第1章 編輯聯(lián)合發(fā)文公文

1、主要內(nèi)容：主要內(nèi)容：第第1 1章章 編輯聯(lián)合發(fā)文的公文編輯聯(lián)合發(fā)文的公文第第2章章 編制編制“客戶資料卡客戶資料卡”表格表格第第3章章 編排長文檔編排長文檔第第4章章 制作電子報制作電子報第第5章章 批量制作含照片胸卡批量制作含照片胸卡公文公文（指“紅頭紅頭”文件文件）是日常行政管理中使用最多的應(yīng)用文之一，行文要求很嚴格、版面要求很高，國家對公文制定了專門的行文規(guī)則GB/T 9704-2012 黨政機關(guān)黨政機關(guān)公文格式公文格式（以下簡稱GB，請下載此國家標準）。以政府部門與企業(yè)聯(lián)合開展“應(yīng)對全球金融危機，振興經(jīng)濟論壇”公務(wù)活動為例，編輯印發(fā)開展此論壇的通知文件。 分解任務(wù)分解任務(wù)1 1：編輯論

2、壇通知文件：編輯論壇通知文件 分解任務(wù)分解任務(wù)2 2：制作發(fā)文單位圖章：制作發(fā)文單位圖章1. 參數(shù)計算和頁面設(shè)置參數(shù)計算和頁面設(shè)置右圖為A4型公文用紙的頁邊及版心尺寸類類 型型項項 目目參參 數(shù)數(shù)頁面頁面紙張紙張類型類型A4尺寸尺寸210mm297mm天頭（上白邊，上邊距）天頭（上白邊，上邊距）37mm1mm訂口（左白邊，左邊距）訂口（左白邊，左邊距）28mm1mm版心尺寸（不含頁碼）版心尺寸（不含頁碼）156mm225mm頁碼頁碼格式格式1頁碼字體頁碼字體4號半角阿拉伯數(shù)字號半角阿拉伯數(shù)字一字線字體一字線字體4號號一字線距版心一字線距版心7mm正文正文字體字體仿宋體仿宋體3號號每頁行數(shù)每頁行

3、數(shù)22行行每行字數(shù)每行字數(shù)28個漢字個漢字 根據(jù)以上參數(shù)計算：翻口（右邊距）2101562826（mm）地角（下邊距）2972253735（mm）通過頁面設(shè)置以上頁邊距，即可精確控制版心尺寸。根據(jù)1英寸25.4mm 和 1磅1/72吋 這兩個基本單位關(guān)系，推導(dǎo)換算公式：表表1-2 第第4列列 計算字大小的公式域代碼如式（計算字大小的公式域代碼如式（1-3）：）：中文字號中文字號磅值字號磅值字號示示 例例計算字大?。ê撩祝┯嬎阕执笮。ê撩祝┌颂?國1.76七號5.5國1.94小六6.5國2.29六號7.5國2.65小五9國3.18五號10.5國3.70小四12國4.23四號14國4.94小三15

4、國5.29三號16國5.64小二18國6.35二號22國7.76小一24國8.47一號26國9.17小初36國12.70初號42國14.82完成完成頁面設(shè)置頁面設(shè)置設(shè)置頁邊距、紙張、頁腳、文檔網(wǎng)格、字體，插入頁碼。將頁面設(shè)置保存為模板將頁面設(shè)置保存為模板保存文件名可為：“GB標準公文頁面設(shè)置(模板).dotx”。在Word中，頁碼的縱向位置是由頁腳的尺寸確定。根據(jù)上述數(shù)據(jù)，計算符合GB頁碼位置的最大頁腳尺寸最大頁腳尺寸最大頁腳尺寸下邊距下邊距頁碼一字線距版心距離頁碼一字線距版心距離二二分之一四號字高分之一四號字高3574.94225.53mm可取值25.5mm。在GB中，將組成公文的各要素劃分

5、為“版頭”、“主體”和“版記”三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。lGB標準公文版頭的要求（見教材表13）l用表格對“公文份數(shù)序號”等元素定位l精確計算“發(fā)文機關(guān)標志”的字號和縮放比 （建議設(shè)置最大字號62磅，縮放比=100%68.2%）l精確設(shè)置發(fā)文機關(guān)標志的起始位置l編排“發(fā)文機關(guān)標志” 在頁面第4行1列位置插入一個4行2列的表格。 設(shè)置表格寬度等于版心寬度156mm，居中。 合并第2列單元格。 輸入文字內(nèi)容。 設(shè)置“文件”二字格式。黑體或宋體加粗、

6、62磅縮69%、紅色，中部居中。調(diào)整豎線。 設(shè)置單位名稱文字格式。標宋加粗、紅色，字號29（或30）磅，分散對齊。調(diào)小表1列行高。設(shè)固定行距38磅。將表格線設(shè)為無框線。 在頁面第在頁面第4行行1列位置插入列位置插入EQ域代碼域代碼單擊“插入”“文檔部件”“域”域?qū)υ捒颍骸癊Q”域“域代碼”“選項”開關(guān)：A()“添加到域”“確定”選項“確定”。或者按 Ctrl+F9 組合鍵插入域標志 在其中間輸入域名：EQ輸入1個半角空格輸入半角字符的域開關(guān)：A()。 輸入域的內(nèi)容輸入域的內(nèi)容在開關(guān)A()的圓括號內(nèi)輸入產(chǎn)生矩陣的發(fā)文單位名稱，每個名稱之間用半角逗號分隔。在域之后即右花括號外輸入“文件”二字。設(shè)文

7、字字體為標宋紅色。 按按F9鍵更新域，顯示域結(jié)果鍵更新域，顯示域結(jié)果 設(shè)置字體格式設(shè)置字體格式設(shè)“文件”二字62磅，縮放69%。單擊（選中）域，設(shè)字號28磅。 設(shè)置發(fā)文機關(guān)名稱的分散對齊設(shè)置發(fā)文機關(guān)名稱的分散對齊域中矩陣文字的分散對齊不能使用“開始”功能區(qū)中的“分散對齊” 命令。正確方法：單擊域按Shift+F9切換域代碼，或者右鍵單擊域單擊“切換域代碼”，然后對所有字數(shù)較少的行分別設(shè)置字間距，使之與最多字的一行分散（兩端）對齊。字間距計算公式：字間距計算公式：用此公式計算第2、3、4行單位名稱的字符間距分別等于3.50、14.00、1.56磅，設(shè)置字符間距后，EQ域制作聯(lián)合發(fā)文頭效果所示。l

8、編制“發(fā)文字號”l制作精確定位的分割線制作精確定位直線常用繪圖和邊框線方法。GB規(guī)定分割線距“發(fā)文字號”下邊緣4mm，計算即為11.3磅，取11磅?？芍苯虞斎搿?毫米”，但不能輸入“4mm”。主體要素主體要素包括：主體要素包括公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件說明、成文日期和印章（即公章）、附注、附件7部分內(nèi)容具體要求詳見GB。版記要素主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、版記中的分割線。版記的位置版記置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。a) 設(shè)置版記文字內(nèi)容字體和段落格式設(shè)置版記文字內(nèi)容字體和段落格式b) 制作精確定位的版記中制作精確定位的版記中的的分割線繪制直線復(fù)制直線計算3

9、條反線的精確位置尺寸225221=10.2mm， 225223=30.7mm， 225224=40.9mm。設(shè)置3條反線的精確位置尺寸第第1條直線精確定位的尺寸設(shè)置條直線精確定位的尺寸設(shè)置:選中第1條直線，選擇“繪圖工具_格式” “排列”“位置”“其他布局選項”命令，打開“布局”對話框。版記排版完成的效果：版記排版完成的效果：1. 繪制一個基準圖章繪制一個基準圖章按照國家有關(guān)規(guī)定，不同級別或不同類別單位的印章，其規(guī)格要求（尺寸大小）是不同的。本案例按企事業(yè)單位和公司的公章規(guī)格制作?；鶞蕡D章參數(shù)基準圖章參數(shù)：采用宋體、14磅，文本填充和文本輪廓顏色為紅色，高和寬為3.1cm，浮在文字上面，文本效

10、果為上彎?。晃褰切切羌庵睆降扔?.4cm。復(fù)制和修改基準圖章為其它圖章復(fù)制和修改基準圖章為其它圖章復(fù)制3個，取消組合，修改單位名稱的藝術(shù)字大小和字間距，重新對齊和組合。將圖章移至文檔目標位置將圖章移至文檔目標位置調(diào)整圖章間的間隔調(diào)整圖章間的間隔調(diào)整圖章的對齊調(diào)整圖章的對齊1. 域的構(gòu)成域的構(gòu)成Word中的域是由域標志、域名、域開關(guān)和其它相關(guān)的元素組成。如下圖所示。項項 目（元素）目（元素）名名 稱稱語語 法法 含含 義義域標志用“插入”“文檔部件域”命令，或用Ctrl+F9 組合鍵由程序自動生成的兩側(cè)各有一個半角空格的一對花括號。具有邏輯性，可嵌套使用。但不能手工從鍵盤直接輸入花括號“ ”。域

11、代碼位于域標志中的文本。由域名和域開關(guān)組成，不區(qū)分大小寫，必須用半角空格分隔。英文引號內(nèi)的文本可使用全角字符，其它都使用半角字符。域代碼文本不論多長都不得強制換行。域結(jié)果域代碼轉(zhuǎn)換產(chǎn)生的值。可使用Shift+F9 組合鍵在域結(jié)果與域代碼間切換。DATE域名域的合法、有效名稱。域開關(guān)指定域結(jié)果的顯示方式，與域名間至少有一個半角空格。*格式域開關(guān)為域結(jié)果設(shè)定特定格式MERGEFORMAT開關(guān)項在插入域?qū)υ捒蛑羞x擇了“更新時保留原格式”則有此項。域底紋以底紋方式突出顯示域，域底紋不會被打印。表表1-4 域的組成元素與語法含義域的組成元素與語法含義根據(jù)域作用范圍的不同，Word中把域分成九大類共74個域?？旖萱I快捷鍵功功 能能Ctrl+F9插入域標志Shift+F9域結(jié)果與域代碼間切換Alt+F9顯示或隱藏文檔中所有域的域代碼F9更新特定的、當前的域Ctrl+F11鎖定域Ctrl+ Shift +F11解除對域的鎖定Ctrl+ Shift +F9將域轉(zhuǎn)化為靜態(tài)文本表表1-5 常用域的快捷鍵常用域的快捷鍵 插入域 域的編輯：編輯域代碼，域的格式設(shè)置，刪除域 域的更新 常用域快捷鍵本章根據(jù)本章根據(jù)GB/T 2012 黨政機關(guān)黨政機關(guān)公文格式公文格式的規(guī)定要求，重點介紹了頁面設(shè)置、精確制作的規(guī)定要求，重點介紹了頁面設(shè)置、精確制作“發(fā)發(fā)文機關(guān)標志文機關(guān)標志”、“分割線分