會展場館出租期場館管理

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)專心-專注-專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)會展場館出租期場館管理摘要:場館出租后，并不代表場館方就放棄對場館的管理，恰恰相反，一方面，場館方應(yīng)加強(qiáng)對場館的管理和監(jiān)控，防止會展活動主(承)辦方因濫用而導(dǎo)致場館遭到破壞。場館出租后，并不代表場館方就放棄對場館的管理，恰恰相反，一方面，場館方應(yīng)加強(qiáng)對場館的管理和監(jiān)控，防止會展活動主(承)辦方因濫用而導(dǎo)致場館遭到破壞。另一方面，為了樹立場館良好的公眾形象，場館方也應(yīng)對場館內(nèi)所舉辦的活動進(jìn)行監(jiān)督，確保會展活動合法、有序地進(jìn)行，讓客人留下美好的印象。按時間劃分，場館出租期的

2、管理可以分為三個階段：事前檢查、事中監(jiān)督、事后核查。在每個階段又可能涉及到場地的維護(hù)、設(shè)備租賃的管理、公共使用區(qū)的管理、人員的控制與管理等管理內(nèi)容。一、事前檢查事前檢查的目的是保證場館在會展活動期間能正常使用一方面要防止意外事故的發(fā)生，另一方面要盡可能為參展商提供安全舒適的展覽環(huán)境。事前檢查的內(nèi)容包括：1租用場地的檢查(1)場館租用建筑物檢查。檢查建筑物結(jié)構(gòu)是否牢同，是否會漏雨，地面是否光潔平坦，墻面是否有脫落，地下停車場是否能正常使用等。(2)場館周邊情況檢查。檢查場館周邊環(huán)境是否影響會展活動的展開，是否有危險物品，如傾斜的電線桿或裸露的電線等。是否有影響人群流動的障礙物等。(3)開幕式場地

3、檢查。檢查開幕式場地是否能容納要求的人數(shù)，地面是否平整、干凈、整潔，場地四周是否能滿足警衛(wèi)要求等。(4)租用場地的辦公室、廁所、用餐區(qū)等公共使用區(qū)的檢查。檢查這些地方是否整潔干凈，是否按要求配備相關(guān)的設(shè)施等。2租用設(shè)備的檢查(1)場館內(nèi)的消防設(shè)施檢查。檢查消防設(shè)施設(shè)備是否完好，是否能正常使用，消防通道是否通暢無阻等。(2)場館內(nèi)的通風(fēng)和采光檢查。檢查場館內(nèi)的通風(fēng)和采光是否足夠，空調(diào)系統(tǒng)能否正常工作，場館內(nèi)的照明燈具是否有損壞，緊急應(yīng)急照明和緊急發(fā)電設(shè)備是否能正常工作等。(3)通信及廣告設(shè)備設(shè)施檢查。檢查場館內(nèi)外的電子顯示系統(tǒng)能否正常運(yùn)作，廣播系統(tǒng)能否按要求發(fā)布信息，場館內(nèi)的通信系統(tǒng)能否清晰暢通

4、地通話，網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度是否達(dá)到額定要求等。(4)會議室設(shè)備檢查。檢查承租方租用的會議室設(shè)備是否已經(jīng)調(diào)試，是否能滿足承租方的要求等。3內(nèi)部人員的溝通與培訓(xùn)當(dāng)場館方與承租方簽訂了租賃合同之后，場館方應(yīng)及時將合同的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分解，即把合同中場館方需要提供的場地管理范圍和服務(wù)的內(nèi)容按部門分解到場館內(nèi)各職能部門。使各部門了解自身的工作職責(zé)，同時也便于各職能部門之間的分工合作。有關(guān)內(nèi)容不僅要讓部門管理人員熟知，還需要使部門的具體工作人員知曉要對所有參與服務(wù)和管理的人員培訓(xùn)。二、事中監(jiān)督事中監(jiān)督的工作是大量的，它是指在整個會展期間(包括籌展階段、展中階段和撤展階段)對主(承)辦方、參展商、采購商和一般參觀

5、者的行為動態(tài)的監(jiān)控，其目的一是防止發(fā)生突發(fā)性的危險，二是避免出現(xiàn)不必要的糾紛，三是制止對場館建筑物的傷害行為。具體來說事中監(jiān)督的內(nèi)容包括：1展位設(shè)置的監(jiān)督在展位設(shè)置時，應(yīng)符合消防規(guī)定及政府相關(guān)規(guī)定，不占用消防通道，不阻擋消防設(shè)施、供電設(shè)施及通信設(shè)施；不影響同期舉辦的其他展覽會；所有布置應(yīng)按照施工要求進(jìn)行，設(shè)置牢固，嚴(yán)防對人員造成傷害；室內(nèi)場地的布置不對地面、墻面或天花造成傷害，室外場地的布置不對展館的玻璃幕墻造成損害，不影響交通。2公共區(qū)域使用監(jiān)督所有公共區(qū)域布置方案均應(yīng)提前申報，并根據(jù)場館方的意見進(jìn)行安排；對于所有布置方案，場館方有最終決定權(quán)；會展主(承)辦方如需在公共區(qū)域設(shè)置導(dǎo)向標(biāo)志、門樓

6、、前言牌、臨時咨詢點(diǎn)、參展商及觀眾報到點(diǎn)，鋪設(shè)地毯等，須事先向場館方申報具體方案(含設(shè)置數(shù)量、地點(diǎn)、尺寸、布置方式及時間等)，經(jīng)場館方同意后方可安排布置；停車場的使用應(yīng)聽從場館車輛管理人員的安排。3廣告發(fā)布的監(jiān)督廣告發(fā)布首先要經(jīng)過有關(guān)政府部門的審批，未經(jīng)審批的廣告不予發(fā)布；對于懸掛空飄氣球，按規(guī)定須經(jīng)城管部門、公安消防部門批準(zhǔn)，之后再向場館方申報具體方案(含設(shè)置數(shù)量、地點(diǎn)、尺寸、布置方式及時間等)，經(jīng)場館方同意后方可安排布置；若主(承)辦方需在公共區(qū)域內(nèi)臨時張貼、設(shè)置帶廣告性質(zhì)的條幅、橫額、標(biāo)語、宣傳牌、電子屏幕等，也須事先向場館方申報具體方案(含設(shè)置的數(shù)量、地點(diǎn)、尺寸、布置方式、時間及廣告內(nèi)

7、容等)經(jīng)場館方同意后方可安排布置；會展期間的商業(yè)或宣傳活動只可在參展機(jī)構(gòu)所屬展位范圍內(nèi)進(jìn)行不可以在公共區(qū)域派發(fā)宣傳資料、紀(jì)念品或同類物品。如需使用展館外四周通道，應(yīng)獲得場館方同意。4設(shè)備租賃的監(jiān)督管理設(shè)備租賃時應(yīng)辦理相關(guān)的設(shè)備租賃手續(xù)，在租借單中列出所租設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、價值等，在收取一一定的押金后即可將設(shè)備(含使用說明書)出租給主(承)辦方或參展商，設(shè)備的操作和維護(hù)由設(shè)備租賃方承擔(dān)；若出租的設(shè)備由場館方的技術(shù)人員操作，則直接支付設(shè)備的租賃費(fèi)和服務(wù)費(fèi)，設(shè)備的操作和維護(hù)由場館方負(fù)責(zé)。需要時，場館方應(yīng)根據(jù)需：要安置和操作所租賃的設(shè)備，還應(yīng)及時處理設(shè)備運(yùn)作中出現(xiàn)的緊急事件，并做好設(shè)備易損件的備

8、份工作。5場館衛(wèi)生監(jiān)督保證場館內(nèi)外的干凈衛(wèi)生，及時清理廢棄物品；監(jiān)控快餐的衛(wèi)生質(zhì)量，防止出現(xiàn)食物中毒現(xiàn)象；預(yù)防流行性疾病在場館內(nèi)的傳播。6會展安全的監(jiān)督管理安全監(jiān)督包括人群監(jiān)控、可疑物品的監(jiān)控和檢查、場館內(nèi)部及周圍地區(qū)的安全監(jiān)控、開幕式現(xiàn)場的安全監(jiān)管等等。7法律糾紛的管理雖然場館已經(jīng)被會展活動主辦方或承辦方租用，但會展活動的形象會影響到場館的形象，同時，會展過程中，若場館內(nèi)出現(xiàn)違反政府有天規(guī)定的行為時，場館方也會受到牽連。因此在會展活動中要對場館內(nèi)出現(xiàn)的違規(guī)行為予以監(jiān)控，如展出物品違規(guī)，宣傳資料違規(guī)，知識產(chǎn)權(quán)糾紛，展品進(jìn)出口手續(xù)不全以及其他涉及到法律糾紛的問題?？偠灾跁惯^程中，場館方應(yīng)

9、像自己辦展一樣對場館內(nèi)發(fā)生的大小事情進(jìn)行監(jiān)控，不能認(rèn)為場地出租后就萬事大吉了。在程序上，發(fā)現(xiàn)問題后要通知活動主辦方和承辦方共同解決，必要時，場館方可以書面的形式告知活動主辦方和承辦方在會展活動中應(yīng)關(guān)注的事項，否則因此而產(chǎn)生的后果將由承租方承擔(dān)。三、事后核查事后核查是在會展活動結(jié)束之后。對會展場館內(nèi)的場地和設(shè)施進(jìn)行清查的過程，其目的是檢查場館及其設(shè)施存展會活動之后是否保持原來的狀態(tài)，是否因承租人的不當(dāng)使用造成了對建筑場館或附屬設(shè)備的傷害或者損壞。由于承租人的不當(dāng)使用而造成的損壞，承租人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。因此，場館方在會展結(jié)束后應(yīng)仔細(xì)檢查，將發(fā)現(xiàn)的問題一一列出，并以書面的形式遞交給承租人即活動的主辦方或承辦方。事后核查的重點(diǎn)主要放在場館建筑物和場館內(nèi)外承租人租用的設(shè)備上。一個好的做法是，在租用前。場