ERP環(huán)境下的采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險分析及內(nèi)部控制設(shè)計_基于_企(精)

1、ERP環(huán)境下的采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險分析及內(nèi)部控制設(shè)計基于XX企業(yè)集團實施ERP的思考武漢大學(xué)張來艷劉錦芳XX集團主要經(jīng)營日用化妝品。該企業(yè)集團實行集權(quán)管理，由集團總部集中管理全公司的采購、生產(chǎn)、銷售、資金。集團為了改善經(jīng)營管理，于2002年上了SAP的ERP系統(tǒng)，采用了財務(wù)、成本控制、銷售管理、物料管理這4個模塊，從而使企業(yè)實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的“三流合一”,一定程度上帶來了管理增值。因此，本文以XX企業(yè)集團為例，介紹其在采購與付款流程控制上的成功經(jīng)驗，并對其采購與付款的內(nèi)部控制設(shè)計提出幾點建議。一、XX企業(yè)集團采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程分析就采購與付款環(huán)節(jié)而言，該集團將采購中心分為3個部

2、門:開發(fā)部、業(yè)務(wù)部和綜合部。開發(fā)部負責(zé)新原料、新供應(yīng)商及供應(yīng)商的評估管理;業(yè)務(wù)部負責(zé)訂單的分配（在采購平臺上進行競價、招投標來分配訂單、訂單跟蹤到貨及采購合同的簽訂;綜合部負責(zé)訂單制定、請購單初審及付款請款。具體的業(yè)務(wù)流程及內(nèi)部控制為:（一請購。ERP的一個重要作用就是物料需求管理。在ERP系統(tǒng)下，只要生產(chǎn)排程和物料主數(shù)據(jù)正確，請購計劃的分解就可實現(xiàn)。然而，由于我國市場的不穩(wěn)定，企業(yè)的采購也不能完全依賴ERP，許多環(huán)節(jié)還需要人的管理加以解決。按照xx企業(yè)集團的特點，請購單分為3類:一般物料請購單、特殊物料請購單和部門物資請購單。一般物料請購單是根據(jù)正常的銷售計劃結(jié)合庫存情況推導(dǎo)來的。特殊物料請

3、購單是據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)能力和供應(yīng)價格變化、營銷活動需要等產(chǎn)生的。這一類計劃根據(jù)計財部季度銷售回款計劃、品牌策劃部產(chǎn)品升級換代和促銷活動規(guī)劃、科研中心配方更換信息，并綜合考慮產(chǎn)品銷售狀況、物料采購狀況等因素制訂。這一類物資需求計劃對此類銷售型企業(yè)而言，金額大、彈性強，與企業(yè)的戰(zhàn)略緊密相關(guān)。該集團目前由計劃配送部負責(zé)每季度和針對重大節(jié)假日召開特殊物料準備計劃例會,提出特殊物料準備計劃草案（以產(chǎn)品品種和數(shù)量形式,經(jīng)與會部門討論達成一致意見后,制訂特殊物料準備計劃,并以會議備忘的形式傳遞與會部門,上報集團CE0。對于由辦公部門、固定資產(chǎn)需用部門提出的請購單，則由部門負責(zé)人、資產(chǎn)主管部門負責(zé)。所有的請購單均

4、由綜合部完成請購單的初審,并按物料進行分類、整理。（二選擇供應(yīng)商。這一環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要做到信息公開，評選流程的公平、公正，其中價格又是選擇供應(yīng)商的重要因素。在xx企業(yè)集團,與采購有關(guān)的詢比價、核價、競價及招投標工作由采購中心業(yè)務(wù)部組織在電子采購平臺上進行，采購中心主任助理和審計部對日常詢比價、核價、競價及招投標實行管理和監(jiān)督。網(wǎng)上競價或招投標物料價格均需采購中心主任簽字確認,這種方式基本可以做到透明、公正。同時采購中心開發(fā)部還實行了供應(yīng)商定期考核的制度,以系統(tǒng)提供的各項指標分析表和相關(guān)檢測部門提供的物料質(zhì)檢分析報告為主要依據(jù)。采購中心開發(fā)部設(shè)定評分標準對供應(yīng)商進行評分,并輸入系統(tǒng),生成供應(yīng)商評估報

5、表,將供應(yīng)商評估報表作為選取供應(yīng)商的一個重要標準。（三簽訂訂購合同。采購中心業(yè)務(wù)部與供應(yīng)商簽訂訂購合同,供應(yīng)商按合同規(guī)定的時間、價格供貨,各種運費等費用都包含在采購合同之中。財務(wù)人員將合同資料、訂購單錄入ERP,訂購單或合同是ERP中收貨、付款的原始依據(jù)。（四驗貨入庫。對企業(yè)而言,驗貨入庫關(guān)鍵是要保證貨物的數(shù)量和質(zhì)量。倉庫保管員先將送貨品種、數(shù)量等內(nèi)容與訂單所列內(nèi)容進行核對,然后開具手工入庫單、質(zhì)檢入庫通知單,質(zhì)檢人員驗貨后,出具質(zhì)檢報告;對于合格物料,保管員將質(zhì)檢報告和質(zhì)檢入庫通知單一起傳遞給記賬員;如是固定資產(chǎn),在資產(chǎn)管理模塊中做收貨;非固定資產(chǎn),由財務(wù)系統(tǒng)中做收貨。對于不合格物料,保管人

6、員可根據(jù)質(zhì)檢人員的確認當(dāng)場拒收。由于集團新投資的產(chǎn)業(yè)暫時未上線,其業(yè)務(wù)處理相對較麻煩。對于這種情況的采購方案是由采購中心內(nèi)部控制InternalControl綜合部在下訂單后的2個工作日內(nèi)將訂單清單分不同工廠將數(shù)據(jù)電子郵件發(fā)給相應(yīng)的產(chǎn)品供應(yīng)中心工廠的收貨人員。產(chǎn)品供應(yīng)中心收貨人員嚴格按照發(fā)運計劃進行收貨,在收貨后及時在訂單中對數(shù)量進行記錄;每周三、五下午5點30分上傳入庫并匹配訂單的數(shù)據(jù)給采購中心綜合部,由采購中心綜合部及時在系統(tǒng)中將入庫數(shù)據(jù)與訂單匹配。同時采購中心綜合部在物資供應(yīng)系統(tǒng)中進行訂單匹配,并以書面形式將未完成采購申請情況經(jīng)部門負責(zé)人簽字后傳遞到計劃配送部,計劃配送部據(jù)此和工廠物料庫

7、存、生產(chǎn)需求情況制訂下期采購計劃（采購申請。（五發(fā)票校驗。發(fā)票校驗主要是為企業(yè)會計記賬提供依據(jù),ERP中的會計記錄是自動生成的,只要基礎(chǔ)設(shè)置正確,一般不會出現(xiàn)錯誤。由企業(yè)集團采購人員（月末統(tǒng)計匯總需要開票的入庫單,向供應(yīng)商索要發(fā)票,然后將入庫單和發(fā)票提交給財務(wù)會計部,財務(wù)會計部核對入庫單、發(fā)票單據(jù)是否匹配。目前這一控制是在系統(tǒng)外進行的,財務(wù)人員如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票不合格,則退票給采購中心綜合部,采購部門應(yīng)及時要求供應(yīng)商重新開票。校驗無誤后在ERP系統(tǒng)中輸入發(fā)票，系統(tǒng)自動實現(xiàn)應(yīng)付賬款的記賬。同時該企業(yè)集團要求財務(wù)人員在收或退相關(guān)入庫單、發(fā)票時要與采購中心相關(guān)人員辦理票據(jù)的交接手續(xù),入庫單、發(fā)票等單據(jù)的收

8、集與整理工作由財務(wù)會計部完成。（六付款。在我國，銀行系統(tǒng)并沒有與ERP完全集成，因此完全意義上的自動付款是無法實現(xiàn)的。采購中心支付給供應(yīng)商的貨款,應(yīng)先進行發(fā)票校驗。發(fā)生支付業(yè)務(wù)時，先由請款部門經(jīng)辦人填制請款單。財務(wù)人員根據(jù)部門預(yù)算，進行審批。銀行出納在經(jīng)辦付款業(yè)務(wù)時要檢查手續(xù)是否齊全、請款單上的收款人名稱、銀行賬號等項目。ERP系統(tǒng)中已經(jīng)存在的涉及供應(yīng)商、客戶類的賬號,銀行票據(jù)系統(tǒng)可直接調(diào)用，并由專人負責(zé)相關(guān)信息的同步維護，銀行出納付款前應(yīng)檢查銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號數(shù)據(jù)已同步更新并保持一致。所有供應(yīng)商、客戶的賬號原則上應(yīng)只有一個活動賬號可以使用,有關(guān)賬號的變更應(yīng)取得該單位書面的有效蓋章

9、確認函并經(jīng)企業(yè)集團相關(guān)部門認可,不使用的賬號應(yīng)予以凍結(jié)。付款經(jīng)辦后,付款票據(jù)交由制證會計進行記賬處理。期末由指定會計編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,落實、跟蹤未達賬項。二、XX企業(yè)集團采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制風(fēng)險分析與內(nèi)部控制設(shè)計在我國與上述企業(yè)類似的日化企業(yè)有很多,從以上分析可以看出,這類企業(yè)雖然采用了ERP,但仍然存在固有的風(fēng)險，同時ERP也在不知不覺中帶來了一些新的風(fēng)險。（一從請購環(huán)節(jié)來看，企業(yè)的計劃依靠ERP,但是市場環(huán)境又決定著他不能完全信賴于ERP,對特殊情況還需要高層領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員的介入。同時ERP的計劃分解還需要確保物料主數(shù)據(jù)和生產(chǎn)排程等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確。（二從選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)來看,即使有電

10、子平臺,供應(yīng)商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程還需要用制度加以規(guī)范。ERP內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率、銀行賬號與供應(yīng)商的評估、付款直接相關(guān),供應(yīng)商主數(shù)據(jù)也需要專人進行維護。在與供應(yīng)商簽訂合同時,財務(wù)處采購會計要對采購文件中的各因素進行最終審查,確認其符合規(guī)定后方能支付預(yù)付款;如果是采購結(jié)束后才支付款項,采購會計必須參與采購計劃的審核和付款計劃的簽訂。在這點上,該企業(yè)集團財務(wù)人員在合同簽訂中的付款審核與監(jiān)督作用發(fā)揮得不夠充分。若采購部門的付款計劃與財務(wù)預(yù)算不符,企業(yè)可能會發(fā)生現(xiàn)金危機。（三從驗貨入庫來看,實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的分離,可以有效防止可能發(fā)生的舞弊。在ERP內(nèi)部,相關(guān)的采購單也會進行自動檢查,當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的容許界限時（即有關(guān)的交貨日期和數(shù)量將會被拒收。只有實現(xiàn)了不相容職責(zé)分離,這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險才會降低。（四從發(fā)票檢驗來看,發(fā)票是企業(yè)付款的依據(jù),ERP會自動根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄。該公司由財務(wù)人員在系統(tǒng)外進行入庫單與發(fā)票的匹配,然后輸入系統(tǒng)。這一步驟也可以設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi),在財務(wù)會計過賬環(huán)節(jié)加以控制即當(dāng)發(fā)票與訂單一致時才能過賬,每個企業(yè)可以根據(jù)自身特點靈活設(shè)置。（五到達付款時點時,供應(yīng)商會主動催款,企業(yè)也可在系統(tǒng)