第08章電算化會計報表子系統(tǒng)

1、1侯國旗會計電算化2 第八章第八章 電算化會計報表子系統(tǒng)電算化會計報表子系統(tǒng)第一節(jié) 會計報表子系統(tǒng)模塊劃分與數(shù)據(jù)流程第二節(jié) 報表子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設置第三節(jié) 會計報表的生成第四節(jié) 會計報表的打印輸出3重點掌握： 1會計報表是綜合反映企業(yè)一定時期財務狀況和經(jīng)營成果的書面文件，是企業(yè)經(jīng)濟活動的縮影。 會計報表的分類有： 按時間分 按單位分 按服務對象分 月報表 季報表 單位會計報表 內(nèi)部報表 年報表 匯總會計報表 外部報表 目前的報表系統(tǒng)有：專用會計報表系統(tǒng)、通用會計報表系統(tǒng)、財經(jīng)電子報表系統(tǒng)1常用的報表系統(tǒng)的基本概念： 報表結(jié)構(gòu)的基本要素是：標題、表頭、表體、表尾內(nèi)容。 （2）報表文件與報表 報表

2、：又叫表頁，它由若干行和列組成，也叫二維表。在二維表中，確定一 個數(shù)據(jù)的位置的要素為：、。 報表文件：是報表系統(tǒng)中存儲數(shù)據(jù)的基本單位，它以文件的形式保存在磁介 質(zhì)，報表系統(tǒng)中的打開、關閉保存等命令都是根據(jù)報表名字進行處理的。每 個報表文件都有一個名字，名字的結(jié)構(gòu)是：名稱.擴展名。若將多個結(jié)構(gòu)相同 的二維表疊在一起則稱為三維表，所以我們可以稱報表文件為三維表。 4（3）報表單元 單元：在報表中由行和列確定的方格即為單元。 單元區(qū)域：由一組單元組成自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。 組合單元：由相鄰的兩個或更多的單元組成的區(qū)域，這些單元必須是同一種單元類型。 單元內(nèi)容：可以是數(shù)值型數(shù)據(jù)、

3、字符型數(shù)據(jù)、公式和關鍵字。 關鍵字：就是在對三維電子表進行操作時，在多個表頁間起到對表頁進行定位、辨識作用的一類特殊標志。UFO系統(tǒng)中設立的關鍵字主要有：單位編號、單位名稱、年份季度、月份、日等。 報表格式包括：表樣格式、單元類型、單元格式、公式。 報表類型可分為：固定表和可變表。固定表是指不隨經(jīng)濟業(yè)務或統(tǒng)計數(shù)量的變動而改變其固有格式的報表，如資產(chǎn)負債表、損益表。可變表是指需要根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計與管理的需要隨時改變報表大小或格式的報表。 5 報表設計的兩種狀態(tài)：格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表格式設計狀態(tài)下，可以改報表格式，不可改報表數(shù)據(jù)，在報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，可以改報表數(shù)據(jù)，不可改報表格式。 3報表系統(tǒng)

4、報表編制流程分為三個大的步驟：報表的格式設置、報表的數(shù)據(jù)處理、 報表的打印輸出。 報表系統(tǒng)的主要功能包括：文件管理功能；格式管理功能；報表數(shù)據(jù)處理； 圖表功能；打印輸出功能；其他功能。 格式管理功能包括：報表格式設計功能、報表編輯功能、報表公式定義功能。 4報表格式設計的主要內(nèi)容有：設置報表尺寸、表標題、表日期、表頭、表尾和表體固定欄目、畫表格線、設置單元屬性、單元風格。 報表格式設計方式有：非直觀狀態(tài)定義報表格式、直觀狀態(tài)定義報表格式。 直觀定義報表格式步驟：創(chuàng)建新報表文件定義報表標題輸入報表日期和編制單位輸入表頭行輸入表體中的固定欄目畫表格線設置單元格式保存報表文件。 6 5、報表數(shù)據(jù)獲取

5、的方法有：(1)通過手工直接輸入一些最基本的、最原始的數(shù)據(jù)。(2)通過建立單元公式自動計算來獲取報表內(nèi)小計、合計等數(shù)據(jù)。(3)通過建立表與表之間數(shù)據(jù)連接公式來獲取其他表中的數(shù)據(jù)。(4)通過建立帳中取數(shù)函數(shù)自動從帳簿中提取數(shù)據(jù)。 6、建立獲取數(shù)據(jù)公式主要有：建立表頁的計算公式；建立從帳務系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的公式；建立表之間獲取數(shù)據(jù)公式； 建立不同報表文件之間獲取數(shù)據(jù)的公式。 7、提取帳務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的意義： 將會計帳簿中的有關數(shù)據(jù)直接通過單元公式提取到相關的看見報表中，給報表的編制帶來極大的方便，既避免了數(shù)據(jù)的失真，又節(jié)約了時間，提高了效率。 7 8、帳務函數(shù)的作用： 帳務函數(shù)架起了報表系統(tǒng)和帳務處理系

6、統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞的橋梁。帳務函數(shù)的 使用可以實現(xiàn)帳表一體化，利用帳務函數(shù)定義單元連接公式，每期的會計報表無 需過多的操作，系統(tǒng)就自動地將帳務系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)傳遞到會計報表中。 9、帳務函數(shù)的基本格式： 取期初函數(shù)：QC（“科目編碼”，會計期，“方向”，帳套號） 取期末余額函數(shù)：QM（“科目編碼”，會計期，“方向”，帳套號） 取發(fā)生額函數(shù)：FS（“科目編碼”，會計期，“方向”，帳套號） 取發(fā)生凈額函數(shù)：JE（“科目編碼”，會計期，帳套號） 取計劃數(shù)函數(shù)：JH（“科目編碼”，帳套號）8 10、手工編表和報表系統(tǒng)制表的差異： 制表步驟的差異： 手工制表分為畫表格和填表兩大步。 電算化制表分為報表格式設計

7、、報表數(shù)據(jù)處理和報表生成三大步。 填表方式的差異： l 手工制表的填表是人工查找數(shù)據(jù)后填入表格。 l 電算化制表的填表是由計算機自動運行已定義的公式從而形成數(shù)據(jù)后填入表格。 電算化制表的優(yōu)點： l 報表格式設計時雖繁一些，但這報表格式可以長期用，可謂“一勞永逸”。 l 數(shù)據(jù)處理比手工編表簡單、輕松、準確。 l 報表輸出的方法靈活多樣。9 11數(shù)據(jù)處理功能包括： A錄入和修改基本數(shù)據(jù) B報表數(shù)據(jù)的審核功能 （財務人員將報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關系以審核公式表示出來，計算機將按照公式定義的勾稽關系自動對報表進行審核） C舍位平衡功能（財務人員定義好舍位平衡公式并明確舍幾位，計算機便可以自動地計算并完成舍

8、位和平衡處理） D 數(shù)據(jù)透視分析功能（把多張表頁相同位置的數(shù)據(jù)顯示在一個平面上以便進行分類對比分析） E報表排序功能與查找功能 F圖形分析功能（計算機根據(jù)財會人員指定的表頁數(shù)據(jù)繪制出直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖等多種分析圖，將所包含的經(jīng)濟含義的數(shù)據(jù)以圖的方式直觀地反映出來，為財會、管理人員進行數(shù)據(jù)分析提供了重要的工具）10 12報表匯總和合并報表： 報表匯總包含： 1.同一報表不同期間的匯總；2.同一報表不同單位的匯總。 報表合并包括： 1.合并資產(chǎn)負債表；2.合并損益表；3.合并利潤分配表；4.合并財務狀況變動表。 合并報表操作步驟： 1.原始數(shù)據(jù)準備；2.輸入抵銷分錄；3.母公司建立工作底稿；4.母公司進行數(shù)據(jù)采集工作