3.2.2 供應(yīng)商的分類(lèi)。根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、貨源穩(wěn)定性（數(shù)量、品質(zhì) ） 、資金狀況、發(fā)運(yùn)能力等方面進(jìn)行分類(lèi)。例如把供應(yīng)商分為A、 B、C、D四大類(lèi)： A 類(lèi)指信譽(yù)良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運(yùn)通暢的廠 商； B 類(lèi)指信譽(yù)良好、資金充足及發(fā)運(yùn)通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商； C 類(lèi)指信譽(yù)較好，資金充足或發(fā)運(yùn)較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。 D 類(lèi)指 資金較充足或發(fā)運(yùn)較通暢、但信譽(yù)一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。3.2.3 對(duì)于時(shí)常出現(xiàn)交貨品質(zhì)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

10、，交貨數(shù)量不足，延誤交期， 售后服務(wù)不良等情況的供應(yīng)商，應(yīng)立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。 如未能改善者，采購(gòu)部應(yīng)另行開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)3.3.1 采購(gòu)人員應(yīng)積極調(diào)查原物料資訊，收集原物料市場(chǎng)行情，積極開(kāi)發(fā)新 的供應(yīng)商。3.3.2 開(kāi)發(fā)原料新供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)取樣經(jīng)品管部或使用部門(mén)檢驗(yàn)分析，提出報(bào) 告，必要時(shí)應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查確認(rèn)其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準(zhǔn)之后，進(jìn)行詳細(xì) 評(píng)估，決定是否列為供應(yīng)商。采購(gòu)資料及檔案管理3.4.1 采購(gòu)內(nèi)勤人員每月初或每周做好“供應(yīng)商資料卡”、“原料及微量元 素采購(gòu)報(bào)表（月）”、“采購(gòu)分析報(bào)表（周、月）”、“庫(kù)存報(bào)表 （ 月 ）”等匯總整理工作，并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.4.2 市

11、場(chǎng)行情及時(shí)了解分析，價(jià)格走勢(shì)定期分析，供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)定期評(píng) 審，來(lái)電來(lái)函文件資料及時(shí)分類(lèi)保存。3.4.3 公司有關(guān)人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后，由 內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。3.4.4 有關(guān)采購(gòu)委員會(huì)的資料，由部門(mén)經(jīng)理歸類(lèi)存檔保管，借閱需經(jīng)采購(gòu)委 員會(huì)主席同意，并登記后執(zhí)行。4. 原物料采購(gòu)管理辦法計(jì)劃4.1.1 原料采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)部根據(jù)行銷(xiāo)部的下個(gè)月及下六個(gè)月銷(xiāo)售計(jì)劃，品管部據(jù)此做出的下 個(gè)月及下六個(gè)月用料計(jì)劃，生產(chǎn)部提供的上期庫(kù)存情況表，編制下個(gè)月 及下六月的原料采購(gòu)計(jì)劃。4.1.2 包裝物采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)部根據(jù)銷(xiāo)售部的銷(xiāo)售計(jì)劃、品管部 （ 畜禽部、肉品加工廠 ）

12、做出的編 織袋（包裝箱 ）用量計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃。4.1.3 勞保用品、辦公用品采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)部根據(jù)行政部報(bào)來(lái)的經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)的每季勞保用品、辦公用品請(qǐng)購(gòu) 計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃。4.1.4 零配件、藥品的采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)部、品管部報(bào)來(lái)的零配件及藥品月需求量，編制采購(gòu)計(jì) 劃。信息收集與分析4.2.1 采購(gòu)部應(yīng)掌握主要原料的產(chǎn)地分布，當(dāng)年收成、加工期、交易渠道、運(yùn) 輸方式、質(zhì)量、庫(kù)存及國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策、市場(chǎng)供求關(guān)系等資訊，填寫(xiě)“原 料行情周報(bào)表”和“原料采購(gòu)分析報(bào)表（周、月 ） ”供采購(gòu)委員會(huì)參考以便確定最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)。4.2.2 采購(gòu)部須以電話(huà)、傳真等多種方式，隨時(shí)向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，以了解原料市 場(chǎng)行

13、情變化情況。4.2.3 采購(gòu)部在實(shí)施原料采購(gòu)中，須堅(jiān)持貨比三家之原則，根據(jù)供應(yīng)商歷次供 貨的信譽(yù)、交貨期、價(jià)格、應(yīng)變能力等因素，選擇理想的供應(yīng)商及合理 的采購(gòu)價(jià)格。4.2.4 對(duì)包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購(gòu)部應(yīng)根 據(jù)公司的要求、標(biāo)準(zhǔn)，采取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法， 廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。4.2.5 采購(gòu)部將下月所需原物料的數(shù)量、價(jià)格、可選擇供應(yīng)商等資料匯總后， 提供采購(gòu)委員會(huì)討論、決策 ,每種原物料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家 .核準(zhǔn)4.3.1 采購(gòu)委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購(gòu)決策。4.3.2 采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)

14、委員會(huì)的決定，向供應(yīng)商訂貨，開(kāi)“原料采購(gòu)申請(qǐng)單” 簽訂采購(gòu)合同，實(shí)施采購(gòu)作業(yè)。4.3.3 采購(gòu)部須隨時(shí)注意市場(chǎng)行情變化，如遇價(jià)格上漲，則可考慮多進(jìn)貨，如 遇價(jià)格下跌，則適時(shí)要求供應(yīng)商降價(jià)，并及時(shí)掌握最新價(jià)格。合同4.4.1 所有原料采購(gòu)都必須簽訂合同，合同一式三份 ( 一份采購(gòu)部自存，一份 交供應(yīng)商，一份交財(cái)會(huì)部 ) 。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注 意互相之間時(shí)間和內(nèi)容的一致性。4.4.2 如市場(chǎng)行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購(gòu)部經(jīng)理報(bào)送總經(jīng)理核準(zhǔn)后 才可變更，必要時(shí)，可臨時(shí)召集采購(gòu)委員會(huì)討論決定。4.4.3 采購(gòu)合同內(nèi)容由當(dāng)事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫(xiě)出，不 得含糊其辭

15、：標(biāo)的； (2)數(shù)量；(3)質(zhì)量；(4)價(jià)格；(5)包裝； (6)交貨期限；(7) 驗(yàn)收地點(diǎn)及辦法； (8) 交貨方式及地點(diǎn)； (9)付款條件及付款方式； (10) 保險(xiǎn)；(11) 運(yùn)輸損耗的承擔(dān)； (12) 違約責(zé)任。4.4.4 所有合同經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽字后，報(bào)送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專(zhuān) 用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按合同法有關(guān)規(guī)定處理。交貨期控制4.5.1 合同簽定后，采購(gòu)部必須追蹤，督促交貨進(jìn)度。4.5.2 采購(gòu)部根據(jù)原料客戶(hù)發(fā)貨情況，提前填寫(xiě)“原料到貨預(yù)報(bào)表”送生產(chǎn) 部、品管部，以便做好接貨準(zhǔn)備。每月填報(bào)“原料采購(gòu)進(jìn)度月報(bào) 表”。4.5.3 每批料收貨結(jié)束，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)其品質(zhì)、

16、價(jià)格及“合同履行情況”、“采 采成本”進(jìn)行分析評(píng)判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商 之依據(jù)。4.5.4 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應(yīng)商后，采購(gòu)部根據(jù)庫(kù)存情況 通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。異常情況處理4.6.1 如遇供應(yīng)商送來(lái)的原物料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時(shí)書(shū) 面通知供應(yīng)商處理。462如臨時(shí)需采購(gòu)原物料，則須按以下程序辦理：使用部門(mén)申請(qǐng)-總經(jīng)理核準(zhǔn)-采購(gòu)部詢(xún)價(jià)、比價(jià)-總經(jīng)理核準(zhǔn)-采購(gòu)部采購(gòu)-品管部或使用部 門(mén)驗(yàn)收。4.6.3 因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。貨款結(jié)算4.7.1 采購(gòu)部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測(cè)算資金的使用時(shí)間，填

17、報(bào) “原料采購(gòu)用款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部籌款，每周應(yīng)提報(bào)“付款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì) 部和總經(jīng)理。4.7.2 一批原物料驗(yàn)收完畢，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)整理各種單據(jù)，打印“付款申 請(qǐng)單”一并送財(cái)會(huì)部做為付款憑證。4.7.3 原料的付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、原料收貨報(bào)告、發(fā)票；物料的 付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票。4.7.4 采購(gòu)部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對(duì)帳務(wù)，防止出 現(xiàn)差錯(cuò)。帶款提貨及預(yù)付貨款管理 (本款提貨人不得是新進(jìn)員工)4.8.1 在部分原物料緊張?zhí)幱谫u(mài)方市場(chǎng)時(shí)，供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨，因而需 要帶款提貨，其所需貨款須由采購(gòu)部、財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方 能辦理。4.8.2

18、帶款提貨必須確保采購(gòu)資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證(鐵 路領(lǐng)貨憑證)后方可辦理付款。錢(qián)貨兩清，資金不能受損失。4.8.3 匯票特戶(hù)和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核，呈報(bào) 總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)會(huì)部授權(quán)辦理。4.8.4 如發(fā)生付款后進(jìn)貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購(gòu)部 要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時(shí)應(yīng)采用法律手段追回。4.8.5 必要的原物料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：(1) 必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù) 付貨款的結(jié)算形式。(2) 信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購(gòu)工作者必須努力的工作 任務(wù)之一。(3) 必須事先派專(zhuān)人，如派采

19、購(gòu)、品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商的實(shí)物 供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報(bào)告提交 采購(gòu)委員會(huì)。(4) 必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國(guó)家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在需 方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。（5）預(yù)付款的額度控制，須由采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決定，對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付款都應(yīng) 在會(huì)議上專(zhuān)題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產(chǎn)的需 要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對(duì)策。（6）原物料預(yù)付貨款支付以后，采購(gòu)部和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)該 項(xiàng)原物料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天或周，或旬將記 錄提交給采購(gòu)委員會(huì)，直至該合同履行完畢。

20、5原物料接收和退貨管理辦法車(chē)站（碼頭）的接貨作業(yè)采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商約定原物料到達(dá)公司的日期，并發(fā)出“原料到 貨預(yù)報(bào)表”，內(nèi)容包括到貨時(shí)間、車(chē)皮號(hào)（船號(hào)）、件數(shù)及總量等，通 知儲(chǔ)運(yùn)員、地磅房、生產(chǎn)部和品管部，儲(chǔ)運(yùn)員應(yīng)及早與運(yùn)輸單位和車(chē) 站（碼頭）取得聯(lián)系，作好接收準(zhǔn)備。5.1.2 貨物到站（港）后，儲(chǔ)運(yùn)人員應(yīng)對(duì)每個(gè)車(chē)皮（貨船）的卸火車(chē) CT6_008船）裝汽車(chē)，全過(guò)程嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)每一輛貨運(yùn)汽車(chē)簽發(fā)貨物短途運(yùn)輸證明 并認(rèn)真填報(bào)“車(chē)站（碼頭）接貨原始記錄表”。出現(xiàn)短件、被盜情況應(yīng)及時(shí)向鐵路索取記錄，填制“鐵路記錄通知 單”，迅速通知發(fā)貨單位，并向保險(xiǎn)公司索賠；船運(yùn)出現(xiàn)的短件、被 盜、被淋濕等應(yīng)及

21、時(shí)向承運(yùn)部門(mén)索賠。從車(chē)站（碼頭）轉(zhuǎn)運(yùn)原料到公司的過(guò)程中，應(yīng)加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕或被盜。若發(fā)生雨淋、丟失、應(yīng)負(fù)責(zé)向承運(yùn)人索賠。儲(chǔ)運(yùn)人員負(fù)責(zé)對(duì)車(chē)站（碼頭）費(fèi)用及代辦單位帶墊費(fèi)用進(jìn)行審核，并編制“車(chē)站（碼頭）費(fèi)用月統(tǒng)計(jì)表”，連同原始單據(jù)交采購(gòu)內(nèi)勤結(jié)算。進(jìn)廠原料收貨作業(yè)送貨車(chē)輛到達(dá)公司，由門(mén)衛(wèi)按公司的要求安排停車(chē)地點(diǎn)，通知采購(gòu)部 核實(shí)為公司所訂貨物后，填寫(xiě)“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、 原料名稱(chēng)、車(chē)輛號(hào)碼，并通知品管部進(jìn)行 30%抽樣。品管員到門(mén)衛(wèi)取“原料取樣卡”，對(duì)相應(yīng)車(chē)輛進(jìn)行30%抽樣，并將樣 品帶回品管部按照集團(tuán)品質(zhì)要求進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)。5.2.3 品管部填寫(xiě)“原料取樣卡”上已檢驗(yàn)的水分結(jié)

22、果、 30% 取樣人、化驗(yàn) 人 的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯(lián)自存，第 二、三聯(lián)轉(zhuǎn)送采購(gòu)部，對(duì)合格原料即隨車(chē)作 100% 抽樣準(zhǔn)備。5.2.4 采購(gòu)部接到“原料取樣卡”后，對(duì)質(zhì)量合格者，打印“原料收貨報(bào) 告”，并將“原料取樣卡”第二聯(lián)留采購(gòu)部查存，第三聯(lián)及“原料 收貨報(bào)告”由客戶(hù)作進(jìn)廠憑證。5.2.5 門(mén)衛(wèi)根據(jù)“原料收貨報(bào)告”辦理進(jìn)廠登記手續(xù)，并對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢 查，指揮監(jiān)督客戶(hù)實(shí)施過(guò)磅程序。5.2.6 客戶(hù)持“原料收貨報(bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到地磅房進(jìn)行重 車(chē) 過(guò)磅，地磅房打印“原料收貨報(bào)告”進(jìn)廠欄，并將“原料收貨報(bào)告” 及“原料取樣卡”第三聯(lián)返回客戶(hù)，指引客戶(hù)實(shí)施卸貨

23、程序。5.2.7 客戶(hù)持“原料收貨報(bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到原料庫(kù)，由原料 庫(kù)倉(cāng)管員接收兩單，安排卸車(chē)并計(jì)件；倉(cāng)管員打印“原料收貨報(bào)告”工 廠倉(cāng)庫(kù)欄。然后將“原料收貨報(bào)告”返回客戶(hù)，指引客戶(hù)實(shí)施空車(chē)過(guò)磅 程序?！霸先涌ā钡谌?lián)在品管員實(shí)施完 100% 抽樣后，隨樣品帶 回品管部。5.2.8 客戶(hù)持“原料收貨報(bào)告”進(jìn)行空車(chē)過(guò)磅，地磅員收回“原料收貨報(bào) 告”，打印出廠欄，并簽字；同時(shí)將“原料收貨報(bào)告”客戶(hù)聯(lián)和已蓋 地磅確認(rèn)章的出門(mén)聯(lián)交予客戶(hù)，指引客戶(hù)出門(mén)。5.2.9 門(mén)衛(wèi)憑地磅蓋章后的“原料收貨報(bào)告”的出門(mén)聯(lián)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢查后， 方可辦理出門(mén)手續(xù)，放車(chē)出門(mén)?？蛻?hù)聯(lián)由客戶(hù)留存，作為售貨憑證和結(jié)

24、 算依據(jù)，出門(mén)聯(lián)由門(mén)衛(wèi)收回，并于第二日早上將出門(mén)聯(lián)送交財(cái)會(huì)部核 對(duì)。地磅房應(yīng)及時(shí)將“原料收貨報(bào)告”所剩四聯(lián)整理后送品管部。品管部根據(jù) 100% 抽樣的檢驗(yàn)結(jié)果，打印“原料收貨報(bào)告”化驗(yàn)室欄并 簽字?！霸鲜肇泩?bào)告”填寫(xiě)完畢后，由品管部送給采購(gòu)部。采購(gòu)部在收到品管部送來(lái)“原料收貨報(bào)告”后，及時(shí)將品質(zhì)扣減等內(nèi) 容打印入“原料收貨報(bào)告”采購(gòu)欄，并將“原料收貨報(bào)告”分送有關(guān) 部門(mén)，同時(shí)，將此批貨的有關(guān)單據(jù)整理后送交財(cái)會(huì)部核算和付款。原料退貨作業(yè)5.3.1 對(duì)于汽車(chē)運(yùn)輸?shù)脑?，?jīng) 30% 抽樣不合格，由品管部在“原料取樣 卡”的備注欄注明拒收理由送采購(gòu)部，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)處理。5.3.2 對(duì)于以鐵路運(yùn)輸?shù)秸?/p>

25、的原料，經(jīng) 30% 抽樣不合格，由品管部在“原料 取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購(gòu)部，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)聯(lián)系客戶(hù)洽談處 理意見(jiàn)，對(duì)貨物存放，采購(gòu)部和客戶(hù)針對(duì)具體情況商定。5.3.3 對(duì)于經(jīng) 30% 抽樣合格已進(jìn)廠的不合格原料的退貨，應(yīng)按以下程序進(jìn) 行(1) 對(duì)于公路汽運(yùn)到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車(chē)過(guò)程 100% 抽樣中，若有部分 不合格( 30% 以下)，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退 貨數(shù)量，及時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系，交采購(gòu)部處理，挑選出來(lái)的不合格原料 隨車(chē)退貨。(2) 對(duì)于公路汽運(yùn)到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車(chē)過(guò)程 100% 抽樣中，若不合格原料達(dá)到 30% 以上，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退

26、貨原 因，及時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系，交采購(gòu)部處理，辦理退貨。(3) 對(duì)于鐵路運(yùn)輸?shù)綇S的貨物，在廠內(nèi)卸車(chē)過(guò)程 100% 抽樣中，若有部分不合格，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時(shí)與 采購(gòu)部聯(lián)系，生產(chǎn)部原料庫(kù)負(fù)責(zé)退貨原料的保管，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)通知 客戶(hù)作出處理。(4) 退貨原料應(yīng)專(zhuān)區(qū)放置，并掛牌標(biāo)示，以防誤用。5.3.4 到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：(1) 根據(jù)品管部意見(jiàn)，由采購(gòu)部通知客戶(hù)，具體退貨數(shù)量、退貨原因、在 客戶(hù)確定無(wú)異的情況下，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。(2) 鐵運(yùn)到廠的原料，由采購(gòu)部根據(jù)品管意見(jiàn)，填寫(xiě) " 進(jìn)廠原料退貨單” 中的“進(jìn)廠情況”項(xiàng)的內(nèi)容，并在采購(gòu)部欄簽字。(3) 采購(gòu)部將填好上述項(xiàng)目的“進(jìn)廠原料退貨單”交品管部，核實(shí)確定無(wú) 異議后由品管部簽字并交采購(gòu)部。采購(gòu)部將此單交原料庫(kù)，同時(shí)安排 儲(chǔ)運(yùn)空車(chē)過(guò)磅。(4) 原料庫(kù)按該“進(jìn)廠原料退貨單”辦理裝車(chē)退貨。(5) 司機(jī)將退貨原料過(guò)磅，由地磅