某公司采購管理系統(tǒng)操作培訓

1、 采購管理系統(tǒng)廣州賽意企業(yè)管理咨詢有限公司課程安排Unit1. 采購模塊總體概覽.Unit2. 供應商管理.Unit3. 請購，詢價，報價的應用.Unit4. 采購訂單的應用.Unit5. 文檔的控制與審批.Unit6. 采購的接收.Unit7. 查詢與報表Unit8. Q&AUnit 1采購模塊總體概覽采購模塊與其他模塊集成概覽INVPOAPQAHRFAOEWIPMRPCSTGL產品概述Oracle 采購管理提供一個全面的采購業(yè)務解決方案：幫助采購人員減低管理成本快速有效的處理請購單、采購訂單、報價單和采購接收使您將精力能夠集中在： 價值分析與供應商發(fā)展戰(zhàn)略伙伴關系管理采購過程與庫存和分銷模

2、塊的集成創(chuàng)建采購請購單運行請購單引入請購單開放接口最大最小計劃創(chuàng)建采購訂單重定貨點計劃補充子庫存創(chuàng)建內部請購單Oracle訂單分錄流程(創(chuàng)建內部訂單)(運行訂單引入)Oracle 庫存Oracle 采購與MRP模塊的集成重新計劃請購單創(chuàng)建內部請購單創(chuàng)建采購請購單運行請購單重計劃運行請購單引入請購單開放接口M計劃創(chuàng)建采購訂單創(chuàng)建采購訂單訂單分錄流程(創(chuàng)建內部訂單）(運行訂單引入)Oracle 采購與WIP模塊的集成工序 1工序 2車間處理流程自動產生請購單Supplier外協(xié)處理返回到車間Unit 2供應商管理供應商信息的共享Oracle應付款管理系統(tǒng)Oracle采購管理系統(tǒng)Oracle資產管理

3、系統(tǒng)輸入，維護，查詢供應商信息合并供應商和供應商分支供應商績效評估建立已審核的供應商列表建立物品同供應商之間的來源規(guī)則供應商管理概覽 供應商分支供應商供應商分支聯(lián)絡人供應商分支供應商分支聯(lián)絡人供應商供應商分支供應商分支母公司供應商信息等級 供應商信息 會計 分配集，負債帳戶，預付款帳戶銀行帳戶銀行帳戶，帳戶名，分行，帳戶類型控制保留，發(fā)票額限制總的母公司，客戶編號發(fā)票稅發(fā)票稅名，抵扣稅名，自動計算選項分類如：電信，石化，鋼鐵，機電采購發(fā)貨至，開票至，采購訂單保留接收發(fā)票匹配，允差，天數(shù)支付 條款，幣種，支付方式分支支付點，RFQ分支，采購點，電話聯(lián)系人姓名，電話，職務 供應商績效評估概覽Par

4、isWashington, D.C.表現(xiàn)評價指標退貨成本延期交貨發(fā)票差異Chicago績效評估分析和匯總報表供應商質量分析報表供應商服務分析報表供應商價格分析報表供應商數(shù)量分析報表供應商采購統(tǒng)計報表暫掛供應商報表接收例外報表發(fā)票價差報表逾期供應商發(fā)運報表超額送貨報表按采購員匹配掛起報表已審核的供應商列表概覽發(fā)運組織或全部組織日用品批準的供應商清單項目供應商地點來源規(guī)則概覽供應商 B50% of the time等級 1供應商 A50% of the time等級 2從何處購買從何處購買來源規(guī)則Effective from 1/1/9712/31/99來源規(guī)則功能根據(jù)事先定義的百分比把計劃訂單采

5、購分到不同供應商.定義全局或局部的來源規(guī)則為單個物品或某類物品.定義來源規(guī)則對應到供應商或供應商分支.對所定規(guī)則指定生效期和失效期.使用分配集來根據(jù)不同的級別分配來源規(guī)則.對不同的來源分等級.Unit 3請購，詢價，報價采購處理流程創(chuàng)建內部銷售訂單批準采購申請單RFQ 批準 報價批準的供應商采購單自動創(chuàng)建接收協(xié)議計劃訂單檢驗批準打印/EDI交貨接受請購單的流程需求MRPWIP庫存其他系統(tǒng) 申請 批準輸入.重調整申請手工建立來源：供應商來源：內部銷售訂單訂單輸入打印分配控制請購單內容 頭行帳戶分布來源： 供應商或倉庫申請人交貨至物品號/ 描述需要日期提議采購員供應商物品號幣種價格數(shù)量帳戶文檔號準

6、備人請購單的功能 可選地設置缺省信息如：貨幣，目的地，來源，申請人，帳戶明細和產品信息復查用戶請購單的當前狀態(tài)和活動歷史指定特別的注釋給供應商和采購員根據(jù)批準結構確定請購單路線及轉交批準 對于經常性的采購項目迅速簡單的創(chuàng)建請購單提供附件，作為請購單標題與欄目的注釋進行聯(lián)機資金檢查供應商產品目錄Create requisitions from the Order Pad 使用供應商產品目錄來:快速建立請購單查看采購和價格的歷史信息你可以查看物品和它們的來源信息從: 采購中的協(xié)議 以前發(fā)生的采購 來源規(guī)則 請購單模板使用請購單模板 使用申請模板來簡化經常采購物品的處理設置申請模板 手工加行信息到申

7、請模板復制行信息到申請模板請購單的查詢容易地確定你 的申請在批準過程中的位置很快地存取文檔處理的歷史和備注容易地觀察帳戶分配信息基于你給定的信息很快地查找申請很快地觀察，分配，再分配供應商來源申請給采購員通過請購單查詢功能來：根據(jù)聯(lián)機請購自動建立RFQ確定RFQ中你要的物品確定RFQ中的多個價格段和折扣詢價單(RFQ)概覽手工申請申請集 自動建立建立采購訂單建立供應商報價例表手工輸入報價打印，發(fā)出RFQ建立 RFQ自動建立手工自動建立Zoom輸入申請手工請購單流程輸入靈活的搜尋條件來確定將哪些申請行放到RFQ在多個供應商之間容易地分開申請行 對你采購的元器件每個物品分開一個申請復制特定的申請行

8、到 RFQ 或忽略你不想復制的行自動建立 RFQ你可以定義不同類型的 RFQ 如投標詢價單和目錄冊詢價單確定哪些供應商將收到你的RFQ定義每個RFQ 行的詳細信息輸入 RFQRFQ的內容RFQ頭信息類型 標準RFQ目錄RFQ投標RFQ交貨至，開票至狀態(tài) In process 在處理 建立的初始狀態(tài) Active 活動 Print 打印 Closed 關閉相應截止期相應方式 FAX， TEL有效期RFQ內容貨幣條款行信息行類型物品服務物品，采購分類，物品描述，金額，計量單位RFQ 價格分段交貨信息供應商自動建立報價，跟蹤供應商對 RFQ 的相應供應商目錄冊信息批準你想讓申請人和采購員使用的報價聯(lián)

9、機查看供應商報價報價單概覽手工申請申請集 自動建立建立采購訂單建立供應商報價例表手工輸入報價打印和發(fā)送RFQ建立 RFQ自動建立手工自動建立Zoom輸入申請手工自動來源物品庫存，供應商文檔控制分類批準供應商報價單的流程報價頭內容類型投標標準目錄冊RFQ 號（如果有相應的RFQ）供應商 （最好是RFQ 供應商之一）交貨至，開票至狀態(tài)處理活動關閉批準標記Yes報價行內容行號行類型 物品，服務物品版本分類描述單價供應商物品號自動建立一個報價 在RFQ中尋找到需要的RFQ 選擇供應商 使用拷貝功能自動建立報價單批準報價尋找報價分析報價批準報價Unit 4采購訂單通過自動創(chuàng)建功能，只需簡單地輸入供應人和

10、項目明細即可創(chuàng)建采購訂單根據(jù)聯(lián)機和書面請購單創(chuàng)建標準采購訂單和一攬子發(fā)放創(chuàng)建精確和詳細的會計信息以使用戶向適當?shù)牟块T收取采購費用創(chuàng)建采購訂單時，檢查用戶的可用資金隨時復查所有采購訂單的狀態(tài)及歷史，以獲得用戶所需要的全部信息通過提供用戶訂購的項目數(shù)量和價格，創(chuàng)建用戶的采購訂單.同樣，如果用戶定購的是一項服務，不能分解數(shù)量和價格，用戶可簡單地提供數(shù)額創(chuàng)建采購訂單采購訂單概覽自動建立 手工輸入自動來源物品：倉庫，供應商接收，檢查發(fā)票匹配打印/ EDI接受協(xié)議拒收再提交提交創(chuàng)建批準其他處理采購訂單流程訂單頭信息采購訂單號、類型、創(chuàng)建日期供應商、地點、聯(lián)系人發(fā)貨至、帳單至、貨幣采購員、狀態(tài)、總金額采購訂

11、單描述訂單行信息物品行號，類型，物品，版本，分類，描述，UOM數(shù)量，價格，承諾日期，需要日期，供應商物品記費帳戶，金額價格參考行號，價格，市場價格，價格類型，價格限額，協(xié)商價格參考文擋行號，合同，報價，行報價類型，供應商報價 其他行號，給供應商備注，UM號，凍結，.交貨行信息交貨 行號，交貨至，數(shù)量，供應商承諾交貨日期其他 接收允差百分比關閉 發(fā)票允差百分比關閉 發(fā)票匹配 2-Way 發(fā)票和訂單數(shù)量緊額 3-Way +接收 4-Way +接受狀態(tài) 狀態(tài)，訂單數(shù)量，接受數(shù)量，取消數(shù)量，開票數(shù)量 四種采購訂單類型標準訂單計劃訂單合同協(xié)議一攬子協(xié)議計劃訂單下達 一攬子協(xié)議下達采購訂單類型比較采購訂單

12、類型、采購員、貨幣、供應商、地點及聯(lián)系人、發(fā)貨至、帳單至、付款期限、運費期限、離岸價分類、計量單位、單價、UN編號、危險級欄目、承偌日期、需要日期、接受關閉容限、發(fā)票關閉容限、發(fā)票匹配、接受控制.采購訂單缺省值規(guī)則哪些內容可以被缺?。翰少徲唵稳笔≈狄?guī)則缺省級別：Finance OptionsPurchase OptionsReceiving OptionsSupplierSupplier SiteItemPurchase Order從任何有效的請購單行組成采購訂單將請購單行放到標準采購訂單，計劃采購訂單或 預定的下達 scheduled releases填寫一個申請行多個記帳科目自動建立采購訂

13、單自動建立采購訂單流程請購池查詢已存在的欄目POPO從查詢結果中選取欄目自動創(chuàng)建手工創(chuàng)建合同采購訂單 不知道采購明細 設置條款 用合同作為參考，生成標準采購訂單輸入一攬子采購協(xié)議長期 （不知道交貨日期）知道采購哪些商品和服務實際采購時再下達自動地對批準總額中下達金額的跟蹤輸入計劃采購訂單采購指定的商品確定交貨日期實際采購時再下達計劃采購訂單的流程計劃訂單行貨幣條款發(fā)運分布接收控制批準下達計劃訂單頭計劃采購訂單、合同采購協(xié)議及一攬子采購協(xié)議.用戶可以建立到期及發(fā)放控制通知條件，并規(guī)定條件滿足前希望被通知的天數(shù).采購系統(tǒng)將向用戶發(fā)出警告.采購訂單通知控制回顧采購訂單行和交貨關系很快標識采購訂單刪除

14、，凍結或關閉 指定發(fā)票于你的采購訂單的匹配容易地標識交貨地點采購訂單查詢采購訂單頭采購訂單頭詳細 備注交貨詳細PO行詳細交貨分配活動歷史一攬子下達接受頭行交貨采購訂單行備注發(fā)票在線申請采購訂單信息展開附 件用戶可將非結構性數(shù)據(jù)如圖象、字處理文件、電算表格、網頁或錄像與其它結構性應用數(shù)據(jù)同采購文檔相關聯(lián).Unit 5文檔的審批和控制概述文檔安全性文檔批準文檔轉交誰能看？誰能改？誰能批準？ 我能發(fā)給誰？誰能看？公共的報價PO申請私人的采購等級文檔擁有人擁有人OwnerOwner所有系統(tǒng)用戶指定的領導指定的領導指定的領導 Oracle采購員安全等級誰能修改?只看報價PO申請修改全修改刪除和關閉活動看

15、為文檔批準流轉或文檔安全 定義批準等級 批準在批準隊列中的采購申請按采購類型控制訪問安全和批準定義授權的控制組文檔審批的功能在你的批準組批準所有授權和采購訂單你能批準，轉交，拒絕按定義的路線從一個領導到另一位刪除或最終關閉哪些要刪除或關閉的申請或 申請行文檔審批的功能輸入搜索條件來定位到你想控制的采購訂單刪除采購訂單定義采購訂單再審批規(guī)則來控制訂單更改將采購訂單置為保留狀態(tài)，預防批準，接收， 或發(fā)票處理關閉采購訂單當所有的活動已經結束時采購訂單控制控制采購訂單的狀態(tài)可以使用這些動作來控制訂單狀態(tài):CancelFinal CloseFreeze Hold FirmClose for Receiv

16、ingClose for InvoiceCloseDeleteUnit 6采購接收接收處理的事務接收商品和服務接收替代物品接收非訂單物品商品的轉移修正接收錯誤退貨商品檢驗查詢事務歷史接收的概覽交貨 接收 A接收 B標準接收直接接收要求檢查交貨 接受拒絕返回到供應商檢驗交貨 接收處理的流程供應商 匹配非訂單接收到PO快速聯(lián)機接收搜索 退貨檢查交貨接收工單直接轉移倉庫內部訂單手工接收來源接收方式調整退貨非訂單標準替代品接收事務接收內部申請，庫存轉移或從供應商來的采購根據(jù)質量和發(fā)票匹配來接受或拒收商品修改接收來更正錯誤和將不要的物品還給供應商查詢預期的接收接收物品 手工接收 一次接收一行快速接收 (

17、 Express) 一次接收多行串聯(lián)接收 (Cascade) 多次交貨的接收之一按與訂單不同的計量單位來接收接收未下訂單物品接收替代物品定義接收控制選項接收處理的概覽接收方式選擇非訂單物品?處理非訂單標準接收和采購訂單匹配BCascade接收使用快速事務?替代物品?標準接收直接接收直接 Cascade標準Cascade直接快速標準快速直接替代標準替代ACDEYesYesNoYesNoNoNo輸入接收內容接收數(shù)量計量單位行信息 目標類型：接收：標準接收，倉庫：直接接收 位置 自庫存 庫位詳細信息：打包號 供應商批號 事務原因訂單信息：訂單類型 訂單號，計量單位，.外協(xié)信息：作業(yè)號.非訂單接收流程保存補做訂單查詢非訂單接收輸入接收內容匹配無訂單接收輸入退貨尋找需要退貨的事務輸入退貨退貨詳細 事務日期，原因，供應商批號退貨來源 目的地類型，位置，子庫存，庫位訂單信息 訂單類型，訂單號，行外協(xié) 作業(yè)查詢接收輸入查詢條件查詢結果接受接收轉移退貨拒絕交貨