maide機(jī)電公司檔案管理辦法(含常用表格流程)1

1、檔案管理方法XXXX機(jī)電工程有限公司目 錄前 言 . I 第一章 目的 . - 1 -其次章 適用范圍 . - 1 -第三章 規(guī)范性引用文件 . - 1 -第四章 術(shù)語和定義 . - 1 -第五章 職責(zé) . - 2 -第六章 管理內(nèi)容和要求 . - 2 -第七章 相關(guān)/支持性文件 . - 7 -第八章 附件 . - 8 -8.1 附件 1 文件資料交接單 . - 8 -8.2 附件 2 文件調(diào)卷申請單 . - 8 -8.3 附件 3 借（查）檔案授權(quán)書 . - 8 -8.4 附件 4 銷毀清冊 . - 8 -第九章 流程圖 . - 13 -前言檔案管理方法 本作業(yè)文件是依據(jù) GB/T19001

2、-2008 質(zhì)量管理體系 要求（idt ISO9001：2008）標(biāo)準(zhǔn)中 4.2.3 文件限制和 4.2.4 記錄限制的要求制定。本文件是公司文件限制程序和記錄限制程序的支持性文件，是對公司檔案管理的詳細(xì)要求。本文件編制人： 本文件會簽人： 本文件審核人： 本文件批準(zhǔn)人： 本文件自頒布之日起實施。本文件由浙大網(wǎng)新機(jī)電工程有限公司行政中心負(fù)責(zé)說明。I第一章目的檔案管理方法為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本方法。其次章適用范圍2.1 本文件適用于XXXX機(jī)電工程有限公司檔案管理工作。關(guān)于檔案分類及標(biāo)準(zhǔn)要求，詳細(xì)參見檔案分類及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。2.2 本文件規(guī)定了公司檔

3、案收集、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等管理職能。第三章規(guī)范性引用文件3.1 基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定國檔發(fā)19884 號3.2 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 283.3 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T 5032820013.4 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 1182220003.5 電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表能源辦1991231 號3.6 電力工程竣工圖文件編制規(guī)定DL/T 5229-20053.7 GB/T 19001-2008 idt ISO 9001：2008 質(zhì)量管理體系 要求第四章術(shù)語和定義4.1 檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中干

4、脆形成的有價值的各種形式的歷史記錄。4.2 檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和供應(yīng)利用等活動。4.3 收集：檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。4.4 移交：檔案室或檔案館等依據(jù)國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。4.5 歸檔：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。4.6 利用：利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式運用檔案的活動。- 1 -4.7 密級：檔案文件保密程度的等級。4.8 鑒定：判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。4.9 銷毀：經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。4.10 保管：維護(hù)檔案完整與平安的活動。第五章職責(zé)5.1 行政中心

5、全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。5.2 各中心擔(dān)當(dāng)本中心所產(chǎn)生文件資料歸檔的義務(wù)。第六章管理內(nèi)容和要求6.1各部門職責(zé)檔案管理方法6.1.1 公司行政中心負(fù)責(zé)人是檔案部門的干脆上級，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作。6.1.2 各中心總經(jīng)理、部門經(jīng)理、項目經(jīng)理是分管部門（項目）檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對本部門（項目）文件歸檔的完整、精確負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并應(yīng)將檔案工作納入本中心的業(yè)務(wù)管理制度中。各中心中心秘書、各項目項目秘書是兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本中心、項目文件向檔案室歸檔移交。6.1.3 行政中心檔案室6.1.3.1 仔細(xì)貫徹執(zhí)行國家和專業(yè)主管部門有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)；6.1.3.2 負(fù)責(zé)檔案管理制度的制訂及完善工作

6、； 指導(dǎo)幫助各職能部門做好文件的收集、整理、組卷、歸檔工作；6.1.3.3 檢查、驗收各部門歸檔資料是否完整、系統(tǒng)，是否符合檔案管理規(guī)定，對各職能部門的檔案工作檢查結(jié)果上報公司，對檔案工作有顯著成果的部門和個人提出嘉獎建議，對檔案工作中有違法行為的部門和個人提出懲罰建議。6.1.3.4 負(fù)責(zé)檔案文件的接收、催交、整理、分類、保管和供應(yīng)利用。6.1.4 戰(zhàn)略發(fā)展中心6.1.4.1 負(fù)責(zé)市場開發(fā)調(diào)研報告、本公司或參加有關(guān)國內(nèi)外專業(yè)技術(shù)調(diào)查、考察報告等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.4.2 負(fù)責(zé)海外項目招、投標(biāo)文件、主合同談判紀(jì)要及審批文件的收集、整理，并由中心秘書歸檔。- 2 -6.1.5

7、 營銷中心檔案管理方法6.1.5.1 營銷中心投標(biāo)主管負(fù)責(zé)項目招投標(biāo)文件等的收集、整理、歸檔。6.1.5.2 營銷中心合約主管負(fù)責(zé)項目主合同、技術(shù)協(xié)議、談判紀(jì)要、工程任務(wù)書、項目結(jié)算文件等的收集、整理、歸檔。6.1.5.3 營銷中心秘書負(fù)責(zé)項目選購、工程分包合同、分包合同會簽單、分包合同技術(shù)協(xié)議書、分包合同變更文件、進(jìn)口貨物運輸保險協(xié)議等的收集、整理、歸檔。6.1.6 運營管理中心6.1.6.1 負(fù)責(zé)各職能部門管理文件、技術(shù)文件等的收集、整理。6.1.6.2 負(fù)責(zé)項目 WBS、項目分包合同預(yù)編號、項目進(jìn)度安排（一級、二級、三級）等的收集、整理。6.1.7 信息管理中心6.1.7.1 負(fù)責(zé)軟件開

8、發(fā)資料及開發(fā)成果等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.7.2 負(fù)責(zé)選購軟件介質(zhì)及資料的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.7.3 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)設(shè)備招、投標(biāo)書，訂購合同，設(shè)備資料的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.8 項目管理中心6.1.8.1 安排管理員負(fù)責(zé)項目工程分包選購招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)文件、合同談判紀(jì)要等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.8.2 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目管理安排的編制，初驗證書、終驗證書、168 證書的收集；并由項目秘書歸檔。6.1.8.3 項目秘書負(fù)責(zé)項目過程中來往函件、會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單的編號、收集、整理、歸檔。6.1.8.4 項目秘書負(fù)責(zé)設(shè)計施工圖

9、和竣工圖的整理、分發(fā)、歸檔；負(fù)責(zé)施工圖、竣工圖底圖的整理、歸檔。6.1.8.5 項目秘書負(fù)責(zé)幫助檔案室對現(xiàn)場文件（包括過程資料、工程資料、設(shè)備資料、照片）進(jìn)行收集、催交、整理、組卷。6.1.8.6 安質(zhì)部負(fù)責(zé)項目質(zhì)量報告的編寫、歸檔；各項目現(xiàn)場平安員負(fù)責(zé)現(xiàn)場平安文件的編制、整理，建立電子書目表格。6.1.9 設(shè)計中心6.1.9.1 各項目設(shè)計經(jīng)理負(fù)責(zé)工程搜資提綱及報告、項目施工圖設(shè)計安排大綱、專業(yè)- 3 -檔案管理方法間提資單、設(shè)計資料傳遞單、設(shè)計評審記錄表、設(shè)計成品驗證（校審）單、設(shè)計變更單（設(shè)計部分）等的編制、收集、整理；由項目秘書歸檔。6.1.9.2 各項目設(shè)計經(jīng)理負(fù)責(zé)初步設(shè)計、司令圖設(shè)

10、計、運行維護(hù)手冊、施工圖、竣工圖、等的編制及電子版的收集；由項目秘書歸檔。6.1.9.3 設(shè)計中心設(shè)備室負(fù)責(zé)設(shè)備部分施工圖、竣工圖電子版的歸檔。6.1.9.4 設(shè)計中心研發(fā)室負(fù)責(zé)項目設(shè)計計算書電子版的歸檔，負(fù)責(zé)新技術(shù)開發(fā)和引進(jìn)工作中形成的文件、研發(fā)資料、報告的收集、整理、歸檔。6.1.10 采供中心6.1.10.1 采供中心招標(biāo)專員、選購經(jīng)理負(fù)責(zé)項目設(shè)計、設(shè)備分包選購招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)文件、合同談判紀(jì)要等的收集、整理；由中心秘書歸檔。6.1.10.2 采供中心國際商務(wù)師負(fù)責(zé)進(jìn)口報關(guān)單、信用證單據(jù)、進(jìn)口免稅文件、國際貨物運費支付文件、對外付款、承兌通知書等的收集、整理；由中心秘書歸檔。6.1

11、.10.3 選購中心監(jiān)造工程師負(fù)責(zé)監(jiān)造報告（現(xiàn)場見證表、文件見證表）、產(chǎn)品合格證、檢測報告、材質(zhì)證明書等監(jiān)造文件的收集、整理；由中心秘書歸檔。6.1.10.4 項目現(xiàn)場選購管理員負(fù)責(zé)對現(xiàn)場設(shè)備文件（包括設(shè)備商檢記錄、索賠文件、廠家現(xiàn)場服務(wù)記錄、設(shè)備驗收、設(shè)備出廠資料、設(shè)備消缺、修補(bǔ)或更換記錄）、備品備件、專用工具交接清單等的收集、整理、歸檔。6.1.11 工程中心6.1.11.1 現(xiàn)場項目經(jīng)理為項目現(xiàn)場文件的管理者，負(fù)責(zé)文件的形成、積累、完整、質(zhì)量，對項目現(xiàn)場文件責(zé)任到人。如項目部未設(shè)現(xiàn)場項目經(jīng)理，此項工作由項目經(jīng)理擔(dān)當(dāng)。6.1.11.2 現(xiàn)場項目總工負(fù)責(zé)對項目現(xiàn)場文件進(jìn)行原始性、精確性、完整

12、性的鑒別；不定時的抽查，監(jiān)督責(zé)任人做好文件管理工作；負(fù)責(zé)竣工之后向電廠及檔案室完整的移交檔案。如項目部未設(shè)現(xiàn)場項目總工，此項工作由現(xiàn)場項目經(jīng)理擔(dān)當(dāng)。6.1.11.3 各專業(yè)專工是各自專業(yè)內(nèi)施工文件的責(zé)任人，負(fù)責(zé)施工文件收集、整理工作，建立電子書目表格。各專業(yè)工程資料收集范圍及整理規(guī)范詳見現(xiàn)場文件限制管理規(guī)定。6.1.12 行政中心6.1.12.1 負(fù)責(zé)行政管理中股權(quán)管理類、人事類、合同協(xié)議類、學(xué)問資源類、行政綜合類等文件的收集、整理、歸檔。（詳細(xì)內(nèi)容詳見檔案分類及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定附件 1）6.1.13 財務(wù)中心- 4 -檔案管理方法6.1.13.1 負(fù)責(zé)賬冊、憑證、會計報表、稅務(wù)申報資料、審計報告、資

13、產(chǎn)評估報告、貸款合同、擔(dān)保合同等會計檔案的收集、歸檔、保存。6.2 檔案的管理可分為收集歸檔、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計、保密、保管等工作。6.3 公司檔案工作流程詳見流程 1。6.4 收集歸檔6.4.1 收集范圍公司在各項目工程中形成的具有保存價值的，或者與公司關(guān)系很親密的文件材料都屬收集歸檔范圍（詳見檔案分類及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定中的附件 1、附件 2、附件 3）。工程檔案中未中標(biāo)文件不作為公司歸檔文件，由文件形成部門自存。6.4.2 各部門在移交檔案時必需填寫文件資料交接單（附件 1），并由檔案室檢查其內(nèi)容是否齊全、完整，是否經(jīng)有關(guān)部門審核是有效文件，是否符合檔案要求，對不符合要求的檔案有權(quán)拒收，要求其整

14、改。6.5 檔案的利用6.5.1 檔案的利用分查閱、借閱二類。查閱檔案是指要在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不得外借或復(fù)印檔案。借閱檔案是指確因工作須要必需借出利用檔案。6.5.2 查閱檔案須填寫文件調(diào)卷申請單（附件 2），并由檔案室確認(rèn)文件密級后提交領(lǐng)導(dǎo)審批。隱私級檔案請本中心負(fù)責(zé)人審批后查閱；機(jī)密級檔案常務(wù)副總裁審批后可查閱，絕密級檔案公司總裁審批后方可查閱。6.5.3 借閱檔案須依據(jù)不同密級、在借閱期內(nèi)是否進(jìn)行復(fù)印利用來填寫文件調(diào)卷申請單。隱私級檔案須本中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能借閱或復(fù)??；機(jī)密級檔案須公司常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后進(jìn)行借閱或復(fù)印；絕密級檔案原則上不準(zhǔn)借出，只能在檔案室內(nèi)查閱，如有特別須要，須經(jīng)總裁領(lǐng)導(dǎo)

15、批準(zhǔn)，方可借閱或復(fù)印。如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)剛好報告檔案部門，寫出書面材料，以利于剛好實行措施。6.5.4 對于常常性借閱同一性質(zhì)檔案的崗位可以填寫借（查）檔案授權(quán)書（附件 3），干脆獲得最終借閱批準(zhǔn)人的授權(quán)。授權(quán)后的部門或崗位借閱該類型的檔案只需本中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.5.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，檔案產(chǎn)生部門中心負(fù)責(zé)人簽署看法后，進(jìn)行各級審批借閱。6.5.6 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，辦理借閱登記，仔細(xì)審查審批權(quán)限是否符合規(guī)- 5 -定的要求，并當(dāng)面點交清晰。檔案管理方法6.5.7 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出訪用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。歸還時嚴(yán)格檢查，并

16、在借用登記予以注銷。6.6 檔案鑒定、銷毀6.6.1 檔案鑒定工作由所屬檔案的產(chǎn)生部門領(lǐng)導(dǎo)或中心負(fù)責(zé)人和檔案管理員共同組成。6.6.2 各中心每年應(yīng)對本中心檔案（非項目資料）進(jìn)行一次匯總，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、牢靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限后移交檔案室。6.6.3 各中心每年應(yīng)對本中心自存文件進(jìn)行一次檢查，對超過保存期限、不具有保存價值的文件編制銷毀清冊（附件 4），提出銷毀申請。經(jīng)中心負(fù)責(zé)人初審，檔案管理員核對后，報行政中心負(fù)責(zé)人簽字終審。方可銷毀。6.6.4 檔案室檔案銷毀的詳細(xì)工作由行政中心檔案室管理員承辦，對已失效的檔案，仔細(xì)鑒定，編制銷毀清冊。6.6.5 銷毀清

17、冊送檔案產(chǎn)生部門經(jīng)理進(jìn)行初審，本中心負(fù)責(zé)人簽字終審后，連同銷毀檔案的書面報告送公司常務(wù)副總裁簽字批準(zhǔn)。6.6.6 銷毀檔案要留意平安保密，必須要有一人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明銷毀方式、日期。6.6.7 銷毀清冊須立卷歸檔，永久保存。6.7 檔案統(tǒng)計6.7.1 檔案統(tǒng)計工作是對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等狀況的基本統(tǒng)計。6.7.2 項目竣工檔案在移交檔案室后，檔案室對此項目竣工檔案進(jìn)行統(tǒng)計，并撰寫項目歸檔結(jié)案報告，報常務(wù)副總裁批準(zhǔn)。6.7.3 檔案的統(tǒng)計工作，必需把零星的個別的原始資料進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析

18、和探討，總結(jié)出典型性的閱歷教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。6.7.4 按期統(tǒng)計，平常必需主動收集資料，做好單項統(tǒng)計；年終必需進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計工作。6.8 檔案保密6.8.1 檔案管理人員和借閱檔案人員必需嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項目保密制- 6 -度，仔細(xì)做好保密工作。檔案管理方法6.8.2 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，肅穆處理。6.8.3 檔案管理員向借閱檔案者供應(yīng)、出具有關(guān)證明時，肯定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機(jī)密檔案材料，必需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意再作確定，嚴(yán)防泄密。6.8.4 非檔案管理員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入

19、。6.9 檔案保管6.9.1 檔案保管工作，是采納肯定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學(xué)保管和愛護(hù)，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案平安。6.9.2 堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體。）工作，確保檔案完整完全。6.9.3 庫房要保持溫度在 14-24 攝氏度，相對濕度在 45-60%之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。6.9.4 檔案管理員下班必需對檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。第七章相關(guān)/支持性文件7.1 文件限制程序7.2 記錄限制程序7.3 文件分類及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定7.4 文件管