高級(jí)行政文秘職業(yè)化課程

1、高級(jí)文秘職業(yè)化訓(xùn)練1目 錄一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;21、企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（1）項(xiàng) 目?jī)?nèi) 容1、日程管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排；日程表的制作；預(yù)定計(jì)劃的變更及調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定、訂座與購(gòu)票，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備上司辦公室和會(huì)客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管

2、理3、會(huì)議及活動(dòng)的管理開(kāi)會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、會(huì)議記錄的制作及分發(fā)、其它大型活動(dòng)的準(zhǔn)備，運(yùn)作及事后的管理。3 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（2）項(xiàng) 目?jī)?nèi) 容4、照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書(shū)、用具等購(gòu)買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備、車輛的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。5、會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)如：交通費(fèi)、交際費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的出納、結(jié)帳

3、、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳。6、突發(fā)事件處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來(lái)訪客人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動(dòng)問(wèn)題決裂和紛爭(zhēng)時(shí)的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。4企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（3）項(xiàng) 目?jī)?nèi) 容7、接待、應(yīng)酬工作面談、訪客的安排、招待（茶點(diǎn)、飲食等的準(zhǔn)備）接送、上司辦公室及會(huì)客室的安排，電話的接聽(tīng)、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。媒體采訪、公共關(guān)系或相關(guān)的活動(dòng)的組織與管理8、溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其它主管臨時(shí)交辦事項(xiàng)9、文件的處理和保管公

4、司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達(dá)、辦公機(jī)器（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理；5 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（4）項(xiàng) 目?jī)?nèi) 容10、信息的搜集整理文獻(xiàn)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料的收集、整理、分析；上司有關(guān)的名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書(shū)、磁盤(pán)等的整理、檢索；11、決策支持工作信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；6初級(jí)秘書(shū)：協(xié)助上司的工作主要工作如下： 接聽(tīng)電話、上傳下達(dá)； 使用辦公軟件:打字、制表、作幻燈； 使用各類辦公用具(傳真、復(fù)印、電腦)； 使用互聯(lián)網(wǎng)； 管理檔案、文件等； 接待； 其它事務(wù)性的簡(jiǎn)單工作；2、文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)

5、劃7中級(jí)秘書(shū)：分擔(dān)上司的工作主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系； 管理上司工作日程； 組織、召集相關(guān)的會(huì)議； 收集相關(guān)信息資料等 ； 公司內(nèi)、外的簡(jiǎn)單事務(wù)的處理； 語(yǔ)言要求8高級(jí)秘書(shū)：管理、參謀、支持上司工作主要工作如下： 管理上司的工作時(shí)間； 主持大型商務(wù)、文化活動(dòng)； 信息的處理與分析； 對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持； 語(yǔ)言要求9一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀

6、與職業(yè)形象 ;10二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；1、秘書(shū)的定義 l廣義的概念；“秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手?！边@里的廣義，包括了公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)-領(lǐng)導(dǎo)集體；2狹義的概念。“秘書(shū)是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手?！边@里著重排除了私人秘書(shū)。我們定義為“秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手” 行政文秘側(cè)重于商業(yè)環(huán)境中的公務(wù)活動(dòng)（商務(wù)秘書(shū)）113、行政文秘必備的職業(yè)素質(zhì) 正 直-堅(jiān)持既定政策和原則 實(shí)事求是 熱 情對(duì)人、對(duì)事積極、樂(lè)觀 敬 業(yè)-以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 守 信-

7、不失約、不違約、不食言、不泄密 忠 誠(chéng)忠于上級(jí) 忠于事業(yè) 有 序-利落，有條不齋 高 效-追求效率和效益 可 靠-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí) 細(xì) 心-盡可能的考慮事情周到、細(xì)心 悟 性領(lǐng)悟上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法 自 信積極 向上 勤 奮不斷學(xué)習(xí) 提高能力 承受壓力12一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的檔案管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;13二、什么是溝通 ？為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息，思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并達(dá)成共同認(rèn)識(shí)的過(guò)程。

8、 實(shí)質(zhì) ： 如何理解別人 讓別人理解你的過(guò)程 注意：溝通不一定是直來(lái)直去 明明白白 效果比有道理重要14三、溝通的特性 1、目的性2、方向性3、互動(dòng)性傳送者 接受者信息 反饋 15四、溝通的種類及形式16 幾種溝通形式的優(yōu)劣分析17 解讀身體語(yǔ)言的含義身體語(yǔ)言行 為 含 義 距 離距離的遠(yuǎn)近代表關(guān)系的親疏姿 勢(shì)雙臂環(huán)抱表示防御，開(kāi)會(huì)時(shí)獨(dú)坐一隅意味著傲慢或不感興趣。眼 神盯著看意味著不禮貌，但也可能表示興趣，尋求支持 表 情微笑表示友善禮貌，皺眉表示懷疑和不滿意。 手 式柔和的手勢(shì)表示友好、商量，強(qiáng)硬的手勢(shì)則意味著敵對(duì)、否認(rèn) 聲 音演說(shuō)時(shí)抑揚(yáng)頓挫表明熱情，突然停頓是為了造成懸念，吸引注意力。 1

9、8六、溝通的方法說(shuō)聽(tīng)問(wèn)看19一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;20一、常見(jiàn)的時(shí)間管理誤區(qū)事務(wù)性、重復(fù)性工作太多打擾（電話或沒(méi)有預(yù)約客人）沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書(shū)工作不能一次到位 文件越積越厚工作沒(méi)有效率21二、時(shí)間管理的目標(biāo)：加強(qiáng)工作效果提高工作效率22三、時(shí)間管理的三原則第一原則： 目標(biāo)管理原則 第二原則： 抓住重點(diǎn)原則 “80、20”法則運(yùn)用第三原則： 工作優(yōu)先級(jí)綜合分

10、析23第1招：時(shí)間預(yù)算表第2招：跳出時(shí)間的陷阱第3招：區(qū)分掌控的時(shí)間第4招：每日工作計(jì)劃表第5招：保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào)第6招：今日事、今日畢第7招：找出最佳工作時(shí)間第8招：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣第9招：同時(shí)做兩、三件事情四、時(shí)間管理的策略（18招）24第10招：決不輕易“遲到”第11招：沒(méi)定期限就不叫工作第12招：整理工作環(huán)境第13招：各種文件只看一次第14招：沒(méi)有淘汰就不叫檔案管理 第15招：學(xué)會(huì)使用外腦第16招：集合零碎時(shí)間做大事第17招：勇敢說(shuō)“不”第18招：休息是為了走更遠(yuǎn)的路25五、管理上司的時(shí)間固定日程管理（如會(huì)議、出差、接待、大型活動(dòng)等）突發(fā)性日程 （臨時(shí)性、突發(fā)性事件

11、）1、總體原則： 了解上司的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是上司最近的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與上司溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開(kāi)展；注意日程安排的時(shí)間松緊，安排全部時(shí)間的60；262、經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給上

12、司留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；根據(jù)上司習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對(duì)于上司的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與上司核對(duì)日程，保證秘書(shū)與上司日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在上司的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；27一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與

13、職業(yè)形象 ;28一、會(huì)議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高29二、會(huì)議的組織與管理 會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的跟蹤處理30三、如何擔(dān)任會(huì)議主持人 1 、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。2、會(huì)議主持人在會(huì)議開(kāi)始前,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單 ； 向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議目的； 會(huì)議的具體議程； 明確說(shuō)明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律；3、會(huì)議主持人在會(huì)議過(guò)程中，應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間，促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；31一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四

14、、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;321、什么是檔案管理檔案：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理：文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對(duì)文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對(duì)文檔的分類、整理、存儲(chǔ)、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。 33如何管理你的文檔1、分類原則：方便使用；操作簡(jiǎn)單；設(shè)置合理方法：按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請(qǐng)、報(bào)告、合約、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、通

15、知等，類別下面再劃分次類別。按事件的完成時(shí)間分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再辦的按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔按公司部門分，例如：人事部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。342、整理原則： 以時(shí)間順序?yàn)橹?，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；方法：（1）根據(jù)使用的頻率來(lái)整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。（2）把暫時(shí)不用的文件移走。（3）建立文檔編號(hào)，一部分編號(hào)0112，代表每年的每一個(gè)月；另一部分編號(hào)0131號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。（4） 一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。（5

16、）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 353、存儲(chǔ) 普通文件：文件柜、箱 電子文件： 硬盤(pán) 光盤(pán) 原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放；保證安全； 檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號(hào)、檔案箱號(hào)、縮微號(hào)，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用 定期整理、更新，三個(gè)月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國(guó)家規(guī)定的除外） 讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫(xiě)、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。

17、（4）為大型的資料建立索引。36三、信息管理1、信息的概念及其特征概念信息是客觀事物的特征和變化的最新反映， 包括自然信息和社會(huì)信息2信息在企業(yè)工作中的作用 輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信息 正常管理必須依靠信息 業(yè)務(wù)工作更離不開(kāi)信息3、企業(yè)信息的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)）374行政文秘信息工作的原則和基本要求 工作原則追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則行政文秘信息工作的基本要求準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用5信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、購(gòu)買 信息的處理 整理加工、儲(chǔ)存、傳遞386、建立信息收集的規(guī)章制度7信息整料的貯存和使用 信息資料的科學(xué)貯存分類、建立貯存檢索系統(tǒng)、保存 信息資料的使用決策支持 分

18、級(jí)使用保密及時(shí)更新 39一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的檔案管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;40什么是公文 公文一般指行政機(jī)關(guān)：是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 -國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法什么是商務(wù)公文？ 41商務(wù)公文寫(xiě)作一、主要的商務(wù)公文形式 二、商務(wù)公文的寫(xiě)作方法和技巧三、商務(wù)公文寫(xiě)作的注意事項(xiàng)四、商務(wù)公文簽發(fā)流程五、商務(wù)公文范本42一、主要的商務(wù)公文決議：用于經(jīng)會(huì)

19、議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。 決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下屬機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 通知：用于批轉(zhuǎn)下屬機(jī)構(gòu)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下屬機(jī)構(gòu)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。 報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)。 請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 批復(fù)：用于答復(fù)下屬機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 意見(jiàn)：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 函：用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求和答復(fù)審批事項(xiàng)。 會(huì)議紀(jì)要：用于記載、傳

20、達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。工作總結(jié)、意向書(shū)、合同書(shū)、簡(jiǎn)介、說(shuō)明書(shū)、請(qǐng)柬、各種法律文書(shū)等43二、公文的寫(xiě)作方法與技巧 1、寫(xiě)作規(guī)則2、寫(xiě)作的四條原則3、寫(xiě)作的用詞特點(diǎn)4、寫(xiě)作程序5、寫(xiě)作內(nèi)容441、寫(xiě)作規(guī)則1.在行文時(shí)，上行文（對(duì)總部、政府以及有關(guān)部門）、下行文（對(duì)地市分公司）、平行文（對(duì)公司其他部門或公司外沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位）的行文關(guān)系，要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般情況下，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)不能越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。如果因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送上級(jí)單位。2.上行文時(shí)，屬于公司總部主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。3.在行文時(shí)，公司內(nèi)部之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不能各自

21、向下行文，如果擅自行文，上級(jí)單位要責(zé)令糾正或撤消。4.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一事一議，并只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不能同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5.上行文時(shí)，不能以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。只有上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)，才能直接向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送。456、成文日期以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。7、公文除“會(huì)議紀(jì)要”和電報(bào)外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文， 由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。8、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主

22、要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題=發(fā)文機(jī)關(guān)+主要內(nèi)容+文種9、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)統(tǒng)稱本單位辦公室或文秘部門，印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。10、正文小標(biāo)題。要用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。462、寫(xiě)作的四條原則第一條是邏輯緊密，。就是文章內(nèi)容的內(nèi)在相互聯(lián)系，構(gòu)成了文章的邏輯性。邏輯緊密是說(shuō)文章內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系要環(huán)環(huán)相扣，不脫節(jié)，不錯(cuò)亂，給人一種“針插不進(jìn)、水潑不進(jìn)”的感覺(jué)第二條是結(jié)構(gòu)清晰。一是文章內(nèi)容的排列要有層次，通篇要分列成多個(gè)大的層次，每一個(gè)大的層次中要有若干小的層次，通過(guò)層次的排

23、列，使結(jié)構(gòu)清晰；二是層次的排列要有先后順序，不能排錯(cuò)，必須按照內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列。第三條是內(nèi)容表述正確，不能出現(xiàn)觀點(diǎn)錯(cuò)誤，如果把觀點(diǎn)表述錯(cuò)了，那是嚴(yán)重的失職行為，也是領(lǐng)導(dǎo)不能允許的。所以，必須保證內(nèi)容表述的正確性。一方面是所寫(xiě)的事實(shí)必須真實(shí)，不能有假；另一方面是按照內(nèi)容的客觀要求表達(dá)觀點(diǎn)，企業(yè)公文中所表達(dá)的觀點(diǎn)，并不是作者個(gè)人的觀點(diǎn)，而是內(nèi)容本身就存在的，因此必須依據(jù)內(nèi)容的客觀要求表達(dá)觀點(diǎn)。第四條是語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確，一是要選擇好語(yǔ)言表述形式，企業(yè)公文有書(shū)面語(yǔ)言、口語(yǔ)語(yǔ)言、程式化語(yǔ)言三種表述形式，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要選用相應(yīng)的表述形式；二是譴詞造句要準(zhǔn)確，必須根據(jù)所要表達(dá)的內(nèi)容需要，選用恰當(dāng)?shù)脑~句表述內(nèi)容；

24、三是必須慎重使用形容詞，企業(yè)公文不是文學(xué)作品，不能為了追求文章“生動(dòng)”就大量的使用形容詞，只有在確實(shí)需要的時(shí)候，才能使用形容詞。473、用詞特點(diǎn)a. 簡(jiǎn)明 是指用詞簡(jiǎn)單準(zhǔn)確，不會(huì)造成誤解b. 準(zhǔn)確 是指用詞含義準(zhǔn)確，不會(huì)造成誤解c. 樸實(shí) 是指用詞通俗自然，恰如其分d. 莊重 是指用詞嚴(yán)肅端莊，不帶感情色彩e. 規(guī)范 是指用詞符合語(yǔ)法與邏輯要求484、寫(xiě)作程序自我提問(wèn)：、寫(xiě)什么？、要達(dá)到什么目的？、采用什么文本？、給誰(shuí)看？、要求對(duì)方做什么？明確文書(shū)寫(xiě)作主旨494、寫(xiě)作程序自我提問(wèn)：a.需要哪些資料信息？b.有哪些收集渠道？c.怎樣收集？d.達(dá)到什么目的？收集資料信息505、 寫(xiě)作內(nèi)容A、 有事

25、而發(fā)，言之有物B、 目的明確，為了解決某件事C、 內(nèi)容真實(shí)，不能虛擬D、內(nèi)容實(shí)在，主要內(nèi)容有：a. 標(biāo)題b. 題注c. 收件單位或個(gè)人d. 正文、導(dǎo)語(yǔ)、主體e. 結(jié)束語(yǔ)a. 附件或說(shuō)明b. 落款、日期51三、商務(wù)公文寫(xiě)作注意事項(xiàng) 1、名稱通稿統(tǒng)一 、排列有序、使用簡(jiǎn)稱2、數(shù)字規(guī)范 采用阿拉伯?dāng)?shù)字 、成文時(shí)間 、結(jié)構(gòu)層次序列 3、計(jì)量單位的規(guī)范4、注意加蓋印章時(shí),要求印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法。印章應(yīng)距正文2-4mm，以防止添加文字。5、一般在“請(qǐng)示”公文中要有附注，應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注即： （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話*）6、主題詞的使用：必須按照主題詞表標(biāo)注，不是從標(biāo)題中挑幾

26、個(gè)關(guān)鍵詞，而是要從整個(gè)文章的宗旨去確定主題詞。52制發(fā)文件的程序和流程是：草擬部門內(nèi)審核會(huì)簽審核簽發(fā)部門內(nèi)復(fù)核登記文號(hào)、打印用印登記分發(fā)、辦理存檔四、商務(wù)公文簽發(fā)流程 53五、商務(wù)公文范本 1、公文格式（示范）2、通知（示范）深圳市XXXX有限公司文件： 。 ： 54一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的檔案管理;七、行政文秘公文寫(xiě)作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;55一、行政文秘的個(gè)人形象塑造二、行政文秘的商務(wù)禮儀 1、 隨從上司出行禮儀 2、 陪同上司商談禮儀

27、3、 拜訪客戶禮儀 4、 辦公室禮儀 5、 商務(wù)接待禮儀 6、 商務(wù)宴請(qǐng)禮儀 7、 國(guó)際習(xí)俗56一、行政文秘的個(gè)人形象塑造1、打造良好的職業(yè)形象一個(gè)人的儀表在社會(huì) 交往過(guò)程中是構(gòu)成第 一印象的主要因素， 你的儀容儀表會(huì)影響 別人對(duì)你的專業(yè)能力 和任職資格的判斷。572、個(gè)人形象六要素：儀表：發(fā)型、發(fā)式等表情：自然、友善儀態(tài)：優(yōu)雅的舉止服飾：教養(yǎng)與閱歷的最佳寫(xiě)照談吐語(yǔ)言：低音量、慎選內(nèi)容、禮貌用語(yǔ)待人接物： A、誠(chéng)信為本 B 、遵紀(jì)守法 c、遵守時(shí)間583、著裝原則符合身份揚(yáng)長(zhǎng)避短 遵守慣例 區(qū)分場(chǎng)合簡(jiǎn)潔大方594、職場(chǎng)男士著裝規(guī)范：三色原則三一定律三大禁忌（不要出現(xiàn)以下錯(cuò)誤） A、袖口商標(biāo) B

28、、正規(guī)場(chǎng)合不穿白襪 C、夾克配領(lǐng)帶 領(lǐng)帶的作用 領(lǐng)帶的長(zhǎng)度 領(lǐng)帶的搭配 領(lǐng)帶的顏色 領(lǐng)帶的花紋西裝的點(diǎn)眼之筆-領(lǐng)帶605、職場(chǎng)女性形象規(guī)范：女性職場(chǎng)著裝六不準(zhǔn)過(guò)分雜亂 不過(guò)分鮮艷不過(guò)分暴露 不過(guò)分透視不過(guò)分短小 不過(guò)分緊身手飾配戴的原則：要符合身份、以少為佳 質(zhì)色原則 協(xié)調(diào)原則 習(xí)慣原則61女性化妝：是自尊自愛(ài)的表現(xiàn)， 是對(duì)人尊重的體現(xiàn)化妝的注意事項(xiàng)： A、自然 淡妝為宜 B、美化 C、避人 D、協(xié)調(diào)62二、商務(wù)禮儀幫助你建立友好的合作關(guān)系幫助你建立彼此的尊重與信賴有助于展示公司的良好形象 原則：尊重為本，善于表達(dá)，形式規(guī)范自尊。尊重別人。重要性：63二、商務(wù)禮儀 隨從上司出行禮儀 陪同上司商談禮儀 拜訪客戶禮儀 辦公室禮儀 商務(wù)接待禮儀 商務(wù)宴請(qǐng)禮儀 國(guó)際習(xí)俗64一 、隨從上司出行禮儀步行禮儀乘車禮儀651. 步行禮儀并行兩人走路時(shí)，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，把墻讓給客人；多人走路時(shí)，中間高于兩邊；單行前排高于后排，把前進(jìn)方向讓給客人。66乘車禮儀與客戶同乘出租車開(kāi)私家車接客戶專職司機(jī)接送672. 乘車禮儀送上司、客人坐轎車外出辦事，應(yīng)首先為上司或?yàn)榭腿舜蜷_(kāi)右側(cè)后門，并以手擋住車門上框，同時(shí)提醒上司或客人小心，等其坐