公路工程建設(shè)項目文件材料收集整理和歸檔的有關(guān)要求

1、 公路工程建設(shè)工程文件材料收集整理和歸檔的有關(guān)要求 一、公路工程建設(shè)工程文件材料立卷歸檔依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)收集范圍： 1.?關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗收方法實施細那么的通知?交公路發(fā)2021 65號附件2“公路工程工程文件歸檔范圍分類整理： 1. ?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法? 交辦發(fā)2001390號 2.?四川省交通重點建設(shè)工程竣工文件編制及檔案 整理標(biāo)準(zhǔn)?川交辦2002245號二、公路工程建設(shè)工程文件材料歸檔范圍 但凡在公路工程建設(shè)過程中圍繞工程立項審批、設(shè)計、準(zhǔn)備、施工管理、竣工驗收活動產(chǎn)生的、對工程管理、養(yǎng)護及明確責(zé)任具有查考利用價值的各類不同載體文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入公路工程建設(shè)

2、工程成套檔案。公路工程根本建設(shè)程序 可行性研究初步設(shè)計施工圖設(shè)計招投標(biāo)征地拆遷工程施工交工驗收竣工驗收項目后評價技術(shù)設(shè)計立項階段設(shè)計階段準(zhǔn)備階段施工階段完工階段后評價階段項目建議書一立 項 階 段 1. 工程建議書有關(guān)文件材料：編制工程建議書委托函工程建議書環(huán)境影響評價委托函、環(huán)境影響評價大綱及其批復(fù)文件工程建議書評估報告工程建議書批復(fù)文件，包括審批意見、請示、審查意見等 2. 可行性研究有關(guān)文件材料：編制可行性研究委托函可行性研究報告可行性研究評估報告有些工程有預(yù)評估報告可行性研究批復(fù)文件，包括審批意見、審查、請示意見等環(huán)境影響報告書及其批復(fù)文件，包括環(huán)境影響報告書、請示、審查意見及審批文件

3、水土保持方案及其批復(fù)文件其他文件材料，包括國防、文物保護、保護區(qū)、鐵路等請示及回復(fù)文件。二設(shè) 計 階 段 目前公路建設(shè)一般采取兩階段設(shè)計方式，即初步設(shè)計及施工圖設(shè)計，設(shè)計文件主要產(chǎn)生于這兩個階段。另外在施工過程中經(jīng)常會發(fā)生設(shè)計變更的情況，應(yīng)特別注意這方面文件的收集。設(shè)計階段文件材料收集 初步設(shè)計包含勘察招投標(biāo)文件，包括資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件及其評審報告，投標(biāo)文件，評標(biāo)文件，合同協(xié)議書初步設(shè)計外業(yè)驗收審查意見初步設(shè)計圖紙，包括地質(zhì)勘察和設(shè)計圖紙初步設(shè)計概算審查報告、初步設(shè)計評審預(yù)評審意見，批復(fù)文件施工圖設(shè)計包含勘察招投標(biāo)文件，包括資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件及其評審報告，投標(biāo)文件，評標(biāo)文件，合同協(xié)議書

4、 施工圖外業(yè)驗收審查意見施工圖設(shè)計圖紙，包括地質(zhì)勘察和設(shè)計圖紙施工圖設(shè)計概算審查報告、初步設(shè)計評審預(yù)評審意見，批復(fù)文件設(shè)計問題回復(fù)修改單是設(shè)計代表對現(xiàn)場設(shè)計問題處理的書面資料，是施工圖的補充設(shè)計監(jiān)理相關(guān)資料三工程準(zhǔn)備階段用地申請及批準(zhǔn)文件、紅線圖及土地使用證征地拆遷、補償批準(zhǔn)文件及協(xié)議書征地拆遷圖表土地、建筑物、管線、青苗等及拆遷紅線圖招投標(biāo)工作申報施工許可及質(zhì)量監(jiān)督申請征地拆遷征地批文占地圖及土地使用證征地拆遷合同協(xié)議征地拆遷管理文件a.指揮部辦公室征地拆遷協(xié)調(diào)工作文件b.征地拆遷補償方法、補償方法c.征地拆遷協(xié)調(diào)工作總結(jié)征地拆遷圖表a.征用土地數(shù)量一覽表 b.拆遷建筑物數(shù)量一覽表c.拆遷電

5、力、電訊及其他管線一覽表d.征地青苗補償一覽表e.征地拆遷紅線圖招投標(biāo)文件材料招標(biāo)申請、批準(zhǔn)文件資格預(yù)審文件及其評審報告、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告投標(biāo)文件評標(biāo)文件，包括清標(biāo)報告、有關(guān)呈批、上級批復(fù)及評標(biāo)報告合同協(xié)議書四 施 工 階 段開工報告、施工組織設(shè)計、施工方案及審批文件、施工定位測量記錄、圖紙會審及技術(shù)交底、工程設(shè)計變更文件分局部項開工申請及批準(zhǔn)文件 原材料及構(gòu)件出廠證明、原材料試驗報告工程檢驗申請批復(fù)單、檢驗及評定文件施工原始記錄施工日志、大事記各類觀測記錄、事故處理報告及缺陷整改記錄隱蔽工程驗收記錄交工驗收文件監(jiān)理工作大綱、日志監(jiān)理獨立抽檢資料包括試驗、檢測文件材料、各單位、分部、分項工程

6、獨立抽檢文件材料，包括質(zhì)量檢驗及相關(guān)試驗資料竣工圖科研、新技術(shù)運用施工過程中各方圍繞質(zhì)量、進度、費用控制方面產(chǎn)生的管理性文件會議紀(jì)要、各項指令等 五 竣工驗收階段 竣工驗收工作文件及竣工驗收鑒定書 設(shè)計、施工、監(jiān)理工作總結(jié) 工程質(zhì)量評定文件 各類專項驗收文件 工程評優(yōu)報獎申報材料、批準(zhǔn)文件及證書 三、文件材料的收集整理和歸檔一收集責(zé)任分工交通主管部門及工程法人單位：負(fù)責(zé)立工程審批階段、工程準(zhǔn)備階段及竣工驗收階段以及在工程施工管理過程中工程法人單位就工程質(zhì)量、進度、費用控制方面召集有關(guān)會議、印發(fā)的有關(guān)管理性文件材料的收集和整理歸檔工作；設(shè)計單位：負(fù)責(zé)設(shè)計階段包括初步設(shè)計及施工圖設(shè)計形成工程勘察設(shè)

7、計文件材料的收集和整理歸檔工作；施工和監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)施工階段各自承包內(nèi)容施工過程中形成竣工文件材料的收集整理和歸檔工作二收集的公路工程文件材料應(yīng)滿足的要求原始性。工程法人單位在工程竣工的時候應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè)過程的原始記錄文件，一般情況下應(yīng)是原件。完整性。收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)。真實性。現(xiàn)場記錄，同步進行。準(zhǔn)確性。施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，竣工圖編制標(biāo)準(zhǔn)，圖物相符。標(biāo)準(zhǔn)性。實驗檢測表格填寫應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)進行，自檢意見、監(jiān)理意見應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長期保存需要。三收集要求同步開展 首先，在簽訂合同的時候就要明確竣工檔案同

8、步收集整理的要求以及編制標(biāo)準(zhǔn)； 工程開工時，同時建立文件材料收集歸檔制度并定期進行檢查； 每一工序完工，應(yīng)及時收集相關(guān)竣工文件，并分類整理； 在合同段交工驗收時，應(yīng)同步完成該合同段所有竣工檔案的收集整理工作。 四整理要求整理的根本原那么： 遵循公路工程文件材料的自然形成過程和成套性的原那么，分類科學(xué)，收集系統(tǒng)，編目標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。工程檔案整理要求遵循文件材料的自然形成 滿足工程根本程序符合工程施工流程 分類科學(xué):應(yīng)按工程文件材料的自然形成過程進行分類.首先是要按照工程根本建設(shè)程序的不同階段,其次按照工程的自然進展過程,最后是結(jié)合文件材料自身的實際情況。收集系統(tǒng)：應(yīng)保持歸入同一案卷的文件材

9、料間的有機聯(lián)系首先應(yīng)能反映分項分部、單位工程施工過程的有機聯(lián)系其次應(yīng)能反映同一類工作活動文件材料間的有機聯(lián)系共用原材料、標(biāo)準(zhǔn)試驗等卷內(nèi)文件材料的排列要系統(tǒng)案卷排列要系統(tǒng)編目標(biāo)準(zhǔn)卷內(nèi)文件標(biāo)題擬寫及編寫 應(yīng)對卷內(nèi)每份獨立成件的文件依次進行登記，文件標(biāo)題應(yīng)能準(zhǔn)確反映該份文件的具體內(nèi)容。如每一工序檢驗申請批復(fù)單，應(yīng)標(biāo)注工序名稱案卷題名擬寫及目錄 案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映該卷文件材料的主要內(nèi)容，標(biāo)題中應(yīng)包含工程、樁號、單位、分部及分項工程名稱，合同段代碼可不反映方便保管和利用(五)公路工程竣工文件材料整理根本步驟系統(tǒng)收集卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)文件目錄及備考表的填寫案卷封面填寫案卷系統(tǒng)化排列案卷目

10、錄編制1.系統(tǒng)收集 劃清階段-按公路工程根本建設(shè)程序所反映的不同階段，即立項審批、工程準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、竣工驗收階段。 不同階段形成的文件材料應(yīng)分別收集歸檔。立項及設(shè)計、工程準(zhǔn)備階段文件材料的收集方法立項和準(zhǔn)備階段:先按文件材料的不同形成過程,再按問題,結(jié)合時間收集;設(shè)計階段：按照設(shè)計的不同階段結(jié)合設(shè)計文件的具體內(nèi)容。施工階段文件的系統(tǒng)收集 分清單位分局部項工程內(nèi)容依據(jù)單位、分部、分項工程劃分情況建立施工階段竣工文件材料平時收集的類目，并據(jù)此確定相應(yīng)文件夾，將同一類目下施工過程產(chǎn)生的文件材料歸入相應(yīng)文件夾內(nèi)。 同一單項工程先分清單位工程，同一單位工程再進一步分清分項工程，在同一分項工程中再按不

11、同工序和專業(yè)進行劃分。 合同段施工文件材料的收集方法綜合性文件的收集要求：合同段的總體開工報告、施工組織設(shè)計、施工方案、圖紙會審及技術(shù)交底、設(shè)計變更、施工日志、交工驗收及工程總結(jié)可以合同段為單位按問題集中收集。原材料及產(chǎn)品合格證明文件：如是合同段共用的，可集中收集；如果是某一分局部項專用的，應(yīng)歸入相應(yīng)部位。該合同段單位、分部及分項工程質(zhì)量評定表及分項工程統(tǒng)計表可集中收集。分項工程質(zhì)量評定文件及分項工程各種工程質(zhì)量檢驗報告單,實驗檢測報告按分項工程收集,各分項工程質(zhì)量評定表可排列在各分項工程施工記錄及質(zhì)量檢驗報告之前。標(biāo)準(zhǔn)試驗及工藝試驗可按單位工程集中整理組卷；抽樣試驗如土方及其他填筑施工密實度

12、、混凝土、砂漿配合比、混凝土及瀝青混凝土的強度試驗等，應(yīng)按分局部項分別收集整理組卷。本合同段變更文件可以合同段為單位，按變更文件形成過程集中收集整理組卷。施工原始記錄文件的收集要求：以各分局部項為單位分別收集。不同分局部項的施工記錄文件不能交叉收集。施工單位各工序自檢及檢驗申請批復(fù)等文件材料應(yīng)分項工程工序分別收集整理組卷。施工單位與業(yè)主、監(jiān)理的往來文件 應(yīng)按問題所針對的相關(guān)單位、分部和分項工程分別歸檔。 如監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問題下達的整改指令，以及施工單位就整改要求落實情況的回復(fù)，應(yīng)歸入相關(guān)工序，連同該工序其他施工過程原始記錄文件一并收集歸檔，不可將該合同段所有往來文件集中整理，形成往來文

13、件專卷。重復(fù)歸檔問題監(jiān)理與施工單位同時形成的同一內(nèi)容的重份文件，以施工單位歸檔為主。 開工令、施工單位就監(jiān)理下達的有關(guān)指令作出的具體答復(fù)及整改情況報告、申請檢驗報批文件等) 建設(shè)單位圍繞質(zhì)量控制、進度控制、費用控制和平安生產(chǎn)管理印發(fā)的普發(fā)性文件即主送單位為各有關(guān)單位，以業(yè)主自己歸檔為主，其他單位不需向建設(shè)單位移交此類文件。方案進度表由工程法人單位歸檔。一般行政文件與工程管理文件的區(qū)分公路工程管理文件材料是在公路工程建設(shè)活動中產(chǎn)生、全面記錄和反映工程立項審批、工程準(zhǔn)備、設(shè)計、施工過程質(zhì)量、進度、費用控制及竣工驗收工作內(nèi)容、對建成后的工程工程進行管理、養(yǎng)護及改擴建具有重要查考價值的各種不同載體形式

14、文件材料的總稱，這些文件材料需由有關(guān)參建單位按一定標(biāo)準(zhǔn)進行系統(tǒng)化整理，并經(jīng)建設(shè)單位向有關(guān)單位單位移交。一般行政文件是指在工程建設(shè)過程中反映各參建單位在日程行政和黨務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料，這些文件按文書檔案整理要求進行整理，不需要向建設(shè)單位及運營管理單位移交。如是業(yè)主在其管理活動中形成的行政文件，應(yīng)按文書檔案收集整理要求歸入文書檔案，不應(yīng)與公路工程檔案一并歸檔。2. 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列根本要求： 依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，結(jié)合問題的重要程度進行排列，一般是批復(fù)在前，申請在后開工申請批復(fù)。 試驗、檢測和評定文件及施工原始記錄除單位、分部及分項工程質(zhì)量評定表及分項工程統(tǒng)計表可集中

15、組卷外，均按照施工工序依次排列的系統(tǒng)化的排列方式。質(zhì)量問題往來文件及專用原材料質(zhì)保文件應(yīng)歸入相應(yīng)部位分別整理；公用的原材料可按原材料類別集中組卷。 竣工圖可按設(shè)計圖紙目錄確定的順序進行排列。頁號：在有內(nèi)容的文件正面右下腳和反面左下角 用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫。各階段各種類文件材料的排列順序 1立項審批文件批復(fù)在前，請示在后，相 關(guān)審查及專家評審文件材料依次排列。2設(shè)計審批文件批復(fù)在前，請示在后，相 關(guān)審查及專家評審文件材料依次排列。3工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及相關(guān) 手續(xù)辦理程序依次排列。4工程法人單位及監(jiān)理就質(zhì)量控制、方案 進度控制、費用控制及平安管理等問題普發(fā) 的文件材料，按照文件材料所反映

16、的問題的 有機聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進行排列。5施工質(zhì)量控制文件：合同段施工準(zhǔn)備文件材料按照合同段開工申請及批準(zhǔn)文件含施工組織設(shè)計方案、交接樁記錄、控制點復(fù)測成果和控制點加密導(dǎo)線點成果文件、技術(shù)交底、圖紙會審文件、測量設(shè)備檢驗證書及工地實驗室資質(zhì)證書文件等依次排列。原材料質(zhì)量保證文件按照原材料類別依次進行排列。施工日志按專業(yè)結(jié)合時間依次進行排列。變更文件按照文號順序依次進行排列。各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項工程評定工作程序依次進行排列。按照單位分部、分項工程分別整理組卷的文件夾材料，依照單位分部、分項工程施工進程，結(jié)合施工工序順序依次進行排列。合同段交

17、工驗收文件按照交工驗收證書、交工驗收報告、各項工程總結(jié)依次進行排列?？⒐D按照單位工程結(jié)合圖號依次進行排列。6監(jiān)理文件：監(jiān)理管理文件按照文件材料所反映的問題的有機聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進行排列。監(jiān)理旁站記錄和平行檢驗及獨立抽檢文件材料按照單位、分部、分項工程依次進行排列。監(jiān)理日志按照監(jiān)理工程師和日志形成的時間依次進行排列。卷 內(nèi) 目 錄序號文件編號責(zé)任者 文件材料題名日期頁號備注1路橋工程總公司 K0+000K0+440.19路基土石方95區(qū)檢驗申請批復(fù)單及附件2005083012路橋工程總公司 K0+440.19K0+723.76路基土石方95區(qū)檢驗申請批復(fù)單及附件20050830383路橋

18、工程總公司 K0+723.76K1+150.11路基土石方95區(qū)檢驗申請批復(fù)單及附件20050830664路橋工程總公司 K1+150.11K1+875.11路基土石方95區(qū)檢驗申請批復(fù)單及附件200508301045路橋工程總公司 K1+875.11K3+000路基土石方95區(qū)檢驗申請批復(fù)單及附件20050626143153 裝訂： 三孔一線裝訂，藍圖可不裝訂，逐張加蓋檔號章。案卷題名擬寫包括工程名稱、樁號、單位分部、分項工程名稱及文件名稱。 K7+298K7+377托梁開工報告、質(zhì)量檢評表、砼強度試驗報告、檢驗批復(fù)單及附件 K0+000 K3+000路基土石方分項工程申請批復(fù)單、中間交工證書、分項工程質(zhì)量檢驗評定表 K0+000 K3+000路基土石方填前碾壓檢驗申請批復(fù)單及附件