信貸檔案管理辦法(豫農信貸201153號2011629)(共13頁)

1、河南省農村(nngcn)信用社信貸檔案管理辦法(bnf)(修訂)豫農信貸(xndi)201153號 2011年6月29日第一章 總則第一條 為規(guī)范全省農信社信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據(jù)中華人民共和國檔案法、河南省農村信用社信貸管理基本制度、河南省農村信用社貸后管理辦法等有關規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法所稱信貸檔案是指農信社在對各類信貸業(yè)務的受理、調查、審查、審議審批、信用發(fā)放與支付、貸后管理過程中形成的具有史料價值和查考利用價值的專業(yè)技術材料的總稱，是農信社信貸管理工作的原始憑證和參考依據(jù)。第三條 信貸檔案管理按照 “統(tǒng)一模式、分級管理、準確分類、方便查閱、安全保密

2、”的原則，進一步完善和規(guī)范。信貸檔案管理人員應做到原始資料賬冊化、資料內容標準化、檔案移交制度化。第四條 信貸檔案管理工作由信貸管理部門負責統(tǒng)一管理，同時接受上級信貸管理部門、檔案管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。信貸檔案管理機構、人員及職責第五條 縣（市、區(qū)）農村信用合作聯(lián)社、農村合作銀行、農村商業(yè)銀行（以下簡稱縣級行社）信貸管理部門、分支機構信貸管理崗根據(jù)授權負責本級管理權限內的信貸檔案管理工作，配備專職或兼職信貸檔案管理人員(rnyun)，規(guī)范管理本單位信貸運作形成的信貸檔案。第六條 信貸(xndi)檔案管理人員的職責（一）客戶經理的職責：依照誰經辦、誰負責的原則，客戶經理負責收集整理轄內客戶

3、和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文書等相關資料，按信貸檔案內容的分類對檔案資料逐筆整理，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料向信貸檔案管理員移交歸檔管理；有關抵押物他項權證、產權證明書、質押權利的證明、有價證券憑證等重要(zhngyo)物品原件，應于收件當日移交會計部門入庫管理，納入表外科目核算；在客戶貸款檔案未移交信貸檔案管理員管理之前，客戶經理要對客戶檔案資料的真實性和完整性負責。（二）放款中心或發(fā)放支付審核崗的職責：按照信貸檔案管理的要求，對客戶提款申請書、受托支付審核登記薄、放款通知書等相關支付審核資料的真實性和完整性負責。（三）信貸檔案管理員職責：信貸檔案管理員負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎

4、工作；負責審核、接收客戶經理移交的檔案資料并對信貸業(yè)務檔案的完整性負責，并按照信貸檔案管理的要求保管歸檔；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作。 第七條 信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸管理部門和科技部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質文檔在時間和內容上的統(tǒng)一性。第三章 信貸業(yè)務檔案(dng n)種類第八條 信貸業(yè)務檔案資料分為：客戶、擔保人基礎資料；內部信貸運作檔案資料；貸后管理(gunl)資料及相關法律文書。第九條 客戶、擔保人基礎資料詳見河南省農村信用社信貸業(yè)務申請資料清單(qngdn)，歸檔資料應當符合以下要求：（

5、一）有關基礎資料必須與工商部門登記信息一致；（二）與客戶形成的合同、協(xié)議等法律文書或其他權屬證明文件必須提供原件。如客戶提供原件有困難的，必須要求客戶在有關復印件上簽字蓋章確認；（三）擔保人為有限（責任）公司或股份有限（責任）公司的，為他人擔保時，必須提供公司股東（董事）會等決議和經工商部門蓋章確認的公司章程；（四）凡客戶或擔保人的股東、董事有變化的，必須提供變更資料。 第十條 內部信貸運作形成的檔案資料：（一）借款申請書、主從合同、借據(jù)、授信額度或授信書、法定代表人的授權書、董事會同意申請辦理信貸業(yè)務的決議、項目建議書、項目可行性研究報告、項目立項批復等； （二）客戶信用等級測評資料(zli

6、o)、信貸業(yè)務調查報告、信貸業(yè)務審查報告、客戶五級分類資料等；（三）報批材料及批復(p f)資料。 評審會審議、會議紀要、有權審批人簽字的決議表、批復及向上級管理部門的報備或咨詢意見書等；（四）客戶提款申請書、交接(jioji)單、受托支付審核登記薄、自主支付審核登記薄等； （五）貸后檢查報告，主要指客戶經理對客戶的貸后跟蹤檢查分析報告及其他資料；（六）核銷資料。包括呆賬核銷審批呈報表、申請報告、呆賬形成原因及責任的審計報告、責任人處理文件，按規(guī)定須提供的有關證明材料；內部審查、審批材料等； （七）辦理有關中介業(yè)務時，在審批過程中形成的各類決議等批準資料；（八）其他相關信貸資料。 第十一條 貸

7、后管理資料及相關法律文書：（一）按規(guī)定填制的河南省農村信用社信貸業(yè)務首次檢查報告單及限制性條款落實情況、日常檢查形成的河南省農村信用社貸后跟蹤檢查表等；貸款到期前向借款人發(fā)出的河南省農村信用社信貸業(yè)務到期通知書等；展期需提供的河南省農村信用社貸款展期申請表以及擔保人同意擔保展期的書面證明等材料；不良資產清收、盤活、保全方案及組織實施情況的有關資料等；（二）信貸資產五級分類資料及相關資料；（三）風險預警處理資料，包括上報的風險預警報告、信貸管理部門制訂(zhdng)的風險化解方案，有權審批部門（人）審批批復等；（四）通過訴訟或非訴訟程序對客戶催討中形成的法律意見書、起訴書、判決書、裁定書、調解協(xié)

8、議(xiy)、執(zhí)行裁定書等；（五）其他(qt)相關信貸資料。第四章 信貸檔案的整理與歸檔第十二條 信貸檔案的整理。信貸檔案管理員要及時對客戶經理移交的信貸檔案進行收集整理、排序、建檔，建立目錄索引，記錄移交的信貸檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性。第十三條 信貸檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。（一）立卷和建檔。檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立檔時間；檔內有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號；卷內資料按照信貸檔案內容的分類進行排序；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。（二）目錄和標注。以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄：一

9、是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，企事業(yè)客戶及自然人客戶分開編目；二是企事業(yè)客戶以戶為單位、自然人客戶可以地理區(qū)域為單位建立檔案目錄，檢索定位到單卷業(yè)務，檔案目錄應包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關系；三是建立卷內目錄，檢索定位到具體業(yè)務資料。（三）裝訂。已結清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序(chngx)及資料形成時間編制頁碼。（四）其他與房地產開發(fā)商、汽車經銷商等合作批量(p lin)辦理的、個人住房貸款業(yè)務、個人消費貸款業(yè)務，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔

10、。（五）貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔(cn dng)；會議紀要、會議記錄本等檔案，逐年建檔。第五章 信貸檔案的保管和移交第十四條 信貸檔案的保管期限分永久和定期兩類。定期保管的期限分為5年、10年、15年。同一介質上有不同保管期限的信貸檔案，應按最長期限保管。（一）永久保管的信貸檔案貸款到期未結清、至今未收回（包括已核銷呆賬貸款）的信貸檔案、信貸檔案移交清冊、銷毀清冊、調閱登記薄等重要信貸檔案要永久保管。（二）定期保管的信貸檔案已結清信貸檔案保管期限，從信貸檔案所屬的年度終了后的第一天算起。到期收回的短期貸款保管期限為5年；逾期收回的短期貸款信貸檔案、到期

11、收回的中長期貸款信貸檔案保管期限為10年；逾期收回的（或以資抵債）的中長期貸款信貸檔案、通過法院(fyun)判決收回的貸款信貸檔案（自判決生效之日起）保管期限為15年；其他需定期保管的信貸檔案保管期限可依據(jù)有關中華人民共和國檔案法相關(xinggun)規(guī)定。第十五條 信貸(xndi)檔案必須設置專用檔案庫（柜）保管。第十六條 信貸檔案庫（柜）必須保持整潔，做到“三防”、“五無”。即：防火、防潮、防盜；無火患、無蟲蛀、無霉爛、無鼠咬、無失竊。采用磁性等介質保存的信貸檔案還應做好防磁、防塵工作。第十七條 信貸檔案管理員應定期檢查信貸檔案，及時對破損、變質的信貸檔案進行修復或其他技術處理。第十八條

12、信貸管理系統(tǒng)電子檔案信息的保管和利用，執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定。第十九條 信貸檔案管理人員調離時，對經管的有關檔案資料（包括年內臨時保管的文件資料）要逐件填寫交接清單，對信貸檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明；辦理移交手續(xù)時，要由本單位有關負責人進行監(jiān)交，以明確責任，確保信貸檔案資料的完整；信貸檔案管理人員離崗后對所知悉的信貸檔案資料仍負有保密的義務。第六章 信貸(xndi)檔案的調閱第二十條 信貸檔案的調閱要嚴格按審批權限和手續(xù)辦理(bnl)；調閱信貸檔案只準在檔案庫進行；調閱時，信貸檔案管理人員要在場陪同，不準將信貸檔案交給調閱人放任不管；嚴禁將原件借出。第二十一條 因工作需要內部調

13、閱信貸檔案的，應提交調閱信貸檔案申請(shnqng)，并經分管信貸業(yè)務的負責人批準；調閱信貸檔案應填寫“調閱信貸檔案登記簿”，登記的內容包括調閱人姓名、時間、調閱內容和調閱用途，調閱人簽字確認；調閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。第二十二條 外部人員查詢信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外查詢；法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需調閱、影印信貸檔案時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及調閱人工作證明，經縣級行社行長（或主任）批準后方可調閱、影??；查詢或復印有關資料時，應有專人在場陪同；調閱檔案的協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書要粘貼在原件后保管

14、，并將查閱日期和有關情況在檔案封底作詳細記錄，同時登記“調閱信貸檔案登記簿”，以備查考。第七章 信貸檔案的銷毀第二十三條 信貸(xndi)檔案銷毀前的整理。信貸檔案保管期滿需要銷毀時，應由上級主管部門會同信貸檔案管理員共同鑒定。銷毀前必須嚴格進行整理和審閱，對其中未了結的債權債務合同及有關資料，應單獨抽出，另行立卷到債權債務結清為止。第二十四條 信貸(xndi)檔案銷毀的審批。對需要銷毀的信貸檔案，信貸檔案管理員應編制“信貸檔案銷毀(xiohu)清冊”報上級主管部門審查，詳細列明要銷毀的信貸檔案名稱、卷號、檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容，經上級主管部門審查批準后，方可銷毀。第二十五條

15、銷毀信貸檔案應在指定地點進行，銷毀時注意安全和保密，嚴防散失。信貸檔案的銷毀，由縣級行社統(tǒng)一辦理。信用社（客戶部）將已批準銷毀的信貸檔案報送縣級行社，縣級行社指定專人（二人以上）負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應認真進行檢查核對，并在信貸檔案銷毀清冊上簽字備查。第二十六條 有關部門對信貸檔案保管期限的標準以及銷毀信貸檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀信貸檔案。第八章獎勵與處罰第二十七條 縣級行社要建立信貸檔案管理工作的定期檢查、評比制度；對信貸檔案管理成績顯著的單位和個人，應給予表彰和獎勵。第二十八條 對未按本辦法要求管理信貸檔案或未按規(guī)定履行檔案管理職責形成風險和損失的，按照中華人民共和

16、國檔案法、河南省農村信用社員工違反(wifn)規(guī)章制度處理暫行辦法等有關規(guī)定追究有關人員的責任。第九章 附 則第二十九條 本辦法以后如有與國家有關法律、法規(guī)(fgu)及監(jiān)管部門有關規(guī)定不一致的，服從國家有關法律、法規(guī)及監(jiān)管部門有關規(guī)定。第三十條 本辦法由河南省農村信用社聯(lián)合社負責(fz)制定、解釋和修改。凡與辦法不一致的，均以本辦法為準。第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：河南省農村信用社信貸業(yè)務申請資料清單附件：河南省農村信用社信貸業(yè)務申請資料清單（適用流動資金貸款、個人經營性貸款、個人消費性貸款、表外敞口授信業(yè)務）序號材料名稱有無備注1申請人資料1-1對公客戶1-1-1對公信貸業(yè)務申

17、請書1-1-2證明貸款用途商務合同（復印件）1-1-3企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（事業(yè)法人登記證）副本（復印件）1-1-4組織機構代碼證（復印件）1-1-5稅務登記證副本（復印件）1-1-6法人代表身份證（復印件）1-1-7特種行業(yè)經營許可證（復印件）1-1-8貸款卡（復印件）1-1-9報告期及前兩年末財務報表1-1-10公司章程（復印件）1-1-11驗資報告（復印件）1-1-12選舉董事會成員的股東會決議（復印件）1-1-13董事會（股東會）同意借款決議1-1-14農信社要求的其他資料1-2個人客戶1-2-1個人信貸業(yè)務申請書1-2-2證明貸款用途商務合同（復印件）1-2-3有效身份證件(復印件)1-

18、2-4戶口簿（復印件）或申請地有效居留證明1-2-5工資證明1-2-6農信社要求的其他資料2擔保資料2-1對公客戶保證擔保2-1-1企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（事業(yè)法人登記證）副本（復印件）2-1-2組織機構代碼證（復印件）2-1-3稅務登記證副本（復印件）2-1-4法人代表身份證（復印件）2-1-5特種行業(yè)經營許可證（復印件）2-1-6貸款卡（復印件）2-1-7報告期及前兩年末財務報表2-1-8公司章程（復印件）2-1-9驗資報告（復印件）2-1-10選舉董事會成員的股東會決議（復印件）2-1-11董事會（股東會）同意擔保決議2-2個人客戶保證擔保2-2-2有效身份證件(復印件)2-2-3戶口簿（復印件）或申請地有效居留證明2-2-4工資證明2-2-5家庭有效資產、其他收入證明資料2-3抵押擔保2-3-1擔保承諾書（董事會（股東會）同意擔保決議）2-3-2抵押物共有人承諾書2-3-3抵押物承租人