事情的輕重緩急的管理綜述

1、 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 時間管理法(事情輕重緩急管理） MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 21234學習時間管理法的定義、目的學習時間管理法的定義、目的/目標目標時間管理四象法時間管理四象法時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)時間管理的六項基本原則時間管理的六項基本原則 Mitr

2、aStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 3時間管理法 把把有限的時間有限的時間,用在應(yīng)該去做的事情上用在應(yīng)該去做的事情上就是探討：如何區(qū)分事情的輕重緩急，如何減少時間浪費，以便有效地完成既定工作或目標。什么是“時間管理”? MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 4學習目的/目標：學習目的：幫助我們進行

3、有效的時間管理、提高工作績效學習目標：a.在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象b.學會正確的時間分配并充分有效地利用時間c.制定有效工作計劃的方法和過程d.分清我們各項工作的輕重緩急 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 51234學習時間管理法的定義、目的學習時間管理法的定義、目的/目標目標時間管理四象法時間管理四象法時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)時間管理的六項基本原則時間管理的六項基本原則 MitraStar Technology Corp. A

4、ll Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 6時間管理四象限法則第二象限（重要不緊急） 第一象限（重要且緊急） 第三象限（緊急不重要） 第四象限（不重要不緊急） 緊急重要不重要不緊急 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 7按照事務(wù)的緊迫性和重要性，所有事務(wù)分為四類：I. 重要且緊急：需要盡快處理，最優(yōu)先。II. 重要不緊急：可暫緩，但要加以足夠的重視

5、，最應(yīng)該偏重做的事。III. 緊急不重要：不太重要，但需要盡快處理，可考慮是否安排他人。 IV. 不重要且不緊急：不重要，且也不需要盡快處理，可考慮是否不做、 委派他人、或推 遲如何劃分事務(wù)的輕重緩急 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 8二、重要不緊急二、重要不緊急處理方式：處理方式：有計劃去做飽和后果：飽和后果：忙碌但不盲目原則：原則：集中精力處理，投資于第 二象限，做好計劃，先緊 后松舉例：舉例：重測高，請TE調(diào)試四象限的處理方式及原

6、則一一、重要且緊急、重要且緊急處理方式：處理方式：立即去做飽和后果：飽和后果：壓力無限增大，危機感原則：原則：越少越好，很多第一象限的 事情是因為它們在第二象限 時沒有被很好地處理舉例：舉例：緊急出貨安排三三、緊急不重要、緊急不重要處理方式：處理方式：交給別人去做飽和后果：飽和后果：忙碌而且盲目原則：原則：交代或放權(quán)給別人去做， 或請別人幫忙處理舉例：舉例：IPQC稽核缺失處理四、不緊急不重要四、不緊急不重要處理方式：處理方式：盡量別做飽和后果：飽和后果：浪費生命原則：原則：可以當做調(diào)整身心，但是 不能沉溺于這個象限舉例：舉例：上網(wǎng)購物緊急重要不重要不緊急 MitraStar Technolo

7、gy Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 9心態(tài)會影響劃分四象限 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 10234學習時間管理法的定義、目的學習時間管理法的定義、目的/目標目標時間管理四象法時間管理四象法時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)時間管理的六項基本原則時間管理的六項基本原則1 MitraStar Technology Corp.

8、 All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 11 工作缺乏工作缺乏計劃計劃原因：原因：1. 因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2. 不做計劃也能獲得實效；3. 不了解做計劃的好處；4. 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5. 不知如何做計劃。由于工作由于工作缺乏計劃，將導致如下缺乏計劃，將導致如下惡果：惡果：1. 目標不明確2. 沒有進行工作歸類的習慣3. 缺乏做事輕重緩急的順序4. 沒有時間分配的原則時間管理的誤區(qū)一不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的

9、地位；做計不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 12 組織工作不當組織工作不當原因：原因：1. 職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復 2. 事必躬親，親力而為 3. 溝通不良 4. 工作時斷時續(xù) 由于由于組織工作組織工作不當，不當，將導致如下將導致如下惡果：惡果：1. 擔心部屬做

10、錯事； 2. 擔心下屬表現(xiàn)太好； 3. 擔心喪失對下屬的控制； 4. 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 5. 找不到合適的下屬授權(quán)。時間管理的誤區(qū)二其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當學會授權(quán)，將主其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當學會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。要的精力和時間放在更重要的事情上。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 13 時間控制時間控制不夠不夠通常在時間控制容易陷入下面的陷井通常在時間控制容易

11、陷入下面的陷井： 1. 習慣拖延時間2. 不擅處理不速之客的打擾3. 不擅處理無端電話的打擾4. 泛濫的“會議病”困擾時間管理的誤區(qū)三 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 14請請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： A非常非常同意同意 B略表同意略表同意 C略表不同意略表不同意 D極不極不同意同意（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是

12、必要的（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛?。?）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 （9）我在過分疲勞(或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制)時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 拖延商數(shù)測驗 評分評分標準：標準： 每每一個一個“非常同意非常同意”評評4分，分，“略表同意略

13、表同意”評評3分，分，“略表不同意略表不同意”評評2分，分，“極不同意極不同意”評評1分?？偡中∮诜帧？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。總分在分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至至30分分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤谥g，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。毛病。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 15

14、 整理整頓整理整頓不足不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律”“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間?！睍r間管理的誤區(qū)四1958年，英國歷史學家、政治學家諾斯科特帕金森(C.Northcote Parkinson)出版了帕金森定律(Parkinsons Law)一書。帕金森經(jīng)過多年調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)一個人做一

15、件事所耗費的時間差別如此之大：他可以在10分鐘內(nèi)看完一份報紙，也可以看半天；一個忙人20分鐘可以寄出一疊明信片，但一個無所事事的老太太為了給遠方的外甥女寄張明信片，可以足足花一整天：找明信片一個鐘頭，尋眼鏡一個鐘頭，查地址半個鐘頭，寫問候的話一個鐘頭零一刻鐘特別是在工作中，工作會自動地膨脹，占滿一個人所有可用的時間，如果時間充裕，他就會放慢工作節(jié)奏或是增添其他項目以便用掉所有的時間。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 16 進取意識不強進

16、取意識不強 進取意識不強進取意識不強 主要表現(xiàn)在以下方面：主要表現(xiàn)在以下方面： 1. 個人的消極態(tài)度 2. 做事拖拉，找借口不干工作 3. 唏噓不已，做白日夢 4. 工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 時間管理的誤區(qū)五 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 17 前

17、面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記住“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。 送給大家一句話： 昨天昨天是一張已被注銷的支票，是一張已被注銷的支票， 明天明天是一張尚未到期的本票，是一張尚未到期的本票， 今天今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！時間管理的誤區(qū) MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 18243學習時間管理法的定義、目的學

18、習時間管理法的定義、目的/目標目標時間管理四象法時間管理四象法時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)時間管理的六項基本原則時間管理的六項基本原則1 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 19明確目標明確目標有計劃、有組織地進行有計劃、有組織地進行工作工作分清工作的分清工作的輕重緩急輕重緩急合理地分配合理地分配時間時間與別人的時間取得與別人的時間取得協(xié)作協(xié)作制定規(guī)則、遵守紀律制定規(guī)則、遵守紀律時間管理的六項基本原則 MitraStar Technolog

19、y Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 20明確明確目標目標時間管理的六項基本原則一目標刺激我們奮勇目標刺激我們奮勇向上！向上！在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標要符合自己

20、的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。如何如何制定目標：制定目標：一個目標應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的：具體具體的（的（specific） 可衡量的（可衡量的（measurable） 可達到的（可達到的（attainable） 相關(guān)的（相關(guān)的（relevant） 基于時間的（基于時間的（time-based） MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 21明確目標明確目標時間管理的六項基本原則一明確目標的意義： 目標使我們產(chǎn)生達成最終結(jié)果的

21、積極性，難度大的目標能增強意志； 目標使我們看清自己所承擔的使命，注意力集中到相關(guān)重要因素上； 目標有助于我們安排事情的輕重緩急；調(diào)整自己的工作程度； 目標使我們有能力把握現(xiàn)在，排除工作的盲目性。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 22有計劃有計劃、有組織地進行、有組織地進行工作工作時間管理的六項基本原則二所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個方面：

22、 1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。 2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 3、按排列順序進行處理。 4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進 行，各哪些是可以同時進行的工作。 那么有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下： 1、確立目標； 2、探尋完成目標的各種途徑； 3、選定最佳的完成方式； 4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； 5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。 MitraStar Technology Corp. All Righ

23、ts Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 23有計劃有計劃、有組織地進行、有組織地進行工作工作時間管理的六項基本原則二有了計劃，就必須有行動有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住： 1、切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好， 除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。 2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All R

24、ights Reserved. 24分清分清工作的工作的輕重緩急輕重緩急時間管理的六項基本原則三我們以下面的時間管理的方法來探討我們以下面的時間管理的方法來探討“急事急事”與與“要事要事”的關(guān)系，請看四象限圖：的關(guān)系，請看四象限圖： 第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。 第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的

25、建議等等?；膹U這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導力的領(lǐng)域。 第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。 MitraStar Technology Corp. All Ri

26、ghts Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 25分清分清工作的工作的輕重緩急輕重緩急時間管理的六項基本原則三第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空

27、虛的。 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 26分清分清工作的工作的輕重緩急輕重緩急時間管理的六項基本原則三請思考下面的問題： 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？ 這個問

28、題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 1、改善人際關(guān)系。 2、改善事先準備工作。 3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 4、善待自己。 5、抓住機會。 6、充實自我。 7、增進能力。 這些這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家覺得以上大家覺得以上7件事情屬于第幾象限？件事情屬于第幾象限？ MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserv

29、ed. 27急迫性指數(shù)測驗急迫性指數(shù)測驗時間管理的六項基本原則三選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；從不；B=有時候；有時候；C=常常常常） 1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ） 4、我休息時會覺得不安。 （ ） 5、我似乎永遠在趕時間。 （ ） 6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 8、我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 9、我處理危機時表現(xiàn)最好。 （ ） 10、處理突發(fā)狀況的興奮

30、感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（ ） 11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 12、當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。（ ） 13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 14、我常邊工作邊吃飯。 （ ） 15、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ） MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 2

31、8急迫性指數(shù)測驗急迫性指數(shù)測驗時間管理的六項基本原則三“A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分）你的心態(tài)足夠好嗎？你夠穩(wěn)重嗎？你的心態(tài)足夠好嗎？你夠穩(wěn)重嗎？看答案：看答案：0到到25分屬于低度急迫性心態(tài)，分屬于低度急迫性心態(tài)，26到到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度 MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. MitraStar Technology Corp. All Rights Reserved. 29合理合理地分配

32、地分配時間時間時間管理的六項基本原則四首先我們來看看穆爾的故事： 穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。 結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸

33、數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事長。 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。 80/20原理對我們的一個重要啟示便是原理對我們的一個重要啟示便是：避免避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問的成效。所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花題，你只需花20%的時間，即可取得的時間，即可取得80%的成效。的成效。 MitraStar Technology Corp. A