會議管理辦法增強版

1、蘇州*有限公司會議管理辦法文件編號：JF-B-011依據(jù)：GB/T19001-2008/ISO9001:2008編制編制人編制日期部門審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批行政部審批總經(jīng)理審批制度生效日期文件修訂頁范文廳P修訂日期修訂內(nèi)容編制審核批準(zhǔn)12016年3月2日新編制1.0目的為進一步規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，確保會議內(nèi)容及議定事項得到有效落實，節(jié)約會議成本，提升公司運營效率，特制訂本管理辦法。2.0適用范圍2.1本辦法適用于公司各種會議的組織和管理；范文3.0職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、會后督辦落實等事項及本制度的執(zhí)行；3.2 會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并對會議效果負(fù)責(zé)。

2、4.0定義4.1本辦法所指的會議，包括公司總經(jīng)理辦公會、公司運營會議、周例會、年會、專項會議、部門會議、各部門組織的不定期工作會議，以及在重要來訪指導(dǎo)過程中組織的調(diào)研會議等。5.0會議安排5.1 總經(jīng)理辦公會5.1.1 會議時間原則上每周召開一次5.1.2 會議人員主持人員：由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總主持參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)；根據(jù)會議議題可通知相關(guān)人員列席。5.1.3 會議內(nèi)容5.1.3.1 研究分析公司整體運營狀況，制定工作方針、工作計劃、目標(biāo)、措施、策略；5.1.3.2 討論審定公司組織機構(gòu)的調(diào)整、確定關(guān)鍵崗位人選；5.1.3.3 研究決定緊急事項的應(yīng)急處理方案；5.1.3

3、.4 公司各項管理制度的討論審批5.1.3.5 需要總經(jīng)理辦公會集體研究解決的其它重大事項5.2 公司運營會議（月度、年度）為保障公司各項經(jīng)濟指標(biāo)達成和重點工作事項的落實而召開的推進分析例行會議，包括三項經(jīng)濟指標(biāo)工作會議（省略）、重點工作推進會議、考核工作會議、企業(yè)服務(wù)工作會議等。5.2.1 會議時間月度會議安排在每月底或次月初，年度會議安排在每年12月底或次年1月初5.2.2 組織管理由辦公室負(fù)責(zé)會議組織工作5.2.3 會議人員主持人員：總經(jīng)理或分管副總參加人員：部門一級主管及以上人員和由會議主持人確定須參加的人員5.2.4 會議內(nèi)容5.2.4.1 三項經(jīng)濟指標(biāo)的確定及每月達成情況、保障措施

4、等；5.2.4.2 公司級重點工作的推進落實情況，協(xié)調(diào)各部門協(xié)助事項，解決存在的問題；5.2.4.3 對指標(biāo)及重要事項的達成情況進行考核分析；范文5.2.4.4 企業(yè)發(fā)展情況、行業(yè)投資潛力、公司對企業(yè)的服務(wù)情況，社區(qū)化進展；5.2.5 會議準(zhǔn)備5.2.5.1 會議召開前，辦公室應(yīng)將相關(guān)議題及其相關(guān)材料提前分發(fā)給與會人員，所有與會人員均應(yīng)了解會議討論事項，做好充分準(zhǔn)備；5.2.5.2 如需提供匯報材料，相關(guān)部門須提前準(zhǔn)備并在規(guī)定時間內(nèi)提報，5.2.6 會議紀(jì)要5.2.6.1 辦公室負(fù)責(zé)會議記錄并整理形成會議紀(jì)要；5.2.6.2 會議紀(jì)要在會后二個工作日內(nèi)完成并OA發(fā)送總經(jīng)理及參會人員；5.2.6

5、.3 辦公室依據(jù)會議決議梳理出本周須督辦事項，錄入數(shù)據(jù)共享平臺，并將督辦事項的每周落實情況以工作周報的形式報總經(jīng)理；5.3 公司周例會（周事周清、月事月清）5.3.1 會議時間每周召開一次，每周第一個工作日8:20開始。5.3.2 組織管理由辦公室負(fù)責(zé)會議組織工作5.3.3 會議人員主持人員：由總經(jīng)理指定的副總主持（總經(jīng)理每月第一周例席會議）參加人員：各部門負(fù)責(zé)人及以上人員，部門負(fù)責(zé)人如請假須安排職代人員參加；同時會議主持人可以根據(jù)工作需要指定其他人員參加會議。5.3.4 會議內(nèi)容5.3.4.1 上周事項未完成部門對未完成事項說明緣由，提出解決措施、完成時間點；5.3.4.2 各部門報告本部門

6、一周工作情況（匯報標(biāo)準(zhǔn)按照周工作計劃內(nèi)容），下周計劃、存在的問題、解決方法；5.3.4.3 各副總級人員逐條逐項檢查落實完成情況，指導(dǎo)重點工作開展，并實行問責(zé)制；5.3.4.4 聽取各部門提交的議題，解決需要公司協(xié)調(diào)的問題，執(zhí)行會議的各項決議及具體實施措施；5.3.4.5 布置公司日常工作，跟進計劃進度；5.3.4.6 總結(jié)上周工作的主要成績和存在的問題，進一步提出改進措施；5.3.4.7 對各部門工作進行總結(jié)講評，布署本周工作。5.3.5 會議準(zhǔn)備5.3.5.1 涉及工作匯報的部門須提前準(zhǔn)備例會匯報材料，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總簽字后，于每周五上午11:30前提報至辦公室；5.3.5.3辦公

7、室須在會議召開前準(zhǔn)備好以下材料并提報會議主持人：、須參會人員請假情況;范文B、會議匯報材料匯編；C、上周督促事項的落實情況；5.3.6會議紀(jì)要及督辦5.3.6.1 辦公室負(fù)責(zé)會議記錄并整理形成會議紀(jì)要；5.3.6.2 會議紀(jì)要在會后二個工作日內(nèi)完成并OA發(fā)送所有二級部門主管副職以上；5.3.6.3 辦公室梳理出本周須督辦事項，并將督辦事項的一周落實情況以工作周報的形式報總經(jīng)理；5.4 季度會（半年會）5.4.1 會議時間原則上在4、7、10月召開5.4.2 組織管理由人力資源部負(fù)責(zé)會議組織工作5.4.3 會議人員主持人員：由人力資源部確定員工主持參加人員：公司全體員工5.4.4 會議內(nèi)容5.4

8、.4.1 總結(jié)季度（上半年）來公司經(jīng)營管理的基本情況和公司決議與季度（上半年）的情況，調(diào)整季度（上半年）計劃，研究和部署下一季度（下半年）的工作；5.4.4.2 受獎勵人員進行頒獎5.4.4.3 歡迎新員工5.4.4.4 總經(jīng)理致辭5.4.5 會議結(jié)案由人力資源部負(fù)責(zé)完成結(jié)案報告，會議后一周內(nèi)完成并OA發(fā)送全員。5.5 年會5.5.1 會議時間一般在1、2月召開，如遇特殊情況可相應(yīng)調(diào)整5.5.2 組織管理由人力資源部負(fù)責(zé)會議組織工作5.5.3 會議人員主持人員：由人力資源部確定員工主持參加人員：公司全體員工，根據(jù)需要并由總經(jīng)理辦公會議決定是否邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、企業(yè)客戶等5.5.4 會議內(nèi)容5.5

9、.4.1 對上年度工作進行全面總結(jié)，部署下一年度的發(fā)展計劃；5.5.4.2 表彰獎勵先進；范文5.5.4.3 宣布調(diào)整和任免人事事項；5.5.4.4 頒布出臺重要決定、政策和舉措等；5.5.5 會議結(jié)案由人力資源部負(fù)責(zé)完成結(jié)案報告，會議后一周內(nèi)完成并OA發(fā)送全員。5.6 專項會議公司可就公司活動、管理中出現(xiàn)的臨時問題等事項召開專項分析推進會議5.6.1 會議時間專項會議為不定期性的臨時性會議，不受時間、次數(shù)的約束，以問題解決為目標(biāo)5.6.2 組織管理由會議發(fā)起人負(fù)責(zé)會議組織工作，辦公室提供必要的協(xié)助5.6.3 會議人員主持人員：專項會議發(fā)起人參加人員：與該專項問題有關(guān)人員，由會議主持人確定參加

10、人員5.6.4 會議內(nèi)容一事一案一議5.6.5 會議準(zhǔn)備5.6.5.1 會議召開前，會議主辦部門應(yīng)將相關(guān)議題及其相關(guān)材料提前分發(fā)給與會人員，所有與會人員均應(yīng)了解會議討論事項，做好充分準(zhǔn)備；5.6.5.2 如需提供匯報材料，相關(guān)部門須提前準(zhǔn)備并在規(guī)定時間內(nèi)提報5.6.6 會議紀(jì)要5.6.7.1 會議紀(jì)要由會議主辦部門負(fù)責(zé)整理，并報辦公室備檔；5.6.7.2 會議決議事項可納入辦公室督辦事項范圍內(nèi)，按規(guī)定進行督辦。5.7 部門日常例會5.7.1 會議時間原則上每天召開一次，時間為周一至周五每天下午17:00后，時長20分鐘以上5.7.2 組織管理由部門主管（一級或二級）組織5.7.3 會議人員主持

11、人員：相關(guān)負(fù)責(zé)人參加人員：相關(guān)部門人員5.7.4 會議內(nèi)容5.7.4.1 傳達落實公司有關(guān)決議和決定；5.7.4.2 研究討論本部門或分支機構(gòu)的工作，檢查近期工作落實情況；范文5.7.4.3 研究工作中產(chǎn)生的問題，制定有關(guān)工作計劃；5.7.5 會議紀(jì)要5.7.5.1 會議主持人安排人員記錄整理會議紀(jì)要，在會后1個工作日內(nèi)提報OA相應(yīng)流程，以便于分管副總依據(jù)部門工作和計劃提出工作指導(dǎo)意見；5.7.5.2 部門例會作為健全部門日常管理的一項重要內(nèi)容，列入管理工作日?？己酥小＾k公室須對各部門會議召開情況作數(shù)據(jù)統(tǒng)計，為人力資源部考核提供數(shù)據(jù)依據(jù)。5.8 調(diào)研會調(diào)研會主要包括省、市、區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)來訪調(diào)研指

12、導(dǎo)會議、其他公司學(xué)習(xí)交流座談會等。5.8.1 會議時間時間依調(diào)研日期來確定5.8.2 組織管理由辦公室負(fù)責(zé)對接組織5.8.3 會議準(zhǔn)備5.8.3.1 辦公室在接到調(diào)研需求后，須明確會議形式、會議人員、會議材料、會議準(zhǔn)備、會議時間、會議地點等內(nèi)容，并通知相關(guān)人員出席；5.8.3.2 如需準(zhǔn)備匯報材料，相關(guān)人員須及時提報并經(jīng)審核確定；5.8.3.3 辦公室按規(guī)定提前確定調(diào)研行程，完成接待布置工作；5.8.4 會議紀(jì)要5.8.4.1 辦公室須根據(jù)調(diào)研內(nèi)容，請示總經(jīng)理，是否需要安排會議記錄，若有需要，則安排人員到位；5.8.4.2 會議記錄或紀(jì)要在會議后二個工作日內(nèi)，整理提報總經(jīng)理。6.0會議管理6.

13、1 會議統(tǒng)籌6.1.1 辦公室是公司會議管理的具體負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)部門，按上述4.0中規(guī)定負(fù)責(zé)公司級會議（有公司領(lǐng)導(dǎo)參加或主持的會議）的籌備組織及其他類別會議的服務(wù)支持和協(xié)調(diào)工作；6.1.2 使用公司大會議室需提前預(yù)約報備，注明開會時間、出席人數(shù)及會議服務(wù)要求。制度規(guī)定的會議或列入計劃的會議提前三天由會議組織部門報備至辦公室，臨時性的會議組織部門提前一天至辦公室報備。6.1.3 會議組織部門對會議紀(jì)要決議事項負(fù)督辦責(zé)任，辦公室匯總各項會議紀(jì)要，并根據(jù)會議紀(jì)要，檢查相關(guān)人員和部門落實會議決議的情況。6.2 會前準(zhǔn)備6.2.1 會議通知6.2.1.1 為保證與會人員按時到會，組織者可采用OA留言、QQ群

14、、微信群等方式發(fā)布會議通知，與會人員要準(zhǔn)時到會，不得無故缺席或中途退場；6.2.1.2 會議組織者須跟進參會人員準(zhǔn)備出席情況，重要會議應(yīng)提前統(tǒng)計出席情況，以保障會議效果；范文6.2.2 會議參加人員需要通知參加會議的人員，主要包括四類：A、對會議目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任者。B、對會議議題有決策權(quán)利者。C、會議決議的直接執(zhí)行者和督辦者。D、對會議議題有專門知識或經(jīng)驗，可為會議決策提供有效建議者。E、應(yīng)參加會議人員因特殊原因不能到會，須經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)，并由主持人決定是否由相關(guān)人員代為參加，嚴(yán)禁無故曠會、代會。嚴(yán)禁無故早退，會議期間如有特殊情況確需早退者，須經(jīng)主持人批準(zhǔn)。6.2.3 會議議程安排6.

15、2.3.1 議程由會議主辦方擬定，主要包括會議內(nèi)容、討論事項、達到效果、其他要求等。6.2.3.2 重要議題須安排在會議前通知準(zhǔn)備，以便于與會者有充分的準(zhǔn)備、言之有物；6.2.3.3 需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內(nèi)容、準(zhǔn)備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱；6.2.4 提報資料6.2.4.1 對于需要提前提報資料的會議，相關(guān)部門須了解待提報資料的具體要求，并按時保質(zhì)提報各項資料;6.2.4.2 公司級會議所需的資料，須經(jīng)提報部門負(fù)責(zé)人及部門分管副總簽字確認(rèn)后提報辦公室。6.2.5 會場布置會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標(biāo)語、音響、投影、照明

16、、通風(fēng)等的安排和布置A、會場空間應(yīng)便于與會人員進出。B、座位應(yīng)有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。C、會議必須的設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并應(yīng)進行會前檢查。D、會場一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”、“請勿喧嘩”等警示牌，保證會議環(huán)境。6.2.6 會議紀(jì)律6.2.6.1 公司級會議至少提前5分鐘入場；6.2.6.2 與會人員進入會場后，按順序或按坐席安排就座，遵守會場紀(jì)律，不得喧嘩，不得交頭接耳，會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙；6.2.6.3 與會人員佩帶的手機應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至振動靜音位置；6.2.6.4 注意保守機密，除非言明會議內(nèi)容需做宣導(dǎo)，否則嚴(yán)禁隨意宣揚會議內(nèi)容、決議內(nèi)容。6.3 會中管理6.3.1

17、會議簽到6.3.1.1 會議組織人員或辦公室應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議簽到表，與會人員進入會場后，應(yīng)及時簽到；6.3.1.2 簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計出應(yīng)到、實到人數(shù)，遲到人員遲到時間、缺席人員，請假人員等交會議主持人，或會議開始后第一時間通報人員出席情況。會后將會議簽到表報主持人審核簽字后報送辦公范文室備檔。6.3.2 會場服務(wù)A、引導(dǎo)座位：有安排席位卡的，工作人員須按事前安排的座位，引導(dǎo)與會人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺就座人員的座次位置；B、分發(fā)會議文件、材料：重要文件可提前發(fā)到個人或主要負(fù)責(zé)人手里，也可在會場提前發(fā)放；C、維護會場秩序：保證會場內(nèi)外的肅靜，減少會議中的走動；D

18、、處理會中臨時事項：承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會人員交辦的臨時性重要事務(wù)；E、飲水餐飲服務(wù)：時間較長的會議辦公室應(yīng)備足飲水并及時添加，需定餐的要安排提前訂餐；F、其他服務(wù)：對會中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個別需求。6.3.3 會議進程管理A、會議主持人應(yīng)熟悉會議議程、議題和會議須達成的目的等；日會議主持人和主講人應(yīng)按時到位，在開會前5分鐘內(nèi)由組織人員統(tǒng)計到場人數(shù)，按時開會；C討論前應(yīng)明確討論的議題，主持人要及時糾偏和引導(dǎo)，一般應(yīng)不發(fā)言或最后發(fā)言，保持中立性；D研討的重要議題應(yīng)放在會議前半部分時間；當(dāng)討論達到預(yù)期目標(biāo)時，應(yīng)及時小結(jié)并引導(dǎo)轉(zhuǎn)換議題；E、參加會議人員匯報工作、討論問題，其發(fā)言要圍繞會

19、議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，發(fā)言時間一般控制在35分鐘。F、科學(xué)安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排；連續(xù)23小時以上的會議應(yīng)安排10分鐘的中場休息。6.3.4 會議記錄6.3.4.1 開會應(yīng)有會議記錄，公司級會議由辦公室安排專人對會議內(nèi)容予以詳細(xì)記錄，具體包括會議名稱、時間、地點、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點要做好會議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄，按要求形成會議記錄或會議紀(jì)要；6.3.4.2 非公司級會議由會議組織者安排專人進行記錄，會議記錄按要求提報辦公室備檔；6.4 會后工作6.4.1 會議記錄人員須及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，會

20、議紀(jì)要一般在會后兩個工作日內(nèi)完成并通過OA微信群等形式發(fā)布；6.4.2 辦公室負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要執(zhí)行督查，根據(jù)會議紀(jì)要，檢查相關(guān)人員和部門落實會議決議的情況；6.4.3 會議組織者需在會后兩個工作日內(nèi)將簽到表、會議紀(jì)要等資料報辦公室備檔；6.4.4 凡會議議定事項涉及到的部門，部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真組織落實，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并注意向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報落實情況。6.5 會議紀(jì)律6.5.1 與會人員應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到；6.5.2 遵循會議主持人對議程控制的要求，會議準(zhǔn)時開始，會議時間按議程控制，會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；范文6.5.3 保證會議不受干擾；參會人員必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得隨意走動、

21、交頭接耳；6.5.4 會議期間禁止吸煙；6.5.5 需要提問時，首先征得主持人同意方可發(fā)言或在主持人的安排下發(fā)言；6.5.6 公司運營會議、周例會中，應(yīng)參會人員因故不能參加而缺席時，須至少于會議召開日的前一天在OA中提交相應(yīng)公出或請假流程并在主管微信群里作會議請假提報，未按規(guī)定提前提交OA公出或請假流程者一律視為無故缺席；6.5.7 公司季度會議、半年會、年會中，應(yīng)參會人員因故不能參加的，須至少于會議召開日的前一天在OA中提交相應(yīng)公出或請假流程，未按規(guī)定提前提交OA公出或請假流程者一律視為無故缺席；6.5.8 會議提報人員因故缺席會議時，需委托職務(wù)代理人并報備至辦公室，職務(wù)代理人須對提報內(nèi)容負(fù)

22、責(zé)；6.5.9 與會人員會議期間嚴(yán)禁使用手機從事與工作無關(guān)的事項，應(yīng)將手機關(guān)機或?qū)⑹謾C調(diào)為振動靜音，會議期間禁止接聽電話，如有緊急事情處理，需征得主持人同意后到會場以外的地方接聽；6.5.10 會議記錄按公司保密制度規(guī)定處理，保管人員不得擅自外泄；7.1 獎懲規(guī)定7.1 獎勵規(guī)定7.1.1 參加公司周例會的應(yīng)參會人員每月無公出、請假、遲到早退等缺席現(xiàn)象，每次皆能準(zhǔn)時參會，獲得會議全勤獎勵，管理人員每月加管理分10分，員工每月加日常行為分10分；辦公室依據(jù)會議簽到表，每月初對上月出席情況進行統(tǒng)計，按規(guī)定獎勵；7.1.2 被納入統(tǒng)計范圍內(nèi)的公司重要會議或培訓(xùn)，依據(jù)會議時間或重要性獲得日常行為分或?qū)W

23、分2-3分；7.1.3 公司級會議中（包含但不限于周例會、經(jīng)營會議、專題會議），能有效回答領(lǐng)導(dǎo)工作事項提問，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的，管理人員加管理分3分/次；7.1.4 各部門主管應(yīng)貫徹落實部門例會制度，對部門例會每月召開次數(shù)占月工作日的80%A上，每次例會出席人數(shù)在80%,并每次會議皆按時提報會議紀(jì)要的的部門，出席率90猊上員工每月加日常行為分10分；7.2 違規(guī)處罰7.2.1 出席會議未簽到，扣日常行為分1分/次，代簽到者，雙方當(dāng)事人各扣日常行為分5分/次；7.2.2 公司季度會議、年會、專題會議中，因公出、請假等原因缺席者，一律扣日常行為分3分/次；7.2.3 公司周例會中無故缺席會議的，管理人員扣管理分10分/次，員工扣日常行為分10分/次；7.2.4 公司周例會，未在周會微信群上提前一天告知公出、請假情況的，扣管理分3分/次；未按規(guī)定安排職務(wù)代理人員的，管理人員扣管理分5分/次；7.2.5 周例會遲到早退5分鐘內(nèi)，管理人員扣管理分2分，員工扣日常行為分2分，每超過10分鐘加扣3分；7.2.6 周例會的應(yīng)參會人員，每月未出席次數(shù)超過1次以上，管理人員扣管理