文件控制管理規(guī)定資料

1、 集團(tuán)內(nèi)控文件文件名稱：文件控制管理規(guī)定編 號：密 級：無版本/修訂號：受控狀態(tài)：二級簽發(fā)人：生效日：頁 數(shù)：分發(fā)號：適用范圍：公司所有文件管理文件類別：綜合類簽發(fā)部門用?。?010年11月18日文件控制管理規(guī)定一、目的通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保內(nèi)部文件的擬定、發(fā)布、執(zhí)行與控制的規(guī)范性，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部告示類及內(nèi)控類的管理。三、職責(zé)（一）集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)擬稿集團(tuán)范圍告示類文件；參與審核一 級文件、內(nèi)控管理類和子公司告示類文件； 分配集團(tuán)范圍內(nèi)告示類文 件和內(nèi)控管理類文件編號；監(jiān)督、管控現(xiàn)有體系文件運(yùn)行狀況。（二）子公司質(zhì)量部負(fù)責(zé)審核、編號內(nèi)控體系類文件；

2、（一級文件除外，技術(shù)圖紙由各子公司技術(shù)部統(tǒng)一管控），每個季度的前三個 工作日向集團(tuán)辦公室提交前三個月的文件管控情況。（三）各職能部門負(fù)責(zé)擬稿、修訂、申請廢除、使用、管控本部 門文件。（四）外來文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)識別、收集、管控（五）各類文件管控職責(zé)和權(quán)限參見下表：（表一）文件類型擬稿/修訂/廢除審核/會簽簽發(fā)編號原稿控制備注告示 類文 件通知發(fā)文單位部門經(jīng)理集 團(tuán) 辦 公 室分管副總裁以上集 團(tuán) 辦 公 室集團(tuán)辦公室集團(tuán)范 圍和內(nèi) 控管理 類的外 來文件 由集團(tuán) 辦公室 控制原 稿，其 他由子 公司質(zhì) 量部控 制原 稿。決定發(fā)文單位部門經(jīng)理分管副總裁以上會議紀(jì)要發(fā)文單位部門經(jīng)理分管副總裁以

3、上公告發(fā)文單位部門經(jīng)理分管副總裁以上內(nèi)控 類文 件管 理 類一級發(fā)文單位管理者代表總裁二級發(fā)文單位部門經(jīng)理分管副總裁以上三級發(fā)文單位部門經(jīng)理分管副總裁以上四級發(fā)文單位部門經(jīng)理部門經(jīng)理體 系 類一級發(fā)文單位管理者代表總裁二級發(fā)文單位分管副總裁質(zhì) 量 部管理者代表質(zhì) 量 部質(zhì)量部/技術(shù)部門三級發(fā)文單位部門經(jīng)理管理者代表四級發(fā)文單位部門經(jīng)理部門經(jīng)理外來文件部門負(fù)責(zé)識別、收集部門經(jīng)理分管副總裁集團(tuán)辦公室/質(zhì)量部四、相關(guān)文件：記錄控制管理規(guī)定 五、相關(guān)文件的術(shù)語和定義：(一)、公司內(nèi)部文件包含：1、告示類文件。告示類文件分為四種，分別是：通知、決定、 會議紀(jì)要、公告。(1)通知。適用于需要有關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)、

4、部門或人員周知或者執(zhí) 行的事項(xiàng)。(2)決定。適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān) 單位及人員，變更或者撤銷下級部門或機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(3)會議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。(4)公告。適用于向集團(tuán)內(nèi)部通報重要事項(xiàng)，如：表彰先進(jìn)、 批評錯誤，傳達(dá)重要情況等。2、內(nèi)控類文件。內(nèi)控類文件分為體系類內(nèi)控文件和管理類內(nèi)控 文件。各內(nèi)控類文件分為四個級別，分別為：一級內(nèi)控文件、二級內(nèi) 控文件、三級內(nèi)控文件、四級內(nèi)控文件。(1) 一級內(nèi)控文件。是公司綱領(lǐng)性的內(nèi)控文件。如員工手冊、 質(zhì)量環(huán)境管理手冊等。(2)二級內(nèi)控文件。如集團(tuán)范圍內(nèi)管理性質(zhì)類文件、程序文件 等。(3)三級內(nèi)控文件。

5、如各部門內(nèi)的管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、操 作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范等。(4)四級內(nèi)控文件。如相關(guān)記錄表單。（二）內(nèi)部文件實(shí)行保密管理，所有內(nèi)部文件的密級分為五個級別，分別為：無、保密、機(jī)密、極機(jī)密、絕密。六、程序流程（一）、體系類文件程序流程（表二）（二）、管理類內(nèi)控文件程序流程（表三）步 驟擔(dān)當(dāng)/接受部門運(yùn)作流程備注C開始11各職能部門文件擬稿詳見本規(guī)定C文件內(nèi)容復(fù)核一一 yEsTNO一2相關(guān)授權(quán)人員/集 團(tuán)辦公室詳見本規(guī)定3集團(tuán)辦公室文件格式標(biāo)準(zhǔn)化詳見本規(guī)定二二/件簽發(fā)二YES TNO-4相關(guān)授權(quán) 人員詳見本規(guī)定5集團(tuán)辦公室文件用印、分發(fā)詳見本規(guī)定46集團(tuán)辦公室公告系統(tǒng)發(fā)布詳見本規(guī)定工8集團(tuán)辦公室、各

6、職 能部門文件稽）NO T實(shí)際運(yùn)行情況9文件擬制部門文件更改文件更改申請單、文件更 改記錄表.4( 2七、程序說明（一）文件擬定和審核1、質(zhì)量環(huán)境管理手冊由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)編制；員工手冊由人力 資源中心負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。2、二級和三級文件由各職能部門組織人員編寫，內(nèi)控管理類文 件須本部門經(jīng)理和集團(tuán)辦公室審核，文件關(guān)聯(lián)部門審核會簽，分管副 總裁批準(zhǔn)；內(nèi)控體系類文件須本部門經(jīng)理和質(zhì)量部審核， 文件關(guān)聯(lián)部 門審核會簽，管理者代表批準(zhǔn)。3、集團(tuán)范圍內(nèi)的告示類文件，由發(fā)文部門擬文后，經(jīng)部門經(jīng)理 和集團(tuán)辦公室審核后，填寫中盛光電集團(tuán)發(fā)文申請表送批，經(jīng)批 準(zhǔn)后將公文送行文承辦部門制成標(biāo)準(zhǔn)格式

7、。發(fā)文對象針對本子公司/部門的，只需經(jīng)本子公司部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)即可，如涉及其他子公司/部門，須上級領(lǐng)導(dǎo)簽批。(二)文件格式1、內(nèi)控文件正文組成一般由八個部門組成：一、目的；二、適 用范圍；三、職責(zé)；四、相關(guān)文件；五、程序流程；六、程序說明； 七、相關(guān)記錄表單；八、附錄。具體可視內(nèi)容而定。2、公司內(nèi)控文件分類、分級及編號，具體如下：(表四)一級二級三級四級管理文件 (M)員工手冊(MH )集團(tuán)范圍管理(MT )各部門管理范圍(DM )各類記錄表單(FM)體系文件 (QE)質(zhì)量環(huán)境管理手冊 (QH)程序文件 (QP)作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)程、 規(guī)范等(WI )各類記錄表單(FM)(表五)一級二級三級四級外來

8、文件管理 文件M/ET-MH-01M/ET-MT*#M/ET-DM*#M/ET-FM*#M/ET-OF*#體系 文件QE/ET-QH-01QE/ET-QP*#QE/ET-WI*#QE/ET-FM*#QE/ET-OF*#注：*代表部門，可兩位或三位；部門代碼詳見公司公文；#或# #代表流水號，如 01 99或001 999 ;文件版本/修訂號A/0 ,以A、B、C表示版本，修訂號從。 9,文件修訂時每十次變換一個版本，如文件進(jìn)行大幅度變更時，變 換版本。集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查公司所有文件的編號及運(yùn)行情況。（三）文件發(fā)放與管理1、公司管理類內(nèi)控文件由集團(tuán)辦公室發(fā)放， 體系類內(nèi)控文件由 各子公司質(zhì)

9、量部負(fù)責(zé)發(fā)放（技術(shù)圖紙由各子公司技術(shù)部管控，于每個 月的前三個工作日向集團(tuán)辦公室歸檔本月的文件控制管理情況），并使用受控文件發(fā)放/回收登記表進(jìn)行發(fā)放登記，分發(fā)號編號規(guī)則 如下：*IN09001-*火*代表子公司，IN指分發(fā)號；09指2009年；001指2009年 第一份；*指文件使用部門代碼。每一份文件的發(fā)放時分發(fā)號均 從001開始。2、受控文件發(fā)文簽發(fā)人參見（表一），但如內(nèi)容涉及公司重要 決定及公司發(fā)展方向等重要事項(xiàng)的文件均需分管副總裁復(fù)核并經(jīng)集 團(tuán)總裁簽發(fā)，簽發(fā)后的發(fā)文均需蓋印公司文件受控章后方可生效。3、公司所有告示類文件及內(nèi)控類文件均需在公司內(nèi)部公告系統(tǒng) 中及時發(fā)布與更新，內(nèi)部公告系統(tǒng)

10、中文件的發(fā)布于更新由集團(tuán)辦公室 統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。4、一些記錄表單的發(fā)放，原則上不加蓋受控章，但必須確保版 本的有效性。5、受控文件發(fā)放時每頁均需蓋上藍(lán)色受控章，受控章應(yīng)加蓋在 空白處，盡量加蓋在頁的右上角，其次是右下角。對不可能作“頁更 改”的文件，例如國家標(biāo)準(zhǔn)，每頁帶版本號、成文日期等，可只在文 件的首頁加蓋。任何人不得對已發(fā)放的文件進(jìn)行復(fù)印， 一經(jīng)在使用部 門發(fā)現(xiàn)受控文件被復(fù)印或文件分發(fā)號存有重復(fù)， 均可進(jìn)行當(dāng)場回收或 銷毀。6、原則上各相關(guān)部門只發(fā)放一份體系文件，當(dāng)其他人員需要使 用時，可先填寫文件發(fā)放領(lǐng)用審批表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后， 到原稿控制部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。7、各部門均需指定一名兼職

11、文件控制員對文件進(jìn)行接收、 保存。8、文件在使用過程中任何人不得隨意涂改，如文件理解不清， 由文件編制部門負(fù)責(zé)解釋。9、當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重而影響使用或文件丟失時，憑 簽批的文件發(fā)放領(lǐng)用審批表到原稿控制部門辦理更換或補(bǔ)辦手續(xù)， 交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，但在文件發(fā)放 /回收登記表備注欄 中作出說明。（四）文件的修改、作廢與回收1、公司所有內(nèi)控文件每半年須進(jìn)行一次評審，由集團(tuán)辦公室發(fā) 起，各部門配合執(zhí)行。但在過去三個月內(nèi)新制定或修訂的文件可不作 為評審對象。當(dāng)產(chǎn)品、服務(wù)、活動、組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化或因采取糾正 或預(yù)防措施而發(fā)生重大變化時，應(yīng)對文件進(jìn)行修改、廢除。2、文件內(nèi)容需要修改時，可由本公

12、司的相關(guān)部門或顧客提出， 并填寫文件修改申請單，審核和批準(zhǔn)權(quán)限執(zhí)行“表一”，文件關(guān) 聯(lián)部門審核會簽。文件經(jīng)過更改確定后，須辦理發(fā)放、回收工作。管 理類內(nèi)控文件由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)，體系類內(nèi)控文件由各部門質(zhì)量部負(fù) 責(zé)。同時登錄文件發(fā)放/回收登記表，確保各部門得到的是最新 有效文件，并在受控文件清單中記錄。3、文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時，應(yīng)進(jìn)行換版。4、更改后的原版文件作廢，發(fā)放新版文件的同時，應(yīng)同時收回 舊版文件。作廢文件須加蓋“作廢”章保存，保存期限為五年，文件 保存部門應(yīng)填寫文件銷毀申請單銷毀到期文件。5、如因特殊原因保留的作廢文件資料應(yīng)在“作廢”標(biāo)識下加蓋 “文件保留”標(biāo)識，以防止

13、誤用。6、各職能部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)的外來文件，如相關(guān)的法律、法規(guī)、 行政命令、條例、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等，按文件性質(zhì)交 集團(tuán)辦公室或質(zhì)量部統(tǒng)一登記歸檔，外來文件發(fā)放時需加蓋“外來文 件”章，外來文件的發(fā)放和管理按內(nèi)控文件的發(fā)放和管理執(zhí)行。失效 的外來文件保存期限為三年。（五）出廠文件的管控1、按合同交付給顧客的圖紙其發(fā)放由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人領(lǐng)用，不屬于 受控文件范圍，不必在文件上加蓋“受控文件”章。2、未經(jīng)合同規(guī)定而需出廠交付給顧客的文件，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人 簽字申請領(lǐng)用，并按本程序的規(guī)定辦理發(fā)放手續(xù)。3、發(fā)到公司供方的文件（如提供設(shè)計(jì)院的數(shù)據(jù)、外協(xié)廠的加工圖 紙技術(shù)規(guī)范等），相關(guān)部門須到集團(tuán)辦公

14、室或各子公司質(zhì)量部進(jìn)行同 樣的歸檔、發(fā)放手續(xù)，但均以一次性使用的發(fā)放方式發(fā)放。發(fā)到顧客 的文件，按內(nèi)控文件發(fā)放管理辦理。（六）文件的借閱與儲存1、借閱本部門文件需填寫文件借閱登記表，經(jīng)被借閱部門 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，若到期仍不歸還，則由 文件控制人員收回。2、所有存儲在任何介質(zhì)上的軟件都視作文件。本文件規(guī)定的關(guān) 于內(nèi)控文件的受控狀況、發(fā)放、更改、換版與作廢辦法原則上也適用 于軟件。以存儲介質(zhì)領(lǐng)取受控軟件時，受控印章加蓋在介質(zhì)盒（帶， 盤）上。并執(zhí)行軟件保護(hù)措施，如防修改、防擦除等。由受權(quán)人轉(zhuǎn)存 受控軟件到任何介質(zhì)上時，由領(lǐng)用人全面負(fù)責(zé)受控軟件的管理 （防止 非授權(quán)拷貝、損壞

15、或丟失）。八、相關(guān)附件1、通知行文格式要求2、內(nèi)控文件行文要求3、文件傳閱單4、中盛光電集團(tuán)發(fā)文申請表5、文件發(fā)放/回收登記表6、文件更改申請表7、文件更改記錄表8、文件借閱登記表9、文件銷毀申請單10、文件發(fā)放領(lǐng)用審批表11、受控文件清單1No.M/ET-FMSD01無簽發(fā)人：余海峰, ,決定、公告、通知、二會議紀(jì)要的發(fā)文編號；均為此編號J _ _ ;詳見文件控制管理I規(guī)定I;此處為空行I仿宋GB2312四號密級:楷體，小三，1.5 倍行距，“密級” 和“急”左對齊黑體，二號EE為部門編號;2010為年度；28為流水號標(biāo)題，宋體，二號中盛光電集團(tuán)文件（通知）1!此處為空行 1黑體，一號仿宋一

16、GB2312小六號 一 EE201028 令 ;此處為空行I仿宋_ GB2312四號I關(guān)于更新部門編碼的通知因當(dāng)前組織架構(gòu)變動較大，原有部門編碼文件已不適用。為了完善對集團(tuán)各部門編碼的統(tǒng)籌管理，使集團(tuán)各部門編碼規(guī)范化、統(tǒng)一化且易于識別。經(jīng)集團(tuán)研究，根據(jù)最新集團(tuán)組織架構(gòu)自2010年11月8日起用新的集團(tuán)各部門編碼（見附件），撤銷原有各部門編碼。，正文編號規(guī)則：/一、（一）、1. （1） :/L* ： /編號不得使用自/津派康得出“此頁/無正文”，可通過 F行距調(diào)整。1 ,二二二m二二、1發(fā)文單位，前空一格，頁號，5號字體 宋 宋仿宋_GB2312,四號。：1- r -，主題詞：規(guī)范：編碼使用正文

17、：仿宋I GB2312,四號，1.5、可 倍行距，首行縮進(jìn)r I發(fā)裳津位，黑體，3小三。I備案通知2010年11月2日r1|黑體，小三，主題* I 詞 3-5 個。一一一 一一一 .一.一抄送：四級及以上級別部門負(fù)責(zé)人 :前空一個，仿宋一I GB2312 ,四號。；編號規(guī)則詳見文件i控制管理規(guī)定L內(nèi)控文件編 號：M/ET-MTCE02密 級:版本/修訂號：A/2受控狀態(tài):二級簽發(fā)人：王興華生效日:20101018稱：文件控制管理規(guī)定分發(fā)號:適用范圍：公司所有文件管理文件類別:綜合類!黑體，小三J簽發(fā)部門用印:楷體_ GB2312,小四 ：I中盛光電集團(tuán)*2010年10月18日、目的文件控制管理

18、規(guī)定黑體，二號。段前段后均為0.5行。通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保內(nèi)部文件的草擬、發(fā)布、執(zhí)行與控制的規(guī)范性，特制三本期是;、一 一 一 ,%.%.二、適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部告示類及內(nèi)控類的管理正文編號規(guī)則：一、(一)、1. (1)編號不得使用自動排序正文：仿宋GB2312 ,四號，1.5倍行距，首行縮進(jìn):頁號，5號字體2字符編號M/ET-FMCE05文件發(fā)放/回收登記表廳P文件名稱編號版本分發(fā)號部門發(fā)放記錄回收記錄是否受控備注簽收日期份數(shù)簽回日期份數(shù)(Y/N)-ET Solar -ET Solar -文件名稱文件編號學(xué)習(xí)途徑緊急程度：緊急口文件性質(zhì)：閱知口密級：無口 保密口 機(jī)密口NO.傳閱人員簽名日期NO.傳閱人員簽名日期12345678910111213141516171819202122確認(rèn)日期編號 M/ET-FMCE02文件傳閱單編號M/ET-FMCE02編號M/ET-FMCE16受控文件清單部門：日期:廳P文件號編號版本備注文件名稱文件編號申請更改部