某集團管理中心工作手冊1

1、 *集團管理中心工作手冊編 制：管理中心工作手冊編 號：時 間： 前 言為促進集團公司及其下屬各單位的管理逐步走向科學化、標準化、規(guī)范化與制度化，特編制了本手冊。本手冊系依據(jù)公司章程和公司的實際相結合編制而成，包括：公司行政事務管理體系的范圍；公司關于行政事務管理體系要求的所有制度、規(guī)程文件；本手冊為公司的受控文件，由董事長批準頒布執(zhí)行。手冊管理的所有相關事宜均由集團總裁辦公室統(tǒng)一負責，未經(jīng)董事長批準，任何人不得將手冊提供給公司以外的人員。手冊持有者調(diào)離公司時，應將手冊交還集團總裁辦公室辦理核收登記。手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉(zhuǎn)借給其他公司。在手冊使用期

2、間，如有修改建議，各部門負責人應匯總意見，及時反饋到管理中心。管理中心應定期對手冊的適宜性、充實性和有效性進行評審；定期對手冊加以修改，執(zhí)行。由于編制時間緊，編制人員自身也有一個學習的過程，其中的不當之處、疏漏之處敬請指正。 集團公司 管理中心目 錄一、手冊說明111.手冊內(nèi)容112.適用范圍113.用語解釋（本手冊出現(xiàn)的術語或簡稱）114.手冊管理12二、管理部組織結構及崗位說明書131、管理部組織結構132、崗位說明書142.1.管理部經(jīng)理崗位說明書 142.2.行政主管崗位說明書 152.3.行政助理崗位說明書 162.4.前臺接待崗位說明書 172.5.駕駛班長崗位說明書 182.6.

3、駕駛員崗位說明書 19三、管理程序及流程201、發(fā)文流程202、專題會議流程213、合同管理流程223、法律服務流程234、外部關系流程245、公司文檔管理流程256、車輛管理流程267、辦公用品管理流程278、信息分類歸檔程序289、行政事務管理改進控制程序圖29三、行政管理制度301、文件編號及格式規(guī)范管理制度301.1.總則 301.2.字母縮寫規(guī)范 301.3.文件編號規(guī)則 311.4.文件格式規(guī)范 341.5.文件的簽發(fā)與處罰措施 361.6.各類文件參照范本（附表） 361.7.附則 372、前臺接待制度442.1.總則 442.2.崗位行為規(guī)范 442.3 接待來訪 442.4

4、外出登記 452.5 郵件收發(fā) 452.6 電話接聽 452.7 電話轉(zhuǎn)接流程 462.8 附則 472.9 附表 473、文明辦公管理規(guī)定503.1勞動紀律要求 503.2環(huán)境衛(wèi)生要求 513.3人際和諧要求 513.4其他 533.5檢查與監(jiān)督 533.6附表 544辦公區(qū)域安全管理規(guī)定564.1總 則 574.2消防安全管理 574.3防盜安全管理 574.4用電安全管理 584.5相關事項 584.6附則 585圖書管理制度585.2總則 595.3圖書的購置 595.4圖書的編號及登記 595.5圖書的保管 605.6圖書的借閱 615.7處罰條例 615.8附則 615.9附表 6

5、26低值易耗品及辦公用品管理辦法666.1總則 666.2管理職責 666.3辦公用品的界定和分類 666.4低值易耗品與辦公用品消耗定額 676.5辦公用品的購置與配給 676.6辦公文具用品的采購 686.7辦公設備的使用與管理 686.8辦公用品的使用和管理 696.9印刷文印耗材的使用管理 696.10附則 706.11附表 707員工名片印制管理規(guī)定747.1適用范圍： 747.2名片的管理 747.3名片的申請與印制 747.4名片的保管與作廢 757.5附則 757.6附表 758會議管理制度778.1總則 778.2職責 778.3董事長辦公例會 788.4總裁辦公例會 798

6、.5總經(jīng)理辦公例會 808.6專題會 808.7部門工作例會 818.8PMO會議（項目運營決策機構會議） 828.9會議的準備及收尾 828.10會議紀律 838.11會議紀要 848.12會議效率管理 848.13附則 858.14附表 859會議室使用管理規(guī)定9810固定資產(chǎn)管理制度9910.1總則 9910.2管理職責 10010.3固定資產(chǎn)的增加與登記 10110.4固定資產(chǎn)的分類與編號 10210.5固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)管理： 10310.6固定資產(chǎn)的租賃與外借 10410.7固定資產(chǎn)的閑置及處理 10410.8固定資產(chǎn)的減少 10510.9固定資產(chǎn)的調(diào)撥 10610.10固定資產(chǎn)的報

7、廢及處理 10710.11固定資產(chǎn)的核算 10810.12固定資產(chǎn)的折舊 10910.13新增固定資產(chǎn)的核算 11010.14固定資產(chǎn)大修費用計提和使用 11010.15附則 11010.16附表 11011車輛管理制度12011.1總則 12011.2車輛配備及購置 12011.3用車管理 12111.4車輛管理 12211.5駕駛員管理 12311.6費用管理 12411.7車輛的日常維修與保養(yǎng) 12511.8附則 12611.9附表 12612檔案管理制度13312.1總 則 13312.2檔案管理機構及主要職責 13312.3檔案的歸檔、立卷和移交 13412.4檔案保管和鑒定 138

8、12.5獎罰 14012.6附則 14112.7附表 14113電子文檔歸檔及管理辦法15413.1總則 15413.2電腦文檔的存放管理制度 15413.3聲像檔案資料的收集 15513.4聲像檔案的整理 15613.5聲像檔案的開發(fā)利用 15713.6聲像檔案的保管 15713.7附則 15814印章管理制度15914.1總則 15914.2印章管理員 15914.3印章的刻制和繳銷 16014.4印章的保存和管理 16114.5印章的使用 16114.6使用范圍及審批權限 16214.7檔案管理 16414.8管理責任 16414.9附則 16514.10附表 16515文件管理制度17

9、115.1總則 17115.2收文的管理 17115.3發(fā)文的管理 17315.4集團公司管理體系文件 17515.5工作記錄 17515.6附則 17615.7附表 17616經(jīng)濟合同管理制度18216.1總則 18216.2合同分類及訂立流程 18316.3合同簽訂 19016.4合同保管 19316.5合同的履行 19416.6合同的變更、解除 19416.7合同糾紛的處理 19516.8違規(guī)責任 19516.9附則 19616.10附表 19617出差管理制度20617.1總則 20617.2出差管理 20617.3其他 20817.4附則 20917.5附表 20918業(yè)務招待制度2

10、1118.1總則 21118.2計劃 21118.3管理 21118.4注意事項 21218.5附 則 21318.6附表 21319保密制度21519.1總則 21519.2保密范圍和密級確定 21519.3保密措施 21619.4責任與處罰 21719.5附則 217四、信息管理制度1、公司網(wǎng)絡使用管理制度2181.1目的 2181.2范圍 2181.3主管部門 2181.4管理制度 2181.5處罰規(guī)定 2191.6附則 2202、計算機管理制度2212.1目的 2212.2相關定義 2212.3管理職責 2212.4對違反以上相關項目的處罰 2232、電子郵件管理制度2241.1總則

11、2241.2郵件服務器管理 2241.3郵件開戶須知及簽名設置 2241.4電子郵件使用規(guī)程 2251.5監(jiān)督檢查工作 2261.6違規(guī)處罰 2261.7附則 2261.8附表 227五、法務管理制度1.總 則2272.合同管理2273.規(guī)章制度管理2274.外聘法律中介機構管理2275.訴訟與仲裁管理2276.非訴訟（仲裁）活動處理2277.法律培訓2278.部門工作實務匯編2279.附 則227六、CI規(guī)范管理制度2401、目的2402、CI規(guī)范管理組織與職能2403、CI規(guī)范管理內(nèi)容2404、公司CI企劃書2415、制度檢查要點匯總245一、手冊說明1. 手冊內(nèi)容1.1 本手冊是集團公司

12、為導入、實施全面管理體系（GMS管理模式）而編制，是全面管理體系的子體系，包括：集團公司行政事務、信息、法務管理體系的范圍；集團公司關于行政事務、信息、法務管理體系要求的關鍵制度、規(guī)程文件。2. 適用范圍2.1 本手冊適用于集團公司本部、各部門和各二級子公司的行政事務、信息和法務管理。3. 用語解釋（本手冊出現(xiàn)的術語或簡稱）3.1. “集團公司”、“本公司”、“公司”是指*集團；3.2. “集團公司本部”是集團公司所在辦公場所和所有部門、人員，不含下屬子公司；3.3. “子公司”是指集團公司獨資或控股的下屬子公司。3.4. “項目子公司”、“項目公司”是指集團公司獨資或控股的下屬子公司中從事房

13、地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營的子公司。3.5. “各部門”、“各職能部門”是指集團公司本部所屬管理中心和管理中心下屬職能部門等管理體系所覆蓋的各職能管理機構。3.6. “決策層”是指集團公司董事長、副董事長、總裁和副總裁；3.7. “高層管理人員”、“高管層”、“高層領導”、“高管人員”是指集團公司決策層人員和各中心總經(jīng)理；3.8. “分管領導”、“分管副總裁”是指集團公司分管或主管某項工作、某管理中心的副總裁；3.9. “中心領導”是指集團公司管理中心總經(jīng)理；3.10. “部門負責人”除了另有說明外僅指各管理中心下屬各部門經(jīng)理；3.11. “項目公司負責人”指項目子公司第一經(jīng)營責任人，即項目子公司總經(jīng)理。

14、4. 手冊管理4.1. 本手冊為集團公司受控文件，由總裁批準頒布執(zhí)行。手冊管理的所有相關事宜由集團公司戰(zhàn)略運營中心管理部統(tǒng)一負責，未經(jīng)集團公司總裁批準，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者調(diào)離工作崗位時，應將手冊交還企業(yè)管理部，辦理核收登記。4.2. 手冊持有者： 董事長 總裁 副總裁 總工程師 財務總監(jiān) 戰(zhàn)略運營中心 各職能部門經(jīng)理 各二級子公司總經(jīng)理4.3. 本手冊除持有人外，相關文件、規(guī)定應發(fā)放至有關執(zhí)行人員，企業(yè)管理部做好復印和發(fā)放登記。4.4. 手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員。4.5. 在手冊使用期間，如有修改建議，各

15、部門負責人應匯總意見，及時反饋到管理部。管理中心每半年（6月15日、12月15日）一次對手冊的適應性、有效性進行評審，必要時對手冊予以修改。二、管理中心組織結構及崗位說明書董事長1、 管理中心組織結構分管副總裁行政人事總監(jiān)行政經(jīng)理（空）信息主管行政主管法務主管軟件工程師駕駛員清潔工前臺2、 崗位說明書2.1. 管理中心經(jīng)理崗位說明書崗位名稱管理中心行政經(jīng)理所在部門管理中心直接上級行政人事總監(jiān)崗位定員1直接下級行政主管、信息主管、法務主管工資標準本職工作概要： 提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務保障、協(xié)調(diào)好各方面關系。管理日常行政事務，不斷優(yōu)化行政制度及流程。職責與工作任務：職責一職責表述：日常辦公事務管理工

16、作內(nèi)容定期組織收集、分析、綜合行政各方面情況，主動做好調(diào)查總結，及時向上級匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報（主要以部門月報的形式）。制定并及時修訂各類行政管理制度和辦公管理制度，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督部門間有關行政事務協(xié)調(diào)與分配制訂部門的工作計劃及月度總結制定（或修定）本部門的崗位設置，做好本部門人員培訓與指導工作對員工的績效管理和績效考評（月度、季度或年度）部門辦公用品及鑰匙的管理與控制部門外聯(lián)事務的管理辦公室環(huán)境及紀律管理車輛的調(diào)配、日常管理各種證照的年檢（含營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、車輛保險申領與年檢等，不含資質(zhì)證書年檢）職責二職責表述：固定資產(chǎn)管理工作內(nèi)容固定資產(chǎn)的管理集團辦公用品及

17、日常物料的采購及統(tǒng)計管理職責三職責表述：各類對外大型活動、公關事務、對內(nèi)員工各項活動的組織策劃工作內(nèi)容企業(yè)內(nèi)刊的策劃與出版組織安排企業(yè)來賓的各項接待活動及日常會議管理對外、對內(nèi)各項娛樂性活動的組織策劃職責四職責表述：對各具體崗位的工作監(jiān)督管理職責五職責表述：上級委派的臨時任務權利：1.對直接下級人員調(diào)配、獎懲的建議權、各類單據(jù)報表有審核權2.對所屬下級的工作爭議有裁決權6.3.對所屬下級工作的監(jiān)督、檢查權4.對所屬下級的管理水平、業(yè)務水平和業(yè)績有考核評價權2.2. 行政主管崗位說明書崗位標識信息崗位名稱管理部行政主管隸屬部門管理中心崗位編碼直接上級辦公室主任工資等級直接下級行政專員、秘書、前臺

18、可輪換崗位分析日期工作概述協(xié)助經(jīng)理搞好行政事務管理工作，確保公司安全文明環(huán)境。負責辦理集團公司行政后勤事務性工作。工作職責與任務1. 負責行政管理規(guī)章制度的制定。2. 負責集團公司會議的準備和管理工作，保證會議環(huán)境有序，做好會務服務工作；3. 負責公司公文管理，做好公文發(fā)文、收文、登記、傳閱和存檔工作；負責公司信函、傳真分類及簽收，傳真機的使用登記，包裹郵寄與派發(fā)；4. 負責保管公司行政印章，按照印章管理制度規(guī)定用印；5. 負責固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品的實物管理，做到帳物清楚、管理有序；6. 負責公司辦公設施、設備的維護工作；7. 負責公司安全保衛(wèi)、工作環(huán)境管理工作；8. 負責員工宿舍的

19、管理，辦理員工入住、退房等手續(xù)，對宿舍內(nèi)物資登記入冊，帳物相符；9. 做好公司高管層的文字打印、復印、衛(wèi)生保潔監(jiān)督等服務工作；10. 負責部門經(jīng)理委托或安排的其他事宜。崗位工作關系內(nèi)部溝通：在行政后勤工作過程中與集團公司部門員工發(fā)生工作關系外部溝通：辦公設備、辦公用品等供應商，郵政單位等企業(yè)工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境管理辦公室任職要求教育水平：本科以上學歷；專業(yè)要求：行政管理、文秘等相關專業(yè)；工作經(jīng)驗：兩年以上行政事務工作經(jīng)驗；知識技能：1、熟悉企業(yè)行政事務管理工作流程；2、靈活敏捷，具有較強的應變能力和良好的溝通能力；3、能夠熟練使用計算機及辦公自動化軟件。個人素質(zhì)

20、：1、工作細致、認真，具備一定的溝通能力；2、具備良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守基本素質(zhì)要求任職者需具有健康的體魄，充沛的精力，強烈的責任心；仔細認真的個人特征；2.3. 行政助理崗位說明書崗位標識信息崗位名稱管理部行政助理隸屬部門管理中心崗位編碼直接上級辦公室主任工資等級直接下級可輪換崗位分析日期工作概述負責公司日常行政事務管理，確保公司事務不受影響。工作職責與任務1. 董事長、總裁行政文秘工作；2. 董事長、總裁文件傳遞；3. 公司常用公章的保管；4. 公司重要、機密文件和資料的保管及參與編輯（委托外部翻譯資料對接與傳遞）；5. 公司營業(yè)執(zhí)照、證件等變更、年檢、保管；6. 公司各類檔案（文書

21、、電子資料、圖紙、影象資料等）的保管；7. 集團本部日常行政工作，辦公環(huán)境的維護與公司領導的服務；8. 辦公用品采購、維修；9. 行政費用預算、控制；10. 負責公司郵件、信函、傳真的收發(fā)工作；11. 完成領導臨時安排的工作。崗位工作關系（一）內(nèi)部關系1所受監(jiān)督：在行政事務處理方面接受經(jīng)理的指示和監(jiān)督。2所施監(jiān)督：公司員工出勤情況的監(jiān)督權，辦公用具、辦公用品、公司網(wǎng)絡及員工提案管理權、公司印章使用的管理監(jiān)督權。3合作關系：公司的內(nèi)勤、外勤及網(wǎng)絡管理，與公司員工發(fā)生協(xié)作關系。（二）外部關系1網(wǎng)絡管理方面與公安部門發(fā)生協(xié)作關系。工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境在辦公室任職要求知

22、識及教育水平要求擁有文書、計算機及經(jīng)濟管理方面的專業(yè)知識，了解房地產(chǎn)基本知識。熟悉計算機軟件應用與操作。技能要求文書工作的處理能力，較強的文字書寫能力。熟悉行政事務管理工作程序。工作經(jīng)驗要求?？埔陨蠈W歷，計算機、中文或經(jīng)濟管理專業(yè)。二年以上相關工作經(jīng)驗?；舅刭|(zhì)要求身體健康、精力充沛、責任心強、仔細認真的個人特征。女性，30歲以下。前臺接待崗位說明書崗位名稱前臺文員所在部門管理中心 直接上級管理中心辦公室副主任崗位定員1本職工作概要： 負責公司日常來訪人員登記及接待，會議通知，考勤監(jiān)督、報紙雜志及電話、快遞登記等。職責與工作任務：職責一職責表述：考勤監(jiān)督工作內(nèi)容負責每日導出考勤信息交人事部門核

23、對，并收集日常考勤單據(jù)負責對手簽考勤及外出人員登記情況進行核實每月底上交本部門人員考情匯總表給人事職責二職責表述：公司會議管理 工作內(nèi)容整理審批好的會議管理單，并將會議信息及時通知相關人員會議前后場地物品安排，會中服務，會后現(xiàn)場巡查會議用餐的預訂及報銷部門辦公例會會議紀要的制定與分發(fā)、存檔職責三職責表述：工作內(nèi)容報刊的接收與分發(fā)工作洗手間鑰匙的領用監(jiān)督名片定制、定房定票服務每日下班對辦公環(huán)境的巡檢對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時勸阻職責四職責表述：電話通訊管理工作內(nèi)容總機值班，熟悉公司各類電話號碼對重要文件和電話做好相應記錄、并及時轉(zhuǎn)告負責企業(yè)郵寄業(yè)務及郵件的收取和分發(fā)職責五職責表述：接待造訪公司領導和客

24、人工作內(nèi)容重要客人要主動引導，并做好服務領導及重要客人的日常用品配備與保管職 責 六職責描述：檔案管理工作內(nèi)容檔案上傳至OA系統(tǒng)，并將紙質(zhì)檔按分類存檔需借閱檔案時辦理借用手續(xù)并及時監(jiān)督交回簽名影像錄入職責七職責表述：上級委派的臨時性任務權利：有權阻止無關人員進入公司辦公區(qū)有權對違反辦公制度的行為進行勸阻工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系公司的所有部門及員工外部協(xié)調(diào)關系票務公司、餐飲單位、酒店等駕駛班長崗位說明書崗位標識信息崗位名稱駕駛班長隸屬部門管理中心崗位編碼直接上級辦公室主任工資等級直接下級駕駛員可輪換崗位分析日期工作概述負責集團公司車輛及相關事務的管理，保證集團公司的用車需求。工作職責與任務1、

25、負責集團公司總部所有車輛及相關事務的日常管理工作；2、負責集團公司車輛購買、車輛年檢等相關手續(xù)的辦理；3、按照集團的用車需求，妥善安排完成出車任務，并做好用車記錄；4、負責集團公司總部車輛維修、保養(yǎng)和索賠等事務的日常管理工作；5、組織集團有關人員進行交通法規(guī)學習和業(yè)務培訓活動；6、監(jiān)督、指導集團公司司機的日常工作；7、負責集團公司與交警、公安等政府主管部門的溝通、協(xié)調(diào)；8、負責公司享受用車補貼員工的費用初審；9、完成部門經(jīng)理委托或交辦的其他事宜。崗位工作關系內(nèi)部溝通：在車輛管理和使用過程中與集團公司各職能部門員工發(fā)生工作關系；外部溝通：1、交警、公安等政府主管部門；2、汽車修理廠、車輛保險機構

26、等。工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境在辦公室任職要求教育水平：高中以上學歷；專業(yè)要求：持有B型駕駛執(zhí)照，無違章記錄工作經(jīng)驗：五年以上車輛駕駛工作經(jīng)驗，一年以上車隊管理經(jīng)驗知識技能：一、 駕駛技術熟練，熟悉南京市和周邊城市的道路路線；二、 掌握車輛機械常識，熟悉車輛保養(yǎng)操作，會處理簡單故障個人素質(zhì)：吃苦耐勞，具有良好的職業(yè)道德、敬業(yè)精神、服務意識2.4. 駕駛員崗位說明書崗位標識信息崗位名稱管理中心駕駛員隸屬部門管理中心崗位編碼 直接上級駕駛班長工資等級直接下級可輪換崗位分析日期工作概述負責公司車輛管理、維修與保養(yǎng)。工作職責與任務1、按照車隊隊長的工作安排完成出車任務，并做好行車記錄；2、認真參加交通法規(guī)學習和業(yè)務培訓活動，提高安全意識和業(yè)務技能；3、出車過程中，嚴格遵守交通法規(guī)、地方規(guī)定和集團公司有關的規(guī)章制度；4、定期進行車輛清