檔案利用工作概述

1、檔案利用工作檔案利用工作 第一節(jié)第一節(jié) 檔案利用工作的概念檔案利用工作的概念 一、含義一、含義 1 1、概念：檔案利用工作、概念：檔案利用工作亦稱亦稱“檔案利用服檔案利用服務(wù)務(wù)”、“檔案提供利用檔案提供利用”，是檔案部門通過一定，是檔案部門通過一定的的方式與方法方式與方法，直接提供，直接提供檔案檔案，為利用者，為利用者服務(wù)服務(wù)的的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。 （1 1）方式與方法）方式與方法主要是指提供檔案原件借主要是指提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、提供咨詢、檔案信息加工品，閱、檔案復(fù)制品、提供咨詢、檔案信息加工品，出具檔案證明等形式。出具檔案證明等形式。（2 2）檔案）檔案檔案館室的檔案原件

2、和檔案信息檔案館室的檔案原件和檔案信息加工品，如大事記、結(jié)構(gòu)沿革、文件匯編等編研加工品，如大事記、結(jié)構(gòu)沿革、文件匯編等編研材料。材料。 （3 3）服務(wù)）服務(wù)檔案人員被動(dòng)的提供檔案服務(wù)和檔案人員被動(dòng)的提供檔案服務(wù)和主動(dòng)提供檔案服務(wù)兩種形式。主動(dòng)提供檔案服務(wù)兩種形式。2 2、內(nèi)容、內(nèi)容 館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；的使用方法； 社會對檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求社會對檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；的發(fā)展規(guī)律； 介紹和報(bào)道館室藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極介紹和報(bào)道館室藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢

3、服務(wù)；開展檔案咨詢服務(wù)； 提供他們所需的檔案文獻(xiàn)等內(nèi)容。提供他們所需的檔案文獻(xiàn)等內(nèi)容。 二、指導(dǎo)思想二、指導(dǎo)思想 檔案利用工作的指導(dǎo)思想是，全面、及時(shí)、檔案利用工作的指導(dǎo)思想是，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為檔案用戶服務(wù)。準(zhǔn)確、有效地為檔案用戶服務(wù)。（一）全面（一）全面 ：提供本館室藏中檔案信息，同時(shí)推薦：提供本館室藏中檔案信息，同時(shí)推薦其他館室檔案線索。其他館室檔案線索。（二）及時(shí)：建立科學(xué)的檢索體系，熟悉檔案內(nèi)容與（二）及時(shí)：建立科學(xué)的檢索體系，熟悉檔案內(nèi)容與成分，及時(shí)滿足用戶需求。成分，及時(shí)滿足用戶需求。（三）準(zhǔn)確：要準(zhǔn)確的分析和把握檔案用戶的利用需（三）準(zhǔn)確：要準(zhǔn)確的分析和把握檔案用戶的利

4、用需求。求。(四)有效 積極主動(dòng)的為用戶查找檔案與資料，努積極主動(dòng)的為用戶查找檔案與資料，努力提高服務(wù)工作的質(zhì)量；大力開發(fā)檔案信息資力提高服務(wù)工作的質(zhì)量；大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善的檢索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案源，建立完善的檢索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案史料，提高檔案服務(wù)人員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷史料，提高檔案服務(wù)人員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強(qiáng)為社會提供檔案信息服務(wù)的能力，主動(dòng)地增強(qiáng)為社會提供檔案信息服務(wù)的能力，主動(dòng)地有效地為利用者服務(wù)。有效地為利用者服務(wù)。三、意義和要求三、意義和要求 （一）意義（一）意義 1 1、提供利用是檔案工作的根本目的。提供利用是檔案工作的根本目的。 2 2、利用工作對整個(gè)檔案

5、工作的發(fā)展有決定性影響、利用工作對整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響檔案工作的發(fā)展，取決于兩個(gè)因素檔案工作的發(fā)展，取決于兩個(gè)因素（1 1）外部因素：社會及本部門決策層的重視程度）外部因素：社會及本部門決策層的重視程度（2 2 ）內(nèi)部因素：各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)）內(nèi)部因素：各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展的發(fā)展 （二）要求： 1 1、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。2 2、熟悉檔案，了解需要。、熟悉檔案，了解需要。3 3、正確處理利用和保密的關(guān)系、正確處理利用和保密的關(guān)系4 4、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系5 5、注重被動(dòng)服

6、務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉、注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉6 6、注意掌握檔案利用效果、注意掌握檔案利用效果第二節(jié)第二節(jié) 檔案利用的途徑與方式檔案利用的途徑與方式 一、檔案利用的基本途徑。一、檔案利用的基本途徑。n 直接利用工作直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途是檔案提供利用工作的主要途徑，是檔案工作人員通過閱覽、外借、復(fù)制、咨徑，是檔案工作人員通過閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作。是檔案部門最常案材料，滿足利用需要的工作。是檔案部門最常用的利用方法，提供信息最直接。用的利用方法，提供信息最直接。n n間接

7、利用工作間接利用工作是指檔案工作人員通過整是指檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對現(xiàn)存檔案室理、匯集、編寫等方式，對現(xiàn)存檔案室檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編輯成各種專門參檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息的工作。練的二次信息的工作。 n檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本方式：但歸納起來有以下幾種基本方式：n（1 1）以檔案原件提供利用。）以檔案原件提供利用。n如：檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在如：檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；

8、館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；n在某些情況下將檔案原件暫時(shí)借出館（室）在某些情況下將檔案原件暫時(shí)借出館（室）外使用等。外使用等。n但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不宜通過這種方式直接提供給利用檔案，不宜通過這種方式直接提供給利用者使用。者使用。檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n（2 2）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替原件在館各種形式的檔案原件復(fù)本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案；舉輯出版文件匯編和在報(bào)刊

9、上公布檔案；舉辦檔案展覽等。辦檔案展覽等。n（3 3）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如：編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證用。如：編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，向社會提供加工的檔案信門文章和著作，向社會提供加工的檔案信息。息。檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n一一 、閱覽服務(wù)、閱覽服務(wù)n檔案閱覽服務(wù)，是指檔案館（室）在特定檔案閱覽服務(wù)，是指檔案館（室）在特定的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)利用者提供的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。檔案信息的一種服務(wù)方式。n

10、檔案是歷史記錄的原始材料，一般多是單檔案是歷史記錄的原始材料，一般多是單份、孤本或稀本，有的內(nèi)容具有一定的機(jī)份、孤本或稀本，有的內(nèi)容具有一定的機(jī)密性。這些特點(diǎn)，決定了檔案一般不宜外密性。這些特點(diǎn)，決定了檔案一般不宜外借。檔案館（室）收藏的檔案，又不能也借。檔案館（室）收藏的檔案，又不能也不必要全部復(fù)制多份廣為傳遞，而應(yīng)主要不必要全部復(fù)制多份廣為傳遞，而應(yīng)主要采取館（室）內(nèi)閱覽的方式。采取館（室）內(nèi)閱覽的方式。 檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：n有專門設(shè)施，有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既便于檔有專門設(shè)施，有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既

11、便于檔案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件；閱覽條件；n可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免因一可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免因一人借出館（室）外而妨礙多人利用之弊；人借出館（室）外而妨礙多人利用之弊；n便于了解和研究利用檔案的情況，從而改進(jìn)便于了解和研究利用檔案的情況，從而改進(jìn)和提高檔案利用工作。和提高檔案利用工作。檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n二、檔案的外借二、檔案的外借n檔案外借服務(wù)，是指檔案（室）為滿足某檔案外借服務(wù)，是指檔案（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，暫時(shí)將檔案借出

12、館（室）外使用的一種服暫時(shí)將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。務(wù)方式。檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n三、制發(fā)檔案復(fù)制本三、制發(fā)檔案復(fù)制本n制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方式。式。n優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)缺點(diǎn)檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n四、檔案證明四、檔案證明n檔案證明，是指檔

13、案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、檔案證明，是指檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請，為核查某種事團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請，為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。明材料。n利用者提出申請利用者提出申請領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)查查找材料找材料綜合編寫綜合編寫校對校對寄發(fā)寄發(fā) 檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n檔案證明的編寫要求：檔案證明的編寫要求：n（1 1）檔案證明應(yīng)根據(jù)檔案正本來編寫。）檔案證明應(yīng)根據(jù)檔案正本來編寫。 n（2 2）檔案證明必須客觀引述材料）檔案證明必須客觀

14、引述材料 n（3 3）無論根據(jù)什么材料編寫，均應(yīng)在）無論根據(jù)什么材料編寫，均應(yīng)在檔案證明上注明材料的出處和根據(jù)檔案證明上注明材料的出處和根據(jù)n（4 4）檔案證明的文字要確切、明了，）檔案證明的文字要確切、明了，要限定其內(nèi)容范圍，不得超出申請證明要限定其內(nèi)容范圍，不得超出申請證明問題的范圍而列入其他材料問題的范圍而列入其他材料 檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n五、檔案目錄五、檔案目錄n六、檔案展覽六、檔案展覽n七、檔案咨詢七、檔案咨詢n八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的變化利用服務(wù)方式的變化檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n新環(huán)境下，檔案利用

15、服務(wù)的方式也發(fā)生新環(huán)境下，檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生的革命性變化，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方的革命性變化，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：面：n1 1、計(jì)算機(jī)占據(jù)主要利用空間、計(jì)算機(jī)占據(jù)主要利用空間n2 2、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成了查閱檔案信息的主要、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成了查閱檔案信息的主要方式方式n3 3、下載、打印逐步取代復(fù)印檔案、下載、打印逐步取代復(fù)印檔案n4 4、利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔檔案案利利用用服服務(wù)務(wù)的的方方式式n六、檔案展覽六、檔案展覽n檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案館（室）檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案館（室）按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地

16、揭示和介紹檔案館制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。具體服務(wù)方式。檔案提供利用的宣傳檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)和咨詢服務(wù)n檔案展覽與陳列的作用是：檔案展覽與陳列的作用是：n（1 1）檔案展覽與陳列本身就是提供檔案）檔案展覽與陳列本身就是提供檔案信息的現(xiàn)場，利用者可以從中得到較為集信息的現(xiàn)場，利用者可以從中得到較為集中系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，甚至發(fā)現(xiàn)中系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，甚至發(fā)現(xiàn)從未見過的、難得的珍貴史料信息；從未見過的、難得的珍貴史料信息；n（2 2）機(jī)關(guān)和檔案館能在一定范圍內(nèi)組織）機(jī)關(guān)和檔案館能在一

17、定范圍內(nèi)組織較多的觀眾參觀，服務(wù)面較廣泛；較多的觀眾參觀，服務(wù)面較廣泛；檔案提供利用的宣傳檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)和咨詢服務(wù)n（3 3）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料，能夠以其原始性、的、典型的檔案信息材料，能夠以其原始性、真實(shí)性和形象鮮明見長，給參觀者留下深刻真實(shí)性和形象鮮明見長，給參觀者留下深刻的印象，起到生動(dòng)的宣傳教育作用；的印象，起到生動(dòng)的宣傳教育作用；n（4 4）檔案展覽與陳列可以展示檔案館（室）檔案展覽與陳列可以展示檔案館（室）藏檔案內(nèi)容之豐富及檔案的特殊作用，引起藏檔案內(nèi)容之豐富及檔案的特殊作用，引起人們的注意和興趣，

18、從而也宣傳了國家建設(shè)人們的注意和興趣，從而也宣傳了國家建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的必要性。和發(fā)展檔案事業(yè)的必要性。檔案提供利用的宣傳檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)和咨詢服務(wù)n檔案展覽中存在問題：檔案展覽中存在問題：n（一）任務(wù)型展覽多，精品展覽（一）任務(wù)型展覽多，精品展覽n（二）政績類展覽多，反映歷史文化內(nèi)涵（二）政績類展覽多，反映歷史文化內(nèi)涵的展覽少的展覽少n（三）照片圖片類展覽多，以檔案為主的（三）照片圖片類展覽多，以檔案為主的展覽少展覽少n（四）獨(dú)立舉辦的展覽多，聯(lián)合協(xié)作的展（四）獨(dú)立舉辦的展覽多，聯(lián)合協(xié)作的展覽少少覽少少n（五）花瓶式講解員多，專家型講解人員（五）花瓶式講解員多，專家型講解人員少

19、少 檔案提供利用的宣傳檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)和咨詢服務(wù)n七、檔案咨詢服務(wù)七、檔案咨詢服務(wù)n檔案咨詢服務(wù)工作是檔案館（室）為利用檔案咨詢服務(wù)工作是檔案館（室）為利用者服務(wù)的一種方式。它是以檔案為根據(jù)，者服務(wù)的一種方式。它是以檔案為根據(jù)，通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的一檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的一項(xiàng)服務(wù)性的工作。項(xiàng)服務(wù)性的工作。檔案提供利用的宣傳檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)和咨詢服務(wù)n檔案咨詢的種類：檔案咨詢的種類：n1 1、按內(nèi)容性質(zhì)，分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)、按內(nèi)容性質(zhì)，分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢

20、性咨詢與檢索性咨詢n2 2、按難易程度，可將檔案咨詢分為一般、按難易程度，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。性咨詢和專門性咨詢。n3 3、按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭、按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。咨詢和書面咨詢。檔案提供利用的宣傳檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)和咨詢服務(wù)二、檔案直接利用的方式二、檔案直接利用的方式n1 1、開設(shè)閱覽室、開設(shè)閱覽室n2 2、檔案外借、檔案外借n3 3、制發(fā)檔案復(fù)制本制發(fā)檔案復(fù)制本n4 4、出具檔案證明、出具檔案證明n5 5、咨詢服務(wù)、咨詢服務(wù) 有五個(gè)步驟有五個(gè)步驟n6 6、檔案展覽與陳列服務(wù)、檔案展覽與陳列服務(wù)n7 7、開放檔案、開放檔

21、案n開放檔案的含義開放檔案的含義n1 1、概念：是指檔案館對其所保存的檔案，除了、概念：是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，保密或需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會開放，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)分期分批地向社會開放，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。可利用業(yè)已開放的檔案。n2 2、時(shí)間界限時(shí)間界限n3

22、3、利用規(guī)定利用規(guī)定n 中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法規(guī)定：規(guī)定：n“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年期限，可以多于三十年”。開開放放檔檔案案n凡我國的公民和組織，持有身份證或工作凡我國的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信

23、等合法證明，均可直接到檔案證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放的檔案。外國人或者外國組織，館利用開放的檔案。外國人或者外國組織，經(jīng)我國有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案經(jīng)我國有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案館同意，亦可利用我國已開放的檔案。館同意，亦可利用我國已開放的檔案。開開放放檔檔案案n機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、教以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位

24、和以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。其他組織保存的檔案。 開開放放檔檔案案開放檔案的意義開放檔案的意義 n（一）開放檔案室現(xiàn)代社會公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)。（一）開放檔案室現(xiàn)代社會公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)。n（二）開放檔案室現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施（二）開放檔案室現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施n（三）開放檔案可以促進(jìn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)（三）開放檔案可以促進(jìn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)開放檔案的要求和措施開放檔案的要求和措施n（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍。開放檔案的具體范圍。n（二）做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造

25、必要條（二）做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件件n（三）建立和健全開放檔案的利用管理制度（三）建立和健全開放檔案的利用管理制度n（四）通過多種形式加強(qiáng)開放檔案的利用服務(wù)（四）通過多種形式加強(qiáng)開放檔案的利用服務(wù)工作工作n（五）做好開放檔案的公布工作（五）做好開放檔案的公布工作n（六）加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)社會檔案意識（六）加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)社會檔案意識n三、檔案間接利用的方式：三、檔案間接利用的方式：n檔案間接利用工作的重點(diǎn)是對檔案資料進(jìn)行編輯研究，形檔案間接利用工作的重點(diǎn)是對檔案資料進(jìn)行編輯研究，形成各種參考資料。成各種參考資料。n常用參考資料分為兩種：常用參考資料分為兩種：n一種是檔案文獻(xiàn)報(bào)道

26、性資料，如全宗指南、專題指南、檔一種是檔案文獻(xiàn)報(bào)道性資料，如全宗指南、專題指南、檔案文摘等：案文摘等：n一種是檔案文獻(xiàn)撰述型資料。如大事記、組織沿革等。一種是檔案文獻(xiàn)撰述型資料。如大事記、組織沿革等。思考題：n1 1、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點(diǎn)。、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點(diǎn)。n2 2、檔案為什么不提倡外借？、檔案為什么不提倡外借？n3 3、檔案展覽工作的作用是什么？、檔案展覽工作的作用是什么？n4 4、開放檔案的含義是什么？、開放檔案的含義是什么？第三節(jié)第三節(jié) 常見檔案的編研常見檔案的編研( (掌握掌握) )一、大事記一、大事記 大事記大事記就是按照時(shí)間順序，簡要地記載就是按照時(shí)間順序，簡要地記載

27、一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。（一）種類一）種類 1 1機(jī)關(guān)大事記。機(jī)關(guān)大事記。 2 2國家或地區(qū)大事記。國家或地區(qū)大事記。 3 3專題大事記。專題大事記。 4 4個(gè)人生平大事記（通常也稱年譜）。個(gè)人生平大事記（通常也稱年譜）。 （二）體例和結(jié)構(gòu) 大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)為緯，將大事條目按時(shí)間順序排列，以便反映同為緯，將大事條目按時(shí)間順序排列，以便反映同時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。 一部獨(dú)立編印的敘述式大事記，一般由如一部獨(dú)立編印的敘述式大事記，一般由如下部分組成：（所謂獨(dú)立編

28、印的敘述式大事記下部分組成：（所謂獨(dú)立編印的敘述式大事記參考資料名稱就是單純的大事記，而不是志書、參考資料名稱就是單純的大事記，而不是志書、年鑒等資料里附帶的大事記表等）年鑒等資料里附帶的大事記表等） 結(jié)構(gòu)如下1 1題名即大事記的標(biāo)題。包括對象、內(nèi)容、時(shí)間、題名即大事記的標(biāo)題。包括對象、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等。名稱等。 2 2編輯說明，稱為前言或編者的話。編輯說明，稱為前言或編者的話。 3 3序言，介紹大事記記述對象的概況。序言，介紹大事記記述對象的概況。 4 4目錄。是幫助讀者查找大事記條目的線索。目錄。是幫助讀者查找大事記條目的線索。5正文 這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，這是大事記的主體

29、部分。大事記的內(nèi)容，主要由大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。主要由大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。n（1 1）大事記述是通過許多重大事件的記述，）大事記述是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。n（2 2）大事時(shí)間。要求記載準(zhǔn)確日期，每件大）大事時(shí)間。要求記載準(zhǔn)確日期，每件大事年、月、日齊備。事年、月、日齊備。6 6按語和注釋，按語介紹歷史背景和大事要點(diǎn)。按語和注釋，按語介紹歷史背景和大事要點(diǎn)。7 7附錄，輔助材料，放在征文之后。附錄，輔助材料，放在征文之后。 （三）大事記的編寫要求 注意：建立大事記錄制度。（建議各單位建立大注意：建立大事記錄制度。（建議各單位

30、建立大事記錄制度，責(zé)成相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)登記、事記錄制度，責(zé)成相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)登記、記錄，減輕檔案人員工作量，同時(shí)也保證大記錄，減輕檔案人員工作量，同時(shí)也保證大事齊全完整）事齊全完整）二、組織機(jī)構(gòu)沿革 1 1、概念組織機(jī)構(gòu)沿革、概念組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、本是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、本企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。編制變革情況的一種編研材料。2 2、種類（理解）：、種類（理解）：3 3、內(nèi)容、內(nèi)容實(shí)際中普遍采用的編寫方法分兩部分：實(shí)際中普遍采用的編寫方法分兩部分：n（1 1）概述。）概述。n（2 2）組織機(jī)構(gòu)

31、設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)人員名錄。）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)人員名錄。 4 4、形式（理解）組織機(jī)構(gòu)沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌?、形式（理解）組織機(jī)構(gòu)沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也可圖文并茂。圖表的形式，也可圖文并茂。 5 5、結(jié)構(gòu)：其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種：、結(jié)構(gòu)：其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種：（1 1）是以時(shí)期（年度或階段）為主線，先將材料分）是以時(shí)期（年度或階段）為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面在分別敘述其成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面在分別敘述其內(nèi)容；內(nèi)容；（2 2）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年容分成若干

32、題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年或逐階段敘述?；蛑痣A段敘述。三、全宗指南 1 1、概念、概念2 2、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（1 1）立檔單位和全宗的歷史概況。立檔單位和全宗的歷史概況。（2 2）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。（3 3）全宗指南的輔助材料。）全宗指南的輔助材料。四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集） 1 1、概念、概念2 2、種類：按內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。種類：按內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。（1 1）綜合性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)機(jī)關(guān)、）綜合性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，

33、其包容企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強(qiáng)，篇幅性較大。如性強(qiáng)，篇幅性較大。如xxxx縣統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集縣統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集。（2 2）專題性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集則是記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企）專題性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集則是記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)某方面基本情況的。如業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)某方面基本情況的。如xxxx縣醫(yī)縣醫(yī)藥衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集藥衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集。五、會議簡介1 1、概念：、概念：2 2、種類：主要有黨代會、人代會、政協(xié)會、種類：主要有黨代會、人代會、政協(xié)會、職代會、團(tuán)代會、婦代會、董事會、經(jīng)理辦職代會、團(tuán)代會、婦代會、董事會、經(jīng)理辦公會和其他重要會議等。公會和其他重要會議等。3 3、內(nèi)容：包括會議屆次

34、，召開的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容：包括會議屆次，召開的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人，會議議程，討論與決議事主持人、參加人，會議議程，討論與決議事項(xiàng)及選舉結(jié)果等。項(xiàng)及選舉結(jié)果等。4 4、要求：要求：六、科技成果簡介1 1、概念：是科技檔案的編研成果之一，是指科研、概念：是科技檔案的編研成果之一，是指科研、設(shè)計(jì)部門，對獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資設(shè)計(jì)部門，對獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。資料。2 2、內(nèi)容：（科委、科協(xié)、果品辦）包括項(xiàng)目名稱、內(nèi)容：（科委、科協(xié)、果品辦）包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目內(nèi)容、投資費(fèi)用、主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指

35、標(biāo)或主要項(xiàng)目內(nèi)容、投資費(fèi)用、主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)或主要技術(shù)參數(shù)、經(jīng)濟(jì)效益、應(yīng)用推廣情況、鑒定評審技術(shù)參數(shù)、經(jīng)濟(jì)效益、應(yīng)用推廣情況、鑒定評審情況、獲獎(jiǎng)情況、轉(zhuǎn)讓方式和費(fèi)用等。情況、獲獎(jiǎng)情況、轉(zhuǎn)讓方式和費(fèi)用等。 七、專題概要 1 1、含義、含義 是以文章敘述的形式，簡要地說明和反映某是以文章敘述的形式，簡要地說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的一方面工作、生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料 。2 2、編寫基本要求：內(nèi)容全面，材料詳實(shí)；敘中有議、編寫基本要求：內(nèi)容全面，材料詳實(shí)；敘中有議、評介得當(dāng)；敘述準(zhǔn)確，文字樸實(shí)；文圖結(jié)合，不評介

36、得當(dāng)；敘述準(zhǔn)確，文字樸實(shí)；文圖結(jié)合，不拘一格。拘一格。 八、圖集八、圖集(也稱圖冊，是以各種專業(yè)圖也稱圖冊，是以各種專業(yè)圖樣為主體樣為主體) 配以必要的文字和數(shù)字說明，集中揭示科配以必要的文字和數(shù)字說明，集中揭示科技檔案中圖形信息的編研資料。技檔案中圖形信息的編研資料。九、手冊九、手冊 是以科技檔案信息為依據(jù)，簡明、扼要地是以科技檔案信息為依據(jù)，簡明、扼要地概述或羅列有關(guān)科技活動(dòng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，概述或羅列有關(guān)科技活動(dòng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計(jì)算公式、基本方法、措施包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計(jì)算公式、基本方法、措施和規(guī)范等資料性、知識性的工具書。和規(guī)范等資料性、知識性的工具書。十、年鑒 是以年度為時(shí)限，匯集反映一年內(nèi)重要工作是以年度為時(shí)限，匯集反映一年內(nèi)重要工作活動(dòng)和成就的文件、數(shù)據(jù)、圖片等檔案信息，分活動(dòng)和成就的文件、數(shù)據(jù)、圖片等檔案信息，分欄目敘述該年度基本情況的編研成品，是密集型欄目敘述該年度基本情況的編研成品，是密集型資料性工具書資料性工具書 . .（統(tǒng)計(jì)局、財(cái)政局、平谷中學(xué)（統(tǒng)計(jì)局、財(cái)政局、平谷中學(xué)) )案例分析：n 趙紅是一個(gè)擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書，由于趙紅是一個(gè)擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書，由