使用Excel2007完成多人協(xié)同錄入工作

1、使用完成多人協(xié)同錄入工作為了提高速度，可能需要多人同時處理一張表格。為了滿足這種需求，為我們提供了“共享工作簿”的功能。通過這個功能，我們可以通過網(wǎng)絡(luò)將一個文件共享的同時供多人同時編輯這個工作薄。而且在編輯的同時，會自動保持信息不斷更新。在一個共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時編輯一個單元格時還可以進(jìn)行沖突處理。下面我舉個例子來說明如何通過來共享工作簿。一、設(shè)置共享工作簿首先讓我們來啟動。2啟0動0后7，在其中輸入一個“產(chǎn)品銷售”表，如圖1所示。占甘+Book2.xlsx-MicrosoftExcel-nr開

2、始插入反面布局公式城審閥視圉JbR項邇-円X弭島痘息栓索應(yīng)同文詞庫勵鎖喘胡譯轎勰轉(zhuǎn)換中文簡緊轉(zhuǎn)璜1嚴(yán)何|I口動V逼翻It註IL_d歸融注新建批注W上七下T：-三一口JLJ亟不=痊雌磐雜共享T工口磺”工館I車1題改G9-r覆HEEFGJ產(chǎn)甜號名稱銷售數(shù)量銷售日期電視0001142002-12-12手機(jī)0002122002-12-13電腦000322003-01-12冰箱0004122003-01-150005MP3121200?3-02-281111y&r.r,-*123456789101112.1314圖1產(chǎn)品銷售表選擇“審閱”菜單在老版本的中對應(yīng)的是“工具”菜單，然后點擊菜單下方的“共享工作

3、簿”按鈕，彈出用于設(shè)置共享工作簿的對話框。運行結(jié)果如圖2所示。Book2.xls)!-MicrosoftEkc?IJhGtan14H*弼亡井共亙二伍尊允詳冃戶謊卷區(qū)域公式城-爭Q言息檢索0同文詞庫勵鎚陽翻譯G9T.AE(123產(chǎn)4*00015000寸000370004S000591011121編輯i高級!允許多用戶同時編輯同時允許工作簿合并正在使用本工作縛的用戶地：圖2共享工作簿對話框在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框選中。然后可以更據(jù)自己的需要進(jìn)行高級設(shè)置。高級設(shè)置的界面如圖3所示。圖3高級設(shè)置從這個界面可以看出，可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自

4、動更新其它用戶的變化。在默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶在保存文件時更新其它用戶的修改，但是我們也可以設(shè)置在一定時間間隔內(nèi)自動更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設(shè)置區(qū)內(nèi)最后設(shè)置第一項“詢問保存哪些修訂信息”否則可能產(chǎn)生不確定的結(jié)果。在設(shè)置完后，點擊“確定”按鈕后，如果當(dāng)前文檔未保存，系統(tǒng)會提示你保存該文檔。你可以將這個文檔保存在一個其它人都可以訪問到的地方，如一個共享文件夾。共享工作薄后的界面如圖所示。圖4共享工作薄在工作薄共享后，上方的標(biāo)題欄出現(xiàn)了“共享”提示。共享工作簿實現(xiàn)協(xié)同錄入.在中，我們可以設(shè)置工作簿的共享來加快數(shù)據(jù)的錄入速度，而且在工作過程中還可以隨時查看各自所做的改動。當(dāng)多人一

5、起在共享工作簿上工作時，會自動保持信息不斷更新。在一個共享工作簿中，各個用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。一、設(shè)置共享工作簿我們可以先舉個例子：假設(shè)有甲乙丙丁四個用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在00、100300號4機(jī)器上同時操作，這四臺機(jī)器都已經(jīng)與00號0電腦通過網(wǎng)絡(luò)連接了起來，學(xué)生學(xué)籍資料信息存放在號機(jī)器的硬盤上。1在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯”標(biāo)簽，如圖所示。2、選擇“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級”標(biāo)簽中可以對“自動更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個人視圖屬

6、性”等進(jìn)行設(shè)置，在通常情況下，“高級”標(biāo)簽中的各個參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值，然后單擊確定即可。3、出現(xiàn)提示時，保存工作簿。4、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個網(wǎng)絡(luò)資源上（如號機(jī)器的）二、使用共享工作簿1、查看沖突日志沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時所作的更改保存的信息，信息包括每個更改的作者、進(jìn)行更改的時間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過的單元格上，突出顯示詳細(xì)的修改信息；二是在單獨的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下：（1）在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂

7、”命令。選中“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”復(fù)選框，該復(fù)選框?qū)㈤_啟工作簿共享和沖突日志。()選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，這樣在工作表上進(jìn)行需要的修改后，會以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格。()選中“在新工作表中顯示修訂”選項，將啟動沖突日志工作表。()單擊確定按鈕，當(dāng)彈出對話框提示保存工作簿時，請再次單擊確定按鈕，保存工作簿。2合并工作簿當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時，需要共享工作簿的每個備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時如果天數(shù)超過指定的保留時間，就不能再合并備份。保險的辦法是將沖突日志保留足夠長的時間，或是輸入一個極大的天

8、數(shù)，例如天。合并工作簿具體操作如下：（1）在欲合并的另一個工作簿文件之中，打開共享工作簿的備份。（2）單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。（3）如果有提示，請保存共享工作簿。（4）在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個備份，然后單擊確定按鈕。（5）重復(fù)第（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時編輯、瀏覽約定的工作簿，同時00號0操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個工作簿。為方便實際操作，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實姓，方法是：單擊“工具f選項f常規(guī)f用戶姓名f輸入

9、姓名f確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對話框（如前圖所示）中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時間。為了避免幾個用戶修改同一單元格的內(nèi)容，可以估計一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第20行0開始但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時編輯批注和建立超鏈接，這兩項只能在不共享狀態(tài)下進(jìn)行。DD提示DDD1、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中，清除“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”項即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。DDD2、對工作簿進(jìn)行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時訪問和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個密碼來保護(hù)共享，或保護(hù)其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：D1）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，從其子菜單中選擇“保護(hù)并共享工作簿”命令，彈出“保護(hù)共享工作簿”對話框（如圖）。（2）選中