使用Excel2007完成多人協(xié)同錄入工作

1、使用完成多人協(xié)同錄入工作為了提高速度，可能需要多人同時(shí)處理一張表格。為了滿足這種需求，為我們提供了“共享工作簿”的功能。通過這個(gè)功能，我們可以通過網(wǎng)絡(luò)將一個(gè)文件共享的同時(shí)供多人同時(shí)編輯這個(gè)工作薄。而且在編輯的同時(shí)，會(huì)自動(dòng)保持信息不斷更新。在一個(gè)共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時(shí)編輯一個(gè)單元格時(shí)還可以進(jìn)行沖突處理。下面我舉個(gè)例子來(lái)說明如何通過來(lái)共享工作簿。一、設(shè)置共享工作簿首先讓我們來(lái)啟動(dòng)。2啟0動(dòng)0后7，在其中輸入一個(gè)“產(chǎn)品銷售”表，如圖1所示。占甘+Book2.xlsx-MicrosoftExcel-nr開

2、始插入反面布局公式城審閥視圉JbR項(xiàng)邇-円X弭島痘息栓索應(yīng)同文詞庫(kù)勵(lì)鎖喘胡譯轎勰轉(zhuǎn)換中文簡(jiǎn)緊轉(zhuǎn)璜1嚴(yán)何|I口動(dòng)V逼翻It註IL_d歸融注新建批注W上七下T：-三一口JLJ亟不=痊雌磐雜共享T工口磺”工館I車1題改G9-r覆HEEFGJ產(chǎn)甜號(hào)名稱銷售數(shù)量銷售日期電視0001142002-12-12手機(jī)0002122002-12-13電腦000322003-01-12冰箱0004122003-01-150005MP3121200?3-02-281111y&r.r,-*123456789101112.1314圖1產(chǎn)品銷售表選擇“審閱”菜單在老版本的中對(duì)應(yīng)的是“工具”菜單，然后點(diǎn)擊菜單下方的“共享工作

3、簿”按鈕，彈出用于設(shè)置共享工作簿的對(duì)話框。運(yùn)行結(jié)果如圖2所示。Book2.xls)!-MicrosoftEkc?IJhGtan14H*弼亡井共亙二伍尊允詳冃戶謊卷區(qū)域公式城-爭(zhēng)Q言息檢索0同文詞庫(kù)勵(lì)鎚陽(yáng)翻譯G9T.AE(123產(chǎn)4*00015000寸000370004S000591011121編輯i高級(jí)!允許多用戶同時(shí)編輯同時(shí)允許工作簿合并正在使用本工作縛的用戶地：圖2共享工作簿對(duì)話框在共享工作簿對(duì)話框中將“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框選中。然后可以更據(jù)自己的需要進(jìn)行高級(jí)設(shè)置。高級(jí)設(shè)置的界面如圖3所示。圖3高級(jí)設(shè)置從這個(gè)界面可以看出，可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自

4、動(dòng)更新其它用戶的變化。在默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶在保存文件時(shí)更新其它用戶的修改，但是我們也可以設(shè)置在一定時(shí)間間隔內(nèi)自動(dòng)更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設(shè)置區(qū)內(nèi)最后設(shè)置第一項(xiàng)“詢問保存哪些修訂信息”否則可能產(chǎn)生不確定的結(jié)果。在設(shè)置完后，點(diǎn)擊“確定”按鈕后，如果當(dāng)前文檔未保存，系統(tǒng)會(huì)提示你保存該文檔。你可以將這個(gè)文檔保存在一個(gè)其它人都可以訪問到的地方，如一個(gè)共享文件夾。共享工作薄后的界面如圖所示。圖4共享工作薄在工作薄共享后，上方的標(biāo)題欄出現(xiàn)了“共享”提示。共享工作簿實(shí)現(xiàn)協(xié)同錄入.在中，我們可以設(shè)置工作簿的共享來(lái)加快數(shù)據(jù)的錄入速度，而且在工作過程中還可以隨時(shí)查看各自所做的改動(dòng)。當(dāng)多人一

5、起在共享工作簿上工作時(shí)，會(huì)自動(dòng)保持信息不斷更新。在一個(gè)共享工作簿中，各個(gè)用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。一、設(shè)置共享工作簿我們可以先舉個(gè)例子：假設(shè)有甲乙丙丁四個(gè)用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在00、100300號(hào)4機(jī)器上同時(shí)操作，這四臺(tái)機(jī)器都已經(jīng)與00號(hào)0電腦通過網(wǎng)絡(luò)連接了起來(lái)，學(xué)生學(xué)籍資料信息存放在號(hào)機(jī)器的硬盤上。1在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯”標(biāo)簽，如圖所示。2、選擇“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級(jí)”標(biāo)簽中可以對(duì)“自動(dòng)更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個(gè)人視圖屬

6、性”等進(jìn)行設(shè)置，在通常情況下，“高級(jí)”標(biāo)簽中的各個(gè)參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值，然后單擊確定即可。3、出現(xiàn)提示時(shí)，保存工作簿。4、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源上（如號(hào)機(jī)器的）二、使用共享工作簿1、查看沖突日志沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時(shí)所作的更改保存的信息，信息包括每個(gè)更改的作者、進(jìn)行更改的時(shí)間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過的單元格上，突出顯示詳細(xì)的修改信息；二是在單獨(dú)的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下：（1）在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂

7、”命令。選中“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框，該復(fù)選框?qū)㈤_啟工作簿共享和沖突日志。()選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，這樣在工作表上進(jìn)行需要的修改后，會(huì)以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格。()選中“在新工作表中顯示修訂”選項(xiàng)，將啟動(dòng)沖突日志工作表。()單擊確定按鈕，當(dāng)彈出對(duì)話框提示保存工作簿時(shí)，請(qǐng)?jiān)俅螁螕舸_定按鈕，保存工作簿。2合并工作簿當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時(shí)，需要共享工作簿的每個(gè)備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時(shí)如果天數(shù)超過指定的保留時(shí)間，就不能再合并備份。保險(xiǎn)的辦法是將沖突日志保留足夠長(zhǎng)的時(shí)間，或是輸入一個(gè)極大的天

8、數(shù)，例如天。合并工作簿具體操作如下：（1）在欲合并的另一個(gè)工作簿文件之中，打開共享工作簿的備份。（2）單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。（3）如果有提示，請(qǐng)保存共享工作簿。（4）在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對(duì)話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個(gè)備份，然后單擊確定按鈕。（5）重復(fù)第（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時(shí)編輯、瀏覽約定的工作簿，同時(shí)00號(hào)0操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個(gè)工作簿。為方便實(shí)際操作，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實(shí)姓，方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ遞選項(xiàng)f常規(guī)f用戶姓名f輸入

9、姓名f確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對(duì)話框（如前圖所示）中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時(shí)間。為了避免幾個(gè)用戶修改同一單元格的內(nèi)容，可以估計(jì)一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第20行0開始但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時(shí)編輯批注和建立超鏈接，這兩項(xiàng)只能在不共享狀態(tài)下進(jìn)行。DD提示DDD1、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中，清除“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”項(xiàng)即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。DDD2、對(duì)工作簿進(jìn)行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時(shí)訪問和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個(gè)密碼來(lái)保護(hù)共享，或保護(hù)其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：D1）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，從其子菜單中選擇“保護(hù)并共享工作簿”命令，彈出“保護(hù)共享工作簿”對(duì)話框（如圖）。（2）選中