中佳(廈門)擔(dān)保投資有限公司擔(dān)保項(xiàng)目檔案管理辦法(1)

1、 中佳（廈門）擔(dān)保投資有限公司擔(dān)保項(xiàng)目檔案管理方法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)擔(dān)保項(xiàng)目檔案的收集、整理和管理工作，有效地愛護(hù)和利用檔案，為擔(dān)保業(yè)務(wù)有序發(fā)展供應(yīng)服務(wù)，依據(jù)檔案法，結(jié)合公司實(shí)際狀況，制訂本方法。其次條 本方法所稱的擔(dān)保項(xiàng)目檔案，是指公司在從事?lián)I(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有保存意義的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。第三條 擔(dān)保項(xiàng)目檔案分為明確擔(dān)保責(zé)任的文書檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、客戶檔案和反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)利憑證、過渡監(jiān)管物權(quán)憑證。第四條 凡簽署公司保密協(xié)議的人員，均負(fù)有愛護(hù)檔案的義務(wù)。第五條 擔(dān)保項(xiàng)目檔案實(shí)于分類集中管理原則。其次章 責(zé)任人第六條 文書檔案、經(jīng)濟(jì)檔案和客戶檔案的管理機(jī)

2、構(gòu)為市場(chǎng)部。第七條 反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)利憑證、過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證的管理機(jī)構(gòu)為財(cái)務(wù)部。第八條 業(yè)務(wù)部為擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的歸檔責(zé)任人，負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)檔案剛好歸繳相應(yīng)管理機(jī)構(gòu)。第三章 歸檔要求第九條 各擔(dān)保、托付貸款項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案必需在擔(dān)保合同、保函或托付貸款協(xié)議生效后的七個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)，并交市場(chǎng)部立檔保管。第十條 對(duì)于在擔(dān)保合同、保函或托付貸款協(xié)議生效后的七個(gè)工作日內(nèi)檔案資料不齊全的，仍必需將已有資料先行歸檔，對(duì)缺項(xiàng)資料應(yīng)列入缺項(xiàng)資料清單（見附件3），并注明缺項(xiàng)的緣由，交風(fēng)險(xiǎn)管理部審核。檔案管理員依據(jù)合理的時(shí)限跟蹤缺項(xiàng)資料的歸檔。對(duì)于業(yè)務(wù)部門歸檔的資料，市場(chǎng)部不得拒收。第十一條 歸檔資料的要求：（一）

3、首次歸檔時(shí)必需具備的資料：（1）確立業(yè)務(wù)關(guān)系的經(jīng)濟(jì)合同類資料：與銀行簽訂的保證合同、借款合同等；與客戶簽訂的協(xié)議，如擔(dān)保協(xié)議、托付貸款協(xié)議、經(jīng)濟(jì)詢問服務(wù)協(xié)議等；（2）反擔(dān)保措施類資料： 在簽訂保證合同前應(yīng)已辦理的反擔(dān)保措施文件，如抵押協(xié)議、股權(quán)質(zhì)押協(xié)議、無(wú)限責(zé)任保證書、內(nèi)部認(rèn)購(gòu)協(xié)議、預(yù)售合同等； 與反擔(dān)保措施相關(guān)的其他重要文件，如客戶的董事會(huì)決議、董事會(huì)成員名單及簽字式樣、股東會(huì)決議、法定代表人身份證明等；（3）客戶基本資料；（4）其他資料。（二）可后續(xù)歸檔的資料； 在申請(qǐng)簽訂保證合同、保函或托付貸款協(xié)議時(shí)暫未完成的相關(guān)資料，但此類資料須經(jīng)有權(quán)審批人審批認(rèn)可； 在正常操作狀況下，后續(xù)發(fā)生與業(yè)務(wù)

4、相關(guān)的資料： 保后監(jiān)管報(bào)告； 保后監(jiān)管過程中獲得的資料； 所取得的物權(quán)憑證的復(fù)印件； 擔(dān)保過程中同意用款審批表； 同意用款通知書復(fù)印件； 其他應(yīng)歸檔的資料。市場(chǎng)部對(duì)擔(dān)保業(yè)務(wù)后續(xù)發(fā)生的與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料的歸檔，須主動(dòng)督促項(xiàng)目經(jīng)理歸檔，并定期檢查檔案，確保每一個(gè)業(yè)務(wù)檔案的完整性；第十二條 一筆業(yè)務(wù)的檔案應(yīng)依據(jù)“一般檔案”和“要件檔案”分兩個(gè)檔案夾分別進(jìn)行歸檔；“要件檔案”包括全部與保障公司利益有關(guān)的具有法律效力的正本文本及合同，如擔(dān)保項(xiàng)目審批表、評(píng)審會(huì)決議、擔(dān)保協(xié)議書、董事會(huì)決議、各類反擔(dān)保合同、監(jiān)管協(xié)議、借款合同、保證合同，等等；“一般檔案”包括與同一業(yè)務(wù)相關(guān)的全套資料（包括要件檔案的復(fù)印件及存放

5、于財(cái)務(wù)部的反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證的復(fù)印件）?！耙话銠n案”資料的歸檔要求按以下類別和依次進(jìn)行：A類：內(nèi)部操作和審批資料；B類：客戶基本資料；C類：反擔(dān)保措施的相關(guān)資料；D類：銀行資料；E類：其它相關(guān)資料。第十三條 檔案內(nèi)的文件資料要去掉金屬物；對(duì)破損的文件資料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)印并與原件一并存檔；紙頁(yè)小的文件材料應(yīng)加貼在A4紙上，紙頁(yè)寬大的應(yīng)折疊整齊、壓平；第十四條 歸檔的項(xiàng)目文件檔案必需為原件或與原件核對(duì)蓋有“經(jīng)核對(duì)與原件相符”章，并由核對(duì)人簽名確認(rèn)對(duì)原件復(fù)核的責(zé)任。第十五條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件分別

6、立在一起，不得分開。第十六條 不同年度的文件一般不得放在一起存檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年存檔，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年存檔；第十七條 檔案內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)分不同狀況進(jìn)行排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列；第十八條 檔案內(nèi)文件要逐頁(yè)按A、B、C、D、E等類別進(jìn)行編號(hào)；1、檔案內(nèi)資料清單不用編號(hào)；2、檔案內(nèi)文件無(wú)論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)；3、運(yùn)用號(hào)碼機(jī)在文件正面右上角、背面左上角邊緣按依次打號(hào)，如A-1，A-2，A-

7、3，依此類推；第十九條 歸檔資料由歸檔責(zé)任人按“一般檔案”和“要件檔案”逐件填寫一式三份擔(dān)保資料清單（附件2），連同檔案移交市場(chǎng)部，并履行移交手續(xù)。市場(chǎng)部綜合管理員負(fù)責(zé)審核所交檔案資料與擔(dān)保資料清單是否吻合、齊全；再由該業(yè)務(wù)的原項(xiàng)目評(píng)審員作為監(jiān)交人審核應(yīng)上交資料的齊備性，即全部與該業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，特殊是集團(tuán)公司評(píng)審會(huì)要求落實(shí)的條件、相應(yīng)反擔(dān)保措施等方面是否已落實(shí)并歸檔；其次十條 擔(dān)保資料清單歸檔責(zé)任人、監(jiān)交人各存一份，檔案夾里一份其次十一條 凡歸檔資料，都應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清楚，宜用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，禁用鉛筆書寫，以利長(zhǎng)期保存。其次十二條 任何部門或個(gè)人都不允許私自保存、

8、損毀、涂改、偽造和銷毀應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)資料。其次十三條 物權(quán)憑證的歸檔要求：各擔(dān)保、托付貸款項(xiàng)目的反擔(dān)保標(biāo)的物的物權(quán)憑證必需在擔(dān)保合同、保函或托付貸款協(xié)議生效前完成歸檔手續(xù)，并交風(fēng)險(xiǎn)管理部監(jiān)管經(jīng)理審核后交財(cái)務(wù)部立檔保管；過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證需由風(fēng)險(xiǎn)管理部監(jiān)管經(jīng)理按過程限制的進(jìn)度辦理歸檔、領(lǐng)取等手續(xù)。第四章 立檔、移交和保管其次十四條 立檔責(zé)任人和歸檔責(zé)任人對(duì)移交、接收的檔案必需分別進(jìn)行紙面和電腦登記，建立檔案登記簿（見附件7）；其次十五條 “要件檔案”和“反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書”實(shí)行雙人雙鎖限制進(jìn)行管理，并建立登記薄對(duì)整個(gè)存、取、閱、釋放過程進(jìn)行完整記錄；其次十六條 立檔責(zé)任人對(duì)所接收的檔案要進(jìn)行審核、

9、分類、編號(hào)、整理等立檔工作；其次十七條 各項(xiàng)檔案案卷排列依據(jù)年度、辦理完畢的時(shí)間依次、業(yè)務(wù)部門（企業(yè)擔(dān)保部代碼D1，個(gè)人擔(dān)保部代碼D2，保函擔(dān)保部代碼D3，投行業(yè)務(wù)部代碼D4）、業(yè)務(wù)品種（代碼見附件4）及業(yè)務(wù)依次號(hào)（為三位數(shù)）以“-” 聯(lián)結(jié)進(jìn)行編排。檔案號(hào)的編排依據(jù)以下方法進(jìn)行： 年份 - 部門代碼 - 業(yè)務(wù)類型 依次號(hào)。各項(xiàng)業(yè)務(wù)按業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)品種、年份和業(yè)務(wù)依次號(hào)建立業(yè)務(wù)號(hào)。合同協(xié)議編號(hào)由業(yè)務(wù)號(hào)和協(xié)議種類號(hào)（代碼見附件5）構(gòu)成，以“-”聯(lián)結(jié)。當(dāng)出現(xiàn)兩份以上（含）同類協(xié)議時(shí)，可在協(xié)議種類號(hào)后加“A、B、C.”,以此類推。合同協(xié)議編號(hào)由專人統(tǒng)一編號(hào)，建立合同協(xié)議號(hào)登記簿（見附件8）備查。其次十

10、八條 要遵循科學(xué)性和穩(wěn)定性的原則，在同一全宗內(nèi)書目號(hào)不能重，在同一書目?jī)?nèi)案卷號(hào)不能重，在同一案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)不能重。不能設(shè)虛號(hào)、空號(hào)。案卷號(hào)以每本案卷書目為單位進(jìn)行編制，每本案卷書目只能編一個(gè)統(tǒng)一的流水號(hào)；其次十九條 檔案室應(yīng)堅(jiān)實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)；第三十條 在保項(xiàng)目和已解除擔(dān)保責(zé)任項(xiàng)目的檔案應(yīng)分開存放管理；第三十一條 市場(chǎng)部定期（至少每半年一次）對(duì)檔案保管的狀態(tài)進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題剛好解決，以保證檔案的完整與平安。第三十二條 項(xiàng)目檔案的保存期限一般為：擔(dān)保責(zé)任解除后兩年；第三十三條 超過保存期限的項(xiàng)目檔案，必需經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)

11、保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后銷毀；第三十四條 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由市場(chǎng)部、風(fēng)險(xiǎn)管理部分別指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密，銷毀完畢，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀冊(cè)存檔；第三十五條 檔案工作人員因工作須要調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案交接手續(xù)。第五章 借閱、領(lǐng)用和退還第三十六條 當(dāng)工作須要查閱有關(guān)檔案時(shí)，要辦理“一般檔案”的借、查閱手續(xù)，首先填寫檔案借、查閱審批表（附件6），經(jīng)所在部門經(jīng)理同意，風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借、查閱。第三十七條 “要件檔案”在沒有特殊的狀況下不能借、查閱；如確有須要，需項(xiàng)目經(jīng)理提交特地報(bào)告，由所在部門經(jīng)理、風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借

12、、查閱；第三十八條 要件檔案只允許在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，如特殊須要可復(fù)印原件；第三十九條 檔案管理員應(yīng)對(duì)外借檔案的歸檔進(jìn)行跟蹤，確保外借檔案的剛好歸還，一般檔案借出時(shí)間最長(zhǎng)不超過一個(gè)月，因特殊狀況不能按期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)，但節(jié)假日或借閱人員出差之前（連續(xù)時(shí)間超過3天），應(yīng)將檔案材料歸還檔案室；第四十條 借閱人查閱后，必需保證檔案資料的完整性并保守機(jī)密，不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所，未經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借他人；第四十一條 外單位人員查閱一般檔案，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理同意，風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后可查閱，屬機(jī)密范圍的檔案和“要件檔案”一律不對(duì)外查閱；第四十二條 公、檢、法人員因工作須要查閱機(jī)密檔案，憑單位介紹函

13、并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱；第四十三條 市場(chǎng)部在對(duì)外借出檔案時(shí)，應(yīng)交由風(fēng)險(xiǎn)管理部審核借閱的合理性，風(fēng)險(xiǎn)管理部可依據(jù)實(shí)際狀況縮短借出期限或不予批復(fù)（可以是將借出改為現(xiàn)場(chǎng)查閱）。檔案外借逾期未歸還的，按檔案未歸檔處理；第四十四條 檔案管理員對(duì)歸還的檔案，應(yīng)仔細(xì)檢查，核對(duì)無(wú)誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損、丟失、涂改等狀況，應(yīng)寫出書面報(bào)告，依據(jù)不同狀況上報(bào)總經(jīng)理，追究責(zé)任。第四十五條 檔案管理人員應(yīng)對(duì)借、查閱的檔案的狀況進(jìn)行登記造冊(cè)備查。第四十六條 業(yè)務(wù)辦理過程中過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證的領(lǐng)借和退還，由部門經(jīng)理、風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理；第四十七條 “反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書”的借?。ㄔ瓌t上不得借取，如因特

14、殊緣由需借取的需由項(xiàng)目經(jīng)理提交特地報(bào)告），應(yīng)由申請(qǐng)人提交書面報(bào)告，說明借取緣由、期限，并由所在部門經(jīng)理、風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理確認(rèn)后，報(bào)總經(jīng)理審批；“反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書”解保后的釋放，應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理提交申請(qǐng)報(bào)告（并附解保憑據(jù)），報(bào)部門經(jīng)理、風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理及風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理審批。第四十八條 借閱人查閱后，必需保證物權(quán)憑證的完整性并保守機(jī)密，不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所，未經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借他人；第四十九條 外借的物權(quán)憑證應(yīng)剛好歸還，過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證原則上當(dāng)天歸還，最長(zhǎng)不得超過兩個(gè)工作日；反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書在批準(zhǔn)的期限內(nèi)按期歸還；第五十條 對(duì)歸還的物權(quán)憑證，財(cái)務(wù)部管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查，核對(duì)無(wú)誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損

15、、丟失、涂改等狀況，應(yīng)寫出書面報(bào)告，依據(jù)不同狀況上報(bào)總經(jīng)理，追究責(zé)任。第五十一條 財(cái)務(wù)部在對(duì)外借出物權(quán)憑證時(shí)，應(yīng)交由有權(quán)審批人審核借閱的合理性，有權(quán)審批人可依據(jù)實(shí)際狀況縮短借出期限或不予批復(fù)（可以是將借出改為現(xiàn)場(chǎng)查閱）；第五十二條 財(cái)務(wù)部管理人員應(yīng)對(duì)借、查閱的檔案的狀況進(jìn)行登記造冊(cè)備查。第六章 附則第五十三條 本管理方法自公司董事會(huì)簽發(fā)之日起實(shí)施。中佳（廈門）擔(dān)保投資有限公司二00八年一月一日附件一：領(lǐng)借/退還物權(quán)憑證審批流程財(cái)務(wù)部管理人員辦理總經(jīng)理風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理部門經(jīng)理填寫檔案借、查閱審批表（見附件2） 反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書 過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證 要件檔案的借、查閱一般檔案的借、查閱 總經(jīng)理檔案

16、管理員辦理風(fēng)險(xiǎn)管理部經(jīng)理部門經(jīng)理填寫檔案借、查閱審批表（見附件2） 項(xiàng)目檔案借閱流程附件二：擔(dān)保項(xiàng)目資料清單項(xiàng)目名稱： 檔案號(hào)：索引號(hào)內(nèi)容原件復(fù)印件份數(shù)備注A一、擔(dān)保公司內(nèi)部文件資料A-11、 擔(dān)保項(xiàng)目操作流程表（原件）A-22、 托付擔(dān)保申請(qǐng)書（原件）A-33、 企業(yè)基本狀況表（原件）A-44、 擔(dān)保項(xiàng)目調(diào)查報(bào)告（原件）A-55、 擔(dān)保項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分類表（原件）A-66、 擔(dān)保項(xiàng)目調(diào)查問卷（原件）A-77、 擔(dān)保項(xiàng)目調(diào)查提綱（原件）A-88、 擔(dān)保項(xiàng)目審核報(bào)告書（原件）A-99、 資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告書（原件）A-1010、 擔(dān)保項(xiàng)目評(píng)議表（原件）A-1111、 擔(dān)保項(xiàng)目評(píng)審會(huì)決議（復(fù)印件）A-12

17、12、 擔(dān)保意向書申請(qǐng)表（原件）和擔(dān)保意向書（復(fù)印件）A-1313、 反擔(dān)保文件審查申請(qǐng)表（原件）A-1414、保證合同申請(qǐng)表（原件）A-1515、同意用款通知書申請(qǐng)表（原件）同意用款通知書（復(fù)印件）A-1616、董事會(huì)決議（復(fù)印件）A-1717、保后監(jiān)管資料：監(jiān)管報(bào)告和客戶回訪記錄（原件）A-1818、其他資料B 二、擔(dān)?？蛻艋举Y料B-11、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件）B-22、法人代碼證（復(fù)印件）B-33、稅務(wù)登記證副本（復(fù)印件）B-44、納稅憑證（復(fù)印件）B-55、擔(dān)保客戶工商信息查詢單（原件）B-66、擔(dān)保客戶介紹（原件）B-77、擔(dān)?？蛻艄菊鲁蹋◤?fù)印件）B-88、驗(yàn)資報(bào)告（復(fù)印件）B-

18、99、最近三年審計(jì)報(bào)告（復(fù)印件）B-1010、近期財(cái)務(wù)報(bào)表（復(fù)印件）及主要科目明細(xì)B-1111、貸款卡及信貸記錄B-1212、銀行對(duì)帳單（復(fù)印件）B-1313、法人代表和企業(yè)資信證明（原件）B-1414、法人代表個(gè)人資產(chǎn)清單（原件）B-1515、資產(chǎn)權(quán)屬證明（復(fù)印件）B-1616、法人代表證明書（原件）及身份證（復(fù)印件）B-1717、法人代表及主要領(lǐng)導(dǎo)人簡(jiǎn)歷（原件）B-1818、擔(dān)保客戶董事會(huì)決議B-1919、擔(dān)?？蛻舳聲?huì)成員名單及簽名式樣（原件）B-2020、擔(dān)?？蛻舴ㄈ耸跈?quán)托付書B-2121、其他資料C三、反擔(dān)保資料C-11、托付擔(dān)保協(xié)議書C-22、經(jīng)濟(jì)詢問服務(wù)協(xié)議C-33、各類反擔(dān)保協(xié)議C-44、個(gè)人供應(yīng)無(wú)限責(zé)任反擔(dān)保的，應(yīng)供應(yīng)其個(gè)人資產(chǎn)清單；第三方法人信用反擔(dān)保的，應(yīng)參照B類資料供應(yīng)。C-55、其他資料D四、銀行資料D-11、借款合同（原件）D-22、保證合同（原件）D-33、放/用款通知書回執(zhí)（原件）D-44、還款證明D-55