物業(yè)公司行政管理制度

1、目錄目錄 1.1. 行政人事部 21.1. 組織結(jié)構(gòu)及人員編制 2.1.2. 管理范圍 2.1.3. 崗位職責(zé) 2.2. 操作程序 42.1. 采購(gòu)操作規(guī)程 4.2.2. 員工入職操作規(guī)程 5.2.3. 員工考勤操作規(guī)程 6.2.4. 考核評(píng)價(jià)操作規(guī)程 7.2.5. 員工離職操作規(guī)程 8.2.6. 操作規(guī)程 9.2.7. 行政人事部服務(wù)質(zhì)量檢查規(guī)定 9.3. 管理制度 1.0.3.1. 辦公室鑰匙管理規(guī)定 1.0.3.2. 特殊工種證件管理 1.0.3.3. 質(zhì)量文件管理規(guī)定 1.0.3.4. 員工考勤管理規(guī)定 1.1.3.5. 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定 1.1.3.6. 關(guān)于印章使用管理的規(guī)定 1

2、.23.7. 辦公用紙管理辦法 1.3.3.8. 員工體格檢查管理辦法 1.43.9. 車輛使用的管理規(guī)定 1.4.3.10. 辦公用紙、廢棄墨盒的管理規(guī)定 1.51.行政人事部1.1. 組織結(jié)構(gòu)及人員編制1.2. 管理范圍1.2.1. 按質(zhì)量管理體系的要求對(duì)文件進(jìn)行有效控制，確保質(zhì)量管理體系有效實(shí)施、 保持和改進(jìn)。1.2.2. 擬定公司組織架構(gòu)、負(fù)責(zé)人員招聘、解聘各環(huán)節(jié)的工作，并按公司的要求做 好綜合體系文件的編輯、整理、修改、執(zhí)行、檢查、監(jiān)督、整改工作。1.2.3. 擬定員工的工資標(biāo)準(zhǔn)及管理辦法，擬定員工勞保福利標(biāo)準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)具體實(shí)施。1.2.4. 對(duì)員工的人事及行為檔案進(jìn)行管理，按時(shí)統(tǒng)計(jì)、

3、填報(bào)各類人事報(bào)表。1.2.5. 嚴(yán)格按照員工手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定做好員工的獎(jiǎng)懲工作。1.2.6. 制定公司年度、月度培訓(xùn)計(jì)劃并有效落實(shí)。1.2.7. 負(fù)責(zé)處理行政日常業(yè)務(wù)，收發(fā)電傳、傳真及文件的拆封、編號(hào)、登記、分送、 承辦、催辦、歸檔等工作及公司各部門檔案編目的收集和統(tǒng)一管理。1.2.8. 負(fù)責(zé)公司公章使用的審核及管理。1.2.9. 根據(jù)公司整體形象設(shè)計(jì)、制定員工制服及工作牌式樣并組織制作。1.2.10. 行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查員工執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度的情況及將公司各部 門的崗位職責(zé)和權(quán)限形成書面文件。1.2.11. 協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)性工作，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部協(xié)調(diào)及對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作。1.2.12.

4、 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。1.3. 崗位職責(zé)1.3.1. 行政人事部經(jīng)理在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下主持本部門的工作，其主要職責(zé)如下：1.3.1.1. 負(fù)責(zé)擬定公司行政人事方面的規(guī)章制度，并檢查執(zhí)行情況。1.3.1.2. 負(fù)責(zé)制定本部門的職責(zé)、制度和工作計(jì)劃，并監(jiān)督執(zhí)行。1.3.1.3. 負(fù)責(zé)公司各類公文的辦理。1.3.1.4. 負(fù)責(zé)公司本部采購(gòu)計(jì)劃的審定和日常辦公用品采購(gòu)的審批。1.3.1.5. 根據(jù)國(guó)家及長(zhǎng)春市的人事勞動(dòng)政策，擬定公司的人事勞動(dòng)福利政策。1.3.1.6. 根據(jù)公司的實(shí)際情況，擬定公司組織架構(gòu)及人員編制，合理調(diào)整人員結(jié)構(gòu)， 組織對(duì)員工的招聘、考核、調(diào)配、獎(jiǎng)懲工作。1.3.1.7.

5、 根據(jù)經(jīng)營(yíng)狀況提出人員調(diào)配、工資、勞保福利的計(jì)劃及調(diào)整意見，經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)具體實(shí)施。1.3.1.8. 負(fù)責(zé)公司培訓(xùn)計(jì)劃的審定，并組織實(shí)施和檢查。1.3.1.9. 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部協(xié)調(diào)及對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作。1.3.1.10.1.3.1.11.1.3.1.12.1.3.1.13.1.3.1.14.1.3.2.1.3.2.1.1.3.2.2.1.3.2.3.1.3.2.4.1.3.2.5.1.3.2.6.1.3.2.7.1.3.2.8.1.3.2.9.1.3.2.10.1.3.2.11.1.3.2.12.1.3.2.13.1.3.2.14.1.3.2.15.1.3.2.16.1.3.2.17.1.3.

6、2.18.1.3.3.1.3.3.1.1.3.3.2.1.3.3.3.1.3.3.4.根據(jù)公司形象設(shè)計(jì)要求確定工作服及工作牌式樣并組織制作。 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織對(duì)管理體系文件的編制、保管、發(fā)放、評(píng)審及管理 和控制的相關(guān)工作。行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)管理體系運(yùn)行記錄的管理的控制并應(yīng)定期公布公司受 控文件清單。負(fù)責(zé)認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)公司審核的組織工作。 完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。人事主管 負(fù)責(zé)按照公司人事管理權(quán)限建立和完善管理范圍內(nèi)員工的行為檔案。 負(fù)責(zé)完成有關(guān)人事資料的統(tǒng)計(jì)、分析及報(bào)表工作。負(fù)責(zé)對(duì)員工的勞動(dòng)合同、人事檔案、社會(huì)保險(xiǎn)進(jìn)行綜合管理。 負(fù)責(zé)公司各類檔案、圖書及有關(guān)資料的管理工作。 負(fù)責(zé)擬定公司

7、年度、月度培訓(xùn)計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施。負(fù)責(zé)擬定公司培訓(xùn)管理方面的規(guī)章制度，匯編培訓(xùn)教材。 負(fù)責(zé)按照人事管理權(quán)限對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行各類培訓(xùn)。 負(fù)責(zé)完成公司培訓(xùn)工作相關(guān)報(bào)表。負(fù)責(zé)公司印章的管理。 負(fù)責(zé)公司辦公用品的管理。負(fù)責(zé)公司大事記的撰寫工作。 配合經(jīng)理做好員工的招聘、解聘工作以及員工招聘、解聘的手續(xù)辦理。 配合經(jīng)理做好質(zhì)量管理體系文件的編輯、制定、整理、修改等工作。 配合經(jīng)理進(jìn)行質(zhì)量管理體系文件的年度管理評(píng)審工作。配合經(jīng)理定期檢查各部門服務(wù)實(shí)施情況，包括：客戶關(guān)系、環(huán)境衛(wèi)生、服務(wù) 的實(shí)施、投訴處理、物業(yè)管理的服務(wù)查詢、信息收集控制和管理。及時(shí)了解、收集、整理、各種物業(yè)管理最新需求趨勢(shì)。 定期參加部門管理

8、例會(huì)，聽取匯報(bào)，記錄會(huì)議紀(jì)要。 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。行政主管 協(xié)助部門經(jīng)理管理公司日常行政事務(wù)。 負(fù)責(zé)公司后勤保障的具體事務(wù)。 負(fù)責(zé)公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等相關(guān)文件的申請(qǐng)、變更及年審手續(xù)辦理 負(fù)責(zé)車輛管理的具體事務(wù)。1.3.3.5. 負(fù)責(zé)月考勤統(tǒng)計(jì)工作。1.3.3.6. 負(fù)責(zé)公司物品的采購(gòu)。1.3.3.7. 負(fù)責(zé)定期組織員工年度體檢。1.3.3.8. 行政人事部行政主管負(fù)責(zé)每年 12 月匯總編制下年度的采購(gòu)計(jì)劃1.3.3.9. 采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)等由行政人事部行政主管保存。1.3.3.10. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。1.3.4. 文員1.3.4.1. 在行政人事部經(jīng)理指導(dǎo)下起草各種文件、信

9、函、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表等稿件；1.3.4.2. 負(fù)責(zé)公司印信、印鑒的使用和登記工作，處理信函、電話、電報(bào)、傳真等， 并隨時(shí)做好記錄；1.3.4.3. 負(fù)責(zé)各類相關(guān)信息資料的收集、整理和分析，做好報(bào)刊、資料的分類整理和 剪貼，將整理的最新信息資料呈送公司經(jīng)理閱讀；1.3.4.4. 負(fù)責(zé)公司文件、信件、報(bào)刊、圖書資料等的收發(fā)；1.3.4.5. 負(fù)責(zé)公司辦公會(huì)議的記錄，會(huì)議紀(jì)要的整理印發(fā)；1.3.4.6. 負(fù)責(zé)公司各類文件、資料的打印、復(fù)印、傳真及辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用和管 理；1.3.4.7. 負(fù)責(zé)公司辦公用品的登記、保管、發(fā)放及月結(jié)統(tǒng)計(jì)和備品的庫(kù)存盤點(diǎn)等；1.3.4.8. 負(fù)責(zé)離職員工的工服及其它領(lǐng)

10、用物品的收回和保管；1.3.4.9. 負(fù)責(zé)接待來(lái)訪客人，必要時(shí)做好訪談?dòng)涗洝?.3.4.10. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。2.操作程序2.1. 采購(gòu)操作規(guī)程2.1.1. 目的 規(guī)范公司采購(gòu)工作程序。2.1.2. 范圍 公司范圍內(nèi)包括材料、清潔用品、零配件、辦公用品、低值易耗品、固定資 產(chǎn)等采購(gòu)項(xiàng)目。2.1.3. 職責(zé) 行政人事部行政主管負(fù)責(zé)執(zhí)行。2.1.4. 工作程序2.1.4.1. 由行政人事部行政主管接收公司批準(zhǔn)執(zhí)行的采購(gòu)申請(qǐng)單 .2.1.4.2. 按照采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單所描述的物品名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌、服務(wù)的特點(diǎn)及數(shù) 量要求，確定供貨商并對(duì)其加以分析。2.1.4.3. 行政主管負(fù)責(zé)對(duì)是市場(chǎng)

11、進(jìn)行調(diào)查研究，分析供貨能力和質(zhì)量服務(wù)能力，選定 出合格供方，并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.1.4.4. 行政主管負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)貨進(jìn)行驗(yàn)證工作，如有特殊物品的驗(yàn)證由使用單位進(jìn)行。 按照采購(gòu)驗(yàn)收制度進(jìn)行貨物的接收和檢驗(yàn)。2.1.4.5. 行政主管要定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，在庫(kù)房要求有分區(qū)（合格品區(qū)域和不合格 品區(qū)域）。2.1.4.6. 對(duì)于應(yīng)急采購(gòu)的物品需填寫應(yīng)急采購(gòu)單，緊急時(shí)需要求采購(gòu)人員與使用 人員共同完成采購(gòu)，并去供應(yīng)商處直接提貨。2.1.4.7. 根據(jù)預(yù)算要求及實(shí)際情況來(lái)確定價(jià)格。2.1.4.8. 進(jìn)行定單例行追蹤，確保供貨商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。2.1.4.9. 對(duì)供方的到貨票據(jù)進(jìn)行審核，是否符合供

12、方承諾的條件。2.1.4.10. 如果供方不符合承諾條件通知供方更改票據(jù)。2.1.4.11. 按照公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定對(duì)貨款進(jìn)行結(jié)算。2.1.4.12. 對(duì)供方貨款進(jìn)行登記并通知供方領(lǐng)取。記錄表格采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)急采購(gòu)單合格供方名冊(cè)相關(guān)文件 采購(gòu)驗(yàn)收制度采購(gòu)結(jié)算方式及采購(gòu)報(bào)帳審批程序2.2. 員工入職操作規(guī)程2.2.1. 目的 通過制定本規(guī)程，確保公司聘用人員的質(zhì)量。2.2.2. 范圍 本規(guī)程適用于公司各級(jí)員工的錄用。2.2.3. 職責(zé) 人事主管負(fù)責(zé)辦理公司所有人員的聘用手續(xù)。2.2.4. 工作程序2.2.4.1. 行政人事部經(jīng)理依據(jù)編制及各部門用人需求，制定招聘計(jì)劃。2.2.4.2. 通過各種途徑進(jìn)

13、行人員招聘，主要有參加招聘洽談會(huì)、利用人才中介機(jī)構(gòu)、 刊登發(fā)布招聘信息。2.2.4.3. 進(jìn)行招聘及甄選工作A、采取一定形式收集應(yīng)聘人員資料。B、相關(guān)部門對(duì)人員資料進(jìn)行挑選。2.2.4.4. 挑選合格者由人事主管審驗(yàn)應(yīng)聘人員相關(guān)有效證明原件材料包括：（1）畢業(yè)證書（ 2）各類培訓(xùn)證書（ 3）特種崗位證書（ 4）如需要應(yīng)提供的職業(yè)病健 康證明（ 5）身份證（ 6）勞動(dòng)關(guān)系證明。由應(yīng)聘人員填寫應(yīng)聘人員登記 表，由主持面試的人員和相關(guān)部門專業(yè)負(fù)責(zé)人員對(duì)其進(jìn)行第一次面試，并 在面試評(píng)核表上填寫“一至六欄”中的內(nèi)容。2.2.4.5. 合格者由主持面試人員進(jìn)行二次面試， 并在面試評(píng)核表中填寫“第七欄” 的

14、內(nèi)容。2.2.4.6. 行政人事部經(jīng)理根據(jù)面試人員的整體情況核定工資等級(jí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。通知 其到指定醫(yī)院體檢。2.2.4.7. 體檢合格者由人事主管通知其上崗并讓合格者提供 3 張 1 寸免冠照片，并建 立員工行為檔案。人事主管為新員工辦理入職手續(xù)：收取體檢合格證、 填寫員工登記表發(fā)放工牌、考勤卡、辦公用品、工服等。2.2.4.8. 人事主管對(duì)新員工進(jìn)行入職培訓(xùn)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)新員工向部門報(bào)到。 記錄表格YG-XR-A-01應(yīng)聘人員登記表YG-XR-A-02面試評(píng)核表YG-XR-A-03員工登記表相關(guān)文件員工行為檔案2.3.員工考勤操作規(guī)程2.3.1.目的通過執(zhí)行考勤操作程序，確保考勤的真實(shí)性。2.

15、3.2.范圍適用于公司所有員工。2.3.3.職責(zé)人事主管負(fù)責(zé)員工考勤管理。2.3.4.工作程序2.3.4.1.公司總經(jīng)理以下員工均執(zhí)行上、下班打卡制度。2.3.4.2.行政人事部人事主管負(fù)責(zé)匯總、復(fù)核各部門考勤，并由行人部經(jīng)理審核簽字確認(rèn)。2.3.4.3. 核查考勤的同時(shí)將各部門員工的請(qǐng) / 休假申請(qǐng)單、員工加班申請(qǐng)單、 補(bǔ)卡單等各類單據(jù)同考勤一起統(tǒng)一匯總作為依據(jù)。（以上單據(jù)均按照公 司員工手冊(cè)及國(guó)家相關(guān)法規(guī)執(zhí)行）2.3.4.4. 填寫的各類單據(jù)由部門經(jīng)理及行政人事部經(jīng)理確認(rèn)審批。2.3.4.5. 公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)生效（請(qǐng)假天數(shù)達(dá)一周以上含一周，必須經(jīng)公司總經(jīng)理 審批簽字）。2.3.4.6.

16、 人事主管以各部門考勤及相關(guān)單據(jù)為依據(jù)核算人員工資，并于每月 8 日前抄 送財(cái)務(wù)部。2.3.4.7. 人事主管在每年的 1月 20日以前匯總上一年度考勤并填寫 年度員工考勤匯 總表報(bào)行政人事部經(jīng)理，作為員工年度考核的依據(jù)。記錄表格YG-XR-A-04請(qǐng)（休）假申請(qǐng)單YG-XR-A-05員工加班申請(qǐng)單YG-XR-A-06補(bǔ)卡單YG-XR-A-07年度員工考勤匯總表相關(guān)文件：?jiǎn)T工手冊(cè)2.4.考核評(píng)價(jià)操作規(guī)程2.4.1.目的通過制定考核評(píng)價(jià)工作規(guī)程，確保對(duì)員工的正確評(píng)價(jià)和使用。2.4.2.范圍 適用于公司各級(jí)員工工作評(píng)價(jià)及考核工作。2.4.3.職責(zé)2.4.3.1.公司負(fù)責(zé)部門經(jīng)理（含助理）員工的考核

17、。2.4.3.2.部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部員工的考核。2.4.4.工作程序2.4.4.1.員工轉(zhuǎn)正應(yīng)提前 10日由行政人事部經(jīng)理會(huì)同部門經(jīng)理對(duì)試用期的員工進(jìn)行考核。2.4.4.2.員工填寫試用期轉(zhuǎn)正審批表并做試用期書面總結(jié)。2.4.4.3.員工所在部門經(jīng)理填寫一般員工考核表并在“考評(píng)人意見”欄填寫意見、行政人事部經(jīng)理填寫“行政人事部意見”欄、總經(jīng)理填寫“核定人意見”欄2.4.4.4.員工所在部門經(jīng)理填寫試用期轉(zhuǎn)正審批表中“部門意見”一欄、行政人事部經(jīng)理填寫“行政人事部”一欄、總經(jīng)理填寫“總經(jīng)理審批”一欄。2.4.4.5.續(xù)簽勞動(dòng)合同的考核對(duì)需要續(xù)簽合同的員工，由行政人事部填寫續(xù)簽勞動(dòng)合同考核表，部門經(jīng)

18、 理會(huì)同行政人事部經(jīng)理審核， 總經(jīng)理審批， 考核結(jié)果由行政人事部存入個(gè)人行 為檔案。2.4.4.6. 員工年度考核 公司部門副經(jīng)理以上員工（含部門副經(jīng)理）由公司行政人事部組織考核，公司 一般員工由部門填寫一般員工考核表，報(bào)行政人事部審核、總經(jīng)理審批后 存入行為檔案。記錄表格YG-XR-A-08試用期轉(zhuǎn)正審批表YG-XR-A-09一般員工考核表YG-XR-A-10續(xù)簽勞動(dòng)合同考核表相關(guān)文件：離職程序行為檔案2.5.員工離職操作規(guī)程2.5.1. 目的通過辦理員工離職操作程序，確保員工離職操作有序進(jìn)行。2.5.2. 范圍本規(guī)程適用于公司所有員工的離職操作。2.5.3. 職責(zé)行政人事部人事主管負(fù)責(zé)，其

19、它各部門配合。2.5.3.1. 以員工的離職性質(zhì)劃分A、員工自動(dòng)辭職的由員工填寫辭職申請(qǐng)書B、提出解除勞動(dòng)合同的員工，發(fā)放解除勞動(dòng)合同通知書。2.5.3.2. 經(jīng)部門經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理離職手續(xù)。2.5.3.3. 任何形式離職的員工辦理離職手續(xù)前填寫行政人事部發(fā)放的員工離職會(huì)簽 單。2.5.3.4. 按照員工離職會(huì)簽單上開列的內(nèi)容辦理交接手續(xù)并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)：2.5.3.5. 員工所在部門需要交接的工作A、員工在本部門將工作交接完畢，并讓主管、經(jīng)理簽字確認(rèn)。B、部門經(jīng)理確認(rèn)離職員工離職月的考勤后上報(bào)行政人事部。2.5.3.6. 行政人事部需要交接的工作A、員工將工服

20、、工鞋等交回所在部門、辦公用品交回辦公室，并由部門主 管人員簽字確認(rèn)。B、 員工將工牌、辦公室鑰匙等交回行政人事部，并由人事主管簽字接收。C、由行政人事部經(jīng)理， 計(jì)算完違約金、 補(bǔ)償金等費(fèi)用后核算離職人員工資 最后通知離職人員結(jié)算。2.5.3.7. 財(cái)務(wù)部需要交接的工作A、 由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)離職員工有無(wú)借款及未清項(xiàng)目。B、 員工離職會(huì)簽單由總經(jīng)理審閱簽字后，員工方可離職。 記錄表格YG-XR-A-12辭職申請(qǐng)書YG-XR-A-13員工離職會(huì)簽單YG-XR-A-14解除勞動(dòng)合同通知書2.6. 操作規(guī)程2.6.1. 員工入職培訓(xùn)操作規(guī)程2.6.2. 目的通過員工入職培訓(xùn)， 確保員工周知公司概況、 企

21、業(yè)文化、 物業(yè)管理基本知識(shí)， 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。2.6.3. 范圍 適用于吉林省陽(yáng)光物業(yè)管理有限公司所有管理人員的入職操作2.6.4. 職責(zé) 行政人事部人事主管負(fù)責(zé)培訓(xùn)工作2.6.5. 工作程序2.6.5.1. 員工到崗第一周內(nèi)，由人事主管按照員工手冊(cè)進(jìn)行培訓(xùn)。2.6.5.2. 入職培訓(xùn)后，員工完成入職培訓(xùn)試題。2.6.5.3. 由行政人事部負(fù)責(zé)填寫個(gè)人培訓(xùn)臺(tái)帳。2.6.5.4. 由行政人事部人事主管負(fù)責(zé)將培訓(xùn)試題存入個(gè)人行為檔案內(nèi)。記錄表格6.2.5-A-04 培訓(xùn)簽到表YG-XR-A-15個(gè)人培訓(xùn)臺(tái)帳相關(guān)文件：入職培訓(xùn)試題2.7. 行政人事部服務(wù)質(zhì)量檢查規(guī)定2.7.1. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本

22、部門的服務(wù)質(zhì)量檢查工作并做好記錄參與績(jī)效考核。2.7.2. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織每周進(jìn)行工作質(zhì)量檢查，內(nèi)容包括人員標(biāo)識(shí)、勞動(dòng) 紀(jì)律、對(duì)客服務(wù)、外來(lái)文件、文件記錄和控制等并將檢查的記錄做好歸檔和 工作整改。2.7.3. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織內(nèi)審員檢查各部門培訓(xùn)檔案的管理與歸檔。2.7.4. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)管理和執(zhí)行各部門質(zhì)量文件的銷毀。2.7.5. 每年 5月、11 月行政人事部人事主管檢查各部門文件的發(fā)放記錄、檔案資料的管理情況、考勤執(zhí)行情況。2.7.6. 行政人事部行政主管負(fù)責(zé)檢查公司全體員工的考勤情況。2.7.7. 行政人事部人事主管定期負(fù)責(zé)檢查各部門外來(lái)文件登記、受控狀態(tài)的管理。

23、2.7.8. 行政人事部不定期檢查公司所有員工的儀表、著裝、工牌、服務(wù)態(tài)度。記錄表格7.4.12-A-01 服務(wù)質(zhì)量檢查表3.管理制度3.1. 辦公室鑰匙管理規(guī)定3.1.1. 辦公室所有鑰匙必須指定專人管理。3.1.2. 公司各部門的所有辦公用柜、辦公桌抽屜、房間門（內(nèi)部）、庫(kù)房的鑰匙， 必須進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并將備用鑰匙集中統(tǒng)一放在各部門指定地點(diǎn)進(jìn)行封存。3.1.3. 各部門鑰匙封存的指定地點(diǎn)的備用鑰匙由安保部進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.1.4. 行政人事部行政主管負(fù)責(zé)將公司所有鑰匙登記在鑰匙清單中，并進(jìn)行管 理。3.1.5. 行政人事部行政主管每半年對(duì)公司所有鑰匙對(duì)照鑰匙清單進(jìn)行盤點(diǎn)、核對(duì)。3.2. 特殊

24、工種證件管理3.2.1. 行政人事部負(fù)責(zé)公司電焊工、電梯工、高壓電工、廚工、司機(jī)等特殊工種進(jìn) 行管理，必須符合國(guó)家的要求，需持證上崗。3.2.2. 行政人事部人事主管負(fù)責(zé)對(duì)特殊工種證件進(jìn)行登記、檢查。記錄表格6.2.4-A-01 特種工種人員名單3.3.質(zhì)量文件管理規(guī)定3.3.1. 行政人事部對(duì)質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過 程進(jìn)行控制，確保公司所有受控的場(chǎng)合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版 本。3.3.2. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。3.3.3. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、運(yùn)作手冊(cè)的發(fā)放控制清單。3.3.4. 行政人事部人事主

25、管負(fù)責(zé)在受控的質(zhì)量管理手冊(cè)、運(yùn)作手冊(cè)，每?jī)?cè)加蓋“受 控文件”專用印章。3.3.5. 受控文件未經(jīng)管理者代表審核批準(zhǔn)不得隨意復(fù)制、修改、銷毀。3.3.6. 行政人事部人事主管負(fù)責(zé)外來(lái)文件的發(fā)放，并做好發(fā)放登記。3.3.7. 行政人事部人事主管負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文件報(bào)批、更換、回收。記錄表格文件發(fā)放 （ 回收） 登記表外來(lái)文件清單受控文件清單3.4. 員工考勤管理規(guī)定3.4.1. 定時(shí)工作制，每周工作工時(shí)不超過國(guó)家規(guī)定時(shí)間。3.4.2. 各種假期的規(guī)定依照公司發(fā)布的員工手冊(cè)相應(yīng)條款執(zhí)行。3.4.3. 員工打卡管理暫行規(guī)定3.4.4. 員工出勤，早 8:30 分之前打“上班卡”，下午 16:30 分之后打“

26、下班卡”。3.4.5. 員工因公外出延誤打卡，須填寫“補(bǔ)卡單”，月末按出勤統(tǒng)計(jì)。3.4.6. 員工患病、非因工負(fù)傷（急診除外） 或有事不能上崗工作須提前填寫 請(qǐng)（休）假申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后，免打卡。3.4.7. 月末出勤統(tǒng)計(jì)，以員工考勤卡及補(bǔ)卡單、請(qǐng)假單為依據(jù)進(jìn)行考勤匯總。3.4.8. 凡出勤日未打卡者，同時(shí)也無(wú)請(qǐng)假單、補(bǔ)卡單以曠工論處。3.4.9. 代他人打卡或委托他人打卡，及打卡中弄虛作假者，按員工手冊(cè)規(guī)定處理。記錄及表格YG-XR-A-0 4請(qǐng)（休）假申請(qǐng)單3.5. 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定3.5.1. 所有員工在使用計(jì)算機(jī)時(shí)需遵守本規(guī)定3.5.2. 各部門的計(jì)算機(jī)原則上只供本部門員工使用，如有特

27、殊情況需使用其它部門 的計(jì)算機(jī)時(shí)應(yīng)事先取得該部門經(jīng)理的許可。3.5.3. 初學(xué)計(jì)算機(jī)的使用者在操作中遇到難題，不得擅自處理，應(yīng)向技術(shù)人員求助。3.5.4. 在使用過程中，因事暫時(shí)停止使用時(shí)，應(yīng)保存文件，并退出應(yīng)用程序。3.5.5. 使用完畢計(jì)算機(jī)后，必須退出應(yīng)用程序，以防止意外造成對(duì)機(jī)器的損害。3.5.6. 各部門使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件編輯處理時(shí)應(yīng)建立部門子目錄，避免在根目錄下 直接處理管理文件。3.5.7. 子目錄的命名用各部門名稱，如屬個(gè)人專用文件應(yīng)另設(shè)子目錄進(jìn)行處理。3.5.8. 文件名稱使用漢字，要基本反映文件內(nèi)容。3.5.9. 各部門的電腦文件處理應(yīng)在硬盤上操作，并由公司設(shè)專人定期將所有

28、文件進(jìn) 行備份。3.5.10. 用軟盤時(shí)應(yīng)確保軟盤沒有病毒，否則在使用前應(yīng)進(jìn)行病毒檢查。3.5.11. 軟盤、光盤中存儲(chǔ)文件時(shí)應(yīng)在軟 / 光盤上做出標(biāo)記，便于使用查閱。3.5.12. 遵守軟/光盤的使用保護(hù)規(guī)定，防止軟 / 光盤損壞時(shí)文件丟失。3.5.13. 各部門的計(jì)算機(jī)維護(hù)由公司設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)。3.5.14. 維護(hù)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)，包括檢查、處理病毒和硬盤整理等。3.5.15. 工作時(shí)間禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲或與進(jìn)行工作無(wú)關(guān)的作業(yè)。3.5.16. 計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)維護(hù)人員處理，嚴(yán)禁未明故障原因擅自處理。3.5.17. 凡因使用不當(dāng)造成機(jī)器損壞的，據(jù)情節(jié)輕重給予責(zé)任人相應(yīng)的處

29、罰。3.6. 關(guān)于印章使用管理的規(guī)定3.6.1. 印章種類 公司印章、公司業(yè)務(wù)專用章、部門印章、簽字印章和其他內(nèi)部印章等。3.6.2. 印章使用3.6.2.1. 公司印章的使用3.6.2.2. 凡以公司名義發(fā)送的公文，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方能送交行政人 事部加蓋公司印章。3.6.2.3. 重要的公文，如財(cái)務(wù)、人事和業(yè)務(wù)等方面或涉及面廣的公文，必須由公司總 經(jīng)理核簽后，方能送交行政人事部加蓋公司印章。3.6.2.4. 公司各部門對(duì)外定期報(bào)送各類業(yè)務(wù)報(bào)表需加蓋公司印章的，由使用部門填寫 印章使用審批表，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后，方能送交行政人事部加蓋公司 印章。3.6.2.5. 對(duì)外發(fā)出的便函、

30、證明及對(duì)外聯(lián)系工作的介紹信需加蓋公司印章的，由使用 部門填寫印章使用審批表，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后，方能送交行政人事部 加蓋公司印章。3.6.2.6. 公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議，按合同評(píng)審程序使用公司印章。3.6.2.7. 公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)類合同、協(xié)議須加蓋公司印章的，按合同評(píng)審程序，以公司確定的合同金額標(biāo)準(zhǔn)為限，合同金額在標(biāo)準(zhǔn)以上的，須經(jīng)公司審批、總經(jīng)理簽字后，方能送交公司行政人事部加蓋公司合同專用章；合同金額在標(biāo)準(zhǔn)以下的，經(jīng)公司審批、總經(jīng)理簽字后，可送交公司行政人事部加蓋公司合 同專用章。（合同原件要在公司備案）3.6.3. 各部門印章的使用：3.6.3.1. 凡以部門名義發(fā)出的公文或便函，

31、須經(jīng)部門經(jīng)理核簽后加蓋部門印章。3.6.3.2. 公司部門不能以公司的名義加蓋部門印章對(duì)外發(fā)送公文。部門僅能向外發(fā)送 本部門業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的公文。公司頒發(fā)的證書、獎(jiǎng)狀等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字 同意后，加蓋公司印章。3.6.4. 印章的保管3.6.4.1. 公司的印章，原則上由公司行政人事部經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)保管。遇特殊情況， 由其他部門專人負(fù)責(zé)保管時(shí)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.6.4.2. 部門的印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。3.6.4.3. 使用印章須有登記存底，隨用隨取，用畢即存，嚴(yán)防私用、盜用公章，以免 造成損失。3.6.4.4. 未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得攜帶公司印章外出。3.6.4.5.

32、印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，履行加蓋印章的手續(xù)。對(duì)不符合程序或超 出授權(quán)范圍的，印章保管人有權(quán)拒絕用印。3.6.4.6. 印章保管人員因工作疏忽而造成印章丟失或誤用、錯(cuò)用，須承擔(dān)關(guān)聯(lián)責(zé)任。 不能為空白信箋蓋印。記錄及表格YG-XR-A-16印章使用審批表3.7. 辦公用紙管理辦法3.7.1. 為提高行政辦公效率，降低整體費(fèi)用成本支出和自然資源使用消耗，特制定 本辦法。3.7.2. 辦公用紙選購(gòu)應(yīng)本著品質(zhì)與價(jià)格合理搭配的原則，避免因質(zhì)量問題影響正常 辦公使用與效率。3.7.3. 辦公用紙以部門為單位進(jìn)行申領(lǐng)登記，部門文員定期按實(shí)際使用情況領(lǐng)取紙 張并由填寫辦公用品領(lǐng)用登記表；如遇特殊情況需臨時(shí)

33、或大量領(lǐng)用紙張， 應(yīng)取得本部門經(jīng)理和行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)。3.7.4. 部門辦公用紙使用應(yīng)采取實(shí)際使用人簽字領(lǐng)用的辦法，除對(duì)外正式發(fā)文及存3.7.5.3.7.6.3.7.7.相關(guān)記錄3.8.3.8.1.3.8.2.3.8.3.3.8.4.3.8.5.3.8.6.3.8.7.3.8.7.1.3.8.7.2.3.8.8.3.8.8.1.3.8.8.2.3.8.8.3.A、B、C、3.8.8.4.3.9.3.9.1.檔文件外，其他用紙應(yīng)雙面使用。 部門在使用紙張進(jìn)行文件打印、復(fù)印過程中應(yīng)注意紙張的實(shí)際使用情況，避 免因操作原因使紙張遺漏、破損對(duì)辦公設(shè)備或辦公環(huán)境造成破壞與污染。 辦公紙張?jiān)趦?chǔ)存與使用過程中應(yīng)加強(qiáng)管理，避免人為原因的丟失與損壞，同 時(shí)應(yīng)減少各種程度的人身傷害。設(shè)定專人負(fù)責(zé)定期回收廢舊辦公用紙及其他紙張雜物。YG-XR-A-17辦公用品領(lǐng)用登記表員工體格檢查管理辦法 為保證員工身體健康，特制定本管理辦法。 本管理辦法所稱員工為與公司建立勞動(dòng)關(guān)系的員工。 公司行政人事部為員工體格檢查的職