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文檔簡(jiǎn)介

1、九段秘書詳解 九段秘書工作方法五項(xiàng)卓越工作方法工作禮儀 目錄錄定義 什么是九段秘書? 本質(zhì)上講就是提高執(zhí)行力的思路。事例(會(huì)議組織)總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開(kāi)一個(gè)會(huì)議區(qū)分在這件事下,什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?通知到所有參會(huì)的人員,然后秘書自己也參加會(huì)議來(lái)做服務(wù),這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢? 一段秘書 發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知,然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品,并參加會(huì)議。事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織) 二段秘書 抓落實(shí)發(fā)通知后,再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn),確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織) 三段秘書 重檢查發(fā)通知,落實(shí)到人后,第二天在會(huì)前30分鐘提醒與

2、會(huì)者參會(huì),確定有沒(méi)有變動(dòng),對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人,立即匯報(bào)給總經(jīng)理,保證總經(jīng)理在會(huì)前知熟缺席情況,也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織) 四段秘書 勤準(zhǔn)備發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知后,去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會(huì)議門上貼上小條:系會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織) 五段秘書 細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,也測(cè)試了設(shè)備,還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是會(huì)?總裁的議題是什么?然后給與會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料,供他們參考事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織)六段秘書做記錄發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,測(cè)試了設(shè)

3、備,也提供了相關(guān)會(huì)議資料,還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄(在得到允許的情況下,做一個(gè)錄音備份)事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織)七段秘書發(fā)記錄會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理,然后請(qǐng)示總經(jīng)理會(huì)議內(nèi)容沒(méi)有問(wèn)題后,是否發(fā)給參加會(huì)議的人員,或者其他人員。要求他們按照?qǐng)?zhí)行。事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織)八段秘書定責(zé)任將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù),一對(duì)一的落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人,然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份,并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況,并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織)九段秘書做流程把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程,讓任何一個(gè)秘書都可以按照這個(gè)流程把會(huì)議服務(wù)的結(jié)

4、果做到九段,形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系事例(會(huì)議組織)事例(會(huì)議組織)知道好秘書的工作標(biāo)準(zhǔn)了, 知道好工作方法的標(biāo)準(zhǔn)了嗎事例(公司會(huì)議組織公司會(huì)議組織“九段秘書九段秘書”工作手冊(cè)工作手冊(cè)段位段位項(xiàng)項(xiàng) 目目工工 作作 標(biāo)標(biāo) 準(zhǔn)準(zhǔn)備備 注注一段發(fā)通知用電子郵件、黑板發(fā)通知。準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品電腦、投影、筆、筆記本、黑板、黑板筆、黑板刷、水果、衛(wèi)生、座號(hào)牌、歡迎辭、節(jié)目單、附件一事項(xiàng)等、二段抓落實(shí)在一段基礎(chǔ)上,打電話與參會(huì)人確認(rèn),保證每人都通知到。三段重檢查在二段的基礎(chǔ)上,在會(huì)前30分鐘提醒參會(huì)人參加會(huì)議。對(duì)于臨時(shí)不能參加人員,立即向主持人匯報(bào),由主持人確定擬缺席人應(yīng)參加會(huì)議。四段勤準(zhǔn)備在三段的

5、基礎(chǔ)上,會(huì)前測(cè)試會(huì)議設(shè)備,并在會(huì)議室門上留條:此會(huì)議室什么時(shí)間有什么會(huì)議安排。落實(shí)視頻、聲音等五段細(xì)準(zhǔn)備在四段的基礎(chǔ)上,了解會(huì)議性質(zhì)、議題,向與會(huì)者提供相關(guān)資料。資料提前擺放或固定地點(diǎn)自由取用。六段做記錄在五段的基礎(chǔ)上,做好詳細(xì)會(huì)議記錄(在取得主持人許可的情況下做一個(gè)錄音、錄像)。記錄本分為公司會(huì)議記錄本、總經(jīng)理會(huì)議記錄本、經(jīng)理會(huì)議記錄本、綜合會(huì)議記錄本。七段理記錄在六段的基礎(chǔ)上,整理好會(huì)議記錄交主持人,按主持人要求發(fā)各人員。樣本:湘西2008年12月21日經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要八段定責(zé)任將會(huì)議中確定的工作,一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人,經(jīng)責(zé)任人確認(rèn)后,形成書面?zhèn)渫?,交主持人與當(dāng)事人,并追蹤完成情況報(bào)主持

6、人。利用公司論壇做好責(zé)任人確認(rèn)和追蹤。九段流程化將會(huì)議組織工作流程化,讓每一位新手用九段秘書工作手冊(cè)就能完成各類會(huì)議。附件1:五項(xiàng)卓越工作方法 卓越的力量 超級(jí)分享五項(xiàng)卓越工作方法結(jié)果導(dǎo)向凡事有計(jì)劃 凡事有總結(jié)凡事有回饋, 凡事有結(jié)果五項(xiàng)卓越工作方法真誠(chéng)溝通在真誠(chéng)中溝通, 在溝通中交流在交流中共識(shí),在共識(shí)中合作在合作中共贏,和而不同五項(xiàng)卓越工作方法有效匯報(bào)帶著問(wèn)題的解決方案反饋問(wèn)題讓上司做選擇題, 而非填空題或問(wèn)答題五項(xiàng)卓越工作方法迅速反應(yīng)今日事今日畢先作對(duì), 再做好, 再追求更好提交能打動(dòng)自己的工作成果五項(xiàng)卓越工作方法陽(yáng)光心態(tài)存在即合乎道理陽(yáng)光積極、直接面對(duì)、接納五項(xiàng)卓越工作方法工作禮儀用別

7、人喜歡聽(tīng)的句式來(lái)說(shuō)話 句式一:用“我理解”平息不滿與矛盾 同 事:“這臺(tái)復(fù)印機(jī)的質(zhì)量太差了,才買 回來(lái)幾天就不能用了,你們秘書 是不是專買不合格產(chǎn)品阿?” 行政人員:“我非常理解你的心情!如果我 是你我也會(huì)這么想,讓我們一起來(lái) 看看,有什么辦法能夠補(bǔ)救吧。 句式二:用“我會(huì)”表達(dá)服務(wù)意愿行政人員:“對(duì)于你的問(wèn)題,我十分抱歉,我盡可能向部門經(jīng)理 崔經(jīng)理詢問(wèn)吧?!蓖?事:“你這是在應(yīng)付我嘛,盡可能就是有可能不會(huì)啦, 真是的!”行政人員:“你的問(wèn)題我已經(jīng)明白了。我會(huì)給部門崔經(jīng)理打電話 詢問(wèn),我會(huì)盡快給你答復(fù)的,好嗎?同 事:“那就OK啦,謝謝!”用別人喜歡聽(tīng)的句式來(lái)說(shuō)話 句式三:用“你能?”提出要求

8、行政人員:“你必須參加這次會(huì)議,這次會(huì)議很重要!” 同 事:“喂喂,你以為你是總經(jīng)理呢!說(shuō)話這么沖!”行政人員:“你能盡全力抽出時(shí)間來(lái)參加此次會(huì)議嗎?因 為這次會(huì)議很重要!” 同 事:“好的,我會(huì)盡全力安排的,謝謝你了!”用別人喜歡聽(tīng)的句式來(lái)說(shuō)話句式四:說(shuō)“你可以”來(lái)代替說(shuō)“不”“這不是公司的規(guī)定”“這不是我的工作”“沒(méi)人讓我這么做”“我不知道”“我做不到”行政人員:“我沒(méi)有這個(gè)職權(quán),不過(guò),Lisa應(yīng)該可以幫到 你,你可以和她談?wù)?,你等一下,我打?電話叫她過(guò)來(lái)?!鳖?客:“好的,太感謝你了!”用別人喜歡聽(tīng)的句式來(lái)說(shuō)話 句式五:說(shuō)“我”代替“你”以糾正錯(cuò)誤同 事:“我的表格已經(jīng)交上去很久了,怎

9、么還不批下來(lái)呢,比我晚交的都批下來(lái)了,這是怎么回事??!”行政人員:“別怪別人,你的表格都填錯(cuò)了,當(dāng)然沒(méi)辦法批了?!?同 事:“什么,是你讓我這么填的!你”同 事:“我的表格已經(jīng)交上去很久了,怎么還不批下來(lái)呢,比我晚交的都批下來(lái)了,這是怎么回事啊?”行政人員:“看來(lái)我還需要把表格的填法給你重新講一遍,因?yàn)閯偛趴赡苷f(shuō)得不夠清楚,這里有一部分應(yīng) 該是這樣填的“ 同 事:“哦,知道了,不好意思麻煩你了”用別人喜歡聽(tīng)的句式來(lái)說(shuō)話與上司溝通的注意事項(xiàng)(一)久久不眨眼盯著你看:他想知道更多,繼續(xù)友好、坦率,偶爾眨眨眼睛:對(duì)你評(píng)價(jià)高,想鼓勵(lì)你不抬頭,不看人:不良征兆,輕視,走為上向室內(nèi)凝視,并不時(shí)微微點(diǎn)頭:糟糕信號(hào),領(lǐng)導(dǎo)希望員工完全服從眼睛眨個(gè)不停:對(duì)談話內(nèi)容有疑問(wèn),稍停,給他發(fā)問(wèn)的機(jī)會(huì) 領(lǐng)導(dǎo)的眼睛領(lǐng)導(dǎo)的眼睛與上司溝通的注意事項(xiàng)(二)雙手叉腰,肘彎向外撐:雙手叉腰,肘彎向外撐:好發(fā)命令者,服從,避免爭(zhēng)辯好發(fā)命令者,服從,避免爭(zhēng)辯身體靠向椅子,手放腦后:身體靠向椅子,手放腦后:輕松、自負(fù),需要得到贊賞輕松、自負(fù),需要得到贊賞兩食

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