集團(tuán)科技檔案管理制度

1、新奧集團(tuán)科技檔案管理制度1 總則11目的 科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，為了建立、健全科技檔案管理工作，完整地保存和科學(xué)的管理科技檔案，根據(jù)中華人民共和國檔案法和科學(xué)技術(shù)檔案工作條例，結(jié)合新奧集團(tuán)具體情況，特制定本管理制度。12適用范圍 本制度適用于集團(tuán)公司及各成員企業(yè)科技檔案的管理。13管理職責(zé)131新奧集團(tuán)科技檔案統(tǒng)一歸口管理部門為集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部科技檔案室（以下稱集團(tuán)公司科技檔案室）。132集團(tuán)公司科技檔案管理采用二級(jí)管理模式，第一級(jí)科技檔案管理部門為集團(tuán)公司科技檔案室；第二級(jí)科技檔案管理部門為各成員企業(yè)技術(shù)部門。集團(tuán)公司和各成員企業(yè)科技檔案管理人員根據(jù)具體

2、情況可設(shè)專職人員，也可設(shè)兼職人員。133第一級(jí)科技檔案管理部門的基本職責(zé)是： （1）貫徹執(zhí)行國家和上級(jí)部門有關(guān)科技檔案工作的方針、政策、條例和法規(guī)。 （2）負(fù)責(zé)制定集團(tuán)公司科技檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章、制度。 （3）統(tǒng)一集中管理集團(tuán)公司各成員企業(yè)的重要科技檔案，做好科技檔案的接收、管理和提供利用工作。 （4）收集各職能部門和各成員企業(yè)的科技圖書及科技情報(bào)資料目錄，重要內(nèi)容登錄上網(wǎng)，做到資源共享。 （5）負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各成員企業(yè)科技檔案工作情況，及各項(xiàng)管理制度的實(shí)施情況。134第二級(jí)科技檔案管理部門的基本職責(zé)是： （1）貫徹執(zhí)行國家和上級(jí)部門有關(guān)科技檔案工作的方針、政策、條例和法規(guī)，實(shí)施集團(tuán)公司科

3、技檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章、制度。 （2）參與本單位科研、生產(chǎn)、基建工程的鑒定、定型、驗(yàn)收等重要活動(dòng)。根據(jù)本單位科研、生產(chǎn)、基建工程情況制定科技檔案工作計(jì)劃。 （3）監(jiān)督、檢查、協(xié)助有關(guān)部門、施工單位做好科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔和歸檔后的更改、補(bǔ)充工作。 （4）負(fù)責(zé)本單位科技檔案資料的收集、編制、整理、匯總和送交，提供使用服務(wù)，并兼管科技圖書、情報(bào)資料工作。2 歸檔21各成員企業(yè)重要科技檔案（科研、生產(chǎn)、建設(shè)工程檔案），送交集團(tuán)公司科技檔案室統(tǒng)一集中管理，歸檔范圍、保管部門和保管期限見附錄A。22部門、單位因工作需要購買的科技圖書（見附錄A5.1），須到各自科技檔案管理部門登記，有檔

4、案主管人員簽字，財(cái)務(wù)部門方準(zhǔn)予報(bào)銷。23公派參加會(huì)議或參觀展覽收集的科技情報(bào)資料（見附錄A5.2），須上交各自科技檔案管理部門，登記后，集中管理。24歸檔時(shí)間 （1）科研類文件，應(yīng)在一個(gè)課題、發(fā)明、專利等研究告一段落或全部結(jié)束后歸檔。 （2）產(chǎn)品類文件，應(yīng)在產(chǎn)品、工藝定型后歸檔。 （3）管道工程類文件，應(yīng)在單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收合格后歸檔。 （4）建筑類文件，應(yīng)在單位工程竣工驗(yàn)收合格后歸檔。 （5）各二級(jí)檔案管理部門應(yīng)于每月1日-3日三天之內(nèi)，把上月登記的科技圖書、科技情報(bào)資料目錄及內(nèi)容簡短介紹，送交集團(tuán)公司科技檔案室。25科技檔案歸檔應(yīng)符合下列要求： （1）卷宗整齊、完整、無破損、污跡等； （2）

5、檔案應(yīng)做到編制、整理及時(shí)，內(nèi)容完整、項(xiàng)目齊全、數(shù)字準(zhǔn)確、結(jié)論正確，有關(guān)方面簽證、認(rèn)證手續(xù)齊全，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。 （3）檔案裝訂幅面一律采用A4幅面； （4）檔案材料可以是軟盤、照片、錄象帶等載體型文件材料。26科技檔案歸檔時(shí)應(yīng)填寫歸檔單，見附錄B，經(jīng)檔案管理人員檢查后，辦理簽收手續(xù)。3 科技秘級(jí)檔案管理31科技秘級(jí)檔案的劃分范圍： （1）由我公司產(chǎn)生的屬高新技術(shù)領(lǐng)域的技術(shù)文件； （2）與國家大地坐標(biāo)系聯(lián)網(wǎng)的設(shè)計(jì)圖、資料和數(shù)據(jù)等； （3）大型項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)及審查報(bào)告，重大改造項(xiàng)目技術(shù)文件； （4）技術(shù)談判產(chǎn)生的技術(shù)協(xié)議等文件； （5）公司核心技術(shù)訣竅

6、，技術(shù)專利實(shí)施中對(duì)專利技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新的核心內(nèi)容； （6）集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量發(fā)展規(guī)劃。32集團(tuán)公司科技檔案室為科技秘級(jí)檔案的歸口部門。其職責(zé)是：（1）指導(dǎo)、審查各成員企業(yè)科技秘級(jí)檔案的界定及歸口管理工作；（2）對(duì)集團(tuán)公司職能部門及各成員企業(yè)科技檔案保密工作進(jìn)行檢查，協(xié)助有關(guān)部門查處重大科技檔案泄密事件； （3）開展科技秘級(jí)檔案保密教育工作。33各成員企業(yè)負(fù)責(zé)本單位科技秘級(jí)檔案的日常管理工作。其職責(zé)是： （1）按照集團(tuán)公司科技秘級(jí)檔案管理的規(guī)定，做好本單位科技秘級(jí)檔案的收集、整理、送交、保密工作； （2）界定本單位的科技秘級(jí)檔案。34科技秘級(jí)檔案的界定： （1）公司各職能部門及各成員企業(yè)應(yīng)按照本制度

7、的第十二條規(guī)定，界定科技秘級(jí)檔案，并在界定科技秘級(jí)檔案的同時(shí)，確定保密期限和保密范圍。 （2）公司各職能部門及各成員企業(yè)應(yīng)根據(jù)本制度的第十二條規(guī)定的具體內(nèi)容，確定界定科技秘級(jí)檔案的時(shí)間，確保不泄密。35科技秘級(jí)檔案解秘。 （1）超出保密期限，失去保密價(jià)值的應(yīng)及時(shí)解秘； （2）要解秘的科技秘級(jí)檔案應(yīng)由有關(guān)人員提出建議，報(bào)本單位技術(shù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后解秘。36集團(tuán)公司各職能部門和各成員企業(yè)確定為秘級(jí)的科技檔案，應(yīng)在確定后一周內(nèi)報(bào)集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部備案，在該項(xiàng)目完成后三十日內(nèi)，送交集團(tuán)公司科技檔案室歸檔。4 保管與利用41科技檔案歸檔后應(yīng)登記、編號(hào)、造冊(cè)，并根據(jù)實(shí)際情況把目錄和內(nèi)容簡介在內(nèi)部登錄上網(wǎng)（秘

8、級(jí)檔案除外）。42科技檔案排列存放采用分類存放保管，每類中再按歸檔先后順序排放，并應(yīng)有代號(hào)標(biāo)簽，位置索引，以便于查找。科技秘級(jí)檔案單獨(dú)編號(hào)，單獨(dú)保管。43科技檔案的保管期限分永久、長期、短期三種。 長期：等于工程、建筑物、設(shè)備的使用壽命 短期：十五年以下5 處置51技術(shù)質(zhì)量部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案室管理人員定期（一年一次）對(duì)檔案資料進(jìn)行清理鑒定，對(duì)過期、無使用價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，列出清單，報(bào)集團(tuán)公司總工程師審批后，另處保存或報(bào)廢，并在相關(guān)登記上和網(wǎng)上注明或清除。52經(jīng)審批報(bào)廢的科技檔案應(yīng)徹底銷毀。6 其它61科技檔案 借閱、查閱見科技檔案借閱、查閱管理制度。62科技檔案庫房管理見科技檔案庫房管理制度。6

9、3科技檔案編號(hào)方法見新奧集團(tuán)科技檔案編號(hào)方法。64本制度實(shí)施后，在執(zhí)行過程中，由集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)制度的貫徹、落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。附錄A科技檔案歸檔范圍、保管部門及保管期限表 科技檔案歸檔范圍、保管部門及保管期限序號(hào) 歸 檔 范 圍保管部門保管期限備 注A1科研類 .01委托書、協(xié)議書（或合同） KJD 短期 .02課題任務(wù)書 KJD 短期 .03研究計(jì)劃、大綱 KJD 短期 .04制定研究方案 KJD 短期 .05實(shí)驗(yàn)記錄 短期 .06工作日記 短期 .07設(shè)計(jì)原圖 KJD 短期 .08計(jì)算數(shù)據(jù) KJD 短期 .09階段小結(jié) 短期 .10實(shí)驗(yàn)報(bào)告 KJD 短期 .11科學(xué)論文 KJ

10、D 短期 .12專題報(bào)告 短期 .13專題著作 KJD 短期 .14鑒定推廣材料、記錄 KJD 短期 .15專利申報(bào)文件及批文 KJD 短期A2工業(yè)產(chǎn)品類A2.1產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) .01產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .02設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .03工藝、工藝裝備標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .04檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .05原材料標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .06外協(xié)件標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .07計(jì)量、測試儀器標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .08能源標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .09安全標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期 .10其它相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) KJD 短期續(xù)表1科技檔案歸檔范圍、保管單位及保管期限序號(hào) 歸 檔 范 圍保管單位保管期限備 注A2.2設(shè)計(jì)類

11、 .01總裝配圖 KJD 短期 .02部件裝配圖 KJD 短期 .03全部零件圖樣 KJD 短期 .04安裝圖 KJD 短期 .05包裝圖 短期 .06計(jì)算書 短期 .07產(chǎn)品說明書 短期A2.3 工藝類 短期 .01工藝文件目 短期 .02工藝規(guī)程 KJD 短期 .03工藝裝備 短期 .04生產(chǎn)過程中有關(guān)技術(shù)、質(zhì)量方面的原始資料 KJD 短期A2.4新產(chǎn)品鑒定類 .01新產(chǎn)品投產(chǎn)技術(shù)大綱 KJD 短期 .02產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告 KJD 短期 .03新產(chǎn)品試制總結(jié)報(bào)告（經(jīng)濟(jì)效果分析）及單位鑒定結(jié)論 KJD 短期 .04新產(chǎn)品設(shè)計(jì)和主要工藝技術(shù)文件 KJD 短期 .05國內(nèi)外同類產(chǎn)品對(duì)

12、比及試用單位意見 KJD 短期 .06新產(chǎn)品檢驗(yàn)、測試結(jié)果及例行實(shí)驗(yàn)報(bào)告 KJD 短期 .07檢驗(yàn)用計(jì)量器具、檢定合格證 KJD 短期 .08產(chǎn)品使用說明書 KJD 短期 .09環(huán)境保護(hù)措施報(bào)告 KJD 短期A3燃?xì)夤艿拦こ填怉3.1綜合類 .01可行性研究報(bào)告 KJD 長期續(xù)表2 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號(hào) 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .02建設(shè)工程設(shè)計(jì)合同 KJD 長期 .03建設(shè)用地規(guī)劃許可證 KJD 永久 .04征地拆遷協(xié)議、 KJD 永久 .05城市建設(shè)規(guī)劃許可證 KJD 永久 .06規(guī)劃設(shè)計(jì) KJD 永久 .07項(xiàng)目投資許可證 KJD 長期 .08上級(jí)批文 KJD

13、 長期 .09工程地質(zhì)勘察報(bào)告 KJD 長期 .10施工許可證 KJD 長期 .11施工合同 KJD 長期 .12工程預(yù)算書 KJD 長期 .13工程質(zhì)量監(jiān)督委托書 KJD 長期A3.2圖紙類 .01外網(wǎng)燃?xì)夤艿拦こ炭⒐D KJD 長期 .02室外燃?xì)夤艿拦こ炭⒐D KJD 長期 .03室內(nèi)燃?xì)夤艿拦こ炭⒐D KJD 長期A3.3施工類 .01開工申請(qǐng)報(bào)告 KJD 長期 .02管道測量定位記錄 KJD 長期 .03圖樣會(huì)審 KJD 長期 .04設(shè)計(jì)變更通知單 KJD 長期 .05技術(shù)交底 KJD 長期 .06施工組織設(shè)計(jì)、施工方案 KJD 長期 .07材料、管道附件、管件、閥門、設(shè)備等出廠合格

14、證、質(zhì)量證明書、化驗(yàn)單、試驗(yàn)報(bào)告 KJD 長期 .08防腐施工記錄 KJD 長期 .09防腐檢測記錄 KJD 長期 .10隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄 KJD 長期 .11管道吹掃記錄 KJD 長期 .12強(qiáng)度、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄 KJD 長期 .13焊接工藝評(píng)定 KJD 長期 .14焊縫外觀質(zhì)量檢驗(yàn)記錄 KJD 長期續(xù)表3 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號(hào) 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .15焊接無損探傷及試驗(yàn)報(bào)告 KJD 長期 .16施工工序質(zhì)量驗(yàn)收記錄 KJD 長期 .17管線通球記錄 KJD 長期 .18分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表 KJD 長期 .19單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表 KJD 長期 .

15、20監(jiān)理通知 KJD 長期 .21質(zhì)量問題處理報(bào)告 KJD 長期 .22交工驗(yàn)收證明 KJD 長期 .23施工日記、施工總結(jié) KJD 長期A3.4竣工類 .01竣工報(bào)告 KJD 長期 .02竣工驗(yàn)收簽證書 KJD 長期A4建筑類A4.1綜合類 .01單位工程申請(qǐng)報(bào)告 KJD 長期 .02上級(jí)批文 KJD 永久 .03規(guī)劃定點(diǎn)圖 KJD 永久 .04土地征用 KJD 永久 .05建筑設(shè)計(jì)任務(wù)委托書 KJD 長期 .06工程概算書 KJD 長期 .07工程地質(zhì)勘察報(bào)告 KJD 永久 .08施工執(zhí)照 KJD 長期 .09建筑工程規(guī)劃許可證 KJD 永久 .10建筑防火審核復(fù)函 KJD 長期 .11開

16、工許可證 KJD 長期 .12遷址意見書 KJD 永久 .13建設(shè)用地規(guī)劃許可證 KJD 永久 .14工程勘察設(shè)計(jì)許可證 KJD 長期 .15城市建設(shè)工程驗(yàn)線證 KJD 永久A4.2圖紙類(竣工圖) .01建筑施工圖 KJD 長期 .02結(jié)構(gòu)施工圖 KJD 長期 .03給排水圖 KJD 長期 .04動(dòng)力與照明電圖 KJD 長期續(xù)表4 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號(hào) 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .05冷暖氣及通風(fēng)空調(diào)等圖 KJD 長期 .06總平面圖(建筑物的層數(shù)和位置 KJD 長期A4.3施工類 .01工程開工報(bào)告 KJD 長期 .02測量定位和打樁記錄 KJD 長期 .03圖紙

17、會(huì)審記錄 KJD 長期 .04設(shè)計(jì)變更通知單 KJD 長期 .05技術(shù)核定單 KJD 長期 .06地基釬探記錄 KJD 永久 .07重要部位技術(shù)交底 KJD 長期 .08計(jì)劃任務(wù)書、協(xié)議或合同 KJD 長期 .09施工組織設(shè)計(jì)和施工方案 KJD 長期 .10鋼材出廠證明及試驗(yàn)單 KJD 長期 .11磚試驗(yàn)單及出廠證明 KJD 長期 .12砂試驗(yàn)單 KJD 長期 .13石子試驗(yàn)單 KJD 長期 .14水泥試驗(yàn)單及出廠證明 KJD 長期 .15瀝青試驗(yàn)單 KJD 長期 .16卷材試驗(yàn)單 KJD 長期 .17焊接試驗(yàn)單(焊接評(píng)定) KJD 長期 .18預(yù)制構(gòu)件出廠證明 KJD 長期 .19馬蹄脂配合

18、比通知單 KJD 長期 .20砼試塊配合比通知單 KJD 長期 .21砼試塊強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 KJD 長期 .22砂漿配比通知單 KJD 長期 .23砂漿試塊強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 KJD 長期 .24土壤試驗(yàn)報(bào)告 KJD 永久 .25結(jié)構(gòu)吊裝及結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄 KJD 長期 .26隱蔽工程記錄(包括基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖) KJD 長期 .27沉降觀測和地基復(fù)查記錄 KJD 長期 .28分部分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表 KJD 長期 .29竣工（中間）驗(yàn)收證明 KJD 長期續(xù)表5 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號(hào) 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .30單位工程質(zhì)量評(píng)定表 KJD 長期 .31工程質(zhì)量事故處理報(bào)告及形成材料 KJD 長期A4.4竣工類 .01竣工報(bào)告 KJD 長期 .02竣工決算 KJD