如何高效完成工作任務(wù)

1、精選課件1如何高效地完成工作任務(wù)如何高效地完成工作任務(wù) 2 案例案例分析：分析： 上述伐木工人，工作可謂兢兢業(yè)業(yè)，他不辭辛勞、埋頭苦干，甚至加班加點(diǎn)，卻仍然做不好工作，原因就在于“我把所有的時(shí)間都花在砍樹上了，哪里有時(shí)間去磨斧子”。工作之所以累，是因?yàn)椴粫?huì)講方法。 埋頭苦干是很好的做事態(tài)度?？墒牵@并不意味著只要我們花上大量的時(shí)間，事情自然就會(huì)解決。實(shí)踐告訴我們：不是不做事，也不是只做事，而是要注意做事的方式和方法。 掌握一種好的工作方法是工作高效的根本做正確的事比什么都重要 3 P P、D D、C C、A A 工工作法作法PDCAP(Plan)：制定計(jì)劃制定計(jì)劃D(Do)：立即行動(dòng)立即行動(dòng)C

2、(Check)：檢查檢查A(Action)：修正修正 4 P P：制定計(jì)劃制定計(jì)劃 5 夫未戰(zhàn)而廟算勝者，得算多也；未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況于無算乎！吾以此觀之，勝負(fù)見矣。計(jì)劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。為何要制定計(jì)劃？為何要制定計(jì)劃？ 6 古人講：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。” 在日常學(xué)習(xí)或工作中，計(jì)劃是常用并意義重大的。一切有組織的活動(dòng)，不管大小，重要與不重要，全局性的或是局部性的，都必須有計(jì)劃。計(jì)劃工作又是一切管理活動(dòng)的前提，只有有了計(jì)劃以后，人們才能開展其他的管理活動(dòng)。 7 因此一日之計(jì)在于一日

3、之計(jì)在于昨夜，而不是昨夜，而不是在于晨。在于晨。今天晚上就應(yīng)該今天晚上就應(yīng)該寫好明天早上要寫好明天早上要做的事情。做的事情。一月之計(jì)在于一月之計(jì)在于上個(gè)月底而不上個(gè)月底而不是這個(gè)月初。是這個(gè)月初。月底你就應(yīng)該寫月底你就應(yīng)該寫好下個(gè)月你要做好下個(gè)月你要做的一切事情。的一切事情。一年之計(jì)在于一年之計(jì)在于去年底，而不去年底，而不是今年年初。是今年年初。今年年底你就應(yīng)今年年底你就應(yīng)該寫好一切明年該寫好一切明年要做的事情。要做的事情。精選課件8權(quán)限權(quán)限責(zé)任責(zé)任義務(wù)義務(wù)責(zé)任責(zé)任接到您的職務(wù)時(shí)，必須清楚地了解您的接到您的職務(wù)時(shí)，必須清楚地了解您的工作內(nèi)容。工作內(nèi)容。同時(shí)也要能清楚地了解您的上司對您這同時(shí)也要

4、能清楚地了解您的上司對您這項(xiàng)職務(wù)的期待，因?yàn)橥鷮ぷ鲀?nèi)容項(xiàng)職務(wù)的期待，因?yàn)橥鷮ぷ鲀?nèi)容的看法和您的上司有差距。的看法和您的上司有差距。了解并記錄你的工作內(nèi)容，該做什么？如了解并記錄你的工作內(nèi)容，該做什么？如何去做？何去做？權(quán)限權(quán)限為了完成每個(gè)人的責(zé)任，必須配合完成為了完成每個(gè)人的責(zé)任，必須配合完成責(zé)任應(yīng)有的力量，這個(gè)力量稱為權(quán)限。責(zé)任應(yīng)有的力量，這個(gè)力量稱為權(quán)限。 義務(wù)義務(wù)當(dāng)您承擔(dān)了責(zé)任，您就必須百分之百地當(dāng)您承擔(dān)了責(zé)任，您就必須百分之百地完成您的責(zé)任；百分之百完成您的責(zé)任完成您的責(zé)任；百分之百完成您的責(zé)任就是您的義務(wù)。因此，一旦您有了正式就是您的義務(wù)。因此，一旦您有了正式的職務(wù)，您同

5、時(shí)就有了完成職務(wù)的義務(wù)，的職務(wù)，您同時(shí)就有了完成職務(wù)的義務(wù)，二者是同時(shí)發(fā)生，不可分割的。二者是同時(shí)發(fā)生，不可分割的。先了解你的工作 9 可量可量化的化的切實(shí)可切實(shí)可行的行的制制定定計(jì)計(jì)劃劃的的原原則則明確的明確的注重注重結(jié)果結(jié)果有時(shí)間有時(shí)間限制限制制定計(jì)劃的原則制定計(jì)劃的原則 10 案例案例新品促銷會(huì)的目標(biāo)設(shè)定： 目的明確化（告知客戶我們推出新產(chǎn)品） 費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)可量化（各種支出的預(yù)算場地費(fèi)、布展費(fèi)、交通費(fèi)等） 時(shí)間有時(shí)間限制（簽到時(shí)間，會(huì)議開始，每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)奏等） 邀請人數(shù)切實(shí)可行可量化的 11 你是你是“寒號鳥寒號鳥”嗎？嗎？ 有一只鳥，在一個(gè)寒風(fēng)凜冽的冬夜，站在一個(gè)枯樹枝上，凍得直叫

6、：“我明天一定要做一個(gè)溫暖的窩”?？墒堑搅说诙?，太陽出來了，大地變得暖和起來，這只鳥心想：天氣這么好，我做什么窩，還是盡快玩啥吧。到了夜里，太陽下山了，寒風(fēng)吹起來了，這只鳥又凍得直叫：“我明天一定要做一個(gè)溫暖的窩”?？墒?，沒有“明天”了，天亮的時(shí)候，人們發(fā)現(xiàn)這只鳥凍死在樹枝上。因?yàn)檫@只鳥凍得直叫喚，所以人們叫這種鳥做“寒號鳥”。D D：立刻行動(dòng)：立刻行動(dòng) 12 你曾經(jīng)買了一件很喜歡的衣裳卻舍不得穿，鄭重地供奉在衣柜里；許久之后，當(dāng)你再看見它的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)過時(shí)了。所以，你就這樣與它錯(cuò)過了。 你也曾經(jīng)買了一塊漂亮的蛋糕卻舍不得吃，鄭重地供奉在冰箱里；許久之后，當(dāng)你再看見它的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)它已

7、經(jīng)過期了。所以，你也這樣與它錯(cuò)過了。 沒有在最喜歡的時(shí)候上身的衣裳，沒有在最可口的時(shí)候品嘗的蛋糕，就像沒有在最想做的時(shí)候去做的事情，都是遺憾。生命也有保存期限，想做的事該趁早去做。如果你只是把你的心愿鄭重地供奉在心里，卻未曾去實(shí)行，那么唯一的結(jié)果，就是與它錯(cuò)過，一如那件過時(shí)的衣裳，一如那塊過期的蛋糕。 D D：立刻行動(dòng)：立刻行動(dòng)抓住最好的時(shí)機(jī) 絕不錯(cuò)過 13 執(zhí)行方式-ABC法則。把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型： 這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫？這項(xiàng)任務(wù)是否必要？這項(xiàng)任務(wù)能否助你更有效地工作？這項(xiàng)任務(wù)是否日常性的？ 是否今天就需要完成？這項(xiàng)任務(wù)是否有最后期限？ 這項(xiàng)任務(wù)是否重要但不緊迫，或緊迫但

8、不重要？不必做，取消它留待有空時(shí)再做分出時(shí)間來完成制訂可行的期限留出時(shí)間完成立即行動(dòng)A型任務(wù)C型任務(wù)B型任務(wù)否否否否否否否是是是是是是是考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度A型：今天必須做重要并且緊急的任務(wù)。 B型：今天應(yīng)該做重要或緊急，但不是既重要又緊急的任務(wù)。 C型：今天可以做既不重要也不緊急的日常任務(wù)。 14 執(zhí)行方式28定律 以一個(gè)小的誘因、投入或者努力，通?？梢援a(chǎn)生大的結(jié)果、產(chǎn)出或者酬勞。因此，要學(xué)會(huì)集中精力處理工作中比較重要的20%的那份，就可以解決全部的80%。 尋求捷徑，而非全程參與尋求捷徑，而非全程參與練習(xí)用最少的努力去控制工作練習(xí)用最少的努力去控制工作選擇性尋找，而

9、非巨細(xì)無遺地觀察選擇性尋找，而非巨細(xì)無遺地觀察在幾件工作上追求出色，不必事事都有好在幾件工作上追求出色，不必事事都有好表現(xiàn)表現(xiàn)完成最重要的工作，不必事必躬親完成最重要的工作，不必事必躬親 15 執(zhí)行方式雙管齊下法實(shí)例實(shí)例實(shí)戰(zhàn)實(shí)戰(zhàn)上午上午有關(guān)人員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)知情者準(zhǔn)備情況查閱資料數(shù)據(jù)匯總、審查、補(bǔ)充談話了解內(nèi)容草擬調(diào)查報(bào)告擬寫調(diào)查報(bào)告網(wǎng)絡(luò)圖擬寫調(diào)查報(bào)告網(wǎng)絡(luò)圖下午下午執(zhí)行方式分解法將一件困難的事情細(xì)分成幾件比較容易完成的事情。 16 確定行動(dòng)方案確定行動(dòng)方案初步了解并記錄你的工作內(nèi)容，要對每個(gè)事項(xiàng)擬定具體、清晰的行動(dòng)方案。行動(dòng)方案的七大要素為“5W2H” 。What 做什么？事項(xiàng)清單？達(dá)成命令事項(xiàng)后的

10、狀態(tài) ？Why 為什么做？目的是？Who 誰去做？聯(lián)系誰？Where 何地做？When何時(shí)做？何時(shí)完成？How 怎樣做？實(shí)施戰(zhàn)術(shù)？How much所需資源？需多大代價(jià)？ 17 123原原 則則 18 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)記下需處理的事項(xiàng)的重點(diǎn)記下需處理的事項(xiàng)的重點(diǎn)理解命令的內(nèi)容和含義理解命令的內(nèi)容和含義不清楚的地方，詢問清楚為止。進(jìn)一步確認(rèn)不清楚的地方，詢問清楚為止。進(jìn)一步確認(rèn)盡量以具體化方式，確認(rèn)任務(wù)的內(nèi)容盡量以具體化方式，確認(rèn)任務(wù)的內(nèi)容要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問 19 C C：檢查檢查原因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)律；原因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)

11、律； 做事拖拉，時(shí)常抱著做事拖拉，時(shí)常抱著“還有明天還有明天”的想法；的想法； 時(shí)間管理不善，做事不分先后、主次。時(shí)間管理不善，做事不分先后、主次。 問題：工作越來越?jīng)]效率？問題：工作越來越?jīng)]效率？ 文件積壓越來越厚？文件積壓越來越厚？ 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半？每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半？ 下班時(shí)發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干？下班時(shí)發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干？ 20 很多新進(jìn)員工在確定目標(biāo)后就埋頭很多新進(jìn)員工在確定目標(biāo)后就埋頭苦干，不去檢查：苦干，不去檢查：有沒有偏離目標(biāo)，或者隨著情況的變化，原定的目標(biāo)本身要不要調(diào)整？這是很容易忽視的一個(gè)步驟。這是很容易忽視的一個(gè)步驟。 世事變幻無窮，沒有任何事是處

12、在一成不變的環(huán)境中的。同樣，你的工作順序也總是不斷變化，因?yàn)槲覀兊闹車h(huán)境總在不斷變化。往往一則新的信息就可能將一項(xiàng)任務(wù)的重要性或緊急性完全改變。如果明天召開的會(huì)議延遲三天后舉行，你還認(rèn)為它是A型的任務(wù)嗎？一旦得知任何影響你工作優(yōu)先順序的新信息，你就應(yīng)該重新評估你工作的優(yōu)先順序。 21 C C：檢查檢查秉持強(qiáng)烈的秉持強(qiáng)烈的“目的意識(shí)目的意識(shí)”及及“問題意識(shí)問題意識(shí)”小溪的理想 一條小溪決定尋找大海，實(shí)現(xiàn)自己波瀾壯闊的理想。它告別大山上路了。沒多遠(yuǎn)，遇上一條小河。小河知道小溪要尋找大海，就熱情邀請道“快與我匯合，一起奔向大海吧?！毙∠p蔑地說“我的理想是投奔大海，可不是投奔一條小河啊。”說完，頭

13、也不回地向前奔去。又沒多遠(yuǎn)，小溪遇上了一條大江。大江也熱情邀請小溪一起去尋找大海，可小溪還是拒絕了，繼續(xù)埋頭走自己的路。走啊走啊，小溪的水越來越少了，最后被太陽曬干了。 22 修正不管用的行動(dòng)，直至達(dá)成目標(biāo)為止。修正不管用的行動(dòng)，直至達(dá)成目標(biāo)為止。 A A：修正修正 23 期望目標(biāo)期望目標(biāo) 實(shí)際情況實(shí)際情況 差距差距 所謂所謂“問題問題”是指是指“期望目標(biāo)期望目標(biāo)”與與“實(shí)際情況實(shí)際情況”間的差距，間的差距，“差差距距”越大，越大，“問題問題”就越大；如就越大；如果沒有差距，就是沒有果沒有差距，就是沒有“問題問題” 24 找出問題的真正的原因找出問題的真正的原因 找出解決問題的重點(diǎn)對策找出解決

14、問題的重點(diǎn)對策 訂出問題解決行動(dòng)計(jì)劃訂出問題解決行動(dòng)計(jì)劃要做什么（要做什么（What)What)誰來做誰來做 ( (Who)Who)什么時(shí)候完成什么時(shí)候完成 ( (When)When)各項(xiàng)行動(dòng)如何進(jìn)行各項(xiàng)行動(dòng)如何進(jìn)行 ( (How to)How to)解決問題的三個(gè)重點(diǎn)解決問題的三個(gè)重點(diǎn)當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)怎樣解決它？ 25 解決問題的九個(gè)步驟解決問題的九個(gè)步驟 明確的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)明確的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)分析問題點(diǎn)的產(chǎn)生原因分析問題點(diǎn)的產(chǎn)生原因確定要解決的課題確定要解決的課題擬訂對策擬訂對策做出行動(dòng)計(jì)劃做出行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃效果確認(rèn)效果確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化 26 案例案例進(jìn)行新品促銷會(huì)議進(jìn)行新品促銷會(huì)議actioncheckdoplan去哪里？怎么去？多少人？去哪里？怎么去？多少人？檢查會(huì)議是否能依計(jì)劃進(jìn)行檢查會(huì)議是否能依計(jì)劃進(jìn)行修正下次會(huì)議計(jì)劃及方案修正下次會(huì)議計(jì)劃及方案 首先我們要計(jì)劃（plan）去哪里開會(huì)？怎么去？多少人？準(zhǔn)備什么資料、工具？準(zhǔn)備多少份？什么時(shí)候去？等等準(zhǔn)備的工作。 計(jì)劃好后開始進(jìn)行（do）事前的準(zhǔn)備工作，如會(huì)場布置、人員分工及會(huì)議的召開，在準(zhǔn)備及活動(dòng)進(jìn)行中我們需檢查（check）是否東西準(zhǔn)備齊全？