分散管理的項目如何建立更好的監(jiān)督機制

1、 / 7分散管理的項目如何建立更好的監(jiān)督機制？項目管理是指把各種系統(tǒng)、方法、人員結(jié)合在一起，在規(guī)定的時間、預(yù)算和質(zhì)量目 標(biāo)范圍內(nèi)完成項目的各項工作。作為一項新興的學(xué)科和行業(yè)，它為組織提供了有力的 工具，幫助組織提高進行、實施和控制各種活動的能力，同時也為組織提供了合理使 用自身人員和資源的方法。一、項目人力資源管理項目管理的主要原理之一是把一個時間有限和預(yù)算有限的事業(yè)委托給一個人，即項 目負責(zé)人（或稱項目經(jīng)理），他獨立進行計劃、資源分配、指揮和控制，完成工作目 標(biāo)。在物業(yè)管理中，接管項目、選定項目負責(zé)人之后，主體工作中心將由物業(yè)公司迅速 轉(zhuǎn)移至項目負責(zé)人，項目負責(zé)人要在最短的時間內(nèi)擬訂項目目標(biāo)

2、和實現(xiàn)方式，以及資 源需求等上報物業(yè)公司審批，然后進入具體實施流程，物業(yè)公司上層領(lǐng)導(dǎo)在這一階段 是項目負責(zé)人的后勤支持者，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人、財、物等各種資源的需求。項目負責(zé)人的 位置是由特殊需要形成的，因為他行使著大部分傳統(tǒng)職能組織以外的職能，項目負責(zé) 人必須能夠了解、利用和管理項目的技術(shù)邏輯方面的復(fù)雜性，必須能夠綜合各種不同 專業(yè)觀點來考慮問題。但只有這些技術(shù)知識和專業(yè)知識仍是不夠的，成功的管理還取 決于預(yù)測和控制人的行為的能力。因而人力資源管理在項目管理中起著非常重要的作 用。項目負責(zé)人必須使組織的成員成為一支配合默契、具有積極性和責(zé)任心的項目團 隊，才能快速高效的完成管理目標(biāo)。具體應(yīng)從如下幾點

3、著手。建立一支高素質(zhì)的管理隊伍35物業(yè)管理是典型的勞動密集型行業(yè)，人員隊伍的管理至關(guān)重要。為此，項目團隊的 建設(shè)應(yīng)致力于“管理專業(yè)化”（持證上崗）、“年齡年輕化”（管理人員平均年齡 歲左右，服務(wù)人員平均年齡 40 歲左右）、“結(jié)構(gòu)多元化”（專業(yè)覆蓋物業(yè)管理、行政 管理、法律、中文、計算機、工程建設(shè)等），以抽調(diào)公司骨干、招聘社會人才相結(jié) 合，并輔以行之有效的培訓(xùn)手段，形成一支“門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、作風(fēng)過硬、管理 有效、服務(wù)周到”的高素質(zhì)員工隊伍。樹立共同認可的、明確的目標(biāo)項目團隊的成員來自于四面八方，進入團隊前每個人都有自己的抱負和愿景，必須 樹立共同認可的明確目標(biāo)，通過統(tǒng)一的價值觀加以維系，否

4、則就會造成成員關(guān)系渙 散、隊伍內(nèi)耗嚴重，出現(xiàn)“合群不合力”的現(xiàn)象。因此在項目負責(zé)人在日常工作中應(yīng) 致力于團隊氛圍的營造，積極倡導(dǎo)“以人為本”的理念，在內(nèi)部形成高度的凝聚力與 民主氣氛。確立工作人員之間互相信任的關(guān)系，需要充分調(diào)動每個項目成員的工作積極性。在 營造團隊氛圍的基礎(chǔ)上，要努力構(gòu)建團隊文化，通過文字的制度或約定俗成的慣例， 為團隊成員提供一種認同感。實行科學(xué)的分工與協(xié)作將目標(biāo)分別成若干個子目標(biāo)、分目標(biāo)、以崗位職責(zé)的形式明確每個項目成員在組織中的作用，做到“千斤重擔(dān)大家挑，人人肩上有指標(biāo)”。在分工時要結(jié)合成員的年 齡、工作能力和個性特點，因人而異，因崗而異，將最合適的人安排到最需要的崗

5、位，處理好“吃不飽”和“吃不了”兩種情況。建立良好的信息溝通網(wǎng)絡(luò)在日常工作中項目成員需要打破各司其職，各自為陣的做法，強調(diào)實施團隊共治共 管。實現(xiàn)信息共享，這既減輕了項目管理人員的工作壓力，充分發(fā)揮了各級人員的積 極性，創(chuàng)造性，有效的提高了工作效率，也使每一位項目成員獲得了團隊的歸屬感和 成就感。建立學(xué)習(xí)型組織，努力使學(xué)習(xí)成為一種經(jīng)?；幕顒釉谌粘９ぷ髦袘?yīng)堅持員工培訓(xùn)與考核并重。培訓(xùn)是管理之本，是提高員工素質(zhì)、確 保管理品質(zhì)的關(guān)鍵因素。要以“點 -線-面-全局、操作 -運行 -指揮-策劃”的梯級培 訓(xùn)體系為主導(dǎo)，強化觀念性、人際性、專業(yè)性、整體性的培訓(xùn)，周密安排全員培訓(xùn)計 劃，同時輔以考核措施

6、，使員工在服務(wù)觀念、專業(yè)技能和基礎(chǔ)知識方面打好堅實基 礎(chǔ)。二、項目質(zhì)量管理質(zhì)量是一個項目最基本的考核內(nèi)容，項目的管理最終是要在進度與成本的約束下， 達到項目交付物要求的性能指標(biāo)，因此項目質(zhì)量管理是項目管理的重要職能。加強項目質(zhì)量管理，需要將 ISO9000 國際質(zhì)量管理體系的指導(dǎo)思想即“八項質(zhì)量 原則”認真導(dǎo)入到日常工作中，也就是我們常說的“貫標(biāo)”。八項質(zhì)量管理原則包括 以顧客為關(guān)注焦點、領(lǐng)導(dǎo)的作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改 進、基于事實的決策方法及互利的供方關(guān)系。其中“以顧客為關(guān)注焦點”是質(zhì)量管理 的中心工作，具有方向性；“領(lǐng)導(dǎo)作用”是質(zhì)量管理體系有效運行的保證，是質(zhì)量管

7、理的關(guān)鍵；其他六個原則則是確保質(zhì)量管理實施的基礎(chǔ)和途徑。以八項質(zhì)量管理原則 作為項目質(zhì)量管理的指導(dǎo)思想，有助于物業(yè)管理各項服務(wù)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是 項目獲得質(zhì)量保證的重要基礎(chǔ)。具體應(yīng)從以下三方面做起：以顧客為關(guān)注焦點物業(yè)項目是應(yīng)業(yè)主的要求進行的，業(yè)主既是項目結(jié)果的需求者，也是項目實施的資 金提供者，更是確定、評估和分析項目成功與失敗標(biāo)準(zhǔn)的重要決策者。項目是否實現(xiàn) 預(yù)期的功能性要求，首要指標(biāo)就是判斷提供的服務(wù)是否滿足了業(yè)主的需求，是否達到 了物業(yè)合同的規(guī)定目標(biāo)。因此項目組織和成員在日常工作中必須牢固樹立以業(yè)主為中 心的理念，全面地、不斷地了解業(yè)主的需求和期望，并在項目的整個生命周期中與業(yè) 主

8、保持充分的溝通，測量滿意程度，并不斷改進工作績效，確保項目的各項目標(biāo)體現(xiàn) 業(yè)主的需求和期望，力求業(yè)主滿意。堅持領(lǐng)導(dǎo)的作用領(lǐng)導(dǎo)作用勿庸質(zhì)疑，堅持一把手抓質(zhì)量是保證項目質(zhì)量管理成敗的關(guān)鍵。項目負責(zé) 人要事先確定管理項目的質(zhì)量目標(biāo)，并負責(zé)建立一個有效的和高效的質(zhì)量管理體系， 從體系的文件化到體系的有效運行，項目負責(zé)人都要做到務(wù)實和以身作則，不僅做好 所需人、財、物資源的提供和分配，還要努力加強質(zhì)量管理知識的學(xué)習(xí)，運用 9000 理 念指導(dǎo)工作，堅持按章辦事，并對項目成員進行考核和培訓(xùn)，明晰質(zhì)量責(zé)任，確保質(zhì) 量目標(biāo)完成?？茖W(xué)管理，確保項目服務(wù)質(zhì)量（1）項目的質(zhì)量管理不僅需要正確的領(lǐng)導(dǎo)，還有賴于全員參與

9、的水平。物業(yè)項目的服 務(wù)質(zhì)量，是每個部門、每個崗位員工、每個工作環(huán)節(jié)、每個時間節(jié)點、每項具體事件 的綜合反映，因此必須全轉(zhuǎn)自 :員重視服務(wù)質(zhì)量，認識到服務(wù)質(zhì)量是組織生存和發(fā)展的 根本條件。（2）過程方法是要識別質(zhì)量管理的關(guān)鍵過程，通過對每個確定的過程，特別是關(guān)鍵活 動進行有效的控制，從而提高過程控制的有效性和效率，達到項目管理目標(biāo)，使業(yè)主 滿意。物業(yè)管理過程包括了早期介入、承接查驗、前期管理中的入伙交房、裝飾裝修 管理、搬家居住和日常管理等階段，每個階段的時間長短、工作內(nèi)容工作重點不同， 服務(wù)質(zhì)量檢查項目也不同，但服務(wù)質(zhì)量工作要貫穿全程。（3）項目質(zhì)量管理是一個系統(tǒng)過程，主要是依靠質(zhì)量計劃、質(zhì)

10、量控制、質(zhì)量保證及質(zhì) 量改進所形成的質(zhì)量保證系統(tǒng)來實現(xiàn)的，同時質(zhì)量管理本身又是項目管理這個大系統(tǒng) 中的子系統(tǒng)，其他各個管理子系統(tǒng)的工作質(zhì)量同樣會影響項目的最終質(zhì)量，所以要運 用系統(tǒng)的方法，對項目管理體系進行有效控制、協(xié)調(diào)，通過質(zhì)量體系內(nèi)審和評審，采 取措施以持續(xù)改進，提高工作業(yè)績，通過系統(tǒng)管理，改善項目質(zhì)量管理體系的有效性 和效率。（4）成功的結(jié)果往往取決于活動實施前的精心策劃和正確決策，決策是一個在行動之 前選擇最佳行動方案的過程。在項目質(zhì)量管理過程中要以審核報告、不合格品、業(yè)主 投訴、糾正措施以及其他來源的實際數(shù)據(jù)和信息作為質(zhì)量管理決策和行動的依據(jù)和基 礎(chǔ)，避免盲目決策，從而保證所實施的質(zhì)

11、量管理方案是基于事實的最佳方案。（5）持續(xù)改進是組織永恒的追求和目標(biāo)?？茖W(xué)技術(shù)在進步，人們對物質(zhì)和精神的需求 在不斷提高，市場競爭日趨激烈，業(yè)主的要求越來越高，項目成員只有樹立了持續(xù)改 進的觀點，才能更好地改進團隊建設(shè)的整體業(yè)績，提高服務(wù)過程的有效性和效率，更 好地滿足業(yè)主及項目利益相關(guān)者日益增長和不斷變化的需求與期望。（6）與供方互利，樹立雙贏的觀點，是專業(yè)化協(xié)作日益發(fā)展，供應(yīng)鏈關(guān)系日趨復(fù)雜的 市場經(jīng)濟的要求，與供方的關(guān)系將直接影響到項目的效率和效益。總之，提升項目物業(yè)服務(wù)品質(zhì)，需要依靠管理者重視和全員服務(wù)意識的提高來實 現(xiàn)，要充分了解業(yè)主需求，設(shè)立業(yè)主的有效監(jiān)督機制及暢通的溝通渠道，不斷識

12、別和 完善服務(wù)的關(guān)鍵過程并將其納入體系中受控，制訂系統(tǒng)完善的監(jiān)督檢查措施與工作考 核標(biāo)準(zhǔn)，綜合利用現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)，持續(xù)改進服務(wù)，真正形成全方位物業(yè)管理的服 務(wù)質(zhì)量保證體系。三、項目成本管理項目成本管理是保證項目實際發(fā)生的成本不超過項目預(yù)算所進行的一系列管理過程 和活動。這些管理和活動包括：資源計劃編制、項目成本估算、項目成本預(yù)算和項目 成本控制等。在此過程中，需要認真組織項目成員對托管物業(yè)項目按年度制定詳細的成本計劃， 并將計劃具體落實到責(zé)任部門、班組甚至個人，獨立核算，并依此進行檢查和考評， 同其工資、獎金掛鉤，做到責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合。在實際工作中，項目負責(zé)人需要不斷 尋找有效途徑，以求實現(xiàn)

13、成本控制目標(biāo)。人力成本控制“使用更少更好的人”物業(yè)公司成本主要包括了工資福利、社會保險、服裝費、保潔耗材費、保安工具 費、工程工具費等。其中人員工資在物業(yè)費用支出的比例最大，大概在80% 左右，是成本控制的重點。物業(yè)入住時編制的工作方案都是以較大服務(wù)需求來設(shè)計服務(wù)能力，并采用定崗定員 的制度。這樣雖然能夠滿足服務(wù)高峰期的需求，但是在服務(wù)低谷期會出現(xiàn)明顯的服務(wù) 能力閑置，造成總體服務(wù)成本高居不下。所以在實際人員崗位控制應(yīng)以服務(wù)能力的柔 性規(guī)劃和實施為主。柔性服務(wù)能力從兩個方面實現(xiàn)。一方面，培養(yǎng)一專多能的高素質(zhì) 的員工；另一方面，在滿足需求的情況下，打破人員安排剛性化，根據(jù)服務(wù)需要及時 調(diào)整服務(wù)能

14、力。改變通常采用的定崗定員制，詳細分析服務(wù)需求，采取定崗定員和綜 合值班結(jié)合的人員排班方式，科學(xué)合理地安排服務(wù)運作時間和在崗人員。需要注意的是，人力成本的精益控制，要以全體員工一專多能為前提和基礎(chǔ)，在滿 足服務(wù)需求前，不能一味地強調(diào)減少人員數(shù)量。必須提高人員質(zhì)量，對員工進行有計 劃、有目的的長期培訓(xùn)和崗位輪換實習(xí)，并將培訓(xùn)成效納入績效考評體系，才能高質(zhì) 量地柔性規(guī)劃服務(wù)能力，達到人力成本精益控制的效果。采購成本控制“貨比三家，物美價廉”工具、耗材是物業(yè)成本的另一重要支出，因此要牢把采購關(guān)。在項目管理中必須建 立健全一套采購?fù)该鳈C制，實行必要的招標(biāo)采購，以公正、公開的原則來選擇供應(yīng) 商，在保證質(zhì)

15、量的前提下，使采購價格降到最低；在方法上可以采用定向采購的方 式，按質(zhì)量、技術(shù)、服務(wù)和價格幾方面的競爭能力來選擇供應(yīng)商，并與之建立長期 的、互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，實現(xiàn)供應(yīng)渠道的穩(wěn)定和低成本；實施適時采購，縮短 提前期、減少物料庫存，從而實現(xiàn)采購成本最低的成本管理目標(biāo)。項目負責(zé)人要全程 參與供應(yīng)商的評審過程，并在采購過程中與材料采購人員及時溝通、協(xié)調(diào)，把好質(zhì)量 關(guān)。庫存控制“按需采購，實進實出的零庫存管理”“零庫存”并不是指沒有庫存，而是指組織所追求的最理想的最小庫存狀態(tài)。減少 庫存，可以增加資金的周轉(zhuǎn)速度，需要從源頭即采購工作抓起，一般而言，在采購之 前首先要做采購計劃，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時 采購等。所有物品的購買，都采用計劃采購，提前報批，由材料采購人員申請、項目 負責(zé)人批準(zhǔn)后方可購買。工具材料使用控制人一卡，帳卡結(jié)合”項目組織應(yīng)建立嚴格的材料、工具領(lǐng)用制度，編制專項賬卡，詳細記錄工具材料 使用情況。在固定資產(chǎn)及工具管理上，采用責(zé)任到人，專人負責(zé)，若出現(xiàn)丟失、損 壞，由責(zé)任人負責(zé)賠償；在低值易耗品和辦公用品的領(lǐng)用上采用定量控制，并進行同 期縱向、橫向比較。工具材料的使用要與項目成員的績效工資掛鉤，促進相關(guān)費用的 降低。物業(yè)管理是一個微利行業(yè)，要想真正實現(xiàn)利潤最大化的目標(biāo)，還應(yīng)將強化員工成本 控制意識作為成