——時間管理的8020法則

1、第七講 時間管理的80/20法則 【本講要點】決策的必要性帕雷托(PARETO)時間原則運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序 決策的必要性 優(yōu)先順序優(yōu)先順序就是決定哪件事情必須先做，哪件事情只能擺在第二位，哪些事情可以延緩來處理，即要有意識地設(shè)定明確的有限順序，以便執(zhí)著、系統(tǒng)地依照這個順序處理計劃里的任務(wù)。 決策的必要性設(shè)定優(yōu)先順序的好處 1只做重要而且是必要的任務(wù)在生活中，不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，你只做重要而且是必要的任務(wù)。作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上。作為一名銷售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識傳授給屬下，統(tǒng)計整個單位的業(yè)績，走訪一些重要的顧

2、客，把下級的一些意見反映給上級等。作為一個銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。所以每一個人，因為他工作的角色不同，只做重要及必要的任務(wù)。 2每一次只集中在一件事情上每個人的角色不同，在當(dāng)時的狀況之下設(shè)定目標，應(yīng)以每一次仍能夠最完美的完成目標為原則，這樣在計劃周期結(jié)束時，每個人至少都處理了重要事情。 帕雷托(PARETO)時間原則 19世紀意大利經(jīng)濟學(xué)家帕雷托（PARETO）發(fā)現(xiàn)：80%的財富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應(yīng)用。一般表述為：在一個特定的組群或團體內(nèi)，這組群中一個較小的部分

3、比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果，最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。 表7-1 Pareto時間原則(80：20原則)你使用或準備的時間占80%，即次要的多數(shù)問題占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的時間占20%，即重要的少數(shù)問題，造成的成

4、果卻占80%。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個電話，可能只有5個顧客給你相約見面，就是說你花了80%的時間在約見客戶，但是只有20%的客戶跟你見面。作為一個職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個小時的時間做準備，但是會議進行可能不到30分鐘，也就是說用80%的時間做準備，造成的結(jié)果是20%，但是這20%的準備造成了80%的結(jié)果。也可用下圖來表示：圖7-1 8020原則成果產(chǎn)出的過程中，使用時間的前20%（投入）造就了80%的成果（產(chǎn)出）；相對的，使用其余80%的時間，只有20%的效果。 【自檢】一天里，你怎樣去運用時間管理的80/20原則？_ 運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序ABC分析法ABC分析法這個技

5、術(shù)是來自于經(jīng)驗，也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中，由不同任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務(wù)，依照它們對達成職業(yè)與個人目標的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A，比較重要的為B，不重要的為C。 ABC分析法基礎(chǔ)圖7-2 ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級任務(wù)，次等重要的B級任務(wù)不多，其他都是不重要的，是C級任務(wù)。從功能有效的達成角度去看，C級任務(wù)的成果比較低，次要任務(wù)成果平平，而重要任務(wù)的成果比較大，這就是ABC法則。仔細回想一下，一天里實際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20%，大部分的時間，即80%的時間做的都不是特別重要的事

6、情。 任務(wù)價值觀圖7-3 任務(wù)價值觀消耗了20%的時間可創(chuàng)造80%的效益，可有時往往消耗了80%的時間，只創(chuàng)造了20%的效益，這叫做80/20的任務(wù)價值圖，也就是說當(dāng)你從事最重要的任務(wù)，用最少的作為就能夠達到最大的成果。最重要的任務(wù)A占15%，因為作為領(lǐng)導(dǎo)人的任務(wù)總和差不多是15%，而這些任務(wù)的本身價值就占達成目標貢獻的65%。一個單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的A級任務(wù)。中等任務(wù)B任務(wù)，占一個領(lǐng)導(dǎo)人的綜合的比例是20%，相當(dāng)于它也只有20%的價值。較不重要的C任務(wù)，反而占到65%的時間，但是他的價值很小，只有15%。C任務(wù)，雖然數(shù)量多但是它的

7、貢獻很小。所以對于A任務(wù)，是必須做的，應(yīng)該投入更多的時間。B任務(wù)是應(yīng)該做的，而C類任務(wù)是不值得做的。 【自檢】A、B、C事件的順序是通過比較來確認的，對于待辦的許多事項，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時間，是一項有效時間管理的方法。針對你要做的事情，利用ABC分析法來管理時間。待辦事項 重要性計劃用時完成確認ABC 【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的80/20法則。決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。要運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序。 【心得體會】_ 授權(quán)的基本原則 80/20與授權(quán)有相當(dāng)密切的關(guān)系授權(quán)，一般的了解就是，一個管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個部屬的身上，與工作托付的同時，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限與責(zé)任也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授