工作方法與時(shí)間管理PPT47(1)

1、工作方法與時(shí)間管理1目 錄 第一章：工作迷思一承認(rèn)、意愿、改善 1.忙碌不已的人 2.工作的十大迷思2第二章：為了善于處理工作應(yīng)有的作法 1.工作評(píng)價(jià)的著眼點(diǎn)應(yīng)明確 2.著手設(shè)定工作目標(biāo) 3.明列工作計(jì)劃與執(zhí)行步驟 4.依照既定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作 5.積極尋求工作方法的改善與創(chuàng)新3第三章：時(shí)間管理1.時(shí)間的四種獨(dú)特之性質(zhì) 2.時(shí)間就是成本 3.改變習(xí)慣是時(shí)間管理的成敗關(guān)鍵 4.時(shí)間管理的重要法則 5.怎樣從事時(shí)間管理4第四章：高效率工作的有效行動(dòng)方案 1.不要一有問(wèn)題就要開(kāi)會(huì) 2.創(chuàng)造更多時(shí)間的方法 3.如何作正確的決定 4.由失敗的教訓(xùn)中學(xué)習(xí) 5.授權(quán)的藝術(shù) 6.建立良好的人際關(guān)系 5前 言如何

2、花較少的時(shí)間與精力來(lái)完成更多的事？l 要追趕工作,不要被工作追趕! - 富蘭克林 -l 不浪費(fèi)時(shí)間的只有時(shí)間! - 路納雨 -6A. 解決時(shí)間不夠支配困境的唯一方法,便是盡可能地提高辦事能力,把工作完成,也就是要好好地善用時(shí)間,從容不迫地完成應(yīng)該做的事。B. 想把煩瑣的工作,愉快且迅速地完成, 在于內(nèi)在潛力的發(fā)揮、健康的身體、敏銳的觀察力和渴望成功的意愿。 7第一章 工作迷思一承認(rèn)、意愿與改善1.忙碌不已的人，其類型如下： 1.1過(guò)度敏感的人 1.2喜歡開(kāi)會(huì)的人1.3夢(mèng)想型的人 1.4多管閑事型的人 1.5圖表迷 1.6被堆積如山的卷宗埋沒(méi)的人 1.7 天才型的人 1.8 門(mén)戶開(kāi)發(fā)型的人82.

3、工作的十大迷思： 2.1流汗愈多，收獲愈多 2.2行動(dòng)就是生產(chǎn)力 2.3開(kāi)夜車(chē) 2.4自己動(dòng)手是完成工作的最佳手段 2.5 投機(jī)取巧是最好的方法 2.6辛勤努力是美德 2.7工作沒(méi)有樂(lè)趣而言 2.8最理想的方法只要一種 2.9一切都公正 2.10壓力之下表現(xiàn)最好 9第二章 為了善于處理工作應(yīng)有的做法 良好的工作方法應(yīng)該是： 定出一套正確的價(jià)值觀及一套有效的力行方法，而且對(duì)于外來(lái)的壓力與障礙能洞燭機(jī)先，體察入微，進(jìn)而采取對(duì)策，以為因應(yīng)。而更簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是要依據(jù)訂定的適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行并控制，然后將執(zhí)行結(jié)果詳做記錄與分析，對(duì)于異常應(yīng)即反映,并采取適當(dāng)?shù)奶幚泶胧?，使工作效率由Do things righ

4、t提升到另一個(gè)的境界Do the right thing境界。 10 1.工作評(píng)價(jià)的著眼點(diǎn)應(yīng)明確 良好而有效的工作方法，是由品質(zhì)、數(shù)量、交期、成本、安全以及士氣等為其判定的基準(zhǔn)，不但要明確而且須廣獲全員之了解與認(rèn)同,其主要內(nèi)容提綱契領(lǐng)如下表。11分類 內(nèi) 容品質(zhì)減低不良，提高品質(zhì)，防止訴怨，減少異常，減少變異，管制狀態(tài)之維持，減少修整工作。 成本減低費(fèi)用，減少工作，時(shí)間之活用，縮短時(shí)間，節(jié)省材料零件，購(gòu)入價(jià)格之降低。 設(shè)備提高效率，預(yù)防故障，自動(dòng)化，機(jī)械化，減少工費(fèi)，改良模工具，布置改善，工費(fèi)之合理化。 失誤減少失誤，減少疏忽，周全防策設(shè)計(jì)，零缺點(diǎn)活動(dòng)，愚巧法、檢驗(yàn)遺漏及情報(bào)錯(cuò)誤等。 效率生產(chǎn)

5、力，生產(chǎn)量，縮短時(shí)間，時(shí)效性改善，待工閑余的減少，庫(kù)存量的縮減，日程進(jìn)度管制，交期改善，時(shí)間研究，動(dòng)作研究，程序分析。 12分類 內(nèi) 容管制標(biāo)準(zhǔn)之制訂，標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)之達(dá)成，行動(dòng)的實(shí)施，管制點(diǎn)，操作監(jiān)督，徹底標(biāo)準(zhǔn)化，自動(dòng)控制之改善。 努力品質(zhì)管制技術(shù)的教育訓(xùn)練，提高水準(zhǔn)。 安全安全、疲勞、環(huán)境整理。 環(huán)境環(huán)境的改善，人因工程，姿勢(shì)，布置，適性之檢討。 士氣人群關(guān)系，提高士氣，提案踴躍性，資料流通之改善，提高出勤率。 發(fā)展企業(yè)外部關(guān)系之強(qiáng)化，主管及幕僚干部之意見(jiàn)溝通，部門(mén)與部門(mén)間關(guān)系之改善，與他公司的互相發(fā)展。 其它方針，理想，切身的主題，事務(wù)流程及表格改善。 13 2.著手設(shè)定工作目標(biāo) 要擬定一

6、個(gè)有效的工作計(jì)劃，首先就要設(shè)定目標(biāo)，而這個(gè)目標(biāo)必須是設(shè)想周全，非常明確才行，否則，只會(huì)毫無(wú)目的地消耗自己的時(shí)間與能力罷了。目標(biāo)設(shè)定之原則如下: 14 2.1設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo) 2.2 使你的目標(biāo)明確而且適度 2.3檢查你的目標(biāo)是否協(xié)調(diào) 2.4注意你的目標(biāo)是否具有彈性 2.5設(shè)定目標(biāo)的完成日期15 3.明列工作計(jì)劃與執(zhí)行步驟 3.1為擬訂工作計(jì)劃活用5W、1H3.1.1 做什么（What） 對(duì)象3.1.2為什么（ Why ） 理由、動(dòng)機(jī)3.1.3在何處（Where）場(chǎng)所3.1.4在何時(shí)(When)時(shí)間、期間3.1.5誰(shuí)(Who)主體、人物3.1.6如何做(How) 方法、手段16 3.2

7、 擬訂計(jì)劃、步驟的檢點(diǎn)事項(xiàng) 3.2.1是否與目標(biāo)有充分的一致性及系統(tǒng)化 3.2.2是否漏列重要事項(xiàng)？ A.目的、目標(biāo)、方針、手段 B.資金 C.時(shí)間 D.場(chǎng)所 E.等 3.2.3是否為自己滿意的內(nèi)容 3.2.4安排程序是否浪費(fèi)時(shí)間 3.2.5是否能加以彈性的因應(yīng) 3.2.6是否階段性的達(dá)成目標(biāo)173.3 設(shè)定每日工作計(jì)劃一行事表 設(shè)定工作之優(yōu)先順序，將最重要的事擺在第一位，然后才逐一持續(xù)不斷地去執(zhí)行。 18 4.依照即定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作4.1應(yīng)該了解作業(yè)的流程4.2應(yīng)該了解工作的程序4.3應(yīng)該了解達(dá)成的基準(zhǔn)（品質(zhì)、成本、數(shù)量）4.4執(zhí)行與控制4.5矯正措施與資料回饋 19 5.積極尋求工作方法的

8、改善與創(chuàng)新 一面工作一面思考研究。 從工作中運(yùn)用智慧改善工作。 20第三章 時(shí) 間 管 理 時(shí)間管理的真正用意、在善用時(shí)間。使我們能從容不迫地完成應(yīng)該做的事情，以提升時(shí)間的使用價(jià)值，充實(shí)自己的生活，并且珍惜自己的生命。 不重視時(shí)間管理，就會(huì)不知不覺(jué)地浪費(fèi)自己的生命，貶低自己的成就，使自己無(wú)可奈何地生活在后悔與抱憾之中。 21 1.時(shí)間的四種獨(dú)特之性質(zhì) 1.1供給毫無(wú)彈性 1.2無(wú)法加以蓄積 1.3無(wú)法尋找替代 1.4無(wú)法失而復(fù)得 22 2.時(shí)間就是成本 就以加班為例，時(shí)間就是成本。而一般人對(duì)于加班問(wèn)題，僅停留在員工不愿意加班或者加班費(fèi)必須從優(yōu)給付的層次，很少人去追究什么員工需要加班。是否工作安

9、排不適當(dāng)？是否工作效率不能提升？如果是故意拖延，不講效率而造成加班，勢(shì)必對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)，產(chǎn)生相當(dāng)?shù)牟焕绊懀档弥匾暋?23 2.1計(jì)算時(shí)間成本之三大原則 2.1.1要倒過(guò)來(lái)計(jì)算 不要依 領(lǐng)多少錢(qián)做多少工作的通例，要用能做多少工作來(lái)?yè)Q算自己可以領(lǐng)多少錢(qián)。提高自己的工作績(jī)效，用降低自己的時(shí)間成本，來(lái)?yè)Q取更高的工作報(bào)酬。 24 2.1.2要配合自己的實(shí)力 年輕時(shí)，識(shí)淺、經(jīng)驗(yàn)不足，要多做才能夠降低成本。年長(zhǎng)時(shí)，學(xué)經(jīng)驗(yàn)具佳而體力不足，應(yīng)該少做以完成重要任務(wù)來(lái)降低成本。 2.1.3要成為時(shí)間的主宰 我們不應(yīng)該讓時(shí)間來(lái)管理自己，而必須力求自己去管理時(shí)間。不要老以時(shí)間不夠用 做為想做而沒(méi)有做的借口。25 3.

10、改變習(xí)慣是時(shí)間管理成敗關(guān)鍵： 時(shí)間管理的起點(diǎn)，在坦誠(chéng)承認(rèn)自己在浪費(fèi)時(shí)間，最終則在把有限時(shí)間，拿來(lái)處理最為重要的事情,以免浪費(fèi)時(shí)間。不良習(xí)慣經(jīng)常是不求甚解的惡果。而所謂的不良習(xí)慣，是指不正當(dāng)?shù)挠^念和不正當(dāng)?shù)男袨?。養(yǎng)成良好的習(xí)慣，包括： 263.1珍惜時(shí)間的習(xí)慣3.2選擇事情的習(xí)慣3.3優(yōu)先順序的習(xí)慣3.4凡事計(jì)劃的習(xí)慣3.5機(jī)動(dòng)調(diào)整的習(xí)慣3.6講究方法的習(xí)慣3.7事后檢討的習(xí)慣3.8量力而為的習(xí)慣3.9不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣3.10輕松管理的習(xí)慣274.時(shí)間管理的重要法則 4.1化整為零，聚零為整4.1.1隨機(jī)應(yīng)變，舉一反三4.1.2慎選時(shí)間處理特別事件4.1.3計(jì)劃變動(dòng)時(shí)間集中處理4.1.4時(shí)間分散化

11、 時(shí)間分散化，就是化整為零的原則：A.各個(gè)擊破法B.思維方式改變法C.避免過(guò)度追求真、善、美28 4.2自我出發(fā)、掌握現(xiàn)在 我們應(yīng)該充分了解：重要的不是過(guò)去，不是未來(lái)，而是現(xiàn)在。想成功，不是依靠別人，而是依靠自己。 4.3提高效率，增加效能 效率是指一件事最好的方法，基本上是一種投入產(chǎn)出的觀念。以較少的投入，而獲得較多的產(chǎn)出時(shí)，就說(shuō)是有效率。而效能是指適切的目標(biāo)之設(shè)定，以及為達(dá)成目標(biāo)所需適切手段的選擇。 29效率的達(dá)成，就是：效率=工作的程序化+思考、判斷和創(chuàng)造力。 305.怎樣從事時(shí)間管理5.1個(gè)人時(shí)間管理 個(gè)人的時(shí)間管理，需掌握柏金森定律：工作會(huì)延伸，以便填滿可供完成工作的時(shí)間。以防止養(yǎng)成

12、拖延的壞習(xí)慣，而在工作中最重要的是要區(qū)分優(yōu)先順序，將經(jīng)常的工作，逐一依照應(yīng)遵守的原則與要領(lǐng)，養(yǎng)成更有效率的習(xí)慣。 315.2組織時(shí)間管理 組織時(shí)間管理，大致可分為作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)、辦公室管理及工作關(guān)系三個(gè)方向。作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)著重于標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間的建立；辦公室則偏于因應(yīng)時(shí)間管理的合理布置及檔案、資料的整理，而工作關(guān)系乃為使組織能面對(duì)未來(lái)的挑戰(zhàn)，及早建立其內(nèi)部的互動(dòng)，以達(dá)到共同參與的目的。 325.3主管的時(shí)間管理 企業(yè)內(nèi)的主管，大致可分為：決策面或經(jīng)營(yíng)面的高階主管；管理面的中階主管及執(zhí)行面的基層主管。而各階段主管均因其工作性質(zhì)不同，時(shí)間分配比例亦不同。 例如：高階主管的時(shí)間，多半用于思考及決策，求變求新，并且有充分

13、的彈性可以應(yīng)付突發(fā)的事件。中階主管必須將組織內(nèi)部各種規(guī)范及制度建立完整，承上啟下。而基層主管則大部分時(shí)間在處理人的問(wèn)題，溝通協(xié)調(diào)及執(zhí)行是其主要的課題。 33 第四章 高效率工作的有效行動(dòng)方案 1.不要有問(wèn)題就要開(kāi)會(huì) 會(huì)而不議，議而不決，決而不行 1.1無(wú)效的會(huì)議為何開(kāi)不完1.1.1沒(méi)有人去在意會(huì)議的成本。1.1.2為了滿足發(fā)表欲。1.1.3為了社交活動(dòng)。1.1.4為了躲避效益，替延遲找借口。1.1.5習(xí)以為常。1.1.6為了推卸責(zé)任。1.1.7愚弄?jiǎng)e人，使人相信重要決定有他們的功勞。341.2發(fā)揮會(huì)議的效用1.2.1會(huì)議的目的與類型1.2.2會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備。 A.先決定是否要舉行會(huì)議。 B.

14、擬訂議程計(jì)劃。 C.會(huì)議資料要齊全，且要事先發(fā)給與 會(huì)人員。 D.會(huì)議之會(huì)場(chǎng)布置。351.2.3會(huì)議的程序 A.導(dǎo)入議程。 B.讓與會(huì)人員發(fā)表意見(jiàn)。 C.導(dǎo)出結(jié)論。 D.總結(jié)。1.2.4會(huì)議后之反省檢討及執(zhí)行追蹤 A.與會(huì)人員的自我檢討及反?。z討表如附頁(yè)）。 B.決議事項(xiàng)的執(zhí)行與追蹤。 36領(lǐng)導(dǎo)者（主席）自我檢討表37續(xù)前表:38與會(huì)者自我檢討表39續(xù)前表:402.創(chuàng)造更多時(shí)間的方法2.1早起十五分鐘。2.2培養(yǎng)速記的能力和速讀的技巧。2.3培養(yǎng)記錄的習(xí)慣和解決文件垃圾。2.4利用所有能夠利用的東西。2.5擅于使用電話。2.6盡量避免雜談。2.7讓郵差去跑腿。 412.8盡量利用空間的時(shí)間。

15、2.9要保持良好的工作環(huán)境。2.10重要而且困難的工作要先做。2.11要適當(dāng)?shù)男菹?，保持健康?.12工作中不要胡思亂想。2.13強(qiáng)化學(xué)習(xí)與記憶的能力。2.14培養(yǎng)書(shū)寫(xiě)、演義的技巧。423.如何作正確的決定3.1把握時(shí)間的關(guān)鍵。3.2盡量搜集資料。3.3找出解決方法。3.4仔細(xì)分析斟酌。3.5選出最好的方法。3.6照你所決定的付諸行動(dòng)。434.由失敗的教訓(xùn)中學(xué)習(xí) 4.1為什么會(huì)失敗4.1.1判斷錯(cuò)誤4.1.2計(jì)劃不完善4.1.3進(jìn)行的方式不正確 4.2從失敗中站起來(lái)4.2.1分析失敗的原因4.2.2由各個(gè)角度探討原因4.2.3先想好處理改善的辦法4.2.4在失敗中學(xué)習(xí)如何立于不敗之地4.2.5重新開(kāi)始445.授權(quán)藝術(shù) 5.1將工作交給能處理的最好的人5.2執(zhí)行工作務(wù)必有正確的訓(xùn)練與工具5.3授權(quán)是性質(zhì)與范圍應(yīng)清晰及明確5.4信任被