辦公室日常事務20150413

1、第三章 行政(xngzhng)秘書日常事務 辦公室管理 通訊(tngxn) 日程安排 接待 印信 值班 應急工作 共五十八頁接待(jidi)：接待工作程序：接受任務了解來賓(libn)（來賓(libn)的基本情況、來訪意圖、抵離時間、日程安排）制定計劃預訂食宿迎接來賓(libn)商議日程拜訪宴請正式會談陪同參觀贈送禮品歡送來賓(libn)接待小結。共五十八頁案例(n l)：省教育廳領導派檢查組來我校檢查實踐基地建設情況。背景是近期省教育廳非常注重高等教育的實踐工作(gngzu)，2009年準備專門資助一些重要的實習基地建設，率先在一些高校建立樣板基地，及時推廣實習的先進經(jīng)驗。本次考察是一次重要

2、的考察。（檢查組成員中，一位是基建財務處副處長，一位是高等教育處副處長，另兩位是重點大學的專家。）共五十八頁分析(fnx)：接受任務：校長；校長辦公室；教學科研基地管理處；學生工作處；各學院。接待方針；接待規(guī)格；接待目標。接待形式：迎送；會見；宴請；座談；參觀等。安排日程任務分工(fn gng)：材料、宣傳、接待、組織協(xié)調(diào)、后勤、財務共五十八頁接待工作計劃(jhu)的制作格式標題：由接待事項+“方案”組成。如“關于接待香港中文大學代表團的方案”。正文：來訪的起因和背景；來訪者的基本情況和來訪目的、意圖；接待的方針、規(guī)格、活動安排和接待責任；接待的經(jīng)費問題。附件：如來訪者名單，有關對方的背景材料

3、(cilio)。提交方案的單位。呈交時間。接待方案擬好后，呈報領導者審閱批準。共五十八頁案例分析： 某單位經(jīng)有關部門牽線，與某外商達成初步意向，欲共同投資，合作經(jīng)營。于是邀請外商來滬考察并作具體洽談。領導將接待任務交給辦公室全權負責，辦公室將三天的接待任務作了如下安排： 第一天上午，派王秘書駕車去機場接回兩位外賓，安排到一五星級賓館(bngun)住宿，中午全體黨政領導出席歡迎宴會。下午參觀市容，重點參觀浦東新區(qū)。晚上，再次舉行晚宴。 第二天，安排客人去蘇州游覽，共有5人陪同。 第三天上午，由黨政領導和翻譯組成的5人小組與外商洽談，因時間有限，沒有涉及具體事項，只達成初步協(xié)議。領導表示將擇日再邀

4、請外商前來洽談。中午，全體領導出席歡送宴。下午，王秘書開車送客人去機場。共五十八頁1辦公室管理(gunl)1.1辦公室環(huán)境管理1.1.1辦公室自然環(huán)境(z rn hun jn)最優(yōu)狀態(tài)的標準：方便 舒適整潔 和諧統(tǒng)一 安全 共五十八頁1.1辦公室環(huán)境(hunjng)管理1.1.2辦公室布局設計(shj) 辦公室布局分為開放式和封閉式兩種。 （1）開放式辦公室開放式辦公室是大的空間，包含眾多單個工作位置的組合，每一個工作位置通常包括該員工的辦公桌、文件和文具、椅子、電話、計算機等設備的存放空間。包括全開放式辦公室和半開放式辦公室兩種形式。共五十八頁1.1.2辦公室布局(bj)設計(2)封閉式辦公

5、室又稱為傳統(tǒng)辦公室，是指分隔(fng)成若干帶有門、窗的獨立的小房間給一個或幾個人使用，帶有辦公桌等相應的設備。共五十八頁1.1.2辦公室布局(bj)設計分析：某企業(yè)準備在廣州成立一銷售(xioshu)分公司，租用了某寫字樓的一層大廳。其中，要設計包括產(chǎn)品展廳與銷售(xioshu)分公司辦公區(qū)兩大區(qū)域。銷售(xioshu)分公司辦公區(qū)又包括正副經(jīng)理辦公室、接待區(qū)、銷售(xioshu)部、技術部、財務部等部門。請您為其設計布局并說明理由。 共五十八頁1.1.2辦公室布局(bj)設計開放式辦公室的優(yōu)點： 降低建筑成本；場地利用率高；重新布局靈活；易于溝通，便于交流；易受上司的監(jiān)督；容易集中化服務(

6、fw)及共享辦公設備。開放式辦公室的缺點： 缺乏單獨辦公的機會；不容易集中精力，員工易受電話、人們來回走動等干擾；很難進行機密性工作；噪音太大。共五十八頁1.1.2辦公室布局(bj)設計封閉式辦公室的優(yōu)點： 比較安全，便于鎖門；可以保證工作的秘密性；易于員工集中注意力，專心致志于細致和專業(yè)的工作；保護私人空間，易于保護隱私。封閉式辦公室的缺點： 建筑成本高，隔墻( qin)、門、走廊等占用空間多并要裝修；難以監(jiān)督員工的活動；難以進行溝通；員工被隔開，易于感覺孤獨。共五十八頁1辦公室管理(gunl)1.2辦公用品的管理1.2.1庫存控制最大量庫存：以防物品超量存儲而保存的該項物品的最大數(shù)量，庫存

7、物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個最大量。最小量庫存：是以防物品全部被消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量，這樣能夠(nnggu)保證購買者在所有物品用完之前有充分的時間補充庫存量。共五十八頁1辦公室管理(gunl)重新訂購線：這是提醒購買者庫存(kcn)需要重新訂購的標準，它由以下幾個因素決定：日用量運送時間+最小量庫存。 例如：每天用去A4紙一包（令） ，運送時間需要2天，最小庫存量為10包（令），因此重新訂購線就是：12+10=12 包。共五十八頁1辦公室管理(gunl)1.2.2辦公用品的采購分析：秘書決定為自己的辦公室購買一臺新的計算機，經(jīng)過有關領導的同意，他看了一位操作員的演示以后(y

8、hu)，選好了滿意的機型號，開始訂購。請問：這次訂購，關系到哪些職員的工作？共形成哪些商業(yè)文件？共五十八頁1辦公室管理(gunl)相關職員：秘書、有關領導、采購部職員、財務部職員、倉庫保管員、計算機公司的銷售部門職員 文件流：“購買申請表”（請購單）“詢價函件(hnjin)”“報價單” “訂購單” “發(fā)貨單” “收貨票據(jù)” “入庫單” “發(fā)票” 共五十八頁1辦公室管理(gunl)1.2.3登記庫存 辦公(bn gng)耗材的購買在庫存控制卡上有記錄，但非耗材，例如：機器、固定設備、各種裝置以及家具等要記錄在庫存目錄單上，這個庫存目錄用于組織財產(chǎn)的審查。 庫存目錄所含信息： 庫存目錄系列序號；財

9、產(chǎn)描述；財產(chǎn)消耗；供應商名稱；接收時期；存放位置 共五十八頁2通訊(tngxn)事務2.1電話(dinhu)溝通原則簡明禮貌機智熱情聲音清楚語速放慢共五十八頁2通訊(tngxn)事務2.2打電話的步驟 準備通話提綱(tgng)核查號碼撥出電話自我介紹陳述內(nèi)容解答疑問匯總確認內(nèi)容結束通話掛斷電話整理記錄2.3接電話步驟 準備電話記錄迅速摘機呼叫主動自報家門辨明對方身份聽記對方陳述及時提出疑問復述來電內(nèi)容禮貌結束電話輕輕放下聽筒整理電話記錄共五十八頁2通訊(tngxn)事務2.4電話(dinhu)處理單 編號 來電單位來電人來電時間 年 月 日 時 分職務來電號碼接話人來電內(nèi)容擬辦意見處理情況領導

10、批示備注共五十八頁2通訊(tngxn)事務2.5傳真機的使用傳真機主要用來傳輸文件、報紙(bozh)、相片、圖表及數(shù)據(jù)等信息。2.5.1傳真件的書寫格式標題（單位名稱+傳真文件）傳真件編號收件單位、收件人及傳真和電話號碼發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真和電話號碼、地址和郵編發(fā)送日期和時間事由頁數(shù)和頁碼共五十八頁2.5傳真件的書寫(shxi)格式 （單位名稱）傳真文件編號：收件人姓名傳真電話收件單位發(fā)送人姓名傳真電話發(fā)送單位地址郵編發(fā)送日期時間 時 分頁數(shù)事由（以下書寫傳真的內(nèi)容）共五十八頁2通訊(tngxn)事務2.5.2傳真件登記發(fā)傳真件登記（發(fā)文(f wn)順序號、標題、發(fā)送日期和時間、簽發(fā)人、密級

11、、緊急程度、收件單位、收件人、存檔號）收傳真件登記（收文順序號、收件日期和時間、標題、來文編號、來文單位和發(fā)送人姓名、密級、緊急程度、承辦單位、承辦人、復文編號、存檔號）共五十八頁3日程安排3.1時間管理工作條理性訓練： 周一上班，秘書小李需要完成以下工作，這些工作讓小李又忙又累，請你對此做出評價與建議：1.給某客戶打電話，與對方聯(lián)系自己的領導下周四將與他約會的事宜；2.為下午部門經(jīng)理會議復印(f yn)所要討論的報告及會議日程表，每人一份（8人，每份10頁）；3.向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日；共五十八頁3日程安排4.復印一份將給某客戶(k h)的答復信以備存，原件郵寄給對方；5.拆

12、封、分類和傳遞今天收到的郵件；6.布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡；7.為上司預定周末去天津的火車票；8.將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱；9.在做這些事情的同時，還接待了3位訪客，接打了數(shù)個電話。共五十八頁3日程安排有效利用時間原則：1.明確自己的工作任務和職責。2.區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。3.分清工作的輕重緩急，以判斷工作的先后次序。4.運用合并或穿插等方法，合理分配精力(jngl)以提高效率。5.使用辦公輔助手段處理工作，如工作日志、時間表、計劃表、備忘錄、日程安排等。共五十八頁3日程安排3.2日程安排日程安排的內(nèi)容是把領導或組織每月

13、、每周、每日的主要活動納入計劃，并下發(fā)給組織相關(xinggun)單位或部門。領導或組織日常工作一般涉及的內(nèi)容有：各種接待、約會、商務旅行活動、參加各類會議、到車間等地進行實際檢查或指導、組織各類重大活動、領導私人活動等。共五十八頁3日程安排3.2.1工作日志的內(nèi)容 （上司）上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間(shjin)、地點、內(nèi)容；上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間；上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡辦法等；上司個人的安排；上司私人的信息。共五十八頁3日程安排3.2.1工作日志的內(nèi)容 （秘

14、書）以上各項上司日志；上司的各項活動(hu dng)需要秘書人員協(xié)助準備的事宜；上司交待的工作；自己職責中應做的工作與活動，如工作計劃、工作總結、值班等。共五十八頁3日程安排3.2.2日程安排的基本要求(yoqi)：統(tǒng)籌兼顧安排規(guī)范效率原則突出重點留有余地事先同意共五十八頁3日程安排某公司工作十分繁忙，以下是該公司總經(jīng)理秘書為總經(jīng)理安排的日程表，請分析：8：00-8：30，公司高層會議，地點(ddin)：總經(jīng)理辦公室9：00-9：30，主持新產(chǎn)品新聞發(fā)布會，地點：本公司禮堂，所有部門經(jīng)理參加10：00-10：30，接待有合作意向的美國B公司高層代表團參觀考察，地點：公司接待室，部門經(jīng)理作陪11

15、：00-11：30，宴請B公司代表團，地點：貴都賓館，公司派車，主要部門經(jīng)理作陪共五十八頁3日程安排12：00-12：30，視察聯(lián)營工廠，聯(lián)營廠地點(ddin)：松江，部門經(jīng)理同行，公司派車13：00-13：30，出席合作項目的剪彩儀式14：00-14：30，出席員工婚禮，地點：浦東新區(qū)，公司派車15：00-15：30，約法律顧問談話，地點：和平飯店16：00-17：30，日常工作，地點：總經(jīng)理辦公室18：00-19：00，19：30-20：30，共五十八頁3日程安排3.2.3時間計劃表的編制根據(jù)需求確定編制時間的周期；收集并列出該階段所有工作、活動或任務；發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負責人協(xié)商，及

16、時調(diào)整；按時間順序?qū)⑷蝿张帕星逦?qngx)；繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目；用簡明的文字將信息填入表格，包括內(nèi)容、地點、預定事項、備注等幾項內(nèi)容。共五十八頁3日程安排工作(gngzu)日志時間 年 月 日記錄人日志內(nèi)容重要活動一般事務備注共五十八頁3日程安排約會卡 年 月 日星期 10：00會見張，商談下一年度銷售(xioshu)問題，地點：公司會議室13：00與公司王經(jīng)理共進午餐，地點：白云大酒店三樓14：30與律師商談租賃位于中環(huán)大街的假日別墅事宜，地點：瑞金路18號16：00去白云機場接公司董事長周先生及其夫人，客房定在白云大酒店19：30赴白云大酒店三樓晚宴（宴請20：0

17、0開始，服裝：套裝，附請柬）共五十八頁3日程安排旅行(lxng)計劃表日期 具體時間交通工具地點事項備注3月8日星期三8：00-10：30民航班機廣州-北京出發(fā)11：00-12：00北京出席分公司業(yè)務報告會12：00-13：00北京與分公司工作人員午餐15：00-16：00北京拜會某公司領導16：00-17：00北京參觀某公司共五十八頁3日程安排差旅事宜： 制訂(zhdng)差旅計劃；準備文件資料； 領取經(jīng)費；辦理票務； 預備用品與藥品； 聯(lián)系業(yè)務單位；預訂目地的客房； 其它事項。共五十八頁4印信(ynxn)工作印信工作(gngzu)是指機關、單位公務印章和介紹信的管理、使用工作(gngzu)

18、。4.1印章管理印章是國家行政機關和企事業(yè)單位、社會團體職權的重要憑證，是國家行政機關和企事業(yè)單位、社會團體權力的象征。共五十八頁4印信(ynxn)工作4.1.1印章的種類與樣式種類：正式印章、套印章、鋼印、領導人簽名章、專用章、辦事章、收發(fā)(shuf)章、校對章等。樣式：質(zhì)料、印章的形狀、印文、圖案、規(guī)格。共五十八頁4印信(ynxn)工作4.1.2印章的刻制與啟用刻制：凡機關、單位的公務印章，一律不得私自刻制。刻制公章時，必須由本機關、本部門申請，開具公函，并詳細寫明印章的名稱、式樣和規(guī)格，經(jīng)上級機關批準(p zhn)，到單位所在地的公安部門辦理登記手續(xù)。一登記后，由專門刻制廠刻制。啟用：啟

19、用印章須經(jīng)上級機關或主管部門批準并正式發(fā)文。應提前向有關單位發(fā)出正式啟用的通知并附上印模。共五十八頁4印信(ynxn)工作4.1.3印章的保管與使用保管：專人保管，印章管理人員對保證印章正常(zhngchng)使用和防止印章濫用、盜用負有責任。使用：蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權的專人審核簽名批準，并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記。有如落款章、更正章、騎縫章、騎邊章、密封章、封存章等。常用“落款章”，“上不壓文件，下要壓日期”，要“齊年蓋月”。共五十八頁4印信(ynxn)工作4.1.4印章的停用與銷毀凡單位名稱變更、機構撤銷、合并或因其他原

20、因不復存在時，原公章應立即停用，應立即通知有關單位，并宣布原章失效(sh xio)。通知中要說明停用原因，并附上印模，寫明停用日期。公章停用后，及時送交原制發(fā)單位或經(jīng)主管部門批準后銷毀。經(jīng)銷毀的公章應留下印模，以備日后查考。共五十八頁4印信(ynxn)工作4.2信函管理辦公室常開具的信函有：介紹信、證明信、邀請函、聘書等。介紹信是機關團體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務、參加各種社會活動使用(shyng)的一種專用書信。正式介紹信通常專門印刷并有編號。開具介紹信時，秘書應填寫領用人姓名、身份、去往何單位、聯(lián)系何業(yè)務、領用日期、有效期等項，正本和存根必須一致。不得使

21、用空白介紹信。共五十八頁 介 紹 信 字 號（華農(nóng)人字180號）_： 茲介紹我單位_同志，共_人，前往貴單位聯(lián)系_事宜，敬請接洽并予以協(xié)助。 此致敬禮! 單位（單位公章） 年月日 （有效期：天）- （華農(nóng)人字壹佰捌拾號） - 介紹信（存根） 字 號（華農(nóng)人字180號）_部門_等_人，因_事宜，前往_，有效期_天。共五十八頁 聘 書 茲聘請_為_學科教授職務，任期_年。特頒發(fā)此聘書。 學校（公章） 校長（印章） 年月日 聘 書 為了需要，特聘為本公司（職務），現(xiàn)將商定的有關事項寫述如下： 一、我公司不干涉同志的正常工作，不增加除職務以外工作。 二、我公司給予同志每月酬金(chujn)元，不另付其

22、他補貼。如因我公司工作出差，則出差費由我公司按規(guī)定實報實銷。如對本公司作出重大貢獻，另行酌情發(fā)給獎金。 三、聘期自年月日至年月日，暫定年。到期后如需聘請，另發(fā)聘書。 四、聘期內(nèi)，未經(jīng)雙方同意，一方不得中斷聘約。 五、本聘書一式三份，受聘人、聘請單位、監(jiān)證單位各執(zhí)一份。 此聘 公司（公章） 年月日共五十八頁（單位名稱）用印(yng yn)申請單文件標題發(fā)往機關份 數(shù)用印日期用印申請人批 準 人備 注共五十八頁（單位名稱）用印(yng yn)登記表順序號用印日期文件標題發(fā)往機關份數(shù)批準人用印人備注共五十八頁5值班(zh bn)工作5.1值班工作的任務來訪接待通訊聯(lián)絡：接聽記錄電話，接受登記文件，收

23、受轉(zhuǎn)送電報處理突發(fā)事件安全(nqun)保衛(wèi)共五十八頁5值班(zh bn)工作值班記錄表時間日 時 分 日 時 分值班人 記事處理結果承辦事項函電收件總數(shù)待辦事項共五十八頁6應急(yng j)工作6.1突發(fā)事件的處理6.1.1火災的處置報告相關領導通知公安部門派人到現(xiàn)場通知電信部門，保證(bozhng)電話線路暢通保證消防力量，如不夠用，立即向外求援共五十八頁6應急(yng j)工作分析：某公司原倉庫保管員夏明，出生于年月日，現(xiàn)年歲，夏明在年月日晚于倉庫值班之時，違反管理規(guī)定，在庫房內(nèi)吸煙并將煙頭扔在地上。21時左右，他擅自離開倉庫，外出購買食品。半小時以后，當他回到倉庫時，倉庫已被滾滾濃煙吞沒

24、。夏明不知所措，沒有及時打電話報火警，直到值班的總負責人發(fā)現(xiàn)才緊急報警。經(jīng)消防隊員奮力(fnl)撲救，大火終于被撲滅。此次事故造成的直接經(jīng)濟損失約萬元。請根據(jù)以上材料，宣布對這起事故的處理意見（依據(jù)員工管理條例，給予除名處理）。共五十八頁6應急(yng j)工作6.1.2風雹災害(zihi)的處置報告相關領導和受災地區(qū)密切聯(lián)系，詳細了解災害情況根據(jù)領導意見，通知有關部門做好救災準備把救災準備情況隨時報告領導做好準備，隨時跟隨領導一起赴救災現(xiàn)場共五十八頁6應急(yng j)工作6.1.3偶發(fā)性人為事故的處理(chl)6.1.3.1中毒事件的處理立即向領導報告中毒地點、人數(shù)、病情通知衛(wèi)生防疫部門和醫(yī)院做好救治準備報告上級領導機關和主管部門協(xié)助醫(yī)療部門聯(lián)系搶救藥品和運送中毒人員共五十八頁6應急(yng j)工作6.1.3.2交通事故的處理立即向領導報告事故地點、大致(dzh)情況根據(jù)領導意見通知