Excle應(yīng)用培訓(xùn)資料ppt課件

1、財(cái)務(wù)部Excel操作培訓(xùn)Excel操作培訓(xùn)培訓(xùn)目錄一、前期預(yù)備標(biāo)題欄選項(xiàng)卡快速訪問工具欄編輯區(qū)列標(biāo)任務(wù)表區(qū)稱號(hào)框全選按鈕列標(biāo)一、前期預(yù)備1、Excel界面規(guī)劃滾動(dòng)按鈕任務(wù)表標(biāo)簽Office按鈕一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄 為了提升任務(wù)效率，防止尋覓所需工具破費(fèi)大量時(shí)間，建議根據(jù)個(gè)人業(yè)務(wù)需求設(shè)置快速訪問工具欄如以下圖，設(shè)置步驟如下：一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄添加前添加后一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄2、設(shè)置自動(dòng)保管 為了防止因停電、電腦死機(jī)等要素呵斥表格異常封鎖、導(dǎo)致數(shù)據(jù)喪失，不得不返工重做的情況發(fā)生，建議啟用自動(dòng)保管功能。一、

2、前期預(yù)備二、根本操作1、選定操作區(qū)域二、根本操作. 假設(shè)要選擇一些延續(xù)的單元格，就是在要選擇區(qū)域的開場(chǎng)的單元格按下左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)拖到最終的單元格就可以了。在選擇單元格(行，列)時(shí)，同時(shí)按住Shift鍵可以選中延續(xù)的單元格(行、列)。 在Excel中，要想在任務(wù)簿中快速選定某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域一個(gè)角上的單元格，同時(shí)按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區(qū)域的對(duì)角單元格即可。在選擇單元格(行、列)時(shí)，同時(shí)按住Ctrl鍵可以選中不延續(xù)的單元格(行、列)。 按下組合鍵“Shift+F8，激活“添加選定方式，此時(shí)任務(wù)簿下方的形狀欄中會(huì)顯示出“添加字樣，以后分別單擊不延續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選

3、定，而不用按住Ctrl鍵。2、調(diào)整列寬二、根本操作. 有些單元格的內(nèi)容是“#，這是由于單元格寬度不夠、顯示不全，我們可以把這一列變寬一些：把鼠標(biāo)放到列標(biāo)行上相鄰兩列中間的豎線上，鼠標(biāo)就變成了一個(gè)左右?guī)в袃蓚€(gè)箭頭的拖動(dòng)標(biāo)志，按下左鍵向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，就可以把此列拉寬，看寬度夠了就松開左鍵，內(nèi)容就可以完全顯示出來了。 也可雙擊相鄰兩列中間的豎線，Excel會(huì)根據(jù)內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整。3、插入和刪除二、根本操作 對(duì)任務(wù)表的構(gòu)造進(jìn)展調(diào)整，可以插入行，列，單元格。 右鍵單擊左邊的行標(biāo)選中一行，從右鍵菜單中選擇“插入命令單擊，即可在選中的行前面插入一行。 右鍵單擊左邊的列標(biāo)選中一列，從右鍵菜單中選擇“插入命令單擊，即

4、可在選中的列前面插入一列。 還可以插入一個(gè)單元格，右鍵單擊一個(gè)單元格，從翻開的菜單中選擇“插入命令，翻開“插入對(duì)話框，選擇“活動(dòng)單元格下移，單擊“確定按鈕，就可以在當(dāng)前位置插入一個(gè)單元格，而原來的數(shù)據(jù)都向下挪動(dòng)了一行。 盡量插入整行、整列，防止公式出現(xiàn)過失。 刪除同理，右鍵點(diǎn)擊想要?jiǎng)h除的行、列，從右鍵菜單中選擇“刪除即可。4、查找和交換二、根本操作. 例如我們做統(tǒng)計(jì)時(shí)想把一些無用的反復(fù)字段刪除，這時(shí)可運(yùn)用交換功能。翻開“開場(chǎng)選項(xiàng)卡，單擊“查找和選擇，翻開“交換對(duì)話框，在上面的“查找內(nèi)容文本框中輸入擬去除的內(nèi)容，在下面的“交換為輸入框中輸入擬交換內(nèi)容，或者為空，然后單擊“查找下一個(gè)按鈕，Exce

5、l就會(huì)自動(dòng)找到第一個(gè)，假設(shè)需求交換，就單擊“交換按鈕。假設(shè)直接單擊“全部交換按鈕，就可以把這里全部的符合條件的字符交換掉了。5、隱藏行和列二、根本操作. 有時(shí)表內(nèi)的內(nèi)容很多，顯示的行數(shù)和列數(shù)非常多，看起來很不方便。這時(shí)我們就可以隱藏某些不需求的行和列，讓Excel只顯示我們想要顯示的，使界面變的簡約。6、凍結(jié)窗口二、根本操作. 在查看表格時(shí)還會(huì)經(jīng)常遇到這種情況：在拖動(dòng)滾動(dòng)條查看任務(wù)表后面的內(nèi)容時(shí)看不到行標(biāo)題和列標(biāo)題,給我們的查閱帶來很大的不便，此時(shí)可運(yùn)用凍結(jié)窗口功能。 將單元格定位到行標(biāo)題與列標(biāo)題交叉處，單擊“視圖選項(xiàng)卡，單擊“凍結(jié)窗格按鈕,選擇“凍結(jié)拆分窗格，此時(shí)出現(xiàn)兩條較粗的黑線，如今單擊

6、這個(gè)垂直滾動(dòng)條改動(dòng)的只是下面的部分，改動(dòng)程度滾動(dòng)條的位置，可以看到改動(dòng)的只是右邊的部分。7、自動(dòng)填充二、根本操作. 自動(dòng)填充功能有著極為重要的作用，可以方便我們對(duì)數(shù)據(jù)的操作，提升任務(wù)效率，同時(shí)也可防止手工輸入所帶來的錯(cuò)誤。 選中待填充的公式或單元格，將鼠標(biāo)挪動(dòng)到單格的右側(cè)，此時(shí)鼠標(biāo)變成“+字光標(biāo) 接下來在“+字光標(biāo)處，雙擊即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填充功能注：只需相鄰左側(cè)單元格內(nèi)容延續(xù)時(shí)才可運(yùn)用此功能，或拖動(dòng)“+字光標(biāo)手動(dòng)填充。填充公式填充日期8、格式的復(fù)制和刪除二、根本操作. 有些單元格設(shè)置了多種格式，如字體、字號(hào)、邊框、底紋、數(shù)字格式等，假設(shè)參與新內(nèi)容后重新設(shè)置的話會(huì)比較費(fèi)事。Excel的這些格式都是可

7、以復(fù)制和刪除的。 選中要復(fù)制格式的單元格，單擊工具欄上的“格式刷按鈕 ，然后在要復(fù)制到的單元格上單擊，鼠標(biāo)變成“+ 格式刷時(shí)，就可以把格式復(fù)制至目的單元格了。 選中要?jiǎng)h除格式的單元格，翻開“開場(chǎng)選項(xiàng)卡，單擊“去除按鈕，選擇“去除格式命令單擊，選中的單元格就恢復(fù)為默許的格式了。9、選擇性粘貼二、根本操作. 選擇性粘貼是指把剪貼板中的內(nèi)容按照一定的規(guī)那么粘貼到任務(wù)表中。復(fù)制公式到其他單元格后，發(fā)現(xiàn)數(shù)值并沒有復(fù)制過來，這時(shí)可運(yùn)用選擇性粘貼來實(shí)現(xiàn)。 選擇性粘貼另一個(gè)常用功能：轉(zhuǎn)置，簡單地了解就是把一個(gè)橫排的表變成豎排的或把一個(gè)豎排的表變成橫排的。另外一些簡單的計(jì)算也可以用選擇性粘貼來完成，還可以粘貼全

8、部格式、部分格式或只粘貼公式等。選擇性粘貼轉(zhuǎn)置10、創(chuàng)建條件格式二、根本操作. 自動(dòng)填充顏色：選中單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“開場(chǎng)選項(xiàng)卡，單擊“條件格式按鈕，選擇“突出顯示單元格規(guī)那么項(xiàng)，并從中選擇一項(xiàng)規(guī)那么，同理可設(shè)置多重規(guī)那么。 在翻開的“設(shè)置單元格格式窗口中，輸入數(shù)值及“自定義格式，即可自動(dòng)填充溢足條件的單元格顏色。三、數(shù)據(jù)根本處置三、數(shù)據(jù)根本處置1、數(shù)據(jù)的排序三、數(shù)據(jù)根本處置. 在查閱數(shù)據(jù)的時(shí)候，我們經(jīng)常會(huì)希望表中的數(shù)據(jù)可以按一定的順序陳列，以方便查看。 排序是Excel中經(jīng)常進(jìn)展的一種操作，其目的是將一組“無序的記錄序列調(diào)整為“有序的記錄序列。2、數(shù)據(jù)的挑選三、數(shù)據(jù)根本處置. Excel中的挑

9、選功能具有非常強(qiáng)大的作用，可實(shí)現(xiàn)信息的分類以及協(xié)助我們實(shí)現(xiàn)信息的快速分析和決策。 假設(shè)挑選條件比較多，可以運(yùn)用“高級(jí)挑選來進(jìn)展。運(yùn)用高級(jí)挑選功能可以一次把我們想要看到的數(shù)據(jù)都找出來。3、數(shù)據(jù)有效性三、數(shù)據(jù)根本處置. 數(shù)據(jù)有效性是對(duì)單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。對(duì)于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對(duì)于不符合條件的數(shù)據(jù)，那么制止輸入。這樣就可以依托系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，防止錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)錄入。請(qǐng)假單招聘登記表四、公式與函數(shù)四、公式與函數(shù)1、Excel公式 Excel中的公式通常都是以“=開頭的一個(gè)運(yùn)算式或函數(shù)式，可以將“=引導(dǎo)符看成是Excel公式的標(biāo)志。例如：G5單元中有如下內(nèi)容

10、=G1+G3+G4*2又如：N9單元中有如下內(nèi)容 =SUMA9:M9 這些都是Excel中簡單的公式例如。 在Excel中輸入公式需求進(jìn)展地址援用時(shí)可以采用的操作方式： 1、直接輸入：直接輸入被援用對(duì)象的行列地址； 2、交互指定：即用鼠標(biāo)或光標(biāo)鍵直接交互式指出被援用對(duì)象的地址。四、公式與函數(shù). 公式對(duì)其他地址的援用分為三種情況： 1、相對(duì)援用：即對(duì)另一單元的地址援用是按與當(dāng)前單元的特定距來確定的，這種援用在該公式被復(fù)制時(shí)會(huì)自動(dòng)調(diào)整； 2、絕對(duì)援用：即對(duì)被援用單元采用絕對(duì)的行列號(hào)來援用，公式不會(huì)自動(dòng)調(diào)整； 3、混合援用：行或列之一采用絕對(duì)援用。 在Excel中輸入公式時(shí)，相對(duì)地址與絕對(duì)地址可以進(jìn)

11、展轉(zhuǎn)換操作，凡行或列地址前出現(xiàn)有“$標(biāo)志的，該行或列的地址即為絕對(duì)地址援用，否那么為相對(duì)地址援用，在地址輸入時(shí)，相對(duì)地址和絕對(duì)地址間可以用F4鍵進(jìn)展循環(huán)轉(zhuǎn)換。2、相對(duì)援用與絕對(duì)援用四、公式與函數(shù). 在Excel中公式在本身的位置發(fā)生變化，或在其援用對(duì)象的位置發(fā)生變化時(shí)，會(huì)自動(dòng)進(jìn)展相應(yīng)的調(diào)整，但應(yīng)留意一些細(xì)節(jié)： 當(dāng)公式被復(fù)制到它處時(shí)，會(huì)自動(dòng)調(diào)整。 當(dāng)公式被挪動(dòng)到它處時(shí)，不會(huì)自動(dòng)調(diào)整。 如被援用對(duì)象為一區(qū)域，那么在區(qū)域中插入或刪除行列時(shí)，需留意援用這一對(duì)象的公式調(diào)整情況 。3、公式本卷須知四、公式與函數(shù).4、創(chuàng)建公式四、公式與函數(shù) 小鍵盤中的“+代表加，“-代表減，“*代表乘，“/代表除，括號(hào)的作

12、用和平常是一樣的。創(chuàng)建公式是很容易的，關(guān)鍵在于他要想好怎樣去創(chuàng)建這個(gè)公式，以及合理的運(yùn)用單元格的援用。5、編輯公式四、公式與函數(shù) 公式和普通的數(shù)據(jù)一樣可以進(jìn)展編輯，編輯方式同編輯普通的數(shù)據(jù)一樣，可以進(jìn)展拷貝和粘貼。先選中一個(gè)含有公式的單元格，然后單擊工具條上的復(fù)制按鈕，再選中要復(fù)制到的單元格，單擊工具條上的粘貼按鈕，這個(gè)公式復(fù)制到下面的單元格中了，可以發(fā)現(xiàn)其作用填充出來的效果是一樣的。 其它的操作如挪動(dòng)、刪除等也同普通的數(shù)據(jù)是一樣的，只是要留意在有單元格援用的地方，無論運(yùn)用什么方式在單元格中填入公式，都存在一個(gè)相對(duì)和絕對(duì)援用的問題。6、簡單計(jì)算四、公式與函數(shù) 利用Excel的數(shù)據(jù)計(jì)算功能計(jì)算兩

13、列數(shù)的乘積。單擊編輯欄前面的等號(hào)，即“編輯公式按鈕，單擊A1單元格，編輯欄中就出現(xiàn)了“A1，從鍵盤上輸入一個(gè)“*號(hào)，然后再用鼠標(biāo)單擊B1單元格，單擊“確定按鈕，在C1單元格中就出現(xiàn)了A1單元格和B1單元格的數(shù)值的乘積。Excel中用公式進(jìn)展運(yùn)算時(shí)，公式中所調(diào)用的單元格稱號(hào)，都會(huì)被交換成相應(yīng)的單元格中的數(shù)值進(jìn)展計(jì)算，而且即使單元格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化，公式也依然適用，而不用隨之調(diào)整。所以在運(yùn)用公式進(jìn)展計(jì)算時(shí)，普通都是直接調(diào)用單元格稱號(hào)。7、自動(dòng)求和四、公式與函數(shù). 最常用的函數(shù)功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最簡單的就是自動(dòng)求和功能了。 我們來看一個(gè)表格，如今我們需求把這個(gè)營業(yè)匯總表

14、中的銷售金額匯總一下，看看究竟有多少：選中這些單元格和下面的“總計(jì)單元格，然后單擊工具欄上的“自動(dòng)求和按鈕，在“總計(jì)欄中就出現(xiàn)了上面單元格的數(shù)字的和。 這個(gè)自動(dòng)求和功能可以自動(dòng)在行或列中求和，對(duì)行中數(shù)據(jù)的求和同對(duì)列中數(shù)據(jù)的求和方法根本一致；8、單元格內(nèi)容合并四、公式與函數(shù). 根據(jù)需求，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)展合并，假設(shè)行數(shù)較少，可以直接用“剪切和“粘貼來完成操作，但假設(shè)有很多行，就不能這樣辦了。 處理方法是用連字符“&來合并文本，如在D1 單元格輸入“=B1&C1，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的合并。然后進(jìn)展填充，這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制，選擇性粘貼數(shù)值，將數(shù)據(jù)粘

15、貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。9、函數(shù)的運(yùn)用四、公式與函數(shù). Excel中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們運(yùn)用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或構(gòu)造進(jìn)展計(jì)算。 單擊工具欄上的“輸入公式按鈕，先在左邊的稱號(hào)框變成了一個(gè)函數(shù)的選擇列表框，單擊這個(gè)列標(biāo)框的下拉箭頭，從中選擇“SUM項(xiàng)。 在編輯欄中就出現(xiàn)了函數(shù)SUM，單擊“SUM欄的Number1輸入框的拾取按鈕，從任務(wù)表中選擇要將數(shù)值相加的單元格，單擊輸入框中的“前往按鈕回到剛剛的對(duì)話框，單擊“確定按鈕就可以了。假設(shè)要求和單元格不延續(xù)的話，可以用Ctrl鍵來配合鼠標(biāo)進(jìn)展選取。9、函數(shù)的運(yùn)用四、公式與函數(shù).left、right

16、、mid函數(shù)主要功能：提取字符串中的特定字符：LEFT：從一個(gè)文本字符串的第一個(gè)字符開場(chǎng)，截取指定數(shù)目的字符。運(yùn)用格式：LEFT(text,num_chars)RIGHT：從一個(gè)文本字符串的最后一個(gè)字符開場(chǎng)，截取指定數(shù)目的字符。運(yùn)用格式：RIGHT(text,num_chars)MID ：從一個(gè)文本字符串的指定位置開場(chǎng)，截取指定數(shù)目的字符。運(yùn)用格式： MID(text,start_num,num_chars) 9、函數(shù)的運(yùn)用四、公式與函數(shù).IF函數(shù)主要功能：根據(jù)對(duì)指定條件的邏輯判別的真假結(jié)果，前往相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。運(yùn)用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_fa

17、lse)參數(shù)闡明：Logical代表邏輯判別表達(dá)式；Value_if_true表示當(dāng)判別條件為邏輯“真TRUE時(shí)的顯示內(nèi)容；Value_if_false表示當(dāng)判別條件為邏輯“假FALSE時(shí)的顯示內(nèi)容。 9、函數(shù)的運(yùn)用四、公式與函數(shù).VLOOKUP函數(shù)主要功能：在數(shù)據(jù)表的首列查找指定的數(shù)值，并由此前往數(shù)據(jù)表當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。運(yùn)用格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)參數(shù)闡明： Lookup_value代表需求查找的數(shù)值；Table_array代表需求在其中查找數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域；Col_index_num

18、為在table_array區(qū)域中待前往的匹配值的列序號(hào)；Range_lookup為一邏輯值，假設(shè)為TRUE那么前往近似匹配值，假設(shè)為FALSE那么前往準(zhǔn)確匹配值，假設(shè)找不到，那么前往錯(cuò)誤值#N/A。五、其他小技巧五、其他小技巧1、分?jǐn)?shù)的輸入五、其他小技巧 假設(shè)直接輸入“1/5，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日，處理方法是：先輸入“0，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5。2、序列“001的輸入 假設(shè)直接輸入“001，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判別001為數(shù)據(jù)1，處理方法是：首先輸入 (西文單引號(hào)),然后輸入“001。3、日期的輸入 假設(shè)要輸入“4月5日,直接輸入“4/5,再敲回車就行了.假設(shè)要輸入當(dāng)前日期,按一下“Ctrl+；鍵.