時(shí)間管理相應(yīng)理論

1、時(shí)間管理相應(yīng)理論扣分規(guī)則扣分規(guī)則1、遲到一次 -1分/次2、接聽 -1分/次3、隨意走動(dòng) -1分/次4、搶答違規(guī) -1分/次5、中途退場 -2分/次分組規(guī)則分組規(guī)則 茄茄子子 西西紅柿紅柿蘑蘑菇菇 蘿蘿卜卜按照箭頭的按照箭頭的順利依次報(bào)順利依次報(bào)出蔬菜名字出蔬菜名字。報(bào)出相同蔬菜報(bào)出相同蔬菜的同學(xué)組成一的同學(xué)組成一組。組。目錄一、時(shí)間管理概述二、時(shí)間管理原則三、時(shí)間管理方法游戲游戲-報(bào)紙塔報(bào)紙塔工具：膠帶、報(bào)紙時(shí)間：15分鐘要求： 完成報(bào)紙塔的制作評判標(biāo)準(zhǔn)：1）高度 2）穩(wěn)固 3)可移動(dòng)得分規(guī)則：滿足一項(xiàng)得分規(guī)則：滿足一項(xiàng)+1+1分，同時(shí)滿足三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)另外多分，同時(shí)滿足三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)另外多+2+2分分

2、，抄襲（偷看、與其他組討論），抄襲（偷看、與其他組討論）-1-1分。分。啟示啟示 有效、合理地分配時(shí)間，做好計(jì)劃，才能做好時(shí)間管理.六個(gè)思考六個(gè)思考為什么在春節(jié)的時(shí)候，聽到很多時(shí)間的感慨？為什么一起進(jìn)公司的同事兩年后會有很大的差距？為什么有的時(shí)候感覺時(shí)間很快，有的時(shí)候感覺時(shí)間很慢？為什么有的人時(shí)間是用分計(jì)算的，而有的人是用月計(jì)算的？為什么總是感覺時(shí)間不夠用？為什么要學(xué)習(xí)時(shí)間管理？小沈陽的小沈陽的“人生理解人生理解”其實(shí)人這一生可短暫了，有時(shí)候一想這人生和睡覺是一樣一樣的眼睛一閉一睜這一天就過去了哈敖這眼睛一閉不睜這輩子就過去了哈敖1.1 什么是時(shí)間？ 1：時(shí)間管理的概念時(shí)間是一種稀缺資源 時(shí)間

3、是一種特殊的資源，一旦浪費(fèi)了就再也不能恢復(fù)，雖然人們總在談?wù)撊绾喂?jié)約時(shí)間，事實(shí)上時(shí)間是不能節(jié)省下來，它不能被儲存起來，供未來某個(gè)時(shí)期使用。時(shí)間的特點(diǎn)： （1）無法蓄積 （2）無法取代 （3）供給毫無彈性 （4）無法失而復(fù)得 1.2 什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面面對時(shí)間而進(jìn)行的對時(shí)間而進(jìn)行的“自我管理自我管理”。 （1）所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。 （2）所謂自我管理”你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配

4、時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 1.3 有效時(shí)間管理的重要性 （1）提高工作效率 （2）享受生活第一個(gè)問題：請問你現(xiàn)在幾歲？（把相應(yīng)的部分從前面撕掉）第二個(gè)問題：請問你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話就從后面把那部分撕掉）第三個(gè)問題：請問你想幾歲退休？（請把相應(yīng)的退休以后的部分從后面撕下來，不用撕碎，放在桌子上） 第四個(gè)問題：請問一天24小時(shí)你會如何分配？第五個(gè)問題：比比看 。請用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和剛才撕下的2/3加在一起，并請思考一下您要用左手的1/3工作賺錢，提供自己另外2/3的吃喝玩樂及退休后的生活。第六個(gè)問題：想一

5、想。第七個(gè)問題：請問你現(xiàn)在有何感想？假如現(xiàn)在你個(gè)人的生命處于0 0100100歲之間，接下來我們來玩一個(gè)游戲 每天做的哪些工作是在浪費(fèi)時(shí)間？1.3 時(shí)間管理的誤區(qū) 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠 誤區(qū)之四：整理整頓不足 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識不強(qiáng) 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標(biāo)不明確 2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時(shí)間分配的原則 案例：鋼鐵公司總裁查爾斯的故事誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 組織工作不當(dāng)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1、職責(zé)權(quán)限不清，

6、工作內(nèi)容重復(fù) 2、事必躬親，親力而為3、溝通不良 4、工作時(shí)斷時(shí)續(xù) （1）為了避免對棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D

7、極不同意 拖延商數(shù)測驗(yàn) 請據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠 （6）我對重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或 周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致 無法處理所面對的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理一

8、件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評4分， “略表同意”評3分， “略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。 總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重 總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病拖延的表現(xiàn)當(dāng)你必須著手于一篇重要的報(bào)告時(shí)，你卻在不停地整理桌子上的東西.不為一位潛在的大客戶準(zhǔn)備簡報(bào)，反而打 給一位友善但訂購量極少的客戶.總以為要思索全面后才能開始著手于工作，是典型的完美主義者.拖延的代價(jià)愧疚常伴左右在壓力下工作待處

9、理問題接踵而來如何克服拖延把大工作分成許多小工作直接面對而不是逃避不愉快的工作不妨讓別人來監(jiān)督你獎(jiǎng)勵(lì)自己誤區(qū)之四：整理整頓不足誤區(qū)之四：整理整頓不足“文件堆積定律”“文件的堆積將被擴(kuò)展，導(dǎo)致填滿可供堆積的空間。” 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識不強(qiáng)誤區(qū)之五：進(jìn)取意識不強(qiáng)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： *個(gè)人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 送大家一句話：昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時(shí)可以運(yùn)用的現(xiàn)金。請善用它！2：時(shí)間管理的原則2.2 20/80原則2.1 目標(biāo)原則 2.3 四象限原則2.1 2.1 目標(biāo)原則目標(biāo)原則v目標(biāo)刺激我們奮勇向上- 美國著名經(jīng)

10、紀(jì)人鄧尼斯創(chuàng)業(yè)的故事v如何制訂目標(biāo)（SMART的工作目標(biāo)）具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）練習(xí)題：以下的目標(biāo)符合SMART原則么？1、提升下游環(huán)節(jié)客戶的滿意度2、加強(qiáng)文檔的規(guī)范建設(shè)3、2000年的發(fā)貨投訴率要比98年改善20%搶答：答對搶答：答對1 1點(diǎn)點(diǎn)+1+1分分 答錯(cuò)答錯(cuò)1 1點(diǎn)點(diǎn) -1-1分分 違規(guī)搶答違規(guī)搶答-1-1分分 思考：今年的實(shí)際目標(biāo)是否符合SMART原則. a)20/80原則是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)明的，因此，也叫巴萊多定律； b)你80%的價(jià)值來自20%

11、的工作， 80% 的工作只能創(chuàng)造20%的成果； c)利用20%的時(shí)間完成80%的工作； d)我們要找到那20%的事，做真正重要的，會影響你的，能創(chuàng)造價(jià)值的事，專心致志地完成。2.2 20/802.2 20/80原則原則重重要要緊緊迫迫重要又緊迫重要又緊迫重要而不緊迫重要而不緊迫緊迫而不重要緊迫而不重要 不重要不重要也不緊也不緊迫迫2.3 2.3 四象限原則四象限原則美國管理學(xué)家科維提出重重要要緊緊迫迫災(zāi)難、危機(jī)災(zāi)難、危機(jī)緊急問題緊急問題有期限的壓力有期限的壓力（項(xiàng)目、會議、匯報(bào)）（項(xiàng)目、會議、匯報(bào)）建立人際關(guān)系建立人際關(guān)系挖掘新機(jī)會挖掘新機(jī)會問題的發(fā)掘與預(yù)防問題的發(fā)掘與預(yù)防做計(jì)劃、規(guī)劃做計(jì)劃、

12、規(guī)劃技能的更新技能的更新無關(guān)大無關(guān)大局的會局的會議議不速之客不速之客瑣碎的事瑣碎的事情情某些無謂某些無謂的的 或者或者電子郵件電子郵件 小王早上9點(diǎn)到達(dá)辦公室，預(yù)在10點(diǎn)30分與準(zhǔn)備合作的大客戶進(jìn)行產(chǎn)品介紹。此時(shí)部門經(jīng)理給他打 問：昨天小王對他提出的問題有何處理建議， 并要求提交書面報(bào)告，并告之近期將有一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要小王做好準(zhǔn)備。 下午上班后，小王上網(wǎng)查看了私人郵件, 聽了半個(gè)小時(shí)的MP3,翻了翻隨身帶的專業(yè)知識書籍，之后又被前臺叫去收了件快遞。下午2點(diǎn)突然接到前臺 說 ，來了一位印度客戶要了解公司產(chǎn)品信息，此時(shí)小王感覺腹部一陣陣劇烈疼痛，進(jìn)醫(yī)院檢查，是急性闌尾炎，需要立刻動(dòng)手術(shù)。我們先看一

13、下小王一天的工作請大家將以上小王的工作內(nèi)請大家將以上小王的工作內(nèi)容正確地歸入四象限容正確地歸入四象限搶答：答對一點(diǎn)搶答：答對一點(diǎn)+1+1分，答錯(cuò)分，答錯(cuò)一點(diǎn)一點(diǎn)-1-1分分 違規(guī)搶答違規(guī)搶答-1-1分分重重要要緊緊迫迫對大客戶的產(chǎn)品介紹對大客戶的產(chǎn)品介紹動(dòng)手術(shù)動(dòng)手術(shù)參加業(yè)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)務(wù)培訓(xùn)提交書提交書面報(bào)告面報(bào)告閱讀專閱讀專業(yè)書籍業(yè)書籍接待印度訪客接待印度訪客收快遞收快遞上網(wǎng)查看上網(wǎng)查看私人郵件私人郵件聽聽MP3MP33：時(shí)間管理的方法一、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況二、做好工作計(jì)劃三、縮短別人干擾的時(shí)間四、省時(shí)之道方法一：分析自己使用時(shí)間的方式和狀況方法一：分析自己使用時(shí)間的方式和狀況表一：

14、時(shí)間使用清單表表二：一星期日志與簡略分析表表三：一星期時(shí)間總結(jié)表表一：時(shí)間使用清單表表二：一星期日志與簡略分析表表三：一星期時(shí)間總結(jié)表例：表一：時(shí)間使用清單表-銷售經(jīng)理表二：一星期日志與簡略分析表表三：一星期時(shí)間總結(jié)表表一：時(shí)間使用清單表-招聘主管表二：一星期日志與簡略分析表表三：一星期時(shí)間總結(jié)表自檢題自檢題1、我是怎樣把我的時(shí)間浪費(fèi)掉的？未來有什么好途徑預(yù)防或減少時(shí)間的浪費(fèi)？2、我是怎樣把別人的時(shí)間浪費(fèi)掉的？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？我應(yīng)該怎樣預(yù)防？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少或交給別人做？4、別人是怎樣浪費(fèi)了我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做

15、的哪些事對我的目標(biāo)很重要？7、我有沒有花費(fèi)時(shí)間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？最好的時(shí)間做最重要的事最好的時(shí)間做最重要的事注意記錄自己的體力、腦力出現(xiàn)高峰的時(shí)間和持續(xù)的時(shí)間，以掌握自己的生物鐘案例：張小姐早上9點(diǎn)-11點(diǎn)精力特別充沛，中午就開始疲憊，下午的工作效率顯然比上午低，她一大早到了辦公室，花了半個(gè)小時(shí)查看郵件和當(dāng)天的報(bào)紙，然后把昨天余留的工作處理完，和上司花了一點(diǎn)時(shí)間討論，其間還有其他同事過來商討問題。等這些事情做完了，張小姐一看表，已經(jīng)11點(diǎn)30了，今天重要的工作職能放在下午做了，下午工作效率較低無法完成，于是退到第二天。第二天，又開始重復(fù)自己前一天的工

16、作。方法二：做好工作計(jì)劃方法二：做好工作計(jì)劃1、計(jì)劃的基礎(chǔ)概念：分類標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃類型按廣度分戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃按時(shí)間框架分短期計(jì)劃、中期計(jì)劃、長期計(jì)劃按明確性分具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃2、注意事項(xiàng)（1）事先的了解（2）遵循5W2H原則（3）設(shè)置控制點(diǎn)所在部門的業(yè)務(wù)定位所在崗位的業(yè)務(wù)定位上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)上級主管對你的期望和要求與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系WhyWhatWhenWhereWhoHow toHow much3、利用計(jì)劃工具WBS（Work Breakdown Structure） 定義：（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單。例：宴會項(xiàng)目的WBS宴會項(xiàng)目邀請房間準(zhǔn)備宴會項(xiàng)目管理制作請柬餐桌環(huán)境食品及飲料編制預(yù)算制定任務(wù)清單房卡領(lǐng)取房間布置確定客人名單宴會選址練習(xí)：各組畫出完成某一任務(wù)的WBS，并做詳細(xì)解釋準(zhǔn)備時(shí)間：10分鐘呈現(xiàn)時(shí)間：3分鐘/組評分標(biāo)準(zhǔn)：合理性評分標(biāo)準(zhǔn)：合理性+2+2分，陳述清晰分，陳述清晰+2+2分分評委：講師及非呈現(xiàn)組組長評委：講師及非呈現(xiàn)組組長方法三、縮短別人干擾的時(shí)間方法三、縮短別人干擾的時(shí)間1、打 的藝術(shù) 事先的約定與準(zhǔn)備 保持簡短而明確的開場白 控制 時(shí)間、保持通話主題 過濾 2、當(dāng)你被打斷時(shí)v 來自上司的打斷v 來自下屬