EXCEL培訓(xùn)(操作)(共41張)(PPT 41頁)

1、EXCEL常用功能講解蔣芳 2011-10-25第1頁，共41頁。EXCEL水平測試10個EXCEL問題（每個2分） 1、您懂得使用數(shù)據(jù)透視功能進(jìn)行靈活、快速的數(shù)據(jù)匯總2、您很清楚EXCEL2003表格具有256列的數(shù)據(jù)能力3、您可以區(qū)分柱狀圖與餅形圖的數(shù)據(jù)表述區(qū)別4、您可以區(qū)分普通圖柱狀圖和百分比堆積柱狀圖數(shù)據(jù)表述區(qū)別5、您經(jīng)常使用CRTL+1這個快捷鍵6、您善于使用IF函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)條件處理7、您善于使用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理8、您懂得通過條件格式進(jìn)行錄入字符的控制9、您懂得通過保護(hù)工作表控制單元格錄入限制10、您清楚EXCEL2003文件格式為“.xls”,而EXCEL2007為“

2、.xlsx”第2頁，共41頁。EXCEL水平測試結(jié)果測試評定A類：0-3分您可以轉(zhuǎn)頭走了，就當(dāng)沒參加過這個測試吧。如果您真想在EXCEL實戰(zhàn)方面有所提高，或者必須面對EXCEL工作，那您可真需要下大功夫了。 B類：4-8分您應(yīng)該具有一些EXCEL實戰(zhàn)能力，不過經(jīng)驗尚有不足，當(dāng)您面對稍有艱巨的EXCEL業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理或PPT商務(wù)呈現(xiàn)任務(wù)的時候可能會稍許感覺頭疼，胸悶，無從下手，一般得借助別人支持或援助才可渡過難關(guān)。 C類：9-12分您應(yīng)該具備了一定的EXCEL實戰(zhàn)經(jīng)驗，或者參加過專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，具有一的EXCEL商務(wù)辦公實戰(zhàn)能力，可以應(yīng)對日常商務(wù)OFFICE工作。 D類：13-16分您應(yīng)該是企業(yè)中的

3、OFFICE高手，同事中的榜樣，您可以較為自如的處理EXCEL日常工作問題，或找到解決建議。經(jīng)過深入訓(xùn)練，應(yīng)該可以達(dá)到專業(yè)級EXCEL水平。 E類：17-20分E類：高手，絕對的OFFICE高手！第3頁，共41頁。EXCEL高手的必修課第4頁，共41頁。工具欄窗口標(biāo)題(顯示程序名及文件名)列號狀態(tài)欄行號標(biāo)簽欄編輯欄(顯示當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)或公式,單擊左邊“fx”可輸入公式） 工作區(qū)菜單欄左右視窗分隔條上下視窗分隔條全選按鈕儲存格名稱欄由列標(biāo)和行標(biāo)組成當(dāng)前活動儲存格地址?EXCEL2003第5頁，共41頁。1234特殊輸入及字符處理提高工作效率的快捷方式提高工作效率的快捷鍵操作EXCEL大禮包：

4、Excel提高實例快速輸入技巧5數(shù)據(jù)處理第6頁，共41頁。1、直接輸入字符串的方法，先輸入單引號2、輸入分?jǐn)?shù)，0 加空格；分式運(yùn)算3、巧用字符連接運(yùn)算符 &（1）給每個數(shù)字（字符）前添加相同字符串 abc =abc &A2（2）把每個數(shù)字轉(zhuǎn)換成9位字符，不足者前面添0 =REPT(0,9-LEN(A2) &A24、在相對引用、絕對引用和混合引用間切換 （ $ ）。$A$1絕對列和絕對行 A$1相對列和絕對行$A1絕對列和相對行 A1相對列和相對行一、特殊輸入及字符處理注意：輸入字符串時，請確保是否在英文的半角狀態(tài)下輸入。第7頁，共41頁。5、填充，例如：（1）如果您希望使用序列 1、 2、 3

5、、 4，請在前兩個單元格中鍵入 1 和 2；（2）如果您希望使用序列 2、 4、 6、 8，請在前兩個單元格中鍵入 2 和 4；（3）如果您希望使用序列 1、1、1、1 ，請在前兩個單元格中鍵入 1 和 1；（4）如果您希望在一個區(qū)域內(nèi)全部輸入1，請選中該區(qū)域，輸入1，,按 Ctrl+Enter 鍵, 此法可對多工作表多區(qū)域同時輸入一、特殊輸入及字符處理第8頁，共41頁。1、高效選擇區(qū)域（1）當(dāng)區(qū)域較小時，可直接用鼠標(biāo)拖動選擇（2）區(qū)域稍大，但在屏幕范圍內(nèi)，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左上角單元格，按住Shift鍵點(diǎn)擊右下角單元格（3）不連續(xù)區(qū)域選擇：按住 Ctrl鍵用鼠標(biāo)選擇或在名稱框輸入各區(qū)域名稱，區(qū)域名稱

6、間用逗號分隔如： A3:B7,A10:D17（4）選定從工作表開始到結(jié)尾的方法：選中開始單元格（如A21），同時按下ctrl+shift+end. ctrl+shift+home從工作表結(jié)尾到開始.（5）ctrl+shift+（向左小箭頭）， ctrl+shift+（向右小箭頭）， ctrl+shift+（向上小箭頭）， ctrl+shift+（向下小箭頭）二、提高工作效率的快捷方式請記?。海?）CLTR+箭頭表示快速到達(dá)；CHTRL+SHIFT+箭頭表示快速選定。（2）用Shift配合鼠標(biāo)選擇連續(xù)區(qū)域或連續(xù)的工作表，用Ctrl鍵配合鼠標(biāo)選擇不連續(xù)區(qū)域或不連續(xù)的工作表第9頁，共41頁。2、錄入

7、與公式填充鍵盤：Ctrl+D 復(fù)制上一單元格的公式或內(nèi)容；填充縱向區(qū)域（與雙擊黑十字功能相仿）鍵盤：Ctrl+R;復(fù)制左邊單元個的公式或內(nèi)容；填充橫向區(qū)域3、批量處理數(shù)據(jù)（1）給區(qū)域每個單元格的值均輸入100000（2）將區(qū)域的數(shù)字折成千元在區(qū)域外的任意單元格（如：A22）輸入1000,并復(fù)制該單元格；選中區(qū)域，選擇性粘貼-除，確定4、工作表（1）按住Ctrl,用鼠標(biāo)左鍵拖動屏幕下邊的工作表標(biāo)簽，可復(fù)制一個相同的表格；（2）選中幾個工作表再進(jìn)行畫表等操作，可對多個工作表進(jìn)行操作；（3）選中多個工作表設(shè)置頁腳頁碼并打印預(yù)覽，工作簿頁碼連續(xù)；二、提高工作效率的快捷方式第10頁，共41頁。5、如何使

8、空白單元格等于上一個單元格 （1）選中數(shù)據(jù)區(qū)域（2）CTRL+G打開定位窗口，定位條件，空值（3）輸入“+”。（4）選中上一單元格。 即：=+要等于的單元格二、提高工作效率的快捷方式第11頁，共41頁。1、ALT系列快捷鍵（1）Alt+enter拆分同一單元格內(nèi)多行文字（2）Alt+=，自動求和（3）Alt+0165 = （4）ALT+0178=（5）ALT+0179=（6）ALT+0177=（7）ALT+0137=2、SHIFT系列快捷鍵（1）按住shift拖動單元格=剪切+插入單元格+粘貼（2）選中一個單元格，按shift+F2鍵，可以插入批注。三、提高工作效率的快捷鍵第12頁，共41頁。

9、3、CTRL系列快捷鍵（1）按住ctrl+shift拖動單元格=復(fù)制+插入單元格+粘貼（2）Ctrl +9隱藏一行單元格 Ctrl+Shift+9取消隱藏行（3）Ctrl+0隱藏一列單元格 Ctrl+Shift+0取消隱藏列（4）Ctrl+;輸入今天的日期 Ctrl+Shift+;輸入當(dāng)前的時間（5）Ctrl+“-”（減號）刪除單元格/行/列 Ctrl+Shift +“+”（加號）插入單元格/行/列（6） Ctrl+1快速打開格式對話框（7）+可以將當(dāng)前工作表中的公式顯示出來,再按+則恢復(fù).（8）Ctrl+f9最小化窗口（9）Ctrl+f10最大化和還原窗口 (10) Ctrl+Shift+_

10、刪除選定單元格區(qū)域的邊框三、提高工作效率的快捷鍵第13頁，共41頁。3、CTRL系列快捷鍵（1）Ctel+Tab 可在程序與程序，表簿與表簿之間轉(zhuǎn)換打開。（2)使用ctrl+PageDown和ctrl+PageUp可以在工作表之間向前向后切換（3)如果你用的是帶滾輪的鼠標(biāo)，那么先按住“Ctrl”鍵，再撥動滾輪吧！可以快速改變顯示比例喲！注意:有時在中文輸入狀態(tài)下會有所沖突,將輸入法轉(zhuǎn)換為英文即可.三、提高工作效率的快捷鍵第14頁，共41頁。4、功能鍵系列快捷鍵 F2用來修改單元格內(nèi)容，像改文件名一樣簡單 F3用來打開粘貼名稱對話框 F4重復(fù)上一步操作.這招在隔行刪除、多點(diǎn)復(fù)制等方面用起來很爽

11、F5用來打開定位對話框5、工具選項使用技巧（1）工具-選項-視圖中,在“窗口選項”下去掉“零值”后,余額為0就不顯示了。（2）工具選項視圖網(wǎng)格線前面的對勾去掉可以不顯示網(wǎng)格線（3）工具選項批注.三、提高工作效率的快捷鍵第15頁，共41頁。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字 單擊“工具”/“選項”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動進(jìn)行定位2、快速輸入大量相同數(shù)據(jù) 首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的

12、同時，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)，按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)3、快速刪除工作表中空行 4、快速輸入多個重復(fù)數(shù)據(jù) （錄制宏）5、快速處理多個工作表 四、快速輸入技巧第16頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理1、自動填充2、定義名稱3、數(shù)據(jù)有效性4、自定義格式5、條件格式6、分類匯總7、合并計算8、數(shù)據(jù)透視表第17頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理1、自動填充 等差填充 日期填充 文字填充 特定填充第18頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理2、定義名稱1、插入名稱。 “插入”-“名稱”-“定義”2、使用名稱框命名3、指定名稱。 “插入”-“名稱”-“指定”第19

13、頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理2、定義名稱全局定義 與 局部定義：1、默認(rèn)情況下，為全局定義2、局部定義命名方法：工作表名稱+半角感嘆號+名稱命名規(guī)則：1、可用數(shù)字與字母組合，但不能以數(shù)字開頭；2、不能以R、C、r、c作為名稱，如R、C在R1C1引用樣式中表示行、列；3、名稱中不能包含空格，可用下劃線或點(diǎn)號代替；4、不能使用除了下?lián)Q線、點(diǎn)號和反斜杠（）意外的其他符號。允許使用問號，但不能作為名稱的開頭；5、名稱字符不能超過255個；6、字母不區(qū)分大小寫。第20頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理3、數(shù)據(jù)有效性第21頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理3、數(shù)據(jù)有效性停止不能輸入不符合條件的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“重試”可重新輸入，

14、點(diǎn)擊“取消”則取消輸入。警告可以選擇是否繼續(xù)輸入數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“是”可以強(qiáng)行輸入不符合條件數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“否”可以重新輸入數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“取消”則取消輸入。信息可選擇是否輸入數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“確定”可以直接輸入數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“取消”可以取消輸入。第22頁，共41頁。實戰(zhàn)練習(xí)：選擇輸入企業(yè)類型，并根據(jù)不同的企業(yè)類型，選擇不同的企業(yè)名稱。建立分類下拉列表填充項?！皵?shù)據(jù)有效性”(1)、在Sheet2中，將企業(yè)建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。(2)、選中A列(“工業(yè)企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。 仿照上面

15、的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”(3)、切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性” 對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對 話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。(4)、選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然

16、后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。五、數(shù)據(jù)處理第23頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理4、自定義格式 可為4種類型的數(shù)值指定不同的格式：正數(shù)、負(fù)數(shù)、零值和文本?！按笥跅l件值”格式；“小于條件值”格式；“等于條件值”格式；文本格式 格式代碼組成結(jié)構(gòu)：注：沒有特別指定條件值的時候，默認(rèn)條件值為0 節(jié)代碼與節(jié)代碼之間用英文狀態(tài)下的分號“;”隔開?？旖萱I Ctrl+1實戰(zhàn)練習(xí)：編制設(shè)備編號，不足10位，編號前補(bǔ)

17、0，并在10位編號前統(tǒng)一加“No：”。第24頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理5、條件格式格式條件格式第25頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理6、分類匯總可手動創(chuàng)建分級顯示和自動生成分級顯示。 注意：1、一個工作表內(nèi)在同行方向上或列方向上只能創(chuàng)建一個分級顯示；2、在同一個分級顯示中，最多允許有8個層次關(guān)系 第26頁，共41頁。五、數(shù)據(jù)處理7、合并計算例：年銷售產(chǎn)品的統(tǒng)計計算第27頁，共41頁。一、數(shù)據(jù)透視表想看各種數(shù)據(jù)之間的交叉、組合關(guān)系BOSS隨時要求你提供某一數(shù)據(jù)匯總每周、每月要編制數(shù)據(jù)報告每天上班第一件事，打開Excel，輸入數(shù)據(jù)1、ERP?2、OA？3、專用統(tǒng)計軟件？4、Excel篩選、運(yùn)算、摘錄？數(shù)

18、據(jù)透視表 Excel自帶 獨(dú)立于原始數(shù)據(jù) 快速匯總 想看啥就看啥五、數(shù)據(jù)處理8、數(shù)據(jù)透視表第28頁，共41頁。為數(shù)據(jù)透視表報表準(zhǔn)備數(shù)據(jù)確保數(shù)據(jù)以表格形式布局避免在分節(jié)標(biāo)題中存儲數(shù)據(jù)消除數(shù)據(jù)源中的空白和空單元格有效的數(shù)據(jù)源設(shè)計要點(diǎn)數(shù)據(jù)源的第一行由字段標(biāo)簽或者各列信息的標(biāo)題組成數(shù)據(jù)源中的每一列表示惟一一類數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)源中的每一行表示各列中的單獨(dú)一項五、數(shù)據(jù)處理第29頁，共41頁。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表1、選中數(shù)據(jù)源（默認(rèn)數(shù)據(jù)源區(qū)域為已選中的整個列表）2、菜單選擇及步驟說明（數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖）3、框架及工具欄說明4、內(nèi)容拖放5、格式設(shè)置五、數(shù)據(jù)處理第30頁，共41頁。圖示五、數(shù)據(jù)處理第31頁，共41頁。工具應(yīng)用系列by WQY32數(shù)據(jù)透視表框架數(shù)據(jù)透視表工具欄數(shù)據(jù)透視表的框架數(shù)據(jù)透