中職教育計算機課程第三章第四節(jié)數(shù)據(jù)管理

1、3.4 數(shù)據(jù)管理知識點建立(jinl)和使用數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)排序和篩選數(shù)據(jù)的匯總分析 共二十一頁任務一 建立和使用數(shù)據(jù)清單任務描述 根據(jù)(gnj)期中考試成績統(tǒng)計表，建立數(shù)據(jù)清單管理數(shù)據(jù)，并用記錄單的方法添加記錄、修改記錄和刪除記錄。任務分析 建立數(shù)據(jù)清單后，選定數(shù)據(jù)清單中任一單元格，利用Excel 2003中“數(shù)據(jù)”菜單項中“記錄單”命令可以很方便地輸入、修改、添加、刪除和查詢記錄。因此，任務操作可以分解為： 建立數(shù)據(jù)清單 添加記錄 修改記錄 刪除記錄共二十一頁操作步驟（1）打開Excel 2003，選定工作表“Sheet1”。（2）在空白工作表的首行輸入“07會計班期中考試成績統(tǒng)計表”。 （3

2、）在第二行輸入字段名，依次為“語文、數(shù)學、政治、經(jīng)濟法、統(tǒng)計、會計實務、總分、平均分”。（4）設定標題和字段名稱的字體、格式。設定各字段的寬度和數(shù)據(jù)(shj)清單中數(shù)據(jù)(shj)的格式、數(shù)值精確度等。（5）保存如圖所示的數(shù)據(jù)清單。 共二十一頁（6）單擊需要添加記錄的單元格。（7）單擊“數(shù)據(jù)”菜單項中的“記錄單”命令，打開“Sheet1”對話框。如圖所示。（8）單擊“新建”按鈕，打開一個空白記錄單。（9）用鼠標選定每個字段名后的文本框，在其中鍵入新記錄所包含的信息。（10）輸入數(shù)據(jù)后，按回車鍵添加記錄。（11）完成記錄添加后，單擊“關閉(gunb)”按鈕，可關閉(gunb)記錄單。（12）單擊數(shù)

3、據(jù)清單的任一單元格。（13）打開記錄單對話框，找到需要更改的記錄，可修改其中信息。共二十一頁（14）在記錄單對話框中單擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)顯示提示信息，提醒(t xng)用戶該記錄將永久刪除。 （15）單擊“確定”按鈕，記錄(jl)被刪除。刪除記錄(jl)后，數(shù)據(jù)清單上該記錄(jl)后面的記錄(jl)將自動向上移動。（16）單擊“關閉”按鈕返回工作表，保存修改后的數(shù)據(jù)清單。共二十一頁任務二 匯總數(shù)據(jù)任務描述 張強是“市雪蓮辦公用品批發(fā)部”的一名職員，批發(fā)部張經(jīng)理(jngl)將07年2月份916號的出貨單交給張強，要求張強輸入電腦，并分類統(tǒng)計匯總銷售數(shù)量和銷售金額。張強經(jīng)過一番努力后，做出了如樣

4、例所示的統(tǒng)計表格。 共二十一頁任務分析 對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行分類匯總，要求數(shù)據(jù)清單中的某個字段有規(guī)律排列(pili)，因此，任務操作可以分解為： 建立數(shù)據(jù)清單 按銷售日期排序 分類匯總產(chǎn)品數(shù)量 計算銷售金額 共二十一頁操作步驟（1）錄入出貨單中的數(shù)據(jù)，建立如圖所示的數(shù)據(jù)清單。 （2）單擊“出貨日期”列中的任意一單元格。（3）單擊工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕。（4）單擊“數(shù)據(jù)”菜單項上“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框，如圖所示。 （5）在“分類字段”下拉列表框中，單擊需要用來分類匯總的數(shù)據(jù)列“出貨日期”。（6）在“匯總方式”下拉列表框中，單擊計算所需的分類匯總的函數(shù)(hnsh)

5、。例如，選擇“求和”函數(shù)(hnsh)。共二十一頁（7）在“選定匯總項”列表框中，選中需要對其匯總計算的字段復選框。例如(lr)，選擇“數(shù)量”、“金額”。 （8）根據(jù)需要選擇相應的復選框指定匯總結(jié)果的顯示位置。（9）單擊“確定”按鈕，即可獲得分類匯總結(jié)果。提示(tsh) 如果要顯示分類匯總和總計的匯總，可以單擊行數(shù)值旁的分級顯示“數(shù)字符號”按鈕。使用“加號”、“減號”按鈕，可以顯示或隱藏單個分類匯總的明細數(shù)據(jù)行。 共二十一頁知識(zh shi)鏈接鏈接一 數(shù)據(jù)清單概念 數(shù)據(jù)清單是包含相關數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行，例如發(fā)貨單數(shù)據(jù)庫，一組學生名單和聯(lián)系電話等。在Excel 2003中，可以很容易地將

6、數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段；數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱；數(shù)據(jù)清單中的每行對應數(shù)據(jù)庫中的一個記錄。數(shù)據(jù)清單是有結(jié)構(gòu)要求的特殊表格，所以創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單時必須遵循下面(xi mian)的規(guī)則。（1）同一列數(shù)據(jù)的類型、格式應相同。（2）在一張工作表上最好只建立一個數(shù)據(jù)清單。共二十一頁（3）工作表的數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)之間至少留出一空列或一空行。（4）數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)區(qū)不允許出現(xiàn)空行、空列。（5）數(shù)據(jù)清單的第一行是標題，即字段名。（6）字段名長度小于255個字符，并有一定含義。鏈接二 數(shù)據(jù)排序 使用常用工具欄上的“升序”和“降序”按鈕，可以非常方便地對數(shù)據(jù)列進行排序。在需要

7、排序的數(shù)據(jù)列中單擊任一單元格后，再單擊“升序”按鈕可按字母表順序，數(shù)據(jù)從小到大，日期(rq)由前到后排序；單擊“降序”按鈕按反向字母表順序，數(shù)據(jù)共二十一頁 從大到小，日期由后到前排序。如果所排序的數(shù)據(jù)是中文(zhngwn)，則排序依據(jù)是中文(zhngwn)的拼音或筆畫。對于數(shù)據(jù)清單而言，排序操作將當前單元格所在的列作為排序基準。 在數(shù)據(jù)清單中，使用常用工具欄中的“升序”或“降序”按鈕排序，只能按單個字段名的內(nèi)容進行。當遇到該列中有多個數(shù)據(jù)相同的情況時，可以使用“數(shù)據(jù)”菜單項中的“排序”命令，根據(jù)多列數(shù)據(jù)進行排序。鏈接三 取消分類匯總結(jié)果 如果想取消分類匯總的顯示結(jié)果，恢復到數(shù)據(jù)清單的初始狀態(tài)。

8、可進行以下操作。共二十一頁（1）在含有分類匯總的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格。（2）在“數(shù)據(jù)”菜單項中，單擊“分類匯總”命令(mng lng)。（3）在分類匯總對話框中單擊“全部刪除”按鈕。共二十一頁拓展與提高數(shù)據(jù)篩選 利用Excel提供的篩選功能(gngnng)，可實現(xiàn)只顯示滿足條件的記錄。1篩選職稱為“業(yè)務員”的學員信息（1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單項“篩選”子菜單中的“自動篩選”命令。（3）數(shù)據(jù)的第1行處于可篩選狀態(tài)，每一列的字段名的右邊都出現(xiàn)一個下拉按鈕，如圖所示。 共二十一頁共二十一頁（4）單擊職稱后面的下拉按鈕，打開下拉列表(li bio)，在下拉列表(li

9、 bio)中選擇“業(yè)務員”，效果圖如圖所示，下拉箭頭的顏色變?yōu)樗{色。 共二十一頁2篩選總分在75和85分之間的學員信息(xnx)（1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單項“篩選”子菜單中的“自動篩選”命令。（3）數(shù)據(jù)的第1行處于可篩選狀態(tài)，每一列的字段名的右邊都出現(xiàn)下拉按鈕。（4）單擊總分右邊的下拉按鈕，打開下拉列表，在下拉列表中選擇“（自定義）”，打開“自定義自動篩選方式”對話框，如圖所示。 共二十一頁（5）在“總分”下拉列表(li bio)中選擇：大于75，小于85；選中“與”單選鈕，單擊“確定”，顯示篩選結(jié)果。 共二十一頁回顧與總結(jié) 本節(jié)主要介紹利用“記錄單”命令輸入記錄

10、、修改記錄、添加記錄、刪除記錄和查詢記錄的操作。對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行排序、篩選、分類匯總等操作，可以方便數(shù)據(jù)管理，擴大信息(xnx)含量。 共二十一頁實訓 根據(jù)下表建立數(shù)據(jù)清單，并以“號碼”為分類(fn li)字段，匯總出運動員的成績及平均成績。序號號碼項目成績名次1516跳高612618跳遠523516跳遠084616跳高435618跳高616715鉛球617616鉛球338715跳高079618鉛球5210880跳高43共二十一頁內(nèi)容摘要3.4 數(shù)據(jù)管理。（9）用鼠標選定每個字段名后的文本框，在其中鍵入新記錄所包含的信息。任務二 匯總數(shù)據(jù)。（7）在“選定匯總項”列表框中，選中需要對其匯總計算的字段復選框。（8）根據(jù)需要選擇相應的復選框指定匯總結(jié)果的顯示位置。鏈接一 數(shù)據(jù)清單概念。（3）工作表的數(shù)據(jù)清單與