如何開好會議

1、1 會議高效包括高效率開會 和會后高效力執(zhí)行23 會議是企業(yè)管理的核心工具和方法，可以通過會議提高工作效率，對未發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測，對正在進(jìn)行的工作實行監(jiān)控，對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行總結(jié)和評估。 會議本身是沒有效益的，而且是需要成本的，因此，我們要盡量控制好開會的時間長度和開會頻率。4 會議管理是企業(yè)管理中最為重要的手會議管理是企業(yè)管理中最為重要的手段之一段之一 會議管理能力是評估企業(yè)高層綜合能會議管理能力是評估企業(yè)高層綜合能力的重要指標(biāo)力的重要指標(biāo)開會的能力被哈佛作為管理的核心技開會的能力被哈佛作為管理的核心技能之一能之一5+會荒 常年不開會，對會議的作用不夠了解，對會議形成偏見，不知會議是溝通

2、信息、集思廣益、解決問題、促進(jìn)工作落實的非常重要而有效的工具和手段。 開會不是萬能的，但不開 會卻是萬萬不能的6+會海 開會過多、過濫。 彼得德魯克曾指出：一個企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25%的時間開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”。7+拖沓 會議拖拉嚴(yán)重，效率低下。+ 陪綁 有的為了“相互尊重”或“顯示分量”，與會人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的人也來參會。8+議題繁多 議題過多，討論不深，遇事蜻蜓點水，碰到大點或難點的問題就推到“下次專題討論”。 會前、會下不溝通,會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆就是雞同鴨講，沒有共同言語。9 真正高效的會議都在會前、會下已經(jīng)溝

3、通,基本達(dá)成共識了，開會只是統(tǒng)一意志形成決議。10 據(jù)觀察現(xiàn)在自動化這邊有50%的 會議基本屬于臨時通知，相關(guān)人員沒有做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議自然不會有好的效果。11+會而不議 會議成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”，失去了會議的意義。12+議而不決，決而不議 會議只是討論不形成決議，會前準(zhǔn)備不充分，全是到位再憑嘴巴、憑記憶、憑感覺說，不準(zhǔn)備主題相關(guān)的事實數(shù)據(jù)，沒有養(yǎng)成以事實和數(shù)據(jù)決策的習(xí)慣。13+決而不行 有會議決議，但不落實到責(zé)任人，不落實執(zhí)行。14+行而不果 即使執(zhí)行，也沒有跟蹤，根本沒有結(jié)果或效果； 執(zhí)行得好與不好都一個樣，沒有獎懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。15

4、 通過觀察一個公司的會議制度、具體會議的準(zhǔn)備、進(jìn)行過程和會議決議的執(zhí)行結(jié)果可以基本判斷其管理水平。 16+會議要規(guī)劃 會議要有召開的合理時間和頻率，例會根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，調(diào)整召開的頻率和時間長度； 除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。17+準(zhǔn)備要充分 重大事項必須提前足夠的時間思考和準(zhǔn)備，并在會前廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分做好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。18+主題要集中 一次會議，最好只有一個主

5、題，因為只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員，高效解決問題。 綜合性會議，主題最好也不要超過三個。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下。19+人員要相關(guān)l僅讓與會議議題直接關(guān)聯(lián)的部門參加，協(xié)辦的部門不用派人陪綁；l具體的議題讓主要負(fù)責(zé)人員直接匯報，領(lǐng)導(dǎo)不要代為匯報，更不要不了解實際情況而想當(dāng)然地決策；l與會人員一定要有決策權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事委派人參加，也要賦予相應(yīng)的權(quán)利，否則就會造成議而不決。2021+流程要合理l盡量不要由領(lǐng)導(dǎo)主持會議，而應(yīng)該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；l領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法l重復(fù)觀點少談，且少發(fā)表主觀意見和觀點，而應(yīng)以

6、事實和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時要及時拉回來l有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策；l重大決策最好刻意安排反面意見，以便討論更充分，防止意見一邊倒；l該議的時候要議，該決的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能在會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論。22+時間要緊湊 要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，否則開會時間開長了，與會者注意力也不容易集中。23+決議要及時l會議的記錄一定要規(guī)范、完整，從會

7、議主題、與會人員、缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。l會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水賬記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。24l會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)。25+手段要先進(jìn)、可靠l 建議應(yīng)用PPT，簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，圖表結(jié)合。l會議決議發(fā)放、宣導(dǎo)、提醒、跟蹤和落實用電話、視頻、郵件、OA、QQ、微信等工具和手段往往由于個人的表達(dá)水平、理解水平、工作習(xí)慣和生活習(xí)慣等不同易產(chǎn)生失真、誤解、失誤

8、、遺漏、借口等等。所以，會議信息的傳遞應(yīng)該用紙質(zhì)簽字的形式。26+執(zhí)行要檢查 會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點的把握，最好能培養(yǎng)主動、及時匯報的職場習(xí)慣，最好能有配套的培訓(xùn)來進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。27+結(jié)果要獎懲l 大多數(shù)人不會做你期望的事，只會做你檢查和獎懲的事。l如果做與不做一個樣、做好與做壞一個樣，就會出現(xiàn)混日子、多一事不如少一事、多做多錯少做少錯、不求有功但求無過的局面和氛圍。28l對不能及時、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評，仍不行的須調(diào)崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表揚(yáng)、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲，從而改變行為習(xí)慣。2930計劃準(zhǔn)

9、備組織主持商討決策執(zhí)行跟蹤評估考核31 確定開會的頻率； 堅持原則； 設(shè)計好會議的結(jié)構(gòu)； 正確的記錄； 檢查約定執(zhí)行的情況。32l過去一周的工作進(jìn)展和取得的成果總結(jié)l制定下一周的計劃：下周工作的主要目標(biāo)、任務(wù)，要優(yōu)先解決的問題是什么？ 讓每位與會者就目標(biāo)、任務(wù)提出問題，還有哪些不明白，還缺哪些條件等進(jìn)行討論：哪些建議有利于更好完成任務(wù)？最后確定目標(biāo)和計劃33l過去不應(yīng)說得太多l(xiāng)讓所有人參與發(fā)言，防止相互攻擊 l保持冷靜和對全局得掌控l按時結(jié)束會議l調(diào)節(jié)好會議的氛圍l運(yùn)用好休息的技巧l會中詳細(xì)記錄，會后整理記錄并通告l交與存檔以便下次檢查 34 召開會議的黃金規(guī)則： 永遠(yuǎn)是不超過兩 個小時！35 會議一定要產(chǎn)生效能會議一定要產(chǎn)生效能因為，會議本身是沒有利潤的！因為，會