廣東電子公文交換管理規(guī)定

1、廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)我省水利系統(tǒng)電子公文交換管理，實(shí)現(xiàn)電子公文交換的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，促進(jìn)電子公文交換的應(yīng)用及信息資源共享，提高行政效率，節(jié)省開(kāi)支，依據(jù)中華人民共和國(guó)電子簽名法、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式、電子公文歸檔管理暫行辦法、廣東省電子政務(wù)信息安全管理暫行辦法等法律、法規(guī)和規(guī)定制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于全省縣級(jí)以上水行政主管部門及所屬各單位之間通過(guò)廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)進(jìn)行的電子公文交換。第三條 我省水利系統(tǒng)電子公文交換工作采用分級(jí)管理模式進(jìn)行。省水利廳辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和督促

2、全省水利系統(tǒng)各單位電子公文交換工作；廳直屬各單位、各地級(jí)以上市水利（水務(wù)）局的辦公室負(fù)責(zé)本單位及其下級(jí)各單位電子公文交換的應(yīng)用、檢查和督促工作。省水利廳信息化主管部門負(fù)責(zé)全省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)的技術(shù)支持、維護(hù)管理和應(yīng)用培訓(xùn)工作；各地級(jí)以上市水利（水務(wù)）局、廳直屬各單位的信息化主管部門負(fù)責(zé)對(duì)所轄范圍各單位電子公文交換的技術(shù)支持、維護(hù)管理和應(yīng)用培訓(xùn)工作。第四條 本規(guī)定所述的電子公文，是指利用通用辦公軟件制作的，存儲(chǔ)于磁盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等載體的，可供通用辦公軟件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上閱讀和處理的，具有規(guī)范格式的非涉密公務(wù)文件，包括公文的正文及其具有相同屬性的附件材料。第五條 本規(guī)定所述的電子公文交

3、換，是指電子公文的簽章、發(fā)送、接收、校驗(yàn)過(guò)程。第六條 本規(guī)定所述的電子公文專用章，是指由廣東省數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）頒發(fā)的、以密碼技術(shù)為核心進(jìn)行電子簽章的、具有可視化規(guī)范公章圖案的數(shù)字證書(shū)，其對(duì)電子公文真?zhèn)涡缘恼J(rèn)證效力和適用范圍由中華人民共和國(guó)電子簽名法確定。第七條 本規(guī)定所述的廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)，是指由廣東省水利廳提供的，依托廣東省水利信息網(wǎng)運(yùn)行的，實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)水行政主管部門及其所屬單位相互之間交換電子公文的信息系統(tǒng)平臺(tái)。第二章 電子公文的發(fā)送和接收第八條 全省各級(jí)水行政主管部門及其所屬單位之間交換電子公文，統(tǒng)一通過(guò)廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)進(jìn)行。各單位須

4、配備專用計(jì)算機(jī)及必要附屬設(shè)備進(jìn)行電子公文交換，確保電子公文收發(fā)專用計(jì)算機(jī)與廣東省水利信息網(wǎng)互聯(lián)互通，并指定專人負(fù)責(zé)電子公文發(fā)送和接收。第九條 電子公文發(fā)出之前，由發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)加蓋電子公文專用章。第十條 已建設(shè)并使用辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）的單位，應(yīng)按照廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)接口技術(shù)規(guī)范開(kāi)發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)本單位辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）與廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，進(jìn)行電子公文發(fā)送、接收和處理，并定期檢查無(wú)縫對(duì)接的接口是否正常暢通。未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，或未建設(shè)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）的單位，可直接登入廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)進(jìn)行電子公文發(fā)送和接收。

5、第十一條 電子公文發(fā)送后，發(fā)送單位應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度隨時(shí)監(jiān)督跟蹤公文接收情況。屬于急件或特急件的，應(yīng)在發(fā)件后的半個(gè)工作日內(nèi)檢查發(fā)出的電子公文是否已被接收；屬于普通件的，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)檢查。對(duì)接收遲緩的單位要及時(shí)催辦或督辦，對(duì)已到最后時(shí)限尚未接收公文的單位要進(jìn)行登記,并盡快通知公文承辦單位采取補(bǔ)救措施。第十二條 各單位電子公文收發(fā)員應(yīng)在每個(gè)工作日的上、下午至少各進(jìn)行一次電子公文來(lái)文查詢和接收。此外，收發(fā)員收到有公文到達(dá)的短信通知時(shí)，應(yīng)立即對(duì)文件進(jìn)行接收。第十三條 收發(fā)員在接收電子公文時(shí)應(yīng)對(duì)公文發(fā)送單位正確性、公文正文及其附件完整性、電子公文專用章有效狀態(tài)等進(jìn)行校驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可接收。對(duì)不能

6、正常接收、發(fā)送錯(cuò)誤或校驗(yàn)報(bào)錯(cuò)的電子公文，應(yīng)及時(shí)作退件處理或要求發(fā)文單位重新發(fā)送。 第十四條 因檔案管理或其它規(guī)定需要紙質(zhì)文件加蓋印章作為送達(dá)或辦理結(jié)果憑據(jù)的文件，在按本規(guī)定發(fā)送其電子公文的同時(shí)，相應(yīng)的紙質(zhì)公文仍按現(xiàn)有渠道發(fā)送。對(duì)僅作閱知用途的公文，如各類會(huì)議通知、公告、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)和交流材料等，以及僅作閱知用途的公文，原則上只發(fā)送電子公文。第十五條 各單位收到電子公文并校驗(yàn)無(wú)誤后，應(yīng)視為等同于收到紙質(zhì)公文，須立即著手對(duì)電子公文進(jìn)行辦理。第十六條 電子公文的歸檔應(yīng)按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的電子公文歸檔管理暫行辦法、廣東省水利廳頒發(fā)的廣東省水利廳檔案管理規(guī)定以及本單位檔案部門的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行。第三

7、章 電子公文專用章第十七條 電子公文專用章的使用、管理應(yīng)與實(shí)物印章同等對(duì)待，須同等管理，專人妥善保管。第十八條 廳機(jī)關(guān)、廳直管、直屬各單位的電子公文專用章由省水利廳信息化主管部門統(tǒng)一委托廣東省數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）制作和頒發(fā)，其制作和運(yùn)行使用費(fèi)用由省水利廳負(fù)責(zé)。各地級(jí)以上市水利（水務(wù)）局委托廣東省數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）或其在當(dāng)?shù)氐姆种C(jī)構(gòu)，統(tǒng)一為本單位、下屬各縣（市、區(qū)）水利（水務(wù)）局、直屬各單位制作、發(fā)放電子公文專用章，費(fèi)用自理。已由當(dāng)?shù)卣y(tǒng)一安排使用廣東省數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）頒發(fā)的電子印章的單位，可將該電子印章作為本單位在廣東

8、省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)交換傳送電子公文所需的電子公文專用章，無(wú)需重新制作。第十九條 由于單位變更、撤銷等原因?qū)е码娮庸膶Ｓ谜伦鲝U或需重新制作的，須向廣東省數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）交回不再使用的電子公文專用章的存儲(chǔ)介質(zhì)（USB KEY）作銷毀處理。第二十條 新增、變更、撤銷電子公文專用章的情況須及時(shí)報(bào)上一級(jí)水行政主管部門和省水利廳備案。第四章 安全保密第二十一條 廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)限于非涉密公文和公務(wù)信息資料的交換傳送，嚴(yán)禁通過(guò)本平臺(tái)交換傳送或處理任何涉及國(guó)家秘密或列入有關(guān)保密管理范圍的文件和信息，嚴(yán)禁通過(guò)本平臺(tái)交換傳送或處理任何與公務(wù)無(wú)關(guān)的信息。第二十二條 各單位在廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)上的用戶賬號(hào)、密碼應(yīng)由指定的公文收發(fā)員、系統(tǒng)管理員分別負(fù)責(zé)掌管，初始密碼應(yīng)在首次登入平臺(tái)后立即進(jìn)行更改，并定期更換密碼。第二十三條 各單位對(duì)用于電子公文收發(fā)的專用計(jì)算機(jī)應(yīng)采取防病毒、及時(shí)打補(bǔ)丁等安全措施，確保計(jì)算機(jī)信息安全。第二十四條 各單位在使用廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺(tái)的過(guò)程中