第九期分享提升你的工作計(jì)劃能力

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上工作計(jì)劃能力一、 工作計(jì)劃的作用管理人員可以通過工作計(jì)劃，利用各種資源，統(tǒng)籌規(guī)劃，按照事先設(shè)定的策略、方法、完成時(shí)間與要求，完成各項(xiàng)工作目標(biāo)。這也是管理水平與能力的體現(xiàn)。二、 工作計(jì)劃的形式工作計(jì)劃的形式一般有兩種：（1）消極式的工作 也稱為救火式工作，是指當(dāng)災(zāi)難和錯(cuò)誤已經(jīng)發(fā)生后，再趕快處理，這樣做的作用類似于亡羊補(bǔ)牢，但并不是最佳策略。（2）積極式的工作 稱為防火式工作，是指提前預(yù)見災(zāi)難和錯(cuò)誤，提前計(jì)劃，消除錯(cuò)誤，這樣做要求計(jì)劃的制訂者有更多的經(jīng)驗(yàn)和更高的素質(zhì)。三、 工作計(jì)劃的五大原則（1）對(duì)上負(fù)責(zé)的原則 要堅(jiān)決執(zhí)行上級(jí)的指示精神，服從全局利益，反對(duì)本位主義。（2）

2、切實(shí)可行的原則 要從實(shí)際情況出發(fā)定目標(biāo)、定任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)。（3）集思廣益的原則 廣泛聽取意見，博采眾長(zhǎng)，眾人參與，反對(duì)主觀臆斷。（4）突出重點(diǎn)的原則 分清輕重緩急，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，不能眉毛胡子一把抓。（5）防患未然的原則 寫明相關(guān)保護(hù)或者防備的措施。四、 做好工作計(jì)劃的要求工作計(jì)劃不是寫出來的，而是做出來的。計(jì)劃的內(nèi)容遠(yuǎn)比形式來得重要。要拒絕華麗的詞藻，歡迎實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容。工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。簡(jiǎn)單、清楚、可操作是工作計(jì)劃要達(dá)到的基本要求。評(píng)價(jià)工作計(jì)劃的好壞往往涉及下面幾個(gè)要素：（1）工作內(nèi)容 做什么（what）-工作目標(biāo)與任務(wù)。計(jì)劃應(yīng)規(guī)定出一定時(shí)間內(nèi)所

3、完成的目標(biāo)和任務(wù)應(yīng)達(dá)到的要求。任務(wù)和要求應(yīng)該具體明確，有的還要定出數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)間。（2）工作方法 怎么做（how）-采取的措施與策略。要明確何時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和完成任務(wù)，就必須制訂出相應(yīng)的措施和辦法，這是實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的保證。措施和辦法主要指達(dá)到既定目標(biāo)需要采取什么手段，動(dòng)員哪些力量與資源，創(chuàng)造什么條件，排除哪些困難等?？傊鶕?jù)客觀條件，統(tǒng)籌安排，將“怎么做”寫得明確具體，切實(shí)可行。特別是針對(duì)工作總結(jié)中存在的問題進(jìn)行分析，擬定解決問題的方法。（3）工作分工 誰來做（who）-工作負(fù)責(zé)。這是指執(zhí)行計(jì)劃的工作程序和時(shí)間安排。每項(xiàng)任務(wù)，在完成過程中都有階段性，而每個(gè)階段又有許多環(huán)節(jié)，它們之間常常是互相交錯(cuò)

4、的。因此，訂計(jì)劃必須胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，應(yīng)合理安排。而在實(shí)施當(dāng)中，又有輕重緩急之分，哪是重點(diǎn)，哪是一般，也應(yīng)該明確。（4）工作進(jìn)度 什么時(shí)間做（when）-完成期限。在時(shí)間安排上，要有總的時(shí)限，又要有每個(gè)階段的時(shí)間要求，以及人力、物力的安排。這樣，使有關(guān)單位和人員知道在一定的時(shí)間內(nèi)、一定條件下，把工作做到什么程度，以便爭(zhēng)取主動(dòng)，有條不紊地協(xié)調(diào)進(jìn)行。五、 制訂好工作計(jì)劃的步驟（1）計(jì)劃草案 根據(jù)上級(jí)的指示精神和市場(chǎng)的現(xiàn)實(shí)情況，確定工作方針、工作任務(wù)和工作要求，再據(jù)此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環(huán)環(huán)緊扣，付諸實(shí)現(xiàn)。（2）提前排除可能的障礙 根據(jù)工作中可能出現(xiàn)的

5、偏差、缺點(diǎn)、障礙、困難，確定克服的辦法和措施，以免發(fā)生問題時(shí)，工作陷于被動(dòng)。（3）合理分配資源 根據(jù)工作任務(wù)的需要，組織并分配力量、資源，明確分工。（4）反復(fù)論證 計(jì)劃草案制訂后，應(yīng)交相關(guān)聯(lián)的人員討論。（5）不斷調(diào)整 在實(shí)踐中進(jìn)一步修訂、補(bǔ)充和完善計(jì)劃。六、 工作計(jì)劃的表現(xiàn)類型（1）條文形式 一般詳細(xì)的計(jì)劃多采用條文形式，通過詳細(xì)的信息記錄，明確各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與行為要求，統(tǒng)一行動(dòng)規(guī)范。（2）表格形式 簡(jiǎn)單的計(jì)劃多采用表格形式，對(duì)于熟練而簡(jiǎn)單的事務(wù)和常識(shí)性工作，要求計(jì)劃能一目了然，以便提高工作效率。（3）文件形式 時(shí)限長(zhǎng)的計(jì)劃多采用文件形式，各階段性的計(jì)劃往往涉及的工作內(nèi)容和工作范圍都比較廣，因此需要

6、以文件的形式來承載信息和存檔管理。七、 工作計(jì)劃的一般格式（1）計(jì)劃的標(biāo)題 有四部分：計(jì)劃單位的名稱、計(jì)劃時(shí)限、計(jì)劃內(nèi)容摘要與計(jì)劃名稱。（2）計(jì)劃單位名稱 要用規(guī)范的稱呼（3）計(jì)劃時(shí)限 要具體寫明，一般時(shí)限不明顯的，可以省略。（4）計(jì)劃內(nèi)容 要標(biāo)明計(jì)劃所針對(duì)的問題，用詞要明確簡(jiǎn)潔。（5）計(jì)劃名稱 要根據(jù)計(jì)劃的實(shí)際，明確地使用名稱。（6）備注 對(duì)于未確定的內(nèi)容，如所訂計(jì)劃還需要討論定稿或經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，就應(yīng)該在標(biāo)題的后面或下方用括號(hào)加注“草案”、“初稿”或“討論稿”字樣。（7）個(gè)人計(jì)劃 對(duì)于個(gè)人計(jì)劃，不必在標(biāo)題中寫上名字，而須在正文右下方的日期之上署名。八、 常用表格示例 （1）甘特圖 甘特圖是20

7、世紀(jì)初由亨利·甘特開發(fā)的。它是以圖示的方式通過活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。甘特圖直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，以及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。 它是對(duì)簡(jiǎn)單項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃與排序的一種常用工具。用于解決負(fù)荷和排序問題時(shí)較為直觀，能使管理者先為項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)做好進(jìn)度安排，然后再隨著時(shí)間的推移，對(duì)比計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度，進(jìn)行監(jiān)控工作。從而調(diào)整注意力到最需要加快速度的地方，使整個(gè)項(xiàng)目按期完成。甘特圖如圖1所示。時(shí)間（工作日）步驟12345678910111213141516171819201統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)2銷售市場(chǎng)評(píng)估3匯總需求評(píng)審4供應(yīng)評(píng)審5S&OP預(yù)備會(huì)

8、6高層預(yù)審7S&OP會(huì)議8執(zhí)行S&OP圖1甘特圖是基于作業(yè)順序的目的，將活動(dòng)與時(shí)間聯(lián)系起來的最早嘗試之一，該圖能幫助企業(yè)描述對(duì)諸如工作中心、超時(shí)工作等資源的使用情況。當(dāng)用于負(fù)荷時(shí)，甘特圖可以顯示幾個(gè)部門、機(jī)器或設(shè)備的運(yùn)行和閑置情況，可以使管理人員了解何種調(diào)整是恰當(dāng)?shù)?。例如，?dāng)某一工作中心處于超負(fù)荷狀態(tài)時(shí)，則低負(fù)荷工作中心的員工可臨時(shí)轉(zhuǎn)移到該工作中心以增加其勞動(dòng)力。另外，制品存貨也可在不同的工作中心生產(chǎn)，即高負(fù)荷工作中心的部分工作移到低負(fù)荷工作中心完成，而且多功能的設(shè)備也可在各中心之間轉(zhuǎn)移。但甘特圖也有一些局限性，它不能解釋生產(chǎn)變動(dòng)如意料不到的機(jī)器故障及人工錯(cuò)誤所形成的返工等。甘

9、特圖還可用于檢查工作的完成進(jìn)度，即清楚地表明哪項(xiàng)工作如期完成，哪項(xiàng)工作提前完成或延期完成。在實(shí)踐中，我們還可發(fā)現(xiàn)甘特圖的其他多種用途。（2）工作計(jì)劃表 表格是工作計(jì)劃的工具。通過它將工作計(jì)劃指標(biāo)或要完成的工作項(xiàng)目列明匯總，表明企業(yè)工作計(jì)劃的基本內(nèi)容。工作計(jì)劃表就是使用表格的形式反映工作計(jì)劃的內(nèi)容。工作計(jì)劃表需要注意的問題有：（1）要符合一定的格式要求。表格一般要有名稱、編號(hào)、編制日期、編制部門或編制人、審核人、批準(zhǔn)人等內(nèi)容。有些企業(yè)還對(duì)字體、線條以及版式等有特殊的要求。企業(yè)可根據(jù)自己的實(shí)際情況，來規(guī)定工作計(jì)劃表格的格式。（2）要與企業(yè)的其他表格協(xié)調(diào)一致。一般來說，每個(gè)企業(yè)的表格都有自己的固定格

10、式，企業(yè)各部門之間的表格無論在內(nèi)容還是形式上也都存在緊密的聯(lián)系。因此，在設(shè)計(jì)一個(gè)特定的工作計(jì)劃表格時(shí)，一定要考慮與其他表格的接口問題，要與其他表格協(xié)調(diào)起來，形成全面、系統(tǒng)、能夠滿足企業(yè)管理要求的工作計(jì)劃表格結(jié)構(gòu)。（3）設(shè)計(jì)要科學(xué)，內(nèi)容要完整。由于工作計(jì)劃一般要包括做什么、為什么做等六個(gè)方面的內(nèi)容，所以，一般情況下，工作計(jì)劃表要將這些內(nèi)容完整地表達(dá)出來。另外，為使工作計(jì)劃能得到順利的實(shí)施，主工作計(jì)劃和派生工作計(jì)劃之間的相互聯(lián)系也要在表格中得到一定程度的體現(xiàn)。（4）簡(jiǎn)明扼要，用詞概括、明了。為體現(xiàn)工作計(jì)劃的權(quán)威性，一定要在用詞上做到精準(zhǔn)和嚴(yán)謹(jǐn)，盡量避免用詞過于隨便，或用詞含糊不清、出現(xiàn)歧義或前后不

11、一致等情況，以避免產(chǎn)生誤解和增加工作量，降低工作效率。（5）要便于數(shù)據(jù)和信息的傳輸與共享。隨之信息科技的發(fā)展和企業(yè)信息化進(jìn)程的進(jìn)一步加快，越來越多的企業(yè)在推行無紙化作業(yè)。在企業(yè)實(shí)際工作中，相對(duì)于制作繁瑣的手繪表格，簡(jiǎn)單而實(shí)用的電子表格得到了更為普遍的推廣和應(yīng)用。數(shù)據(jù)共享式企業(yè)信息化的基本要求，所以在設(shè)計(jì)電子表格時(shí)，一定要設(shè)計(jì)好表格格式，并利用超級(jí)鏈接等手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)之間的傳輸與共享。年度工作計(jì)劃表 于年末提前制訂下一年度的工作計(jì)劃，主要強(qiáng)調(diào)戰(zhàn)略性和方向性，通過全局把握，使目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有階段性，有利于對(duì)進(jìn)程的整體把控。年度工作計(jì)劃表見表1。月度工作計(jì)劃表 月度工作計(jì)劃是對(duì)年度工作計(jì)劃的再次細(xì)分，對(duì)于各階段的工作安排更具體、更明確，同時(shí)強(qiáng)調(diào)工作安排必須具有靈活的應(yīng)變調(diào)整方案。月度工作計(jì)劃表見表2。周工作計(jì)劃表 周工作計(jì)劃強(qiáng)調(diào)的是每一項(xiàng)具體工作的完成進(jìn)度，以及工作之間的相互關(guān)聯(lián)與銜接，要求計(jì)劃的安排既要有高效而穩(wěn)定的連續(xù)性，又必須具有應(yīng)對(duì)突發(fā)或臨時(shí)事務(wù)的時(shí)間留存。周工作計(jì)劃表見表3。日工作計(jì)劃表 即提前安排好每日需要完成的工作，并能夠通過每日完成工作的情況確定周工作計(jì)劃的適時(shí)調(diào)整。日工作計(jì)劃表見表4。（表1 年度工作計(jì)劃表）序號(hào)工作內(nèi)容階段目標(biāo)達(dá)成目標(biāo)時(shí)間責(zé)任人12345678