利用Word高效創(chuàng)建電子文檔-計算機(jī)等級考試培訓(xùn)

1、利用Word高效創(chuàng)建電子文檔第2章 利用Word高效創(chuàng)建電子文檔22.1 以人物為導(dǎo)向的應(yīng)用界面 2.2 創(chuàng)建并編輯文檔 2.3 美化文檔外觀 2.4 長文檔的編輯與管理 2.5 文檔的修訂與共享 2.6 使用郵件合并技術(shù)批量處理文檔 2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面?zhèn)鹘y(tǒng)的菜單和工具欄已被功能區(qū)所代替。32.1.1 功能區(qū)與選項(xiàng)卡功能區(qū)是一種全新的設(shè)計，它以選項(xiàng)卡的方式對命令進(jìn)行分組和顯示。同時，功能區(qū)上的選項(xiàng)卡在排列方式上與用戶所要完成任務(wù)的順序相一致，并且選項(xiàng)卡中命令的組合方式更加直觀，大大提升應(yīng)用程序的可操作性。2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面例如，在Microsoft Word 2010功

2、能區(qū)中擁有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”和“審閱”等編輯文檔的選項(xiàng)卡（如圖2.1所示）。4圖2.1 Word 2010中的功能區(qū)同樣，在Microsoft Excel 2010功能區(qū)中也擁有一組類似的選項(xiàng)卡（如圖2.2所示）。圖2.2 Excel 2010中的功能區(qū)2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面這些選項(xiàng)卡可引導(dǎo)用戶開展各種工作，簡化對應(yīng)用程序中多種功能的使用方式，并會直接根據(jù)用戶正在執(zhí)行的任務(wù)來顯示相關(guān)命令。5功能區(qū)顯示的內(nèi)容并不是一成不變的，Office 2010會根據(jù)應(yīng)用程序窗口的寬度自動調(diào)整在功能區(qū)中顯示的內(nèi)容。在當(dāng)功能區(qū)較窄時，一些圖標(biāo)會相對縮小以節(jié)省空間，如果功

3、能區(qū)進(jìn)一步變窄，則某些命令分組就會只顯示圖標(biāo)。2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面有些選項(xiàng)卡只有在編輯、處理某些特定對象的時候才會在功能區(qū)中顯示出來，以供用戶使用。例如，在Excel 2010中，用于編輯圖表的命令只有當(dāng)工作表中存在圖表并且用戶選中該圖表時才會顯示出來，如圖2.3所示。62.1.2 上下文選項(xiàng)卡圖2.3 上下文選項(xiàng)卡僅在需要時顯示出來2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面當(dāng)用戶將鼠標(biāo)指針移動到相關(guān)的選項(xiàng)后，實(shí)時預(yù)覽功能就會將指針?biāo)傅倪x項(xiàng)應(yīng)用到當(dāng)前所編輯的文檔中來。72.1.3 實(shí)時預(yù)覽例如，當(dāng)用戶希望在Word文檔中更改表格樣式時，只需將鼠標(biāo)在各個表格樣式集選項(xiàng)上滑過，即可實(shí)時預(yù)覽到該樣式

4、集對當(dāng)前表格的影響，如圖2.4所示。圖2.4 實(shí)時預(yù)覽功能2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面Microsoft Office 2010提供了比以往版本顯示面積更大、容納信息更多的屏幕提示。這些屏幕提示還可以直接從某個命令的顯示位置快速訪問其相關(guān)幫助信息。82.1.4 增強(qiáng)的屏幕提示當(dāng)將鼠標(biāo)指針移至某個命令時，就會彈出相應(yīng)的屏幕提示（如圖2.5所示）。如果用戶想獲得更加詳細(xì)的信息，可以利用該功能所提供的相關(guān)輔助信息的鏈接，直接從當(dāng)前命令對其進(jìn)行訪問。圖2.5 增強(qiáng)的屏幕提示2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面有些命令使用的相當(dāng)頻繁，例如保存、撤銷等命令。此時就希望無論目前處于哪個選項(xiàng)卡下，用戶都能夠方便地

5、執(zhí)行這些命令，這就是快速訪問工具欄存在的意義。快速訪問工具欄位于Office 2010各應(yīng)用程序標(biāo)題欄的左側(cè)，默認(rèn)狀態(tài)只包含了保存、撤銷等三個基本的常用命令，用戶可以根據(jù)自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。92.1.5 快速訪問工具欄2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面例如，如果用戶經(jīng)常需要將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，則可以在Word 2010快速訪問工具欄中添加所需的命令，操作步驟如下：10（1）單擊Word 2010快速訪問工具欄右側(cè)的小三角符號，在彈出的菜單中包含了一些常用命令，如果希望添加的命令恰好位于其中，選擇相應(yīng)的命令即可；否則選擇【其他命令】選項(xiàng)，如圖

6、2.6所示。圖2.6 自定義快速訪問工具欄2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面（2）打開“Word選項(xiàng)”對話框，并自動定位在“快速訪問工具欄”選項(xiàng)組中。在左側(cè)的命令列表中選擇所需要的命令，并單擊【添加】按鈕，將其添加到右側(cè)的11“自定義快速訪問工具欄”命令列表中，如圖2.7所示。設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕。此時，即可在Word應(yīng)用程序的快速訪問工具欄中出現(xiàn)所選擇的命令。圖2.7 選擇出現(xiàn)在快速訪問工具欄中的命令2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面Office 后臺視圖是用于對文檔或應(yīng)用程序執(zhí)行操作的命令集。在Office 2010應(yīng)用程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，即可查看Office后臺視圖。在后臺視圖中可以

7、管理文檔和有關(guān)文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)，例如創(chuàng)建、保存和發(fā)送文檔；檢查文檔中是否包含隱藏的元數(shù)據(jù)或個人信息；文檔安全控制選項(xiàng)等等，如圖2.8所示。122.1.6 后臺視圖圖2.8 Office后臺視圖2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面Office 2010根據(jù)多數(shù)用戶的操作習(xí)慣來確定功能區(qū)中選項(xiàng)卡以及命令的分布，然而這可能依然不能滿足各種不同的使用需求。因此，用戶可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣自定義Office 2010應(yīng)用程序的功能區(qū)，操作步驟如下：132.1.7 自定義Office功能區(qū)（1）在功能區(qū)空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行【自定義功能區(qū)】命令。（2）打開“Word選項(xiàng)”對話框，并自動定位在“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)

8、組中。此時用戶可以在該對話框右側(cè)區(qū)域中單擊【新建選項(xiàng)卡】或【新建組】按鈕，創(chuàng)建所需要的選項(xiàng)卡或命令組，并將相關(guān)的命令添加其中即可，如圖2.9所示。設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕。2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面14圖2.9 自定義功能區(qū)2.2 創(chuàng)建并編輯文檔1、創(chuàng)建空白的新文檔152.2.1 使用模板快捷創(chuàng)建文檔如果創(chuàng)建一個空白的Word文檔，其操作步驟如下：（1）單擊Windows任務(wù)欄中的【開始】按鈕，執(zhí)行【所有程序】命令。（2）在展開的程序列表中，執(zhí)行【Microsoft Office】【Microsoft Office Word 2010】命令，啟動Word 2010應(yīng)用程序。（3）此時，系

9、統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個基于Normal模板的空白文檔，用戶可以直接在該文檔中輸入并編輯內(nèi)容。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔16如果用戶先前已經(jīng)啟動了Word 2010應(yīng)用程序，在編輯文檔的過程中，還需要創(chuàng)建一個新的空白文檔，則可以通過“文件”選項(xiàng)卡的后臺視圖來實(shí)現(xiàn)，其操作步驟如下：（1）在Word 2010程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的后臺視圖中執(zhí)行【新建】命令。（2）在“可用模板”選項(xiàng)區(qū)中選擇“空白文檔”選項(xiàng)，如圖2.10所示。圖2.10 創(chuàng)建空白文檔2.2 創(chuàng)建并編輯文檔2、利用模板創(chuàng)建新文檔17使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀精美、格式專業(yè)的文檔， Word 2010提供了多種模板，用戶可以根據(jù)具體的應(yīng)

10、用需要選用不同的模板。Office 2010已將Microsoft Office Online上的模板嵌入到了應(yīng)用程序中，以使用戶可以在新建文檔時快速瀏覽并選擇適用的模板使用。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔18利用模板創(chuàng)建新文檔的操作步驟如下：（1）在Word 2010程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的后臺視圖中執(zhí)行【新建】命令。圖2.11 通過已安裝的模板創(chuàng)建新文檔（2）在“可用模板”選項(xiàng)區(qū)中選擇“樣本模板”選項(xiàng)即可打開在計算機(jī)中已經(jīng)安裝的Word模板類型，選擇需要的模板后，在窗口右側(cè)將顯示利用本模板創(chuàng)建的文檔外觀，如圖2.11所示。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔19（3）單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可快速創(chuàng)建出一

11、個帶有格式和內(nèi)容的文檔。如果本機(jī)上已安裝的模板不能滿足用戶工作的需要，還可以到微軟網(wǎng)站的模板庫中挑選所需的模板。如果用戶的計算機(jī)已經(jīng)連接到了因特網(wǎng)上，則在打開“新建”文檔的后臺視圖時，即可瀏覽并搜索Office Online上的模板類型，如圖2.12所示。圖2.12 搜索O上的模板2.2 創(chuàng)建并編輯文檔20瀏覽到需要的文檔模板后，選中該模板，在后臺視圖的右側(cè)將出現(xiàn)本文檔的預(yù)覽效果，如圖2.13所示。用戶可以單擊【下載】按鈕將其下載到本地計算機(jī)，并利用該模板創(chuàng)建一個新的文檔。圖2.13 下載文檔模板并創(chuàng)建新文檔2.2 創(chuàng)建并編輯文檔212.2.2 輸入文本創(chuàng)建了新文檔后，在文本編輯區(qū)域中將會出現(xiàn)

12、一個閃爍的光標(biāo)，它表明了目前文檔的輸入位置，用戶可由此開始輸入文檔內(nèi)容。只要安裝了語言支持的功能，就可以在文檔中輸入各種語言的文本。在Word程序中輸入文本時，不同內(nèi)容的文本輸入方法會有所不同，而針對普通文本（例如漢字、英文、阿拉伯?dāng)?shù)字等）通過鍵盤就可以直接輸入。（2）輸入文本之前，先將鼠標(biāo)指針移至文本插入點(diǎn)，單擊一下，這時光標(biāo)就會在插入點(diǎn)閃爍，用戶即可開始輸入。（提示：按鍵盤上的【Shift】鍵可以在“微軟拼音”輸入法的中文狀態(tài)和英文狀態(tài)之間進(jìn)行切換。）（3）當(dāng)輸入的文本到達(dá)文檔編輯區(qū)邊界，而本段輸入又未結(jié)束時，Word 2010將自動換行。若要另起一段，只需按鍵盤上的【Enter】鍵，這時

13、會顯示出一個“ ”符號，稱為硬回車符，又稱段落標(biāo)記，它能夠使文本強(qiáng)制換行而開始一個新的段落。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔22在安裝了Microsoft Office 2010后，“微軟拼音”輸入法將會被自動安裝，用戶可以使用“微軟拼音”輸入法完成文檔中的文本輸入操作，操作步驟如下： （1）單擊Windows任務(wù)欄中的“輸入法指示器”，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【微軟拼音-新體驗(yàn)2010】命令，此時輸入法處于中文輸入狀態(tài)，如圖2.14所示。圖2.14 微軟拼音輸入法2.2 創(chuàng)建并編輯文檔1、拖動鼠標(biāo)選擇文本232.2.3 選擇并編輯文本這種方法是最常用，也是最基本、最靈活的方法。用戶只需將鼠標(biāo)指針停留在所

14、要選定的內(nèi)容的開始部分，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動鼠標(biāo)，直到所要選定部分的結(jié)尾處，即所有需要選定的內(nèi)容都已成高亮狀態(tài)，松開鼠標(biāo)即可，如圖2.15所示。提示：選擇文本時，可以顯示或隱藏一個方便、微型、半透明的工具欄，它被稱為浮動工具欄。將指針懸停在浮動工具欄上時，該工具欄即會變清晰。它可以幫助用戶迅速地使用字體、字形、字號、對齊方式、文本顏色、縮進(jìn)級別和項(xiàng)目符號等功能，如圖2.16所示。圖2.15 拖動鼠標(biāo)選定文本圖2.16 浮動工具欄2.2 創(chuàng)建并編輯文檔2、選擇一行24將鼠標(biāo)指針移動到該行的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€指向右邊的箭頭時，單擊鼠標(biāo)左鍵，即可選中這一行，如圖2.17所示。圖2.17 選擇一

15、行2.2 創(chuàng)建并編輯文檔3、選擇一個段落25將鼠標(biāo)指針移動到該段落的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個指向右邊的箭頭時，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定該段落，如圖2.18所示。另外，還可以將鼠標(biāo)指針放置在該段中的任意位置，然后連續(xù)單擊3次鼠標(biāo)左鍵，同樣也可選定該段落。圖2.18 選擇一個段落2.2 創(chuàng)建并編輯文檔4、選擇不相鄰的多段文本26按照上述任意方法選擇一段文本后，按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，再選擇另外一處或多處文本，即可將不相鄰的多段文本同時選中，如圖2.19所示。圖2.19 選擇不相鄰的多段文本2.2 創(chuàng)建并編輯文檔5、選擇垂直文本27用戶還可以選擇一塊垂直的文本（表格單元格中的內(nèi)容除外）。首先，按住鍵

16、盤上的【Alt】鍵，將鼠標(biāo)指針移動到要選擇文本的開始字符，按下鼠標(biāo)左鍵，然后拖動鼠標(biāo)，直到要選擇文本的結(jié)尾處，松開鼠標(biāo)和【Alt】鍵。此時，一塊垂直文本就被選中了，如圖2.20所示。圖2.20 選擇垂直文本2.2 創(chuàng)建并編輯文檔6、選擇整篇文檔28將鼠標(biāo)指針移動到文檔正文的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個指向右邊的箭頭時，連續(xù)單擊3次鼠標(biāo)左鍵，即可選定整篇文檔，如圖2.21所示。提示：在“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”選項(xiàng)組中，單擊【選擇】按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【全選】命令（如圖2.22所示），也可以選擇整篇文檔。圖2.22 通過執(zhí)行命令選擇整篇文檔圖2.21 選擇整篇文檔2.2 創(chuàng)建并編輯文檔29以上

17、主要介紹了6種利用鼠標(biāo)（或與鍵盤按鍵結(jié)合）選擇文本的方法，還有一些其他選擇文本的方法，簡要介紹如下。（1）選擇一個單詞：雙擊該單詞。（2）選擇一個句子：按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，然后單擊該句中的任何位置。（3）選擇較大文本塊：單擊要選擇內(nèi)容的起始處，滾動到要選擇內(nèi)容的結(jié)尾處，然后按住鍵盤上的【Shift】鍵，同時在要結(jié)束選擇的位置單擊。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔7、使用鍵盤選擇文本30雖然通過鍵盤來選擇文本不是很常用，但是有必要知道一些常用的文本操作快捷鍵，如表2.1所示。選擇操作右側(cè)的一個字符按【Shift】+向右方向鍵。左側(cè)的一個字符按【Shift】+向左方向鍵。一個單詞（從開頭到結(jié)尾）將插

18、入點(diǎn)放在單詞開頭，再按【Ctrl】+【Shift】+向右方向鍵。一個單詞（從結(jié)尾到開頭）將指針移動到單詞結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向左方向鍵。一行（從開頭到結(jié)尾）按【Home】鍵，然后按【Shift】+【End】組合鍵。一行（從結(jié)尾到開頭）按【End】鍵，然后按【Shift】+【Home】組合鍵。下一行按【End】鍵，然后按【Shift】+向下方向鍵。上一行按【Home】鍵，然后按【Shift】+向上方向鍵。一段（從開頭到結(jié)尾）將指針移動到段落開頭，再按【Ctrl】+【Shift】+向下方向鍵。一段（從結(jié)尾到開頭）將指針移動到段落結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向上方向鍵

19、。一個文檔（從結(jié)尾到開頭）將指針移動到文檔結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+【Home】組合鍵。一個文檔（從開頭到結(jié)尾）將指針移動到文檔開頭，再按【Ctrl】+【Shift】+【End】組合鍵。從窗口的開頭到結(jié)尾將指針移動到窗口開頭，再按【Alt】+【Ctrl】+【Shift】+【Page Down】組合鍵。整篇文檔按【Ctrl】+【A】組合鍵。垂直文本塊按【Ctrl】+【Shift】+【F8】組合鍵，然后使用箭頭鍵。按【Esc】鍵可關(guān)閉選擇模式。最近的字符按【F8】鍵打開選擇模式，再按向左方向鍵或向右方向鍵；按【Esc】可關(guān)閉選擇模式。單詞、句子、段落或文檔按【F8】鍵打開選擇模式，再

20、按一次【F8】鍵選擇單詞、按兩次選擇句子、按三次選擇段落，或者按四次選擇文檔。按【Esc】鍵可關(guān)閉選擇模式。表2.1 使用鍵盤選擇文檔中的文本2.2 創(chuàng)建并編輯文檔1、通過鍵盤復(fù)制文本312.2.4 復(fù)制與粘貼文本首先選中要復(fù)制的文本，按鍵盤上的【Ctrl】+【C】組合鍵進(jìn)行復(fù)制，然后將鼠標(biāo)指針移動到目標(biāo)位置，按鍵盤上的【Ctrl】+【V】組合鍵進(jìn)行粘貼。這是最簡單和最常用的復(fù)制文本的操作方法。被復(fù)制的文本會被放入“剪貼板”任務(wù)窗格中（如圖2.23所示），用戶可以反復(fù)按【Ctrl】+【V】組合鍵，將該文本復(fù)制到文檔中的不同位置。另外，“剪貼板”任務(wù)窗格中最多可存儲24個對象，用戶在執(zhí)行粘貼操作

21、時，可以從剪貼板中進(jìn)行選擇。圖2.23 “剪貼板”任務(wù)窗格提示：在“開始”選項(xiàng)卡中的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊【對話框啟動器】按鈕（ ），可以打開“剪貼板”任務(wù)窗格。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔2、通過命令操作復(fù)制文本32用戶可以通過在Word 2010的功能區(qū)中以執(zhí)行命令的方式來輕松復(fù)制文本，操作步驟如下：（1）在Word文檔中，選中要復(fù)制的文本。（2）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“剪貼板”選項(xiàng)組中的【復(fù)制】按鈕。（3）將鼠標(biāo)指針移動到目標(biāo)位置。（4）在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊【粘貼】按鈕，進(jìn)行粘貼。（5）此時，在步驟1中選中的文本就被復(fù)制到了指定的目標(biāo)位置。2

22、.2 創(chuàng)建并編輯文檔3、格式復(fù)制33格式復(fù)制就是將文本的字體、字號、段落設(shè)置等重新應(yīng)用到目標(biāo)文本。首先，選中已經(jīng)設(shè)置好格式的文本。然后，在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“剪貼板”選項(xiàng)組中的【格式刷】按鈕（ ）。最后，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閹в行∷⒆拥男螤睿?）時，選中要應(yīng)用該格式的目標(biāo)文本，即可完成格式的復(fù)制。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔4、選擇性粘貼34選擇性粘貼提供了更多的粘貼選項(xiàng)，該功能在跨文檔之間進(jìn)行粘貼時非常實(shí)用。復(fù)制選中文本后，將鼠標(biāo)指針移動到目標(biāo)位置。然后，在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊【粘貼】按鈕下方的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【選擇性粘貼】命令。在隨后打開的“選擇性粘貼”對話框

23、中，選擇粘貼的形式，最后單擊【確定】按鈕即可，如圖2.24所示。圖2.24 選擇性粘貼2.2 創(chuàng)建并編輯文檔352.2.5 刪除與移動文本W(wǎng)ord 2010針對不同的刪除內(nèi)容，可采用不同的刪除方法。如果在輸入過程中刪除單個文字，最簡便的方法是使用鍵盤上的【Delete】鍵或者是【Backspace】鍵。這兩個鍵的使用方法是不同的：鍵盤上的【Delete】鍵將會刪除光標(biāo)所在處右面的內(nèi)容；而【Backspace】鍵將會刪除光標(biāo)所在處左面的內(nèi)容。對于大段文本的刪除，可以先選中所要刪除的文本，然后再按【Delete】鍵即可。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔362.2.5 刪除與移動文本用戶在編輯文檔的過程中，可

24、能發(fā)現(xiàn)某段已輸入的文字放在其他位置會更合適，這時就需要使用移動文本功能。移動文本最簡便的方法就是用鼠標(biāo)拖動，操作步驟如下：（1）選擇要移動的文本。（2）將鼠標(biāo)指針放在被選定的文本上，鼠標(biāo)指針會變成了一個箭頭。此時按住鼠標(biāo)左鍵，鼠標(biāo)箭頭的旁邊會有豎線，該豎線顯示了文本移動后的位置，同時鼠標(biāo)箭頭的尾部會有一個小方框。拖動豎線到新的插入文本的位置。（3）釋放鼠標(biāo)左鍵，被選取的文本就會移動到新的位置。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔1、查找文本372.2.6 查找與替換文本查找文本功能可以幫助用戶快速找到指定的文本以及這個文本所在的位置，同時也能幫助核對該文本是否存在。查找文本的操作步驟如下：（1）在Word

25、2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“編輯”選項(xiàng)組中的【查找】按鈕。（2）打開“導(dǎo)航”任務(wù)窗格，在“搜索文檔”區(qū)域中輸入需要查找的文本，如圖2.25所示。（3）此時，在文檔中查找到的文本便會以黃色突出顯示出來。圖2.25 在“導(dǎo)航”任務(wù)窗格中查找文本W(wǎng)ord 2010為用戶提供了強(qiáng)大的查找和替換功能，可以幫助用戶從繁瑣的人工修改中解脫出來，從而實(shí)現(xiàn)高效率的工作。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔2、替換文本38使用“查找”功能，可以迅速找到特定文本或格式的位置。而若要將查找到的目標(biāo)進(jìn)行替換，就要使用“替換”命令。替換文本的操作步驟如下：（1）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“編輯”選項(xiàng)

26、組中的【替換】按鈕。（2）打開如圖2.26所示的“查找和替換”對話框，在“替換”選項(xiàng)卡中的“查找內(nèi)容”文本框中輸入用戶需要查找的文本，在“替換為”文本框中輸入要替換的文本。圖2.26 “查找和替換”對話框2.2 創(chuàng)建并編輯文檔39（3）然后，單擊【全部替換】按鈕。用戶也可以連續(xù)單擊【替換】按鈕，進(jìn)行逐個查找并替換。（4）此時，Word會彈出一個提示性對話框，說明已完成對文檔的搜索和替換工作，單擊【確定】按鈕。（5）文檔中的文本替換工作自動完成。此外，用戶還可以在“查找和替換”對話框中單擊左下角的【更多】按鈕（此時【更多】按鈕變?yōu)椤靖佟堪粹o），打開如圖2.27所示的對話框，進(jìn)行高級查找和替換設(shè)

27、置。圖2.27 高級查找和替換設(shè)置2.2 創(chuàng)建并編輯文檔402.2.7 檢查文檔中文字的拼寫和語法在編輯文檔時，用戶經(jīng)常會因?yàn)槭韬龆斐梢恍╁e誤，很難保證輸入文本的拼寫和語法都完全正確。Word 2010的拼寫和語法功能開啟后，將自動在它認(rèn)為有錯誤的字句下面加上波浪線，從而提醒用戶。如果出現(xiàn)拼寫錯誤，則用紅色波浪線進(jìn)行標(biāo)記；如果出現(xiàn)語法錯誤，則用綠色波浪線進(jìn)行標(biāo)記。開啟此項(xiàng)檢查功能的操作步驟如下：（1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，打開Office后臺視圖。（2）單擊執(zhí)行【選項(xiàng)】命令。（3）打開“Word選項(xiàng)”對話框，切換到“校對”選項(xiàng)卡。（4）在“在Word中更正拼寫和

28、語法時”選項(xiàng)區(qū)域中選中“鍵入時檢查拼寫”和“鍵入時標(biāo)記語法錯誤”復(fù)選框，如圖2.28所示。用戶還可以根據(jù)具體需要，選中“使用上下文拼寫檢查”等其他復(fù)選框，設(shè)置相關(guān)功能。（5）最后，單擊【確定】按鈕，拼寫和語法檢查功能的開啟工作完成。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔41拼寫和語法檢查功能的使用十分簡單，在Word 2010功能區(qū)中打開“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“校對”選項(xiàng)組中的【拼寫和語法】按鈕，打開“拼寫和語法”對話框，然后根據(jù)具體情況進(jìn)行忽略或更改等操作，如圖2.29所示。圖2.28 設(shè)置自動拼寫和語法檢查功能圖2.29 使用拼寫和語法檢查功能2.2 創(chuàng)建并編輯文檔1、手動保存新文檔422.2.8 保存文檔

29、在文檔的編輯過程中，應(yīng)及時對其進(jìn)行保存，以避免由于一些意外情況導(dǎo)致文檔內(nèi)容丟失。手動保存文檔的操作步驟如下：（1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺視圖中執(zhí)行【保存】命令。（2）打開“另存為”對話框，選擇文檔所要保存的位置，在“文件名”文本框中輸入文檔的名稱，如圖2.30所示。（3）單擊【保存】按鈕，即可完成新文檔的保存工作。提示：單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕，或者按【Ctrl】+【S】組合鍵也可以打開“另存為”對話框，保存新文檔。2.30 保存文檔2.2 創(chuàng)建并編輯文檔2、自動保存文檔43“自動保存”是指Word會在一定時間內(nèi)自動保存一次文檔。

30、這樣的設(shè)計可以有效地防止用戶在進(jìn)行了大量工作之后，因沒有保存而又發(fā)生意外（停電、死機(jī)等）而導(dǎo)致的文檔內(nèi)容大量丟失。雖然仍有可能因?yàn)橐恍┮馔馇闆r而引起文檔內(nèi)容丟失，但損失可以降到最小。設(shè)置文檔自動保存的操作步驟如下：（1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺視圖中執(zhí)行【選項(xiàng)】命令。（2）打開“Word選項(xiàng)”對話框，切換到“保存”選項(xiàng)卡。2.2 創(chuàng)建并編輯文檔44（3）在“保存文檔”選項(xiàng)區(qū)域中，選中“保存自動恢復(fù)信息時間間隔”復(fù)選框，并指定具體分鐘數(shù)（可輸入從1到120的整數(shù)）。默認(rèn)自動保存時間間隔是10分鐘，如圖2.31所示。（4）最后單擊【確定】按鈕，自

31、動保存文檔設(shè)置完畢。圖2.31 設(shè)置文檔自動保存選項(xiàng)2.2 創(chuàng)建并編輯文檔452.2.9 打印文檔打印文檔在日常辦公中是一項(xiàng)很常見而且很重要的工作。在打印Word文檔之前，可以通過打印預(yù)覽功能查看一下整篇文檔的排版效果，確認(rèn)無誤后再打印。用戶編輯完文檔之后，可以通過如下操作步驟完成文檔打印：（1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺視圖中執(zhí)行【打印】命令。（2）打開如圖2.32所示的“打印”后臺視圖。在視圖的右側(cè)可以即時預(yù)覽文檔的打印效果。同時，用戶可以在打印設(shè)置區(qū)域中對打印機(jī)或打印頁面進(jìn)行相關(guān)調(diào)整，例如頁邊距、紙張大小等。（3）設(shè)置完成后，單擊【打印】

32、按鈕，即可將文檔打印輸出。圖2.32 打印文檔后臺視圖2.3 美化文檔外觀1、設(shè)置字體和字號462.3.1 設(shè)置文本格式如果用戶在編輯文本的過程中通篇采用相同的字體和字號，那么文檔就會變得毫無特色。下面就來介紹如何通過設(shè)置文本的字體和字號，以使文檔變得美觀大方、層次鮮明，操作步驟如下：（1）首先，在Word文檔中選中要設(shè)置字體和字號的文本。（2）在“開始”選項(xiàng)卡中的“字體”選項(xiàng)組中，單擊“字體”下拉列表框右側(cè)的下三角按鈕。（3）在隨后彈出的列表框中，選擇需要的字體選項(xiàng)，例如“微軟雅黑”，如圖2.33所示。圖2.33 設(shè)置文本字體2.3 美化文檔外觀47（4）此時，被選中的文本就會以新的字體顯示

33、出來。提示：當(dāng)鼠標(biāo)在“字體”下拉列表框中滑動時，凡是經(jīng)過的字體選項(xiàng)都會實(shí)時地反映到文檔中，用戶可以在沒有執(zhí)行單擊操作前實(shí)時預(yù)覽到不同字體的顯示效果，從而便于用戶確定最終選擇。（5）在“開始”選項(xiàng)卡中的“字體”選項(xiàng)組中，單擊“字號”下拉列表框右側(cè)的下三角按鈕。（6）在隨后彈出的列表框中，選擇需要的字號，如圖2.34所示。（7）此時，被選中的文本就會以指定的字體大小顯示出來。圖2.34 設(shè)置文本字號2.3 美化文檔外觀2、設(shè)置字形48在Word 2010中，用戶還可以對字形進(jìn)行修飾，例如可以將粗體、斜體、下劃線、刪除線等多種效果應(yīng)用于文本，從而使內(nèi)容在顯示上更為突出。下面舉例說明如何將文本設(shè)置為粗

34、體，并為其添加下劃線，操作步驟如下：（1）首先，在Word文檔中選中要設(shè)置字形的文本。（2）在“開始”選項(xiàng)卡中的“字體”選項(xiàng)組中，單擊【加粗】按鈕（ ），此時被選中的文本就顯示為粗體了。（4）然后，在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【下劃線】按鈕（ ），為所選文本添加下劃線。（5）單擊【下劃線】按鈕旁邊的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【下劃線顏色】命令，可以進(jìn)一步設(shè)置下劃線的顏色。此外，用戶還可以在彈出的下拉列表中為文本添加不同樣式的下劃線，如圖2.35所示。提示：如果用戶需要把粗體字或帶有下劃線的文本變回正常文本，只需選中該文本，然后單擊“字體”選項(xiàng)組中的【加粗】按鈕或【下劃線】

35、按鈕即可。或者也可以通過直接單擊【清除格式】按鈕（ ）來還原文本格式。圖2.35 設(shè)置文本下劃線2.3 美化文檔外觀3、設(shè)置字體顏色49單擊“字體”選項(xiàng)組中【字體顏色】按鈕旁邊的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中選擇自己喜歡的顏色即可，如圖2.36所示。如果系統(tǒng)提供的主題顏色和標(biāo)準(zhǔn)色不能滿足用戶的個性需求，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【其他顏色】命令，打開“顏色”對話框。然后在“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡和“自定義”選項(xiàng)卡中選擇合適的字體顏色，如圖2.37所示。圖2.36 設(shè)置字體顏色圖2.37 “顏色”對話框的“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡和“自定義”選項(xiàng)卡2.3 美化文檔外觀50另外，Word 2010還為用戶提供了一些其他

36、字體效果，這些設(shè)置都在“字體”對話框中。用戶可以通過在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【對話框啟動器】按鈕打開該對話框，在“字體”選項(xiàng)卡的“效果”選項(xiàng)區(qū)域中自行設(shè)置即可，如圖2.38所示。并且，用戶還可以在“字體”對話框中，單擊【文字效果】按鈕，打開如圖2.39所示的“設(shè)置文本效果格式”對話框，在該對話框中設(shè)置文本的填充方式、文本邊框類型、輪廓樣式以及其他特殊的文字效果。圖2.38 設(shè)置字體其他效果圖2.39 設(shè)置文本效果格式2.3 美化文檔外觀51提示：用戶也可以在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【文本效果】按鈕，為選中的文本套用文本效果格式或自定

37、義文本效果格式，如圖2.40所示。圖2.40 通過即時預(yù)覽設(shè)置文本效果2.3 美化文檔外觀4、設(shè)置字符間距52Word 2010允許用戶對字符間距進(jìn)行調(diào)整。在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【對話框啟動器】按鈕打開“字體”對話框。然后，切換到“高級”選項(xiàng)卡，如圖2.41所示。圖2.41 設(shè)置字符間距2.3 美化文檔外觀53在該對話框中的“字符間距”選項(xiàng)區(qū)域中包括諸多選項(xiàng)設(shè)置，用戶可以通過這些選項(xiàng)設(shè)置來輕松調(diào)整字符間距。 在“縮放”下拉列表框中，有多種字符縮放比例可供選擇，用戶也可以直接在下拉列表框中輸入想要設(shè)定的縮放百分比數(shù)值（可不必輸入“%”）對文字進(jìn)行橫

38、向縮放。 在“間距”下拉列表框中，有“標(biāo)準(zhǔn)”、“加寬”和“緊縮”3種字符間距可供選擇?！凹訉挕狈绞綄⑹棺址g距比“標(biāo)準(zhǔn)”方式寬1磅，“緊縮”方式使字符間距比“標(biāo)準(zhǔn)”方式窄1磅。用戶也可以在右邊的“磅值”微調(diào)框中輸入合適的字符間距。 在“位置”下拉列表框中，有“標(biāo)準(zhǔn)”、“提升”和“降低”3種字符位置可選，用戶也可以在“磅值”微調(diào)框中輸入合適的字符位置來控制所選文本相對于基準(zhǔn)線的位置。 “為字體調(diào)整字間距”復(fù)選框用于調(diào)整文字或字母組合間的距離，以使文字看上去更加美觀、均勻。用戶可以在其右邊的微調(diào)框中輸入數(shù)值進(jìn)行設(shè)置。 選中“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊到網(wǎng)格”復(fù)選框，Word 2010將自動設(shè)置每行

39、字符數(shù)，使其與“頁面設(shè)置”對話框中設(shè)置的字符數(shù)相一致。2.3 美化文檔外觀1、段落對齊方式542.3.2 設(shè)置段落格式Word 2010一共提供了5種段落對齊方式：文本左對齊、居中、文本右對齊、兩端對齊和分散對齊。在“開始”選項(xiàng)卡中的“段落”選項(xiàng)組中可以看到與之相對應(yīng)的按鈕：【文本左對齊】按鈕（ ）、【居中】按鈕（ ）、【文本右對齊】按鈕（ ）、【兩端對齊】按鈕（ ） 和【分散對齊】按鈕（ ），如圖2.42所示。圖2.42 段落對齊方式段落是指以特定符號作為結(jié)束標(biāo)記的一段文本，用于標(biāo)記段落的符號是不可打印的字符。在編排整篇文檔時，合理的段落格式設(shè)置，可以使內(nèi)容層次有致、結(jié)構(gòu)鮮明，從而便于用戶閱

40、讀。Word 2010的段落排版命令總是適用于整個段落的，因此要對一個段落進(jìn)行排版，可以將光標(biāo)移到該段落的任何地方，但如果要對多個段落進(jìn)行排版，則需要將這幾個段落同時選中。2.3 美化文檔外觀2、段落縮進(jìn)55眾所周知，文本的輸入范圍是整個頁面除去頁邊距以外的部分。但有時為了美觀，文本還要再向內(nèi)縮進(jìn)一段距離，這就是段落縮進(jìn)。增加或減少縮進(jìn)量時，改變的是文本和頁邊距之間的距離。默認(rèn)狀態(tài)下，段落左、右縮進(jìn)量都是零。在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“段落”選項(xiàng)組中的【對話框啟動器】按鈕打開“段落”對話框，如圖2.43所示。在“縮進(jìn)”選項(xiàng)區(qū)域中即可對選中的段落詳細(xì)設(shè)置縮進(jìn)方式和縮進(jìn)量

41、。圖2.43 段落設(shè)置選項(xiàng)2.3 美化文檔外觀56所謂首行縮進(jìn)就是每一個段落中第一行第一個字符的縮進(jìn)空格位。中文段落普遍采用首行縮進(jìn)兩個字符。提示：設(shè)置首行縮進(jìn)之后，當(dāng)用戶按【Enter】鍵輸入后續(xù)段落時，系統(tǒng)會自動為后續(xù)段落設(shè)置與前面段落相同的首行縮進(jìn)格式，無需重新設(shè)置。懸掛縮進(jìn)是指段落的首行起始位置不變，其余各行一律縮進(jìn)一定距離。這種縮進(jìn)方式常用于如詞匯表、項(xiàng)目列表等文檔。左縮進(jìn)是指整個段落都向右縮進(jìn)一定距離，而右縮進(jìn)一般是向左拖動，使段落的右端均向左移動一定距離。此外，用戶還可以通過在“開始”選項(xiàng)卡中單擊“段落”選項(xiàng)組中的【減少縮進(jìn)量】按鈕（ ）和【增加縮進(jìn)量】按鈕（ ），來快速減少或增

42、加段落的縮進(jìn)量。要注意的是，這時的縮進(jìn)是段落整體進(jìn)行縮進(jìn)，即左縮進(jìn)。2.3 美化文檔外觀3、行距和段落間距57行距決定了段落中各行文字之間的垂直距離?！伴_始”選項(xiàng)卡上“段落”選項(xiàng)組中的【行距】按鈕（ ）便可以用來設(shè)置行距（默認(rèn)的設(shè)置是1倍行距）。單擊【行距】按鈕旁邊的下三角按鈕，就會彈出一個下拉列表，如圖2.44所示。用戶在這個下拉列表中可以選擇所需要的行距，如果用戶執(zhí)行【行距選項(xiàng)】命令，將打開“段落”對話框的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡。在“間距”選項(xiàng)區(qū)域中的“行距”下拉列表框中，用戶可以選擇其他行距選項(xiàng)并可在“設(shè)置值”微調(diào)框中設(shè)置具體的數(shù)值，如圖2.45所示。圖2.44 “行距”下拉列表2.3 美

43、化文檔外觀58段落間距是指段落與段落之間的距離。在某些情況下，為了滿足排版的需要，會對段落之間的距離進(jìn)行調(diào)整。用戶可以通過以下3種方法來調(diào)整段落間距： 執(zhí)行“行距”下拉列表中的【增加段前間距】和【增加段后間距】命令，迅速調(diào)整段落間距。 在 “段落”對話框中的“間距”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕，可以精確設(shè)置段落間距。 打開“頁面布局”選項(xiàng)卡，在“段落”選項(xiàng)組中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕同樣可以完成段落間距的設(shè)置工作，如圖2.46所示。提示：如果用戶設(shè)置了新的行距，在后面的段落中該設(shè)置將被繼承，用戶無需重新設(shè)置。圖2.45 設(shè)置行距圖2.46 在“頁面布局

44、”選項(xiàng)卡中設(shè)置段落間距2.3 美化文檔外觀1、設(shè)置頁邊距592.3.3 調(diào)整頁面設(shè)置（1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。（2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊【頁邊距】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，提供了“普通”、“窄”、“寬”等預(yù)定義的頁邊距，用戶可以從中進(jìn)行選擇以迅速設(shè)置頁邊距，如圖2.47所示。Word 2010所提供的頁面設(shè)置工具可以幫助用戶輕松完成對“頁邊距”、“紙張大小”、“紙張方向”、“文字排列”等諸多選項(xiàng)的設(shè)置工作。本節(jié)將主要介紹如何對文檔頁面進(jìn)行設(shè)置。圖2.47 快速設(shè)置頁邊距2.3 美化文檔外觀60（4）如果用戶需要自己指定頁邊

45、距，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【自定義邊距】命令。打開“頁面設(shè)置”對話框中的“頁邊距”選項(xiàng)卡，如圖2.48所示。在“頁邊距”選項(xiàng)區(qū)域中，用戶可以通過單擊微調(diào)按鈕調(diào)整“上”、“下”、“左”、“右”4個頁邊距的大小和“裝訂線”的大小位置，在“裝訂線位置”下拉列表框中選擇“左”或“上”選項(xiàng)。在該對話框中有“應(yīng)用于”下拉列表框，其中有“整篇文檔”和“所選文字”兩個選項(xiàng)可供用戶選擇。若選擇“整篇文檔”選項(xiàng)，則用戶設(shè)置的頁面就應(yīng)用于整篇文檔，這是默認(rèn)的狀態(tài)。如果只想設(shè)置部分頁面，則需要將光標(biāo)移到這部分頁面的起始位置，然后在該對話框中的“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“所選文字”選項(xiàng)，這樣從起始位置之后的所有頁都

46、將應(yīng)用當(dāng)前的設(shè)置。（5）單擊【確定】按鈕即可完成自定義頁邊距的設(shè)置。圖2.48 “頁面設(shè)置”對話框2.3 美化文檔外觀2、設(shè)置紙張方向61“紙張方向”決定了頁面所采用的布局方式，Word 2010提供了縱向（垂直）和橫向（水平）兩種布局供用戶選擇。更改紙張方向時，與其相關(guān)的內(nèi)容選項(xiàng)也會隨之更改。例如封面、頁眉、頁腳樣式庫中所提供的內(nèi)置樣式便會始終與當(dāng)前所選紙張方向保持一致。如果需要更改整個文檔的紙張方向，操作步驟如下：（1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。（2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊【紙張方向】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，提供了“縱向”和

47、“橫向”兩個方向，用戶可根據(jù)實(shí)際需要任選其一即可。2.3 美化文檔外觀3、設(shè)置紙張大小62同頁邊距一樣，Word 2010為用戶提供了預(yù)定義的紙張大小設(shè)置，用戶既可以使用默認(rèn)的紙張大小，又可以自己設(shè)定紙張大小，以滿足不同的應(yīng)用要求。設(shè)置紙張大小的操作步驟如下：（1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。（2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊【紙張大小】按鈕。2.3 美化文檔外觀63（3）在彈出的下拉列表中，提供了許多種預(yù)定義的紙張大小，如圖2.49所示，用戶可以從中進(jìn)行選擇以迅速設(shè)置紙張大小。圖2.49 快速設(shè)置紙張大小2.3 美化文檔外觀64（4）如果用戶

48、需要自己指定紙張大小，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【其他頁面大小】命令。打開“頁面設(shè)置”對話框中的“紙張”選項(xiàng)卡，如圖2.50所示。在“紙張大小”下拉列表框中，用戶可以選擇不同型號的打印紙，例如“A3”、“A4”、“16開”和“自定義大小”等。當(dāng)選擇“自定義大小”紙型時，可以在下面的“寬度”和“高度”微調(diào)框中自己定義紙張的大小。（5）單擊【確定】按鈕即可完成自定義紙張大小的設(shè)置。圖2.50 自定義紙張大小2.3 美化文檔外觀4、設(shè)置紙張大小65Word 2010為用戶提供了豐富的頁面背景設(shè)置功能，用戶可以非常便捷地為文檔應(yīng)用水印、頁面顏色和頁面邊框的設(shè)置。例如，用戶可以通過頁面顏色設(shè)置，可以為背

49、景應(yīng)用漸變、圖案、圖片、純色或紋理等填充效果，其中漸變、圖案、圖片和紋理將以平鋪或重復(fù)方式來填充頁面，從而讓用戶可以針對不同應(yīng)用場景制作專業(yè)美觀的文檔。為文檔設(shè)置頁面顏色和背景的操作步驟如下：（1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。（2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面背景”選項(xiàng)組中，單擊【頁面顏色】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，用戶可以在“主題顏色”或“標(biāo)準(zhǔn)色”區(qū)域中單擊所需顏色。如果沒有用戶所需的顏色還可以執(zhí)行【其他顏色】命令，在隨后打開的“顏色”對話框中進(jìn)行選擇。如果用戶希望添加特殊的效果，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【填充效果】命令。這里執(zhí)行【填充效果】命令。2.3

50、 美化文檔外觀66（4）打開如圖2.51所示的“填充效果”對話框，在該對話框中有“漸變”、“紋理”、“圖案”和“圖片”4個選項(xiàng)卡用于設(shè)置頁面的特殊填充效果。（5）設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，即可為整個文檔中的所有頁面應(yīng)用美觀的背景。圖2.51 設(shè)置頁面填充效果2.3 美化文檔外觀672.3.4 在文檔中使用文本框Word 2010中提供了特別的文本框編輯操作，它是一種可移動位置、可調(diào)整大小的文字或圖形容器。使用文本框，可以在一頁上放置多個文字塊內(nèi)容，或使文字按照與文檔中其他文字不同的方式排布。如需在文檔中插入文本框，操作步驟如下：（1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“插入”選項(xiàng)卡。（2

51、）在“插入”選項(xiàng)卡中的“文本”選項(xiàng)組中，單擊【文本框】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，用戶可以在“內(nèi)置”的文本框樣式中選擇適合的文本框類型，如圖2.52所示。圖2.52 內(nèi)置的文本框樣式2.3 美化文檔外觀68（4）單擊選擇的文本框類型后，就可在文檔中插入該文本框，并將其處于編輯狀態(tài)，用戶直接在其中輸入內(nèi)容即可，如圖2.53所示。圖2.53 在文檔中使用文本框作為文字處理軟件，表格功能是必不可少的，Word 2010在這方面的功能十分強(qiáng)大。與早先版本相比，Word 2010中的表格有了很大的改變，增添了表格樣式、實(shí)時預(yù)覽等全新的功能與特性，最大限度地簡化了表格的格式化操作，使用戶可以更加輕松地

52、創(chuàng)建出專業(yè)、美觀的表格。2.3 美化文檔外觀1、使用即時預(yù)覽創(chuàng)建表格692.3.5 在文檔中使用表格在Word 2010中，用戶可以通過多種途徑來創(chuàng)建精美別致的表格，而利用“表格”下拉列表插入表格的方法既簡單又直觀，并且可以讓用戶即時預(yù)覽到表格在文檔中的效果。其操作步驟如下：（1）將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。（2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。2.3 美化文檔外觀70（3）在彈出的下拉列表中的“插入表格”區(qū)域，以滑動鼠標(biāo)的方式指定表格的行數(shù)和列數(shù)。與此同時，用戶可以在文檔中實(shí)時預(yù)覽到表格的大小變化，如圖2

53、.54所示。確定行列數(shù)目后，單擊鼠標(biāo)左鍵即可將指定行列數(shù)目的表格插入到文檔中。（4）此時，在Word 2010的功能區(qū)中會自動打開“表格工具”中的“設(shè)計”上下文選項(xiàng)卡。用戶可以在表格中輸入數(shù)據(jù)，然后在“表樣式”選項(xiàng)組中的“表格樣式庫”中選擇一種滿意的表格樣式，以快速完成表格格式化操作，如圖2.55所示。圖2.54 插入并預(yù)覽表格圖2.55 快速設(shè)置表格樣式2.3 美化文檔外觀2、使用“插入表格”命令創(chuàng)建表格71在Word 2010中還可以使用“插入表格”命令來創(chuàng)建表格。該方法可以讓用戶在將表格插入文檔之前選擇表格尺寸和格式，其操作步驟如下：（1）將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Wo

54、rd 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。（2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【插入表格】命令。2.3 美化文檔外觀72（4）打開如圖2.56所示的“插入表格”對話框，用戶可以通過在“表格尺寸”選項(xiàng)區(qū)域中單擊微調(diào)按鈕分別指定表格的“列數(shù)”和“行數(shù)”，例如：“5”列、“6”行。用戶還可以在“自動調(diào)整操作”選項(xiàng)區(qū)域中根據(jù)實(shí)際需要選中相應(yīng)的單選按鈕（其中包括“固定列寬”、“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”和“根據(jù)窗口調(diào)整表格”），以調(diào)整表格尺寸。如果用戶選中了“為新表格記憶此尺寸”復(fù)選框，那么在下次打開“插入表格”對話框時，就默認(rèn)保持此次的表格設(shè)置了。設(shè)置

55、完畢后，單擊【確定】按鈕，即可將表格插入到文檔中。用戶同樣可以在Word自動打開的“表格工具”中的“設(shè)計”上下文選項(xiàng)卡上進(jìn)一步設(shè)置表格外觀和屬性。圖2.56 “插入表格”對話框2.3 美化文檔外觀3、手動繪制表格73如果要創(chuàng)建不規(guī)則的復(fù)雜表格，則可以采用手動繪制表格的方法。此方法使創(chuàng)建表格操作更具靈活性，操作步驟如下：（1）首先將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。（2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【繪制表格】命令。（4）此時，鼠標(biāo)指針會變?yōu)殂U筆狀，用戶可以先繪制一個大矩形以定義表格

56、的外邊界。然后在該矩形內(nèi)根據(jù)實(shí)際需要繪制行線和列線。注意：此時Word會自動打開“表格工具”中的“設(shè)計”上下文選項(xiàng)卡，并且“繪圖邊框”選項(xiàng)組中的【繪制表格】按鈕處于選中狀態(tài)。2.3 美化文檔外觀74（5）如果用戶要擦除某條線，可以在“設(shè)計”上下文選項(xiàng)卡中，單擊“繪制邊框”選項(xiàng)組中的【擦除】按鈕。此時鼠標(biāo)指針會變?yōu)橄鹌げ恋男螤?，單擊需要擦除的線條即可將其擦除。（6）擦除線條后，再次單擊“繪制邊框”選項(xiàng)組中的【擦除】按鈕，使其不再處于選中狀態(tài)。這樣，用戶就可以繼續(xù)在“設(shè)計”選項(xiàng)卡中設(shè)計表格的樣式，例如在“表格樣式庫”中選擇一種合適樣式應(yīng)用到表格中。提示：在“表格工具”中的“設(shè)計”上下文選項(xiàng)卡上，用

57、戶可以在“繪圖邊框”選項(xiàng)組中的“筆樣式”下拉列表框中選擇為繪制邊框應(yīng)用不同的線型，在“筆劃粗細(xì)”下拉列表框中選擇為繪制邊框應(yīng)用不同的線條寬度，在“筆顏色”下拉列表中更改繪制邊框的顏色。2.3 美化文檔外觀4、使用快速表格75快速表格是作為構(gòu)建基塊存儲在庫中的表格，可以隨時被訪問和重用。Word 2010提供了一個“快速表格庫”，其中包含一組預(yù)先設(shè)計好格式的表格，用戶可以從中選擇以迅速創(chuàng)建表格。這樣大大節(jié)省了用戶創(chuàng)建表格的時間，同時減少了用戶的工作量，使插入表格操作變得十分輕松。使用快速表格創(chuàng)建表格的操作步驟如下：（1）首先將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中

58、打開“插入”選項(xiàng)卡。（2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【快速表格】命令，打開系統(tǒng)內(nèi)置的“快速表格庫”，其中以圖示化的方式為用戶提供了許多不同的表格樣式，如圖2.57所示，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇。例如，單擊“日歷3”快速表格。圖2.57 快速表格庫2.3 美化文檔外觀76（4）此時所選快速表格就會插入到文檔中。另外，為了符合特定需要，用戶可以用所需的數(shù)據(jù)替換表格中的占位符數(shù)據(jù)。不難發(fā)現(xiàn)，在文檔中插入表格后，在Word 2010的功能區(qū)中會自動打開“表格工具”中的“設(shè)計”上下文選項(xiàng)卡，用戶可以進(jìn)一步對表格的樣式進(jìn)行設(shè)置。在“設(shè)計”上下

59、文選項(xiàng)卡的“表格樣式選項(xiàng)”選項(xiàng)組中，用戶可以選擇為表格的某個特定部分應(yīng)用特殊格式，例如選中“標(biāo)題行”復(fù)選框，則將表格的首行設(shè)置為特殊格式。在“表樣式”選項(xiàng)組中單擊“表格樣式庫”右側(cè)的【其他】按鈕，用戶可以在打開的“表格樣式庫”中選擇合適的表格樣式。當(dāng)將鼠標(biāo)指針停留在預(yù)定義的表格樣式上時，還可以實(shí)時預(yù)覽到表格外觀的變化。2.3 美化文檔外觀5、將文本轉(zhuǎn)換成表格77除了創(chuàng)建完成表格，然后在表格中輸入信息外，用戶還可以將事先輸入好的文本轉(zhuǎn)換成表格，只需在文本中設(shè)置分隔符即可。下面就舉例說明如何利用“制表符”作為文字分隔的依據(jù)，從而輕松將文本轉(zhuǎn)換成表格。其操作步驟如下：（1）首先在Word文檔中輸入文

60、本，并在希望分隔的位置按鍵盤上的【Tab】鍵，在希望開始新行的位置按【Enter】鍵。然后，選擇要轉(zhuǎn)換為表格的文本。（2）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“插入”選項(xiàng)卡，并單擊“表格”選項(xiàng)組中的【表格】按鈕。（3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【文本轉(zhuǎn)換成表格】命令。2.3 美化文檔外觀78（4）打開如圖2.58所示的“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對話框，在“文字分隔位置”選項(xiàng)區(qū)域中，包括“段落標(biāo)記”、“逗號”、“空格”、“制表符”和“其他字符”單選按鈕。通常，Word會根據(jù)用戶在文檔中輸入的分隔符，默認(rèn)選中相應(yīng)的單選按鈕，本例默認(rèn)選中“制表符”單選按鈕。同時，Word會自動識別出表格的尺寸，本例為“4”