商務(wù)秘書教程第1章

1、第一章第一章 商務(wù)秘書概述商務(wù)秘書概述 第一節(jié)第一節(jié) 商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書（一）（一）概念 商務(wù)秘書是在工商企業(yè)中從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，其承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)和管理層決策服務(wù)的重要職責(zé)。商務(wù)秘書（二）（二）商務(wù)秘書的類別 初級商務(wù)秘書 1、影響力和輔助作用 中級商務(wù)秘書 高級商務(wù)秘書 公關(guān)型 參謀型 2、素質(zhì)、能力、職責(zé) 秀才型 技能型 辦事型商務(wù)秘書部門商務(wù)秘書部門（一）商務(wù)秘書部門職能1、處理文書2、管理信息3、監(jiān)督檢查4、綜合協(xié)調(diào)5、辦理事務(wù)商務(wù)秘書工作（一）商務(wù)秘書工作（一）（一）商務(wù)秘書工作的特性 輔助性輔助地位、從屬地位

2、 政策性以身作則、不可監(jiān)守自盜 綜合性全面性、多樣性、系統(tǒng)性 事務(wù)性細(xì)致周密、認(rèn)真負(fù)責(zé)商務(wù)秘書工作（二）商務(wù)秘書工作（二）（二）商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容1、日常事務(wù)性工作2、上司指派性工作3、主動創(chuàng)造性工作主動創(chuàng)造性工作商務(wù)秘書工作（三）商務(wù)秘書工作（三）（三）商務(wù)秘書工作要求1、高效2、務(wù)實(shí)3、保密商務(wù)秘書的職業(yè)狀況商務(wù)秘書的職業(yè)狀況（一）商務(wù)秘書面臨的新挑戰(zhàn)1、全球化的視角2、科技的飛速發(fā)展3、管理理念的變化4、人力資源的新要求5、企業(yè)文化的變遷（二）商務(wù)秘書發(fā)展趨勢1、智能化2、專業(yè)化3、復(fù)合化4、社會化5、女性化案例：朋友與原則案例：朋友與原則 趙青是經(jīng)理辦公室秘書，負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用以

3、及款項(xiàng)的報(bào)銷。周一趙青正在電腦鍵盤上忙碌，她的好朋友研發(fā)部的張然走進(jìn)了辦公室。張然提出讓趙青報(bào)銷本月吃飯和打的的錢，順便領(lǐng)兩箱A4的紙。公司規(guī)定周二才能報(bào)銷和領(lǐng)用辦公用品，因此，趙青讓張然隔天再去。張然不依，把報(bào)銷票據(jù)推到趙青面前趙青拿起票據(jù)一看，上面沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字，感到十分為難。面對著不達(dá)目的不罷休的張然，趙青妥協(xié)了，用自己掌握的零用現(xiàn)金給她報(bào)了帳，又從庫里拿了兩箱紙給張然，張然滿意地走了。 在上述案例中，趙秘書犯了什么錯(cuò)誤？你怎么看待公司關(guān)于報(bào)銷和領(lǐng)用辦公品的規(guī)定？假如你是趙秘書，你會如何處理這件事？作為秘書，應(yīng)怎樣正確處理公事與私事之間的關(guān)系？案例討論與分析案例討論與分析 公司對于辦公用品

4、的領(lǐng)用一般都由專門的秘書負(fù)責(zé)，目的是為了既能保證供應(yīng)又能防止浪費(fèi)。為了提高辦事效率，不過多的占用秘書的時(shí)間，一般都規(guī)定一個(gè)專門領(lǐng)用辦公用品的時(shí)間，讓大家集中領(lǐng)取。再者，規(guī)定秘書掌握一些零用現(xiàn)金，目的是方便小額的報(bào)銷。但是同時(shí)也規(guī)定，報(bào)銷和領(lǐng)用辦公用品必須要有部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能有效，秘書見簽字才能辦理。趙青礙于情面，為自己的好朋友而破壞了公司的規(guī)定，是十分失職的。第二節(jié)第二節(jié) 商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的外部工作環(huán)境商務(wù)秘書的外部工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書工作的社會大環(huán)境1 1、政治環(huán)境、政治環(huán)境2 2、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境3 3、科技環(huán)境、科技環(huán)境4 4、文化環(huán)境、文化環(huán)境（二）商

5、務(wù)秘書工作具體的外部環(huán)境General Manager總經(jīng)理總經(jīng)理Logistics物流部物流部Production生產(chǎn)部生產(chǎn)部Export出口部出口部Purchase采購部采購部GM Office總經(jīng)辦總經(jīng)辦Finance財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部HR人力資源部人力資源部Sale銷售部銷售部商務(wù)秘書的外部工作環(huán)境（二）商務(wù)秘書的外部工作環(huán)境（二）商務(wù)秘書的內(nèi)部工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書的辦公室自然環(huán)境1、辦公室環(huán)境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒適整潔、協(xié)調(diào)統(tǒng)一（3）環(huán)境安全2、辦公室的空間布局（1）開放式辦公室（2）封閉式辦公室（二）商務(wù)秘書工作的軟環(huán)境環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變（一）要盡快學(xué)會適應(yīng)環(huán)境

6、1、善于觀察，虛心求教2、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)3、切忌說三道四（二）要學(xué)會在適應(yīng)環(huán)境中逐步改變環(huán)境第三節(jié)第三節(jié) 商務(wù)秘書的職業(yè)形象與綜合素質(zhì)商務(wù)秘書的職業(yè)形象與綜合素質(zhì)商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（一）商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（一） “禮儀是加在他的一切別中美德之上的一層藻飾，禮儀是加在他的一切別中美德之上的一層藻飾，使它們對他具有效用，為他去獲得一切和他接近的使它們對他具有效用，為他去獲得一切和他接近的人的尊重和好感；沒有良好的禮儀，其余一切就會人的尊重和好感；沒有良好的禮儀，其余一切就會被人看成驕傲、自負(fù)、無用和愚蠢。被人看成驕傲、自負(fù)、無用和愚蠢。” 英國哲學(xué)家約翰洛克 商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（二）

7、商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（二）（一）儀容頭發(fā)頭發(fā) 耳朵耳朵 眼鏡眼鏡 牙齒牙齒 口氣口氣 指甲指甲 體味體味 不遮掩面孔，發(fā)型好；頭發(fā)清潔，無頭不遮掩面孔，發(fā)型好；頭發(fā)清潔，無頭屑；修剪鼻毛和耳毛；屑；修剪鼻毛和耳毛； 清潔；清潔； 合適，鏡片干凈；胸前不要掛眼鏡；合適，鏡片干凈；胸前不要掛眼鏡； 光亮、潔白整齊；光亮、潔白整齊； 清新（無異味）；清新（無異味）； 干凈；干凈； 香水、須后水等用量適當(dāng)香水、須后水等用量適當(dāng)商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（三）商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（三）（二）儀表 標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝 1、女士著裝 應(yīng)酬著裝 職業(yè)便裝 標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝2、男士著裝 應(yīng)酬著裝 職業(yè)便裝 商務(wù)秘書的職業(yè)形象

8、設(shè)計(jì)（四）商務(wù)秘書的職業(yè)形象設(shè)計(jì)（四）（三）舉止談吐1、規(guī)范的姿態(tài)（1）站立有精神、挺拔（2）坐相穩(wěn)重、端正（3）行走步伐輕松敏捷2、規(guī)范的表情（1）微笑（2）目光3、規(guī)范的手勢商務(wù)秘書的綜合素質(zhì)要求（一）商務(wù)秘書的綜合素質(zhì)要求（一）（一）商務(wù)秘書的職業(yè)道德1、愛崗敬業(yè)，忠于職守2、埋頭苦干，任勞任怨3、謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道4、遵紀(jì)守法，廉潔奉公5、守時(shí)守信，嚴(yán)守機(jī)密6、實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新商務(wù)秘書的綜合素質(zhì)要求（二）商務(wù)秘書的綜合素質(zhì)要求（二）（二）商務(wù)秘書的職業(yè)能力1、表達(dá)能力2、辦事能力3、交際公關(guān)能力4、操作能力 案例：誰的功勞案例：誰的功勞 劉處長秘書李浩然是北大中文系的高才生，劉處長秘

9、書李浩然是北大中文系的高才生，寫得一手好文章。前幾天，他按照處長要求，完寫得一手好文章。前幾天，他按照處長要求，完成一篇工作總結(jié)。劉處長在全公司總結(jié)大會上宣成一篇工作總結(jié)。劉處長在全公司總結(jié)大會上宣讀了該總結(jié)，獲得了全公司的一致好評。知道內(nèi)讀了該總結(jié)，獲得了全公司的一致好評。知道內(nèi)情的人都說這是李秘書的功勞，李浩然得悉后，情的人都說這是李秘書的功勞，李浩然得悉后，嚴(yán)肅地說：嚴(yán)肅地說：“不能這么說，我只是寫了個(gè)草稿，不能這么說，我只是寫了個(gè)草稿，最后還是處長定的稿。最后還是處長定的稿?！?上述案例中，劉秘書的做法對嗎？你是如何理解秘書的“謀”而不“斷”的？應(yīng)該如何理解秘書要甘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)身后的無名英雄？案例討論與分析案例討論與分析 秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，但只是起輔助作用，只是助手，但只是起輔助作用，只是“謀謀”而而不不“斷斷”，領(lǐng)導(dǎo)在做最后的決策之前，會讓秘，領(lǐng)導(dǎo)在做最后的決策之前，會讓秘書做先期的工作。有時(shí)，秘書的工作能力，書做先期的工作。有時(shí)，秘書的工作能力，完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)比較到位，無須領(lǐng)導(dǎo)做完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)比較到位，無須領(lǐng)導(dǎo)做更多的修改就采用了，但這不等于是秘書的更多的修改就采用了，但這不等于