公文寫(xiě)作常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、公文寫(xiě)作常見(jiàn)錯(cuò)誤盡管?chē)?guó)務(wù)院、國(guó)電公司的公文處理辦法及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公文格式對(duì)公文的種類(lèi)、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門(mén)，寫(xiě)作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯(cuò)誤。究其原因，主要有：對(duì)上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也沒(méi)有好好學(xué)習(xí)，基本上是個(gè)門(mén)外漢；對(duì)最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫(xiě)法;寫(xiě)作態(tài)度不夠認(rèn)真，沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的要求去做：文字表達(dá)能力較差，又沒(méi)有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確了錯(cuò)誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫(xiě)作錯(cuò)誤的產(chǎn)生。下面，對(duì)公文寫(xiě)作中一些常見(jiàn)錯(cuò)誤及其改正辦法作一簡(jiǎn)要介紹：一、文種不明即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)

2、于接待德國(guó)XXX公司總裁訪問(wèn)的事”這一標(biāo)題，就沒(méi)有表明是“函”，是“請(qǐng)示”，還是“通知”；而國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)?！庇秩纭皡R報(bào)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這一標(biāo)題，不僅沒(méi)有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類(lèi)的“XXXX（發(fā)文單位）關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn)化工作的報(bào)告”，或者改為事務(wù)類(lèi)的“XXXX（發(fā)文單位）電力標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)”。二、生造文種一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類(lèi)，例如“關(guān)于XXX的請(qǐng)示報(bào)告”；另一種情況是把某些事務(wù)文書(shū)或規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)當(dāng)作機(jī)關(guān)公文那樣直接

3、行文，例如把“計(jì)劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細(xì)則”等直接作為公文印發(fā)。第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個(gè)文種，把另一個(gè)刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類(lèi)、規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：(1)規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)以“印發(fā)”形式行文。如XX省電力有限公司關(guān)于印發(fā)XX省電力有限公司公文處理規(guī)則的通知，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，國(guó)家電力公司公文處理辦法第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以國(guó)電內(nèi)規(guī)字號(hào)印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號(hào)?！睋?jù)此，規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號(hào)及審核編號(hào)部門(mén)應(yīng)按規(guī)

4、定。)(2)事務(wù)文書(shū)以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級(jí)單位上報(bào)的則用“批轉(zhuǎn)”)。如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX電業(yè)局1999年工作計(jì)劃的通知，將«1999年工作計(jì)劃作為通知的附件行文。如果是上行公文，可用“報(bào)告”行文，把要報(bào)送的事務(wù)文書(shū)、規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)作為附件。三、錯(cuò)用文種錯(cuò)用文種的情況更為常見(jiàn)，大致有以下幾種：(1)把“請(qǐng)示”誤為“報(bào)告”。例如關(guān)于xx電廠國(guó)有資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)的報(bào)告，其內(nèi)容是申請(qǐng)對(duì)現(xiàn)有國(guó)有資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估立項(xiàng)，應(yīng)使用“請(qǐng)示”，卻誤用為“報(bào)告”。(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報(bào)”的誤為“通知”。(3)濫用“請(qǐng)示”。有些

5、單位向同級(jí)單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出某些請(qǐng)求批準(zhǔn)或辦理的事項(xiàng)時(shí)，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請(qǐng)示”這一上行文種，認(rèn)為這樣做是尊重對(duì)方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。(4) “批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對(duì)下級(jí)的“請(qǐng)示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫(xiě)成關(guān)于批復(fù)XXXX的通知(或函)，應(yīng)改為關(guān)于XXXX的批復(fù)。(5) “函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門(mén)在答復(fù)不相隸屬單位請(qǐng)求審批的有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，本該用平行文“函”，卻寫(xiě)成關(guān)于XXX(單位)XXX(事項(xiàng))的批復(fù)。（6）誤用處分事項(xiàng)公文文種。“決定”和“通報(bào)”均可用于處分事項(xiàng)。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝

6、入被處分人的檔案；批評(píng)性“通報(bào)”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評(píng)性“通報(bào)”可以帶附件（即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報(bào)告），處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可；批評(píng)性“通報(bào)”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項(xiàng)具體情況正確選用，以避免誤用文種。四、越級(jí)行文國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級(jí)機(jī)關(guān)（單位）行文，逐級(jí)上報(bào)。即使因特珠情況必須越級(jí)行文，也應(yīng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)（單位）。但是在有些基層單位，所寫(xiě)的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級(jí)上報(bào)的問(wèn)題，必須堅(jiān)決糾正。五、格式不全公

7、文格式中規(guī)定的各個(gè)組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫(xiě)作中，該標(biāo)識(shí)的要素沒(méi)有標(biāo)識(shí)，就是格式不全（如缺少發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等）。糾正這類(lèi)錯(cuò)誤的唯一辦法就是認(rèn)真檢查，看到底有哪些部分該寫(xiě)而沒(méi)寫(xiě)，然后將殘缺的部分補(bǔ)寫(xiě)上去。六、發(fā)文字號(hào)混亂發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）代字、年份、序號(hào)。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“"括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字。發(fā)文字號(hào)混亂的表現(xiàn)主要有：項(xiàng)目不完整；年份用中文數(shù)碼標(biāo)識(shí)或只標(biāo)兩位數(shù)，不用六角括號(hào)而用圓括號(hào)“（）”、方括號(hào)“”

8、括入；序號(hào)加“第”字或編虛位。對(duì)這類(lèi)錯(cuò)誤，要根據(jù)具體情況一一改正。七、標(biāo)題不準(zhǔn)確具體表現(xiàn)在：公文標(biāo)題沒(méi)有準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，有時(shí)甚至題不對(duì)文標(biāo)題太長(zhǎng)，甚至超過(guò)了50字；有的則過(guò)簡(jiǎn)，致使題意不清；標(biāo)題中隨意使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而實(shí)際上按規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”；長(zhǎng)標(biāo)題的排布不合理不美觀，沒(méi)有做到回行時(shí)詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。所有這些公文寫(xiě)作中常見(jiàn)的標(biāo)題方面錯(cuò)誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。八、主送單位不規(guī)范主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)，左側(cè)頂格標(biāo)起；若主送單位較多，標(biāo)到行末后回彳T也應(yīng)頂格；各單位名稱(chēng)中間用頓號(hào)，最后一個(gè)單位名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)；

9、若涉及多方面機(jī)關(guān)單位，同級(jí)的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫(xiě)作中主送單位標(biāo)識(shí)上的錯(cuò)誤主要有：?jiǎn)挝幻Q(chēng)不規(guī)范；各單位排列1順序混亂；多行排列時(shí)在單位名稱(chēng)處斷開(kāi)，而不是書(shū)寫(xiě)至行末才回行；回行不頂格。對(duì)這些錯(cuò)誤的標(biāo)識(shí)方法，應(yīng)注意糾正。九、抄送單位不規(guī)范抄送單位的名稱(chēng)及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯(cuò)誤與改正方法也同上所述。但標(biāo)識(shí)時(shí)應(yīng)左空1字，回行時(shí)要與冒號(hào)后的抄送單位（即空4字而非空1字處）對(duì)齊，各單位間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)單位后標(biāo)句號(hào)。這四點(diǎn)不同于主送單位的標(biāo)識(shí)方法，常見(jiàn)的標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過(guò)去的“對(duì)上用抄報(bào)，對(duì)下用抄送”的標(biāo)識(shí)法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。十、成文日期不規(guī)范最常見(jiàn)的錯(cuò)誤有：用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，“o”誤標(biāo)為“0”或“零”，年份不用全稱(chēng)，標(biāo)識(shí)位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（見(jiàn)本書(shū)附錄三）的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真改正。十一、序號(hào)、數(shù)字、計(jì)量單位不規(guī)范公文中的序號(hào)按規(guī)定分四個(gè)層次“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”