合同管理制度2020發(fā)布版

1、合同管理制度一、總則為規(guī)范公司合同管理工作，明確管理職責，界定管理層面、提高管理效能。做到管理有規(guī)章、簽約有約束、履行有核查，有效防范與控制合同風險，維護公司合法權益。根據(jù)中華人民共和國合同法及相關法律、法規(guī)，并結(jié)合公司實際情況，制定本制度。二、定義本制度所稱的合同，是指公司與公司以外的自然人、法人、其他組織之間就設立、變更、解除民事權利義務關系所簽訂的協(xié)議。三、適用范圍（一）本制度適用于公司的合同管理工作（勞動合同除外）。（二）本制度適用于公司所屬的各部門。（三）公司建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一審查、分級負責、全程監(jiān)控”的合同管理體制。（四）除本制度另有規(guī)定外，公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設等一切對外交

2、易活動，均應簽訂書面合同。四、合同管理職責（一）公司及所屬部門對外簽訂及履行合同時應做到遵守法律法規(guī)、誠實守信、保守秘密、維護公司利益。（二）合同管理由合同主辦部門、財務中心及其他相關部門分別行使職權，各部門行使職權應遵循職責明確、相互配合、嚴禁推諉等原則。（三）公司各部門為合同主辦部門。合同主辦單位（部門）是合同業(yè)務的直接責任人，對合同的訂立、履行全過程負責。具體職責如下：1、負責確保合同項目計劃經(jīng)公司有效審批；確保合同標的內(nèi)容與計劃一致；確保合同申報的內(nèi)容準確；確保文本、資料規(guī)范、完整、真實；確保合同標的滿足相關技術要求（產(chǎn)品的技術性能、標準、質(zhì)量等）；2、負責審核合同相對方的簽約資質(zhì)和履

3、約能力。合同相對人是法人的，應-1-驗證其相關資質(zhì)文件原件并索要復印件，并加蓋其公章；合同相對人是自然人的,應驗證其有效身份證件原件并索要復印件、聯(lián)系方式、經(jīng)常居住地等信息；3、負責進行合同談判；4、負責本部門合同的起草，對報審的合同進行初步審核，保證內(nèi)部合同管理規(guī)范、完備；5、負責對本部門業(yè)務所涉及的重要合同（如采購合同、銷售合同、工程承包合同等）發(fā)起評審、會審工作，溝通相關部門及領導意見，形成工作紀要，指導完成合同起草和擬定；6、負責辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù)和外部登記、鑒證等工作。7、負責統(tǒng)計、監(jiān)督和跟蹤本單位（部門）合同簽訂及履行情況；8、負責協(xié)調(diào)合同糾紛工作；9、負責本單位（部門）合

4、同管理的基礎工作，包括建立合同臺賬、檔案等;10、公司賦予的其他職責。（四）公司業(yè)務主管部門負責與本部門職責有關的合同管理工作。1、財務中心：負責對合同履行的資產(chǎn)、資金、價款、結(jié)算等進行審核監(jiān)督。具體職責如下：（1）履行合同所需資金或所涉及資產(chǎn)的合理性及資金安排的可行性；（2）審核合同金額（類型、大小寫等）是否正確、準確；稅負、發(fā)票相關條款是否符合相關法律法規(guī)的規(guī)定；付款條款的正確性、合理性及適當性；（3）認為需要審核的其他內(nèi)容及公司賦予的其他職責。2、信息中心：負責公司OA系統(tǒng)中合同申報、審批流程的系統(tǒng)維護。（五）法務負責人：全面負責公司的合同條款審核管理工作，主要承擔以下管理職責：1、負責

5、公司合同的法律審核；2、每年組織相關業(yè)務部門對標準合同文本進行修訂完善；3、負責公司范圍內(nèi)合同管理工作的指導、監(jiān)督和檢查工作；4、負責或配合外部法律顧問對公司合同糾紛的調(diào)查、調(diào)解、仲裁、訴訟工5、公司賦予的其它職責;（六）合同主辦部門為最終簽約部門，其他部門應當在本部門職責和權限范圍內(nèi)對合同進行審核，并協(xié)助、配合、監(jiān)督合同的簽訂和履行。五、管控說明（一）合同主辦部門與他方達成合約意向，經(jīng)協(xié)商一致，除即時結(jié)清者外，一律應訂立書面合同，嚴禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議。（二）特殊情況下，以傳真、公文信件或者電子郵件等方式簽訂合同的，應當隨即以正式的書面合同予以確認。（三）合同主辦部門應在交易開始前辦理

6、完畢合同簽訂事宜。非遇突發(fā)事件等特殊情況，堅決杜絕履行在先，簽訂合同在后的情況發(fā)生；確遇特殊情況需事后補簽合同的，應在事后3日內(nèi)履行合同簽訂審批流程，并在OA系統(tǒng)合同審批流程中寫明合同補簽原因。（四）原則上合同主辦部門應使用公司發(fā)布的統(tǒng)一合同文本。如無統(tǒng)一合同文本又需多次重復使用的合同文本，由合同主辦部門負責起草，經(jīng)法務負責人審定后，公布使用。（五）公司所屬非獨立法人單位（部門），未經(jīng)特別授權不得以本單位（部門）名義對外簽訂合同。（六）凡未經(jīng)OA系統(tǒng)合同審批流程審查過的合同，而由合同主辦部門私自簽訂的，由此導致的一切法律風險及后果均由私自簽約的合同主辦部門負責。（七）國家法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)范對供

7、應商、服務商等的從業(yè)資質(zhì)有規(guī)定的，必須選擇具有相關資質(zhì)的單位提供商品或服務。六、合同起草（一）合同主辦單位（部門）在公司授權的職能范圍內(nèi)起草合同。（二）訂立合同時，必須做到充分協(xié)商，合同對當事人權利、義務的約定必須明確、具體，合同文本用語應當準確、嚴謹、簡練、規(guī)范。合同一般應包括以下條款（根據(jù)簽約需要，選擇適用）：1、合同標題明確，各方當事人的法定全稱、法定代表人、住所應當與各方當事人的有效證件等資信材料載明的情況一致；2、簽約的目的和依據(jù)；3、合同標的。合同標的應具有唯一性、準確性，標的物應詳細約定規(guī)格、-3-型號、商標、等級等內(nèi)容；不動產(chǎn)應注明名稱和坐落地點等內(nèi)容；不易確定的無形資產(chǎn)、勞動

8、服務、技術轉(zhuǎn)讓、工作成果等描述要準確；4、數(shù)量條款。合同應采用國家標準的計量單位、計量方法、計量工具，應約定標的物數(shù)量，常年合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如電子郵件、傳真、送貨單、發(fā)票等）；5 、質(zhì)量條款。應包括質(zhì)量檢測標準和方式，國家有強制性標準的，應寫明該標準的代號全稱；如有多種標準的，應約定與合同標的相適應的標準；應寫明質(zhì)量檢驗的方法、責任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等；6 、價款或報酬條款及可能發(fā)生費用的分擔條款。合同中應明確約定支付方式、數(shù)額、票據(jù)、計算標準和程序、幣種等；7、履約期限、地點或方式條款。履行期限、履行地點應具體明確；交付標的物方式、服務提供方式、結(jié)算方

9、式應具體明確；8、權利義務條款。應明確約定履行過程中各方的權利義務及風險責任的劃分；9、合同的擔保條款。合同中對方當事人要求提供擔保的，應根據(jù)公司規(guī)定的程序報批且經(jīng)有權確認人簽字確認；要求對方提供擔保的，應當審查對方提供標的物的真實情況和保證人的資信情況；10、違約責任條款。有法定違約金的，應按規(guī)定在合同中寫明；法律沒有規(guī)定或規(guī)定不明確的，應根據(jù)實際情況具體約定違約金、賠償金的數(shù)額、比例及計算方法；11、解決爭議方式條款。可選擇協(xié)商、調(diào)解、訴訟或仲裁等方式；選擇訴訟方式的，簽約時應優(yōu)先選擇我方所在地人民法院；選擇仲裁方式的，應明確約定仲裁機構的名稱；12、其他條款：合同文本份數(shù)；生效的時間和條

10、件；聯(lián)系方式；附件名稱；簽約地點、日期；簽約各方開戶銀行及賬號；簽約各方公章或合同專用章；法定代表人（負責人）或代理人簽字。13、除上述條款之外，合同當事人雙方可以在合同中增加協(xié)商約定的條款，但不得違反法律、法規(guī)及本制度的規(guī)定。14、合同各方當事人共同認為必須明確的其他條款。對技術類合同和其他涉-4-及經(jīng)營信息、技術信息的合同，應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任；履約期限1年以上的重大合同應當約定雙方聯(lián)系制度。（三）涉外合同的內(nèi)容按照有關法律規(guī)定確定。（四）合同主辦部門應就合同文本統(tǒng)一進行合同編號：1、合同編號的格式為：公司代碼-部門代碼-簽訂日期-流水號。（1）公司代碼一律為«

11、;*，'；（2）部門代碼：合同主辦單位（部門）代碼（3）簽訂日期：即合同簽訂日期，八位阿拉伯數(shù)字。（4）流水號：合同主辦部門該年度所簽合同的順序號，由四位阿拉伯數(shù)字組成，是按合同簽訂先后順序編制的流水號，自“0001”起，至“9999”止。（5）補充協(xié)議、變更（解除）協(xié)議或長期合同項下的訂單與主合同共用一個合同編號，但在主合同編號的流水號后，根據(jù)補充協(xié)議、變更（解除）協(xié)議或訂單的簽訂次數(shù)及順序在合同編碼后用擴號加兩位阿拉伯數(shù)字標識，自“01”起,至“99”止。（五）合同文本除簽訂日期、合同編號或簽字欄內(nèi)容外，一律采用打印字體，不得手寫。七、合同的審批簽訂流程（一）原則上合同一律在OA系

12、統(tǒng)合同審批流程中申報、審查、審批；對于個別特殊合同可以通過紙版進行申報、審查、審批。（二）合同主辦部門負責合同的談判和合同文本的起草，并填制合同審批單,然后依次經(jīng)主管領導、財務中心、法務部及其他有關部門直至總經(jīng)理簽批意見，經(jīng)對簽批意見處理落實后形成的合同正式文本方可由公司法定代表人或負責人簽字蓋章。（三）合同主辦部門根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務實際情況，對合同審批部門的簽批意見無法落實的，應在合同合同審批流程中進行情況說明，并經(jīng)主管領導同意，否則提出簽批意見的部門應將該合同審批流程駁回合同主辦部門，不予審批通過。（四）使用法務提供統(tǒng)一合同范本的，主辦部門僅需在合同中填寫金額、數(shù)量等基本情況的，可以不經(jīng)過辦法務

13、審核。（五）涉及到重大經(jīng)濟、法律責任，有重大影響的合同，應由合同主辦部門-5-召集會議，經(jīng)相關的各部門討論決定。（六）合同簽訂時，需要辦理下列手續(xù)的，由合同主辦部門負責辦理：1、法律、法規(guī)、政策要求需辦理的手續(xù)。2、公證手續(xù)；3、擔保手續(xù)；4、合同約定需要辦理的其他手續(xù)。（七）對外簽訂合同，原則上由我方擬定合同文本，如對方提供合同文本的，審批流程同上。（八）簽訂各類合同必須使用合同專用章或公章，公章由財務中心專人保管；憑簽批完成的合同審批單到印章保管部門加蓋印章；兩頁以上的合同必須加蓋騎縫章；未加蓋印章的合同，結(jié)算部門、財務部門不得辦理結(jié)算、付款事宜。（九）嚴禁在對外簽訂合同的空白文本上蓋章，

14、對于不能在同一地簽訂的合同，應由對方先簽字蓋章或各自簽署后互換文本。（十）申報審批的合同文本必須內(nèi)容完整，不得申報空白合同文本；任何單位或個人不得以合同相對人已蓋章為由，拒絕合同審核人員對合同提出修改意見。（十一）合同承辦部門申報審批的合同文本為外文格式的，須同時附翻譯的中文文本。（十二）未履行審查、審批手續(xù)或?qū)彶?、審批手續(xù)不符合規(guī)定的合同，一律不得簽訂。（十三）合同主辦單位（部門）打印簽訂的合同文本必須與審批流程中申報的合同文本保持一致，不得擅自變更合同內(nèi)容，但修改合同文本中的錯別字除外；合同文本簽訂前，合同雙方就合同標的、數(shù)量、價款、交付方式、運輸、驗收等實質(zhì)性條款作出重新修訂的，合同主辦

15、單位（部門）須重新履行審批流程，不得仍以原審批流程作為新文本的簽訂依據(jù)。（十四）合同文本中約定須法定代表人簽字的，應由法定代表人簽字或加蓋名章。（十五）未經(jīng)授權的單位負責人、部門負責人、業(yè)務人員一律不得在合同“授權代表”處簽字；合同主辦部門的業(yè)務經(jīng)辦人員可以在合同文本的“聯(lián)系人”處簽名和填寫聯(lián)系電話。（十六）合同簽訂后，任何單位（部門）和個人不得對合同文本進行涂改。合同內(nèi)容的變更、合同主體的轉(zhuǎn)讓，必須簽訂書面變更協(xié)議或補充協(xié)議。（十七）合同經(jīng)我方簽字蓋章，但合同相對人尚未簽字蓋章時，如合同所涉及業(yè)務發(fā)生變更或取消，導致該合同文本作廢的，則我方合同主辦部門需將我方已簽字蓋章的所有合同文本交給印章

16、管理部門，不得擅自進行處理。（十八）合同相對人是法人或其他組織的，必須加蓋與合同相對人主體名稱完全一致的公章或合同專用章，不得以其他業(yè)務章或部門印章代替；合同相對人是自然人的，必須是本人親筆簽名并握手印，不得他人代簽。（十九）合同審查應認真、準確、及時、高效。具體要求如下：1、合同主辦單位（部門）、審查部門應在1個工作日內(nèi)完成合同申報、審查工作；2、對于審核中遇到問題需要進一步核查的，應在2個工作日內(nèi)完成；3、因公出、崗位調(diào)整或其它原因不能及時完成合同申報、審查等工作時，應及時做好工作轉(zhuǎn)委托、交接。八、合同的履行（一）合同在簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實際履行。合同生效后，一切與合

17、同有關的部門及人員應全面、及時履行合同，確保信譽；（二）公司任何部門及人員發(fā)現(xiàn)合同相對人不按照合同約定履行的，應當立即通報合同主辦部門，合同主辦部門應當在法定或合同約定期限內(nèi)以法定或合同約定方式向?qū)Ψ酱叽俾男谢蛘咛岢鏊髻r。不按照合同約定履行，包括不能履行、不全面、不適當?shù)穆男?。如需出具催促履行合同和索賠函件，應由法務負責起草；（三）公司任何部門及人員收到合同相對人提出的催促履行合同和索賠的函件或告知，應當立即送交或告知合同主辦部門，由合同主辦部門商同辦法務負責人制定對策，經(jīng)合同主辦部門負責人簽注具體意見后執(zhí)行；（四）有關合同履行中的書面簽證、收發(fā)貨單據(jù)、結(jié)算文件、往來信函、文書、傳真等均為合同

18、的組成部分，必須由雙方業(yè)務代表簽字或加蓋印章。各部門應將相關資料保存?zhèn)浒?。合同權利義務完全履行完畢后，合同文本及相關資料交由主辦單位存檔保管；（五）合同主辦單位（部門）或合同相對人將我方或雙方已蓋章的合同原件-7-不慎損毀或遺失，需要補簽合同文本的，造成合同損毀或遺失的單位（部門）應出具情況說明，經(jīng)主管領導簽字同意后，方可補簽。九、合同變更、解除和終（中）止與轉(zhuǎn)讓（一）合同簽訂后受法律約束，我方不得擅自變更、解除和終（中）止合同若確需變更、解除和終（中）止合同，由合同主辦部門說明原因簽訂相應協(xié)議上報審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同；（二）因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款的，主辦部門在征

19、得合同相對人同意并經(jīng)公司審批后，以書面形式向合同相對人提出變更合同的要求；在未得到合同相對人書面答復前，除依法可以中止履行外，仍需按合同約定履行；合同主辦部門不得以對方的口頭（包括電話）答復作為合同變更的依據(jù)；（三）對方提出變更合同要求的，必須以書面形式提出。否則仍按原合同約定履行；（四）我方因不可抗力致使合同無法履行，需要解除合同的，須立即由合同主辦部門提出處理意見并完成審批，向合同相對人提出書面解除要求，并提供有關證明文件；（五）合同相對人因不可抗力致使合同無法履行，提出書面解除合同要求時,應立即中止合同的履行，并要求合同相對人提供有關證明文件；（六）合同相對人未能在合同約定的期限內(nèi)履行義

20、務，合同主辦部門在發(fā)出書面文函催促履約后仍未能履行合同，則應解除該合同，并追究違約責任；（七）合同簽訂以后，經(jīng)協(xié)商一致，合同一方當事人將其合同權利、義務全部或部分轉(zhuǎn)讓給第三人的，應當由轉(zhuǎn)讓合同權利義務的一方、合同另一方以及受讓合同權利義務的第三人簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議；（八）主辦部門必須妥善處理合同變更、解除和終（中）止與轉(zhuǎn)讓的善后問題。相關書面資料和處理記錄保存?zhèn)浒?，并定期連同原合同一并送交秘書處存檔。十、合同糾紛的處理（一）合同發(fā)生糾紛時，合同主辦單位（部門）應當依據(jù)實際情況提出糾紛處理意見，及時安排人員與合同相對人協(xié)商解決。經(jīng)協(xié)商能夠達成一致的，應當按照合同簽訂程序簽訂和解協(xié)議。雙方不愿協(xié)商或協(xié)商

21、不成的，我方?jīng)Q定提起訴訟或合同相對人提起訴訟時，合同主辦部門應將該合同糾紛的所有材料送交法-8-務，并與其他部門共同積極配合法務商討解決方案，經(jīng)審批流程完成后決定提起訴訟或應訴；（二）合同糾紛的提出，加上與對方協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)（一般為2年）進行；（三）對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書和有關主管機關或仲裁機關的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，主辦單位（部門）應指定專人負責該文書執(zhí)行的跟蹤和履行情況。對方逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，合同主辦部門應及時上報。經(jīng)協(xié)商無效者，由法務向法院申請執(zhí)行;（四）合同糾紛處理或執(zhí)行完畢，法務負責人應及時通知相關部門，并將有關資料整理歸檔。十一、合同檔案管理（一）合同主辦單位（部門）應當建立本部門合同臺賬及合同檔案資料管理工作。1、合同檔案是指合同談判、簽訂、變更、履行和爭議處理過程中形成的，具有查考利用價值的各種書面、電子資料等與合同有關的所有資料。包括但不限于：（1）調(diào)查資料；（2）合同正本及附件原件；（3）合同審核和審批資料；（4）合同談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件（信函、傳真、電子郵件）等；（5）合同談判、簽訂、變更和履行過程中簽訂的