歸檔文件整理規(guī)范

1、歸檔文件整理規(guī)范(DB36/T3802016)1范圍本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標準適用于江西省各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T18894DA/T1-2000DA/T13-1994DA/T22-2015DA/T25-2000DA/T38-2008電子文件歸檔與管理規(guī)范檔案工作基

2、本術語檔號編制規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則檔案修裱技術規(guī)范電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范3術語和定義卜列術語和定義適用于本標準。1.1歸檔文件archivaldocument(s)立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。1.2件item歸檔文件的整理單位。1.3整理arrangement將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等)，使之有序化的過程。3.4檔號archivalcode在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以

3、體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。4 整理原則4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。4.2 歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。4.4 歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5 一般要求5.1 組件（件的組織）件的構成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）簡報、周報

4、等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）分開獨立成件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。5.2 分類立檔單位應按歸檔文件的某些特征對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)

5、定性。歸檔文件一般采用年度一機構（問題）一保管期限分類法進行三級分類。立檔單位內(nèi)設機構比較健全，職責分工比較明確的，采用年度一機構一保管期限分類法；內(nèi)設機構比較簡單或職能交叉不便于按機構分類的，采用年度一問題一保管期限分類法；規(guī)模較小，年度形成歸檔文件數(shù)量少的或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度一保管期限分類法進行兩級分類。a）按年度分類將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成

6、年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。b）按機構（問題）分類將文件按其形成或承辦機構（或按其內(nèi)容所反映的問題）分類。同一全宗，機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入單位承辦部門或綜合部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。c）按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。依據(jù)本單位制定的檔案保管期限表，對歸檔文件進行分類。5.3 排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、

7、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。5.4 編號歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼年度-機構（問題）代碼-保管期PM代碼-件號。檔案門類代碼與年度之間用隔開，其他代碼之間用“-”連接。如“Z109-WS2011-BGS-Y-0001”、“Z109-WS。2011-01-Y-0001”。檔號按照以下要求編制：a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門類代碼年度：歸檔文件案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母WS標識。年度為文

8、件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。c）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼一般采用3位漢語拼音字母或2位阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS或“01”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。行業(yè)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。d）保管期限代碼：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10標識。e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附空白紙，填寫文件

9、題名后加蓋歸檔章。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構（問題）可以作為選才I項，見附錄A圖A1。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、機構（問題）按照5.4.3編制，件號、頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識。為便于識記，歸檔章保管期限宜使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）宜使用“辦公室”等機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱標識，見附錄A圖A2。5.5編目歸檔文件應依據(jù)檔號順序逐件編制歸檔文件目錄。編目應準確、完整、便于檢索。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、

10、頁數(shù)、備注等項目。a）序號：填寫歸檔文件順序號。一個年度一個保管期限的歸檔文件編制一個序號。b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。多機關聯(lián)合發(fā)文的，責任者3個（含）以下如實著錄，3個以上可只著錄前3個，后加“等”，責任者之間用“，”隔開，立檔單位本身是責任者的必須著錄。e）題名：文件標題。沒有題名、題名不規(guī)范，或者題名不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應自擬題名，題名字數(shù)一般不得超過50個字，其中每個標點符號占半個字符，自擬題名外加方括號“”。f）日期：文件的形成時間，以國際標

11、準日期表示法標注年月日，如19990909。g）密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置，見附錄B圖B1。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印按年度裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面，見附錄B圖B2。封面設置全宗號、全宗名稱、年度，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄應編制索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括保管期限、機構（問題）、機構（問題）代碼、起止件號

12、、所在頁數(shù)、備注等項，見附錄B圖B3。6紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架6.1 修整歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以托裱、修復；字跡模糊或易褪變的，應予復制,復制件附于原件后一并歸檔。歸檔文件應去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。幅面大于A4的歸檔文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。6.2 裝訂歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后平整，有利于保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。應根據(jù)歸檔文件保管期限

13、確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，采取直角裝訂，見附錄C圖C1、圖02,文件較厚的，采取“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，采取不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套等不能將歸檔文件完全固定的方法裝訂。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6

14、.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.3 編頁紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以不重編頁碼。6.4 裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及盒脊等項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。檔案盒的外形尺寸為310mnX220mm（長X寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm30mm40mm50mm等，見附錄D圖D1。檔案盒

15、封面應標明全宗名稱。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項，見附錄D圖D2。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按檔案館進館要求編制。檔案盒應采用337克以上無酸牛皮紙制作。6.5 歸檔文件整理說明歸檔文件整理完畢，應按年度填寫“年度歸檔文件整理說明，見附錄E圖E1。主要說明分類方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期?！澳甓葰w檔文件整理說明”一式兩份，

16、填寫完畢后分別放入歸檔文件目錄后和全宗卷中。整理人負責整理歸檔文件的人員姓名。檢查人負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期歸檔文件整理、檢查的日期。6.6 排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。歸檔文件按年度一機構（問題）一保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。7歸檔電子文件的整理要求7.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本規(guī)則“5一般要求”的規(guī)定。7.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照數(shù)字檔案室建設指南（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執(zhí)行。2014年）、GB/T18894等標準7.3 歸檔電子文件整理，應使用符合數(shù)字檔案室建設指南（的應用系統(tǒng)。附錄A（規(guī)范性附錄）歸檔章式樣及示例154515J,4全宗號年度件號8I*機構（問題）保管期限頁數(shù)1F標有“*”號的為選擇項，下同圖A1歸檔章式樣（單位：mn）全宗號年度件號Z10920111機構保管期限頁數(shù)辦公室永久45圖A2歸檔章示例附錄B（資料性附錄）歸檔文件目錄式