企業(yè)管理PPT課件：采購培訓(xùn)

1、采購培訓(xùn)THE BUSINESS REPORT2020YOUR LOGO匯報人：某某某Xxxx有限責(zé)任公司時間：2020.XX目錄 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 業(yè)務(wù)流程0102Xxxx有限責(zé)任公司01章節(jié) PART基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱、編號和地址。供應(yīng)商管理可以在線的查詢供應(yīng)商信息?？梢院喜⒐?yīng)商?？梢越㈦S機(jī)的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報告?？梢越⒐?yīng)商列表。采購員設(shè)置在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負(fù)責(zé)。在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購員采購件的分類。例如：采購員A負(fù)責(zé)采購五金類； 采購員B負(fù)責(zé)采購機(jī)電類；思考：采購員是否需要負(fù)責(zé)采購不同的物料分類。審

2、批層次雇員工作(job)職位(position)審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由誰來審批；并且若某人無權(quán)審批時，又由誰來審批。在采購中即是參與采購業(yè)務(wù)的人員在采購業(yè)務(wù)中指采購、審批、計(jì)劃指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。采購審批采購員財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理物流總監(jiān)供應(yīng)科科長采購員采購審批審批審批ABCDEF審批層次結(jié)構(gòu)例如：若工作包括采購、審批； 職位包括采購員、供應(yīng)課課長、物流總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理； 雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔(dān)任不同職務(wù)。 則審批層次可為: 單據(jù)控制通過嚴(yán)格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能操作單據(jù)，影響采購業(yè)務(wù)。單據(jù)的安全級別單據(jù)的訪問級別單據(jù)批

3、準(zhǔn)的規(guī)則單據(jù)控制單據(jù)的安全級別安全級別有4種： 公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。 私有的：單據(jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。 采購的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。 層次的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者的用戶。例如：設(shè)置計(jì)劃采購訂單為私有的，則只有輸入計(jì)劃采購訂單和審 批該訂單的人可以存取。 設(shè)置采購請購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據(jù)提出請購者能存取該單據(jù)。僅查看：只允許查看單據(jù)。可修改：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。單據(jù)的訪問級別訪問級別有3種中有兩個訪問選項(xiàng)級別高于以上訪問級別，自己可審批

4、：若該選項(xiàng)為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批；審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。注意建立單據(jù)者對自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。系統(tǒng)的訪問控制對已存在的單據(jù)作用；用戶若能進(jìn)入建立單據(jù)的窗口，就能建立單據(jù)。注意單據(jù)的審批規(guī)則職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標(biāo)準(zhǔn)請購單、內(nèi)部請購單、一攬子協(xié)議、計(jì)劃采購訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。單據(jù)類型可以控制以下幾方面的權(quán)限。科目、分類、金額、位置。例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設(shè)置為 采購訂單，10000元，五金類。審批權(quán)限例如：供應(yīng)科科長可審批標(biāo)準(zhǔn)請購單，可審批10萬元的標(biāo)

5、準(zhǔn)采購訂單 物流總監(jiān)可審批計(jì)劃采購訂單，可審批100萬元的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成供應(yīng)科科長 審批 標(biāo)準(zhǔn)請購10萬元100萬元思考：審批權(quán)限應(yīng)該如何設(shè)置物流總監(jiān) 審批 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單自動來源在自動規(guī)則中，指明了物品、供應(yīng)商和單據(jù)（報價單或計(jì)劃采購訂單）例如：在自動來源規(guī)則中設(shè)置 A物品由供應(yīng)商B、C提供，現(xiàn)有與B有關(guān)的標(biāo)價單D和與C有關(guān)的 報價D和計(jì)劃采購訂單E。 在建立采購A的訂單時，我們可以根據(jù)自動來源規(guī)則尋找相應(yīng) 價格。思考：如何應(yīng)用自動來源規(guī)則。供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊用來查詢物品的歷史價格、自動規(guī)則等情況。若曾經(jīng)采購過某物品，即系統(tǒng)中存在采購訂單，則在建立新的采購訂單時，可以從供應(yīng)商項(xiàng)目

6、目錄冊中查到相應(yīng)的情況，從而得到比較合理的價格。供應(yīng)商目錄冊思考：使用供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊的優(yōu)點(diǎn)。Xxxx有限責(zé)任公司02章節(jié) PART業(yè)務(wù)流程采購詢價詢價單是反映本方需求，要求供應(yīng)商作出回答的單據(jù)。在詢價單中，有物品、數(shù)量、日期、發(fā)貨等信息。建立詢價單后可輸入供應(yīng)商的清單，表示該詢價單要發(fā)給哪些供應(yīng)商，并且可注明反饋途徑，如：電子郵件、傳真等。報價單是供應(yīng)商對詢價單的反饋。采購訂單采購訂單：用來明確表示一次采購業(yè)務(wù)。采購訂單中包含了訂單應(yīng)包含的信息。如定購的物品，數(shù)量，價格，要貨時間，發(fā)貨情況，接收情況和付款、運(yùn)費(fèi)等其它條款。采購訂單需要審批，原因是價格的存在。所以采購訂單可能會存在多版本，所以

7、采購訂單不同于采購合同。使用：除標(biāo)準(zhǔn)采購訂單外，其它類型在使用時需要下達(dá)審批成為實(shí)際訂單。思考：計(jì)劃采購訂單、一攬子訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單和合同采購訂單的用法。采購訂單類型 一攬子協(xié)議：與計(jì)劃采購訂單類似，但沒有價格信息，只有總金額。 合同采購訂單：與一攬子協(xié)議類似，但沒有物品信息。標(biāo)準(zhǔn)采購訂單：表示一次采購，適用于緊急采購和零星采購。包含了訂單應(yīng)有的信息。計(jì)劃采購訂單：表示長期定購，適用與供應(yīng)商的一攬定購。包含了含了訂單應(yīng)有的信息。采購接收路徑：用來控制接收是否檢查，是否直接入庫采購接收選項(xiàng)：用來控制采購接收時各種可能性。采購訂單建立手工建立訂單，輸入必要信息提交審批。手工采購訂單建立有兩種方式

8、。1.通過請購單匯總，自動生成采購訂單。2.下達(dá)采購計(jì)劃訂單、一攬子計(jì)劃和合同訂單。自動采購接收選項(xiàng)：用來控制采購接收時各種可能性。采購接收選項(xiàng)接收日期容限：到貨日期是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。接收數(shù)量容限：到貨數(shù)量是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。是否強(qiáng)制收貨地：供應(yīng)商將物品發(fā)往其它地是否可接收。允許替代接收：是否可以用替代品代替定購物品。允許未定購接收：訂單上沒有定購的物品是否可接收。允許快速接收：是否可以一次性按訂單全部接收。接收接收要根據(jù)采購訂單做接收。在作接收時，可以通過查找窗口，根據(jù)一定的條件尋找可接收的訂單。 例如：以某供應(yīng)商為條件，可接收有該供應(yīng)商的訂單。若要進(jìn)行未定購接收，可在查找窗口標(biāo)注未定購。一次接收以接收單據(jù)號為標(biāo)志。不同批次的接收可記錄在同一單據(jù)比較檢驗(yàn)一次檢驗(yàn)必須根據(jù)接收單而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找相應(yīng)的接收單。檢驗(yàn)后的動作只要接受和拒絕兩種。對于合格或不合格的物料，可以在質(zhì)量代碼中標(biāo)識其質(zhì)量