質量環(huán)境管理體系文件編寫培訓教材ppt課件

1、ISO9000/14000 體系文件編寫.目 錄一 體系文件的重要性-3二 體系文件的架構-6三 文件的構造- 9四 流程圖繪制-12五 編寫文件五忌-16六 文件的審查、同意-17七 質量手冊范例-19八 程序文件范例-28九 任務指點書范例-41十 質量環(huán)境程序文件清單參考 -43ISO9001/14000體系文件編寫.ISO9001/14000體系文件編寫一體系文件編寫的重要性 體系文件在ISO9000、ISO14000體系建立和運轉的過程中扮演著相當重要的角色：1 符合規(guī)范要求在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立體系，構成文件，加以實施和堅持。(2)任務的根據(jù)建

2、立體系文件最重要的作用即是一切的任務有所依循，堅持一致和穩(wěn)定的任務方式，以防止不同的人在操作一樣的任務時出現(xiàn)不一致的任務方式和規(guī)范，或者由于口頭交待溝通任務的方式和方法欠明確和清楚。 .(3)提升管理技術程度的根底當一切的任務要求都文件化后，公司即可在此根底上經(jīng)過日常任務不斷地完善管理和技術支持的要求。4防止閱歷的流失書面化的運轉體系亦可防止由于人員的流失而導致閱歷的流失，從而呵斥運作上的困難。5改善人際關系由于任務的根據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的時機。 ISO9001/14000體系文件編寫.6加強員工的責任心和榮譽感執(zhí)行任務人

3、員透過文件知道本人的任務權責和內容，明確了本人的任務范圍從而提升了任務的責任心和榮譽感。 ISO9001/14000體系文件編寫.二體系文件的架構一、目前建立的體系文件，普通企業(yè)均將其架構分為四個層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序 三階文件；任務指點書 四階文件：表單或表格但是，并不是每家企業(yè)都必需建立上述架構的體系文件，許多規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的構造劃分為3個層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序/任務指點書 三階文件：表單文件構造的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時亦需思索公司未來的擴展和開展等。 ISO9001/14000體系文件編寫. 二、文件架構的闡

4、明1手冊對于一個國家來說，憲法是他的根本大法，任何法律的制定都必需依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，手冊即是公司在管理制度上的根本大法，它會表達公司在體系運轉上的大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應該要做哪些任務。2程序書程序即是明確任務進展規(guī)定的途徑，亦就是說，針對手冊要求要做的任務和要求程序需詳細描畫此任務如何來做。文件化的程序通常包括在活動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由誰來做；應運用什么資料、設備和文件，如何對活動進展控制和記錄等。 ISO9001/14000體系文件編寫.3任務指點書任務指點書是任務的明確指示，它需詳細表達某一詳細的任務如何來執(zhí)行和操作，很多公司

5、亦稱為任務指引或作業(yè)規(guī)范書。4表單格式化的記錄明晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就應適當?shù)脑O計用以做記錄的表格，值得留意的是大量的或設計復雜的表格會令任務復雜化，降低效率，所以設計表格應力求共用，在表達明白的前提下，精簡填定工程和內容。 普通來說，一項任務涉及到多個部門那么在編制文件時寫成程序，例如采購程序、糾正和預防措施程序等，而任務只和本人部門有關的作業(yè)在編制文件時做成指點書的格式，例設備運用指點書、指點書產(chǎn)品檢驗指點書等。 普通對于圖紙、設備闡明書、國內、國際的規(guī)范亦歸納為任務指點書類文件。 ISO9001/14000體系文件編寫.三、文件的構造一份文件的構造往往視乎文件內容的需求，

6、一份文件普通完好構造有： 1目的 2范圍 3權責 4定義 5作業(yè)內容/文件內容 6附件現(xiàn)將文件構造應表達的內容做一詳細表達：1目的應表達編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么？2范圍規(guī)定此文件運用的場所和時機，范圍的界定直接決議文件的功能范圍，所以編寫時應留意它的涵蓋性。例：有的公司是有手動和自動的繞線機，而假設文件的內容只針對手動的繞線機卻將文件的范圍寫成“適用于公司一切的繞線機的運用即是明顯的錯誤。 ISO9001/14000體系文件編寫.3權責即在文件運轉中相關單位及人員所擔負的權責，普通在文件表達時常會就相關人員擔負的權責略為表達，但是亦有公司只表達和此文件有關的主導部門和相關

7、部門的權責。4定義亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術語、英文縮寫的做明確闡明，會令文件內容更清楚明白。5作業(yè)內容即任務執(zhí)行的方法、過程和要求，普通將作業(yè)內容的編寫分為兩個部份。1流程圖：以流程圖的方式描畫任務進展和程序，會更容易了解文件內容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。、 ISO9001/14000體系文件編寫.6參考文件資料用以索引文件中所提到或援用的文件資料，在索引文件時，最好將文件的編號同時附在文件名之后會易查找，但是不可將文件版本附上。7附件普通用以對應文件內容中所提及的記錄及所運用的表單，公司一切的表單都應從此而來，最好將表單的編號標在稱號后。 以上是一份文件的完

8、好構造，但是并非一切的文件都應依循此固定的構造，鑒于文件的內容的需求可適當?shù)娜コ恍┎贿m用的工程，但是為了整齊亦可一致文件構造。 ISO9001/14000體系文件編寫.四流程圖繪制在編制文件的過程中，適當?shù)刂圃煲恍┝鞒虉D，會更容易了解文件內容和加深印象，流程圖的制做不拘方式，最主要的是能做到清楚明了即可。1 流程圖書館常將用的符號 ISO9001/14000體系文件編寫.例一：收貨流程供應商送貨本公司倉庫核對送貨單與實物收貨 ISO9001/14000體系文件編寫. 此范例將單位以 表示而將執(zhí)行的任務以 來區(qū)分，這是一個最簡單的流程圖，您可以恣意發(fā)揚。例二：消費流程執(zhí)行工程 擔任人 記錄備

9、料 備料員 資料日用表加溫烘干 烤箱操作員 資料溫度控制表投 料 備料員 無設定技術參數(shù) 技術員 成型參數(shù)記錄表正常消費 技術員 產(chǎn)品消費日報 ISO9001/14000體系文件編寫.例二流程圖將執(zhí)行工程，擔任人及運用的記錄分開注明，易看易懂，也是制做流程圖的常用方法之一?？傊?，運用流程圖的目的就是明晰明了、一目了然，假設有些任務太過復雜和繁瑣，當制成流程圖時或許不容易看明白，所以應留意流程圖運用的時機。 ISO9001/14000體系文件編寫.五、編寫文件的五忌一、忌簡單草率，未將一切的任務要求都納入體系二、忌過于彈性化，失去可操作性。三、忌理想主義化，導致無法實施。四、忌部門主義化，導致其

10、他部門無法配合。五、忌咬文嚼字，了解困難。 ISO9001/14000體系文件編寫.六、文件的審查、同意 普通規(guī)模較小的公司，文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可公布運用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當，由于部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批能夠沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門任務內容的由制做部門核準運用，掩蓋了其他部門的要求的意見，在運用中難免會對其他部門呵斥困擾，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準，許多公司規(guī)定了不同審查和核準方式，例： ISO9001/14000體系文件編寫.陽光企業(yè)公司文件審查、核準權限 文件類別 審 查 核 準 手冊 各部門主管 董事長

11、程序 各部門主管 總經(jīng)理 任務指點書 部門主管 總經(jīng)理 圖紙 工程技術人員 工程部主管 普通來說結合相關部門主管審查文件最主要的作用是提出適宜于其部門的意見，并加以修訂補充，以使文件的內容更完善和更具操作性。 ISO9001/14000體系文件編寫.七質量環(huán)境手冊范例現(xiàn)以ISO9001&ISO14001規(guī)范要求為例，例舉質量環(huán)境手冊的構造和部份內容要求。質量環(huán)境手冊目錄 0 質量環(huán)境手冊實施令1 前言2 組織機構3 管理層職責包括最高管理層4 質量環(huán)境管理體系41 總要求包括質量環(huán)境管理體系的范圍，任何剪裁的細節(jié)與合理性，以及識別過程、確定過程順序和相互作用42 文件要求本組織對質量環(huán)境管理體

12、系文件的詳細規(guī)定 ISO9001/14000體系文件編寫.5.管理職責51管理承諾52以顧客和相關方為中心53質量環(huán)境方針闡明對質量環(huán)境方針的控制要求54謀劃5.4.1 質量環(huán)境目的5.4.2 管理體系謀劃5.4.3 環(huán)境要素5.4.4 環(huán)境法律、法規(guī)與其他要求5.4.5 環(huán)境管理方案 ISO9001/14000體系文件編寫.55職責、權限和溝通5.5.1職責和權限5.5.2管理者代表5.5.3內部溝通和信息交流56管理評審6.資源管理61資源提供62人力資源6.2.總那么6.2.2才干、認識和培訓63根底設備64任務環(huán)境 ISO9001/14000體系文件編寫.7產(chǎn)品實現(xiàn)和運轉控制71產(chǎn)品實

13、現(xiàn)的謀劃72與顧客有關的過程73設計和開發(fā)74采購75消費和效力的運作76監(jiān)控和丈量安裝的控制7.7 環(huán)境運轉控制7.8 應急預備和呼應 ISO9001/14000體系文件編寫.8丈量、分析和改良81總那么82監(jiān)控和丈量8.2.1 顧客及相關方稱心8.2.2 內部審核8.2.3 過程的監(jiān)視和丈量8.2.4 產(chǎn)品的監(jiān)視和丈量8.2.5 環(huán)境的監(jiān)視和丈量 83不符合控制84數(shù)據(jù)分析85改良 ISO9001/14000體系文件編寫.9.附件附錄A ISO9001:2000與ISO14001:1996合并對照表附錄B 質量管理體系過程圖附錄C 公司組織構造圖附錄D 質量環(huán)境管理體系職能分配表附錄E 質

14、量環(huán)境管理者代表任命書附錄F 程序文件清單附錄G 年度質量目的 和環(huán)境目的/目的附錄H 艱苦環(huán)境要素清單附錄I 質量環(huán)境管理方案附錄J 質量環(huán)境法律法規(guī)清單 ISO9001/14000體系文件編寫.A 質量手冊范例一.文件控制10 目的使環(huán)境/質量管理系統(tǒng)中所運用之文件有一個明確的處置流程，以確保文件之適切性有效性及各相關部門能適時獲得正確之最新文件。20 范例本公司環(huán)境/質量管理系統(tǒng)運用之內部、外部文件皆屬之。30 權責a 文件分發(fā)、回收、保管：文件控制中心b 文件制定各權責部門 ISO9001/14000體系文件編寫.40 內容a 文件應予以一致分類及編號b 文件由各部門指定專人擬案，經(jīng)權

15、責主管審核后發(fā)行c 應定期檢討相關環(huán)境/質量管理系統(tǒng)文件之適切性及有效性d 文件修正、增訂、發(fā)放者得由相關單位提出懇求，交原擬案單位 研議處置e 文件分發(fā)、回收由文件控制中心擔任50 相關文件文件資料管理程序DL-011B 質量手冊范例二.緊急事件預備及應變 10目的 建立及時有效的緊急應變措施以減少天然或人為的災禍所呵斥的環(huán)境/質量沖擊 20范圍 各制程活動之緊急情況處置均屬之 ISO9001/14000體系文件編寫.30權責 應變措施之擬定與管理：環(huán)境/質量任務小組40內容a. 各種能夠艱苦環(huán)境影響之不測均應訂立緊急應變方案b. 緊急應變方案系針對緊急情況規(guī)模、性質及對環(huán)境/質量沖擊程度c

16、. 緊急應變方案應擬事故發(fā)生時應變方式及處置緊急情況之權責d.緊急應變方案應明訂通報及各項連絡作業(yè)，例消防、醫(yī)務-等等e.緊急應變方案應定期測試其效果50相關文件緊急應變措施管理程序DL-014 ISO9001/14000體系文件編寫.八程序文件范例A論程序文件范例一、文件控制程序10目的 此程序文件規(guī)范了公司文件和資料的制造、核定、發(fā)放、修正的程序確保公司文件的運用遭到嚴密的控制。20適用范圍 此程序文件適用于控制手冊、程序文件、任務指點、有關圖紙、公司用國際或國家的規(guī)范、有關部門指定的設備闡明書及本公司制定、客戶/供應商提供的相關規(guī)范。30職責和權限31經(jīng)理擔任監(jiān)察文件控制中心的任務 IS

17、O9001/14000體系文件編寫. 32文件控制中心 a. 擔任保管文件和資料的原稿 b. 安排文件的編號 c. 控制文件的版本、發(fā)放、回收、修正及失效的處置40定義：無50程序51文件和資料的格式文件稱號文件編號具獨一性即可文件核定文件版本以A、B、C或發(fā)行日期均可文件頁數(shù)其他工程可視需求添加 ISO9001/14000體系文件編寫.512文件編號方式全廠性的手冊文件以NDS公司英文簡寫001始編二層程序文件以NP001始編三層文件以NIAA是部門代號001始編A代表品管部 B-詳細產(chǎn)品編號的以產(chǎn)品編號做為文件編號，外部文件以外部文件的編號為準，沒有編號的以本公司三階文件的編號方式編。 I

18、SO9001/14000體系文件編寫.513文件的編制可參考以下方式文件方式 說 明目 的 文件編制的目的適用范圍 文件適用的場所定 義 文件中的專業(yè)用語和限定范圍的用詞職責和權限 文件中有關人員的職責內 容 文件簡述的規(guī)那么內容附 件 文件運用中用到的表格或其他資料以上是一份文件的完好架構，但是它的適用性完全取決于文件需求 ISO9001/14000體系文件編寫.5.2文件的同意核定 公司文件由授權的人士核定： 文件種類 核定人 質量方針 總經(jīng)理 質量手冊 總經(jīng)理 ISO9001程序 經(jīng) 理 部門運作程序 經(jīng)理/總經(jīng)理 任務指點 經(jīng)理/總經(jīng)理 產(chǎn)品檢驗規(guī)范 相關部門主管 制程控制規(guī)范/工藝

19、規(guī)程文件/有關圖紙 外部文件 經(jīng)理如授權人缺席時，由其上級或指定的代理人核定 ISO9001/14000體系文件編寫.53文件和資料的控制/ 發(fā)放a. 文件/資料的編制人在編制文件后填制“文件控制懇求&文件收發(fā)記錄注明此文件應該發(fā)放的部門，并予以相關部門主管會簽并決議持有的份數(shù)，無異議后交由文件的核定人同意，非公司編制的資料由運用部門部門公用或文件控制中心全廠性懇求受控b. 文件控制中心在接到同意的“文件控制懇求&文件收發(fā)記錄時復印發(fā)放的總份數(shù)，并在每面上蓋上控制文件的印章和序號發(fā)放給相應的部門并提請其部門擔任人或代理人簽收54文件和資料的修正 各部門根據(jù)任務的需求均可提出修正，填寫文件修正闡

20、明書，注明修正原由交文件的原會簽人和批核人批核贊同后由文件控制中心安排修正 55版本變卦和處置 普通文件的修正沒有引起頁次的艱苦變卦3頁可不用變改版本，修正時只在修正頁上注明此版修正的次數(shù)由文件控制中心把修正頁和各部門互換，文件換版時修正次數(shù)重新計算 ISO9001/14000體系文件編寫.56文件和資料的回收 當文件和資料改換版本需回收時，應按相應的收發(fā)記錄收回，文件控制中心須簽署收發(fā)記錄的回收欄以確定收回，新版文件需執(zhí)行5.3.1的程序57普通文件和資料經(jīng)核定修正后由文件控制中心根據(jù)收發(fā)記錄將其副本收回銷毀，正稿由文件控制中心加蓋“失效文件和日期印章，分隔存放，失效文件如沒特別要求普通保管

21、一年58文件的需求懇求 當各部門有需求懇求或借閱的文件時，由擔任人填寫文件懇求單交經(jīng)理核定后交文件控制中心發(fā)放或借閱 ISO9001/14000體系文件編寫.59文件的保管 各部門擔任人應將文件放在適當?shù)膱鏊?，防止損壞和遺失，文件和資料應按不同種類/稱號分別存檔，應根據(jù)需求制造目錄索引以便于查閱，原稿文件存檔在文件控制中心，登記在“文件控制總表并需注明編號和版次510非受控文件的發(fā)行 非受控文件由經(jīng)理或總經(jīng)理同意后方可發(fā)行，不受此文件的控制要求，非受控文件普通指發(fā)放客戶或其他外部機構的文件511附件參見a 文件控制懇求&文件收發(fā)記錄A-001b 文件修正闡明書A-002c 文件懇求單A-003

22、 ISO9001/14000體系文件編寫.B 程序文件范例二:客戶稱心度評價程序 1. 目的：經(jīng)過客戶稱心度的調查與評價，及時了解客戶對本公司的觀念及要求。并以此為行動的目的。 2. 適用范圍：凡本公司直接及最終客戶均適用之。 3. 定義： 客戶稱心度:丈量客戶對本公司產(chǎn)品及效力的稱心程度，包括客戶對本公司的覺得。 4. 權責：4.1 生管部擔任客戶稱心度的調查。 ISO9001/14000體系文件編寫.5. 內容：5.1 客戶稱心度調查步驟建立 5.1.1 建立客戶根本資料 5.1.1.1由生管部建立“客戶根本資料表包括：客戶地址，聯(lián)絡方式， 營業(yè)工程，公司概略等。5.2 適用于但不限于顧客

23、稱心度資料搜集方式：調查、面談及顧客反響方式.5.3 調查方式5.3.1客戶稱心度調查每年至少兩次原那么上每半年進展一次5.3.2 調查要素為(括號內表示要素之比重)：產(chǎn)品性能(0.2)、產(chǎn)品外觀(0.1)、運用壽命(0.15)、平安性(0.15)、價錢(0.05)、交期(0.05)、效力(0.1)、信譽(0.05)、外包裝(0.05)、總體稱心情況(0.1) ISO9001/14000體系文件編寫. 5.3.3 客戶稱心程度劃分(括號內表示稱心度權值)：很稱心1.0、稱心0.8、普通0.6、不稱心0.3、很不稱心0.05.3.4 客戶稱心度調查表的寄發(fā) 5.3.4.1每年于管理評審會議之前2

24、個月，由生管部發(fā)出“客戶稱心 度調查表進展調查 5.3.4.2 對于最終客戶之調查委托銷售中心進展調查,由生管部擔任 搜集之跟進5.3.5 客戶稱心度調查表之跟催收回5.4 面談及客戶反響方式 5.4.1利用面談及顧客反響方式時，應將面談及反響中有關稱心度之信息 記錄在顧客稱心度調查情況分析表中 ISO9001/14000體系文件編寫. 5.5 針對不稱心之情況，提出改善對策之方案，并按與執(zhí)行。 5.6 客戶稱心度之計算5.6.1各項要素稱心度的計算(以產(chǎn)品性能為例,其他按此方法):假設收回的調查詢卷中,產(chǎn)品性能中各稱心程度數(shù)量為: 很稱心:A、稱心:B、普通C、不稱心D、很不稱心D,那么產(chǎn)品

25、性能稱心度為:(A1.0+B0.8+C0.6+D0.3+E0.0)/A+B+C+D+E100%5.6.1.1假設算得各要素的稱心度為: 產(chǎn)品性能a%、產(chǎn)品外觀b%、運用壽命c%、平安性d%、價錢e%、交期f%、效力g%、信譽h%、外包裝i%、總體稱心情況j%那么綜合稱心度為:a%0.2+b%0.1+c%0.15+d%0.15+e%0.05+f%0.05+g%0.1+h%0.05+i%0.05+j%0.1 ISO9001/14000體系文件編寫.5.7 將統(tǒng)計分析之結果及改善對策之糾正與預防措施提 交管理評審。6. 支持性文件6.16.26.36.47. 相關表單7.17.2 ISO9001/14000體系文件編寫.九任務指點書范例A CHW 301儀器操作規(guī)范一、范圍：全廠消費之一切產(chǎn)品之直流阻抗DCR測試二、權責：此儀器只限品管部員工運用三、操作程序：a. 插上電源：留意電壓選擇扭所處位置，選擇運用110V或220V之電壓b. 開機：翻開儀器電源開關c. 短路歸零：將測試端短路，按“PRESET鍵兩次，將會進入零值形狀， 即代表歸零OKd. 將“PANGE鍵按下，即可選擇所需測試之阻抗檔位 ISO9001/14000體系文件編寫.e. 利用規(guī)范件量測其阻抗值，同規(guī)范值作比對自檢，其誤差須在5%方可運用f. 將待測物接在測試端即可測得所需之阻抗DCR四、本卷須知：a. 留