九段秘書工作方法

1、九段秘書詳解 九段秘書工作方法五項(xiàng)卓越工作方法工作禮儀 目錄錄定義 什么是九段秘書？ 本質(zhì)上講就是提高執(zhí)行力的思路。事例（會(huì)議組織）總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議區(qū)分在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?通知到所有參會(huì)的人員，然后秘書自己也參加會(huì)議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢? 一段秘書 發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織） 二段秘書 抓落實(shí)發(fā)通知后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織） 三段秘書 重檢查發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與

2、會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知熟缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織） 四段秘書 勤準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議門上貼上小條：系會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織） 五段秘書 細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是會(huì)？總裁的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織）六段秘書做記錄發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)

3、備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織）七段秘書發(fā)記錄會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理，然后請(qǐng)示總經(jīng)理會(huì)議內(nèi)容沒有問題后，是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。要求他們按照?qǐng)?zhí)行。事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織）八段秘書定責(zé)任將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一的落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織）九段秘書做流程把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以按照這個(gè)流程把會(huì)議服務(wù)的結(jié)

4、果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系事例（會(huì)議組織）事例（會(huì)議組織）知道好秘書的工作標(biāo)準(zhǔn)了， 知道好工作方法的標(biāo)準(zhǔn)了嗎事例（公司會(huì)議組織公司會(huì)議組織“九段秘書九段秘書”工作手冊(cè)工作手冊(cè)段位段位項(xiàng)項(xiàng) 目目工工 作作 標(biāo)標(biāo) 準(zhǔn)準(zhǔn)備備 注注一段發(fā)通知用電子郵件、黑板發(fā)通知。準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品電腦、投影、筆、筆記本、黑板、黑板筆、黑板刷、水果、衛(wèi)生、座號(hào)牌、歡迎辭、節(jié)目單、附件一事項(xiàng)等、二段抓落實(shí)在一段基礎(chǔ)上，打電話與參會(huì)人確認(rèn)，保證每人都通知到。三段重檢查在二段的基礎(chǔ)上，在會(huì)前30分鐘提醒參會(huì)人參加會(huì)議。對(duì)于臨時(shí)不能參加人員，立即向主持人匯報(bào)，由主持人確定擬缺席人應(yīng)參加會(huì)議。四段勤準(zhǔn)備在三段的

5、基礎(chǔ)上，會(huì)前測(cè)試會(huì)議設(shè)備，并在會(huì)議室門上留條：此會(huì)議室什么時(shí)間有什么會(huì)議安排。落實(shí)視頻、聲音等五段細(xì)準(zhǔn)備在四段的基礎(chǔ)上，了解會(huì)議性質(zhì)、議題，向與會(huì)者提供相關(guān)資料。資料提前擺放或固定地點(diǎn)自由取用。六段做記錄在五段的基礎(chǔ)上，做好詳細(xì)會(huì)議記錄（在取得主持人許可的情況下做一個(gè)錄音、錄像）。記錄本分為公司會(huì)議記錄本、總經(jīng)理會(huì)議記錄本、經(jīng)理會(huì)議記錄本、綜合會(huì)議記錄本。七段理記錄在六段的基礎(chǔ)上，整理好會(huì)議記錄交主持人，按主持人要求發(fā)各人員。樣本:湘西2008年12月21日經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要八段定責(zé)任將會(huì)議中確定的工作，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，經(jīng)責(zé)任人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫洠恢鞒秩伺c當(dāng)事人，并追蹤完成情況報(bào)主持

6、人。利用公司論壇做好責(zé)任人確認(rèn)和追蹤。九段流程化將會(huì)議組織工作流程化，讓每一位新手用九段秘書工作手冊(cè)就能完成各類會(huì)議。附件1：五項(xiàng)卓越工作方法 卓越的力量 超級(jí)分享五項(xiàng)卓越工作方法結(jié)果導(dǎo)向凡事有計(jì)劃 凡事有總結(jié)凡事有回饋， 凡事有結(jié)果五項(xiàng)卓越工作方法真誠溝通在真誠中溝通， 在溝通中交流在交流中共識(shí)，在共識(shí)中合作在合作中共贏，和而不同五項(xiàng)卓越工作方法有效匯報(bào)帶著問題的解決方案反饋問題讓上司做選擇題， 而非填空題或問答題五項(xiàng)卓越工作方法迅速反應(yīng)今日事今日畢先作對(duì)， 再做好， 再追求更好提交能打動(dòng)自己的工作成果五項(xiàng)卓越工作方法陽光心態(tài)存在即合乎道理陽光積極、直接面對(duì)、接納五項(xiàng)卓越工作方法工作禮儀用別

7、人喜歡聽的句式來說話 句式一：用“我理解”平息不滿與矛盾 同 事：“這臺(tái)復(fù)印機(jī)的質(zhì)量太差了，才買 回來幾天就不能用了，你們秘書 是不是專買不合格產(chǎn)品阿？” 行政人員：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也會(huì)這么想，讓我們一起來 看看，有什么辦法能夠補(bǔ)救吧。 句式二：用“我會(huì)”表達(dá)服務(wù)意愿行政人員：“對(duì)于你的問題，我十分抱歉，我盡可能向部門經(jīng)理 崔經(jīng)理詢問吧。”同 事：“你這是在應(yīng)付我嘛，盡可能就是有可能不會(huì)啦， 真是的！”行政人員：“你的問題我已經(jīng)明白了。我會(huì)給部門崔經(jīng)理打電話 詢問，我會(huì)盡快給你答復(fù)的，好嗎？同 事：“那就OK啦，謝謝！”用別人喜歡聽的句式來說話 句式三：用“你能？”提出要求

8、行政人員：“你必須參加這次會(huì)議，這次會(huì)議很重要！” 同 事：“喂喂，你以為你是總經(jīng)理呢！說話這么沖！”行政人員：“你能盡全力抽出時(shí)間來參加此次會(huì)議嗎？因 為這次會(huì)議很重要！” 同 事：“好的，我會(huì)盡全力安排的，謝謝你了！”用別人喜歡聽的句式來說話句式四：說“你可以”來代替說“不”“這不是公司的規(guī)定”“這不是我的工作”“沒人讓我這么做”“我不知道”“我做不到”行政人員：“我沒有這個(gè)職權(quán)，不過，Lisa應(yīng)該可以幫到 你，你可以和她談?wù)?，你等一下，我打?電話叫她過來?！鳖?客：“好的，太感謝你了！”用別人喜歡聽的句式來說話 句式五：說“我”代替“你”以糾正錯(cuò)誤同 事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎

9、么還不批下來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事啊！”行政人員：“別怪別人，你的表格都填錯(cuò)了，當(dāng)然沒辦法批了?！?同 事：“什么，是你讓我這么填的！你”同 事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎么還不批下來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事??？”行政人員：“看來我還需要把表格的填法給你重新講一遍，因?yàn)閯偛趴赡苷f得不夠清楚，這里有一部分應(yīng) 該是這樣填的“ 同 事：“哦，知道了，不好意思麻煩你了”用別人喜歡聽的句式來說話與上司溝通的注意事項(xiàng)（一）久久不眨眼盯著你看：他想知道更多，繼續(xù)友好、坦率，偶爾眨眨眼睛：對(duì)你評(píng)價(jià)高，想鼓勵(lì)你不抬頭，不看人：不良征兆，輕視，走為上向室內(nèi)凝視，并不時(shí)微微點(diǎn)頭：糟糕信號(hào)，領(lǐng)導(dǎo)希望員工完全服從眼睛眨個(gè)不停：對(duì)談話內(nèi)容有疑問，稍停，給他發(fā)問的機(jī)會(huì) 領(lǐng)導(dǎo)的眼睛領(lǐng)導(dǎo)的眼睛與上司溝通的注意事項(xiàng)（二）雙手叉腰，肘彎向外撐：雙手叉腰，肘彎向外撐：好發(fā)命令者，服從，避免爭(zhēng)辯好發(fā)命令者，服從，避免爭(zhēng)辯身體靠向椅子，手放腦后：身體靠向椅子，手放腦后：輕松、自負(fù)，需要得到贊賞輕松、自負(fù)，需要得到贊賞兩食