藍(lán)色插畫扁平企業(yè)高效會議管理技巧

1、企/業(yè)/會/議/管/理/培/訓(xùn)EFFICIENT MEETING MANAGEMENT SKILLS匯報人：小XX高效會議管理技巧匯報時間：XXX目錄CONTENTS01當(dāng)今會議面面觀02會議效率不高的原因及解決方案03開會前的準(zhǔn)備工作04成功會議的五種策略05會議中的溝通反饋技巧06主持人的會議管理技巧07如何對待會議中的意外情況08主持人與參會者的守則與責(zé)任09會議記錄10會后跟進(jìn)當(dāng)今會議面面觀ALL ASPECTS OF TODAYS CONFERENCEPART/01.01.當(dāng)今會議面面觀甲乙丙想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子會議集思廣益圖會議的意義：一個集思廣益的渠道；顯示一個組織或一個部門

2、的存在；是一種群體溝通的方式01.當(dāng)今會議面面觀會議的目的01/開展有效的溝通02/傳達(dá)資訊03/監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾04/達(dá)成協(xié)議與解決問題05/資源共享06/開發(fā)創(chuàng)意07/激勵士氣08/鞏固主管地位01.當(dāng)今會議面面觀達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評議新點(diǎn)子確定行動綱領(lǐng)按人數(shù)分類：團(tuán)隊會議/一對一會議按開會方式分類：面對面會議/電話會議/視頻會議按開會目的分類：人事安排、講解政策； 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人； 臨時處理突發(fā)事件； 固定的團(tuán)隊會議； 集思廣益的會議。會議建議頻率注意事項(xiàng)固定的部門會議至少每月一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良

3、習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。全體會議至少每兩月一次利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會議隨時切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對一會議按需要可按需天天開，但是會議長度最好不要超過1小時。01.當(dāng)今會議面面觀01.當(dāng)今會議面面觀=會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本會議成本的計算會議效率不高的原因及解決方案REASONS AND SOLUTIONS FOR LOW CONFERENCE EFFICIENCYPART/02.高效會議的預(yù)防性管理02.會議效率不高的原因及解決方案

4、參會者要有聽的技能要充分作好準(zhǔn)備工作明確開會原因及目的高效會議8大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表一切按部就班請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會議規(guī)范種類02.會議效率不高的原因及解決方案時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則固定的會議流程規(guī)范歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度結(jié)束會議總結(jié)/安排下次會議跟蹤備忘錄/跟蹤計劃開始議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動總結(jié)02.會議效率不高的原因及解決方案會議本身要遵守的規(guī)則參會者要將工作安排交給會議主席超過1小時的會議要有書面的通知所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言

5、的心態(tài)會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)要有人提出不同的意見會后要能拿到書面的記錄參會者要履行反饋職責(zé)要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量開會前的準(zhǔn)備工作PREPARATIONS BEFORE THE MEETINGPART/0303.開會前的準(zhǔn)備工作不必開會5個如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策且知道該怎么做的（開會讓他人參與只能把問題弄糟）必需開會5個如果必須把信息同時傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)準(zhǔn)備工作的作用03.開會前的準(zhǔn)備工作 選擇最

6、恰當(dāng)?shù)倪x擇方式01 使參會者能對討論有清楚的方向可循02 清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)03 節(jié)省時間與減少沖突04 會議準(zhǔn)備工作核對單03.開會前的準(zhǔn)備工作了解會議的目的是否一定要開會確定會議的形式安排會議的議程決定會議的時間確定會議的主持人決定會議的地點(diǎn)研究會場如何布置確定出席人數(shù)安排出席者座位是否準(zhǔn)備會議名簽是否安排交通工具是否安排與會者住宿是否發(fā)出了會議通知確定視聽教材確定輔助教材準(zhǔn)備會場周邊位置圖是否要求與會者準(zhǔn)備資料確定自己人的相關(guān)資料是否安排會后娛樂項(xiàng)目并 做好事先通知主持人的4個準(zhǔn)備03.開會前的準(zhǔn)備工作設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動計劃預(yù)備可能的爭執(zhí)進(jìn)行SWOT分析SWOT分析Str

7、ength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機(jī)會Threat威脅 自身環(huán)境成功會議的五種策略FIVE STRATEGIES FOR SUCCESSFUL MEETINGSPART/04如何做開場白04.成功會議的五種策略定義:35分鐘的談話;系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容:開會目的;時間安排;議事方式;紀(jì)律規(guī)則程序:概觀會議進(jìn)行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見如何分配發(fā)言時間主持人發(fā)言時間20%,保證每個人發(fā)言機(jī)會均等,盡量開成一種互動的會議氛圍。主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟/地位最高而且聲音較大/負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任04.成功會議的

8、五種策略如何掌握議事進(jìn)度：1.語言方式 2.非語言方式1.困難：用足夠多的時間檢視困難所在使參會者達(dá)成共識2.討論：列舉或圖示各提案并開始討論3.比較提案：客觀地比較各提案優(yōu)劣避免意氣之爭比較提案4.估計：估計各提案獲益律估計有無采集更多參考資料的需要5.征求：征求反對意見6.檢視：以中立角度檢視正反意見7.尋求認(rèn)同：尋求與會者對各題案之認(rèn)同8.妥協(xié)：對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)9.確認(rèn)：確認(rèn)議事結(jié)果10.執(zhí)行：組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議決策方式：彼德德魯克決議法04.成功會議的五種策略4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策4種團(tuán)隊決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易

9、地思考法會議中的溝通反饋技巧COMMUNICATION AND FEEDBACK SKILLS IN MEETINGSPART/05溝通的漏斗別人行動的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%05.會議中的溝通反饋技巧溝通金三角自己對方設(shè)身處地溝通的定義：溝通為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程。05.會議中的溝通反饋技巧環(huán) 境話題5%20%工作層面 80%95%關(guān)系層面溝通的冰山模式：05.會議中的溝通反饋技巧有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)；有明確的時間約束；重視每個細(xì)節(jié)；積極傾聽；努力達(dá)成目標(biāo)溝通困難因素缺乏自信，主要

10、因?yàn)橹R和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差05.會議中的溝通反饋技巧如何建立信任找共同點(diǎn)適當(dāng)展示能力和水平適當(dāng)暴露脆弱的地方不必說出所有的真相會議中的反饋技巧反饋的兩種類型：正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評三部曲首先表揚(yáng)特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持結(jié)束主持人的會議管理技巧MEETING MANAGEMENT SKILLS OF THE HOSTPART/06 聽聽別人的故事 聽聽別人完整的故事 先聽聽別人完整的故事傾聽的定

11、義傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。06.主持人的會議管理技巧傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時做記錄06.主持人的會議管理技巧傾聽的誤區(qū)別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾說話技巧展示探詢評論建立總結(jié)排除引進(jìn)測試?yán)斫馇闆r就程序提出建議如何對待會議中的意外情況HOW TO DEAL WITH UNEXPECTED SITUAT

12、IONS IN THE MEETINGPART/07.相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)解決辦法可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制用總結(jié)的方式結(jié)束cicada 蟬07.如何對待會議中的意外情況相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見解決辦法非語言性打斷重申會議規(guī)范反問法shark 鯊魚07.如何對待會議中的意外情況相遇過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題解決辦法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)donkey 驢07.如何對待會議中的意外情況相遇質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決辦法肯定

13、他的貢獻(xiàn)重申可以試用現(xiàn)在的程序rabbit tracking 兔子般追蹤 07.如何對待會議中的意外情況相遇開會的同時一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等解決辦法強(qiáng)調(diào)時間壓力重申會議規(guī)范帶入別人短暫沉默crab 螃蟹（跑題者）07.如何對待會議中的意外情況主持人與參會者的守則與責(zé)任HOW TO DEAL WITH UNEXPECTED SITUATIONS IN THE MEETINGPART/08.主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情

14、況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度08.主持人與參會者的守則與責(zé)任聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒08.主持人與參會者的守則與責(zé)任主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)08.主持人與參會者的守則與責(zé)任參會者的守則和責(zé)任

15、決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競爭（暴力）協(xié)作決斷不決斷08.主持人與參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突會議記錄MINUTES OF THE MEETINGPART/09.09.會議記錄會議記錄者功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納才能反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)5.組織能力強(qiáng)6.傾聽能力強(qiáng)7.總結(jié)能力強(qiáng)會議記錄的10大建議重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者社會

16、性懈怠0102團(tuán)體思維03團(tuán)體極化09.會議記錄團(tuán)隊會議的誤區(qū)會后跟進(jìn)FOLLOW UP AFTER THE MEETINGPART/10.10.會后跟進(jìn)參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會后跟進(jìn)請大家填寫會議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計劃負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議會議之后，檢討得失10.會后跟進(jìn)主持人會后自我評定問卷在開會中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時跳到其他話題？有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？面對別人說話的時候是不是很緊張？是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？在分派工作時大家是否都看著我而不提問總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎？處理說話緊張最好的方式是排練!10.會后跟進(jìn)提高下次會議質(zhì)量只有必要時才開會會前要做