行政文秘卡通版課件

1、辦公成本控制會議管理自身建設(shè)員工保護輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內(nèi)容行政部門工作內(nèi)容基于以上標準，行政工作具有基于以上標準，行政工作具有以下六大特點：以下六大特點：一、綜合性強二、政策性強三、時間性強四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動性和突破性強行政部門范圍與特點一、行政文秘工作職能與素質(zhì)要求(1)職業(yè)概述：o專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員o適用范圍：機關(guān)、團體、企事業(yè)、涉外機構(gòu)組織中o等級：初、中、高級o職業(yè)環(huán)境：辦公室o職業(yè)能力傾向：具備較強的書面與口頭語言表達能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。(2)應(yīng)處理好的幾個

2、關(guān)系：o 工作的被動性與主動性的關(guān)系o 工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系o 工作的平凡性與重要性的關(guān)系o 工作的原則性與靈活性的關(guān)系(3)行政文秘工作職責(zé)o接待工作日常、專門、團組o收發(fā)信息電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件o文書寫作使用電腦寫各類文件及制作文件o時間管理自己、上司o會議組織會前、會中、會后o信息管理存、管、取o旅行安排吃、住、行o對外公關(guān)聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動o商務(wù)活動營銷、市場、稅務(wù)、法律o指派工作上司安排o 愛本職愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點滴作起o 要謙虛刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)o 多動腦主動思考，機智敏銳，有商業(yè)意識o 守紀律遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密(4)職業(yè)道德：(5)

3、工作作風(fēng)：o 熱情真心誠意，笑臉迎送，謙和友善o 扎實做事不飄，跟進落實，檢查確認o 細致準確不粗，認真不草，穩(wěn)重不浮o 敏捷干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場(6)行政文秘的業(yè)務(wù)素質(zhì)o 行政文秘的知識、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體o 知識是基礎(chǔ)；o 智力是知識的結(jié)晶；o 能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。行政文秘人員需具備的能力（一）辦事能力 設(shè)備操作能力 文書寫作能力 閱讀概括能力 編輯校對能力 統(tǒng)計分析能力（一）溝通能力 交際能力 口頭表達能力 協(xié)調(diào)能力 組織能力(7)行政文秘的權(quán)限原則o 一不能代表上司作決策，否則就是越權(quán)o 二不能代表上司發(fā)號施令，否則會遭同事反感o 三不

4、能代上司放松對自己的約束，否則會讓上司討厭(8)個性要求o 專業(yè)o 機智o 謹慎o 服從o 自制o 自信o 熱情o 執(zhí)著(9)品質(zhì)要求禮貌不居高臨下誠實不弄虛作假參謀不越權(quán)行事謙虛不傲上凌下公正不見風(fēng)使舵敬重不阿諛奉承慎言不論是道非本分不炫耀示人21世紀的企業(yè)秘書全美秘書學(xué)會1. 像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人2. 像政治家一樣有靈敏的頭腦3. 像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度4. 有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗5. 有良好的寫作能力和文字功夫6. 熟練運用各種辦公自動化設(shè)備7. 熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識8. 迅速對文件、信息歸類、整理和查詢二、公文處理方法和程序o 三大環(huán)節(jié)：o 1、發(fā)文處

5、理：擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā)o 2、收文處理：簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承辦-催辦-督辦-辦復(fù)o 3、公文管理：o 制定立卷類目表-歸卷-調(diào)用-立卷-歸檔-銷毀公文行文規(guī)則o l行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致o l行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握o l行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍相對應(yīng)o l行文線路要盡量縮短o l處理好主送與抄送的關(guān)系o l如有必要，可以聯(lián)合行文通用公文的格式o 1、排版自左至右o 2、單位國家法定計量單位o 3、字體發(fā)文單位初號宋體標題2、3號宋體o 4、用紙A4、B5o 5、文頭套紅，占首頁三分之一中國公文種類12類13種1命令發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強

6、制發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制 性性 行政措施行政措施2決定對重要事項或重大行動的安排對重要事項或重大行動的安排3議案各級政府向同級人民代表大會或各級政府向同級人民代表大會或 常委會提請審議事項常委會提請審議事項4指示對下級布置工作，闡明工作活動對下級布置工作，闡明工作活動 的指導(dǎo)原則的指導(dǎo)原則5批復(fù)答復(fù)下級請示事項答復(fù)下級請示事項6通告、公告一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守 或周知的事；向國內(nèi)外宣或周知的事；向國內(nèi)外宣 布重要布重要 或法定的事或法定的事7通知批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳 達周知事達周知事項

7、項8通報表彰先進，批評錯誤，傳達得要表彰先進，批評錯誤，傳達得要 精神或情況精神或情況9報告向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問10請示向上級請求指示批準向上級請求指示批準11函無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準12會議紀要記載和傳達會議情況和議記載和傳達會議情況和議 定事項定事項三、工作語言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時尚稱呼標準稱呼無稱呼替代性稱呼不適當(dāng)?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當(dāng)?shù)暮喎Q禁忌稱呼工作場合標準與禁忌稱呼工作語言“文明”溝通o 接待三聲接待三聲來有迎

8、聲問有答聲去有送聲去有送聲文明語言“三”要素o 熱情三到熱情三到眼到（眼看眼）口到（講普通話，因人而異）意到（有表情）o 文明十字（五句）文明十字（五句）問候語：“您好”請求語：“請”感謝語：“謝謝”道歉語：“對不起”（危機公關(guān)語）道別語：“再見”四、行政文秘著裝的四大原則o 符合身份o 避短揚長o 遵守慣例o 區(qū)分場合行政文秘著裝六大禁忌o 過分雜亂“歪戴帽子斜穿衣”o 過分鮮艷“拒絕艷麗”o 過分暴露“女士不穿無袖裝”o 過分透視“拒絕薄襯衫”o 過分短小“靜止或動態(tài)時，內(nèi)衣與外衣的協(xié)調(diào)”o 過分緊身“使瘦者憔悴，胖者更胖”問題：你知道行政人員著裝有哪些禁忌嗎？行政文秘著裝的場合及要求o

9、公務(wù)場合：莊重保守辦公室、行政會面、談判、慶典、公關(guān)活動 制服、（深藍色）西裝套裝、（深色）西裝套裙o 社交場合：時尚個性宴會、舞會、音樂會、聚會、拜會 時裝、禮服、民族服裝（中山裝、唐裝） 禁穿：制服、套裝問題：你知道哪些屬于行政場合嗎？行政文秘的形象要求n 與環(huán)境、身份、體形相協(xié)調(diào)n 簡潔大方，拒華麗或性感n 避免裝扮清純或?qū)W生味三大基本原則三大基本原則行政文秘的場合著裝T.P.O原則：時間T（time）、地點P（place）、場合O（occasion）o 行政裝：嚴肅行政場合：正式深色職業(yè)套裙、制式皮鞋、盤發(fā)上班裝：具時尚感的職業(yè)套裝，盤發(fā)或束發(fā)o 社交場合：雞尾酒會、行政酒會裝：普通開領(lǐng)三分袖連衣裙，裙長從及膝至長裙不等小型時尚晚會、音樂會：無袖或無領(lǐng)連衣裙，不過分強調(diào)露背或露肩，裙長同上大型時尚晚會、宴會：大開領(lǐng)、充分露肩，無袖，裙長墜地行政文秘著裙裝五不準o 黑色皮鞋不能穿o 正式行政場合不光腿o 襪子不能出現(xiàn)殘破o 鞋襪必須配套o 避免出現(xiàn)三截腿（惡性分割）問題：女士著裙裝，哪