高效會(huì)議技巧培訓(xùn)課件

1、高效會(huì)議技巧企業(yè)管理層培訓(xùn)PPT主講人日期前言/PREFACE 開(kāi)會(huì)人人都會(huì)，但是要開(kāi)好會(huì)卻并非易事。許多單位的會(huì)議常常出現(xiàn)：會(huì)議變調(diào)、會(huì)期拉長(zhǎng)、無(wú)果而終的情況。因此開(kāi)會(huì)如果不懂策略，會(huì)議的成效就會(huì)打折扣 / Contents目 錄明晰會(huì)議種類Clarify the types of meetings 01開(kāi)會(huì)程序Meeting procedure 02會(huì)議室布置Meeting room layout03明確會(huì)議議題Clarify meeting topics04開(kāi)會(huì)方法Meeting method 0501明晰會(huì)議種類01會(huì)議類型1234567工作例會(huì)銷售會(huì)議協(xié)調(diào)會(huì)議業(yè)務(wù)研討會(huì)銷售報(bào)告會(huì)工臨

2、會(huì)議座談會(huì)01會(huì)議類型 工作例會(huì)是銷售部按照預(yù)先設(shè)定的時(shí)間定期召開(kāi)的一種常規(guī)性工作會(huì)議。通常每天或者每周召開(kāi)1次，原則上不能間斷。會(huì)議的主要內(nèi)容就是對(duì)日常工作的例行檢查與安排，檢查前一天或者前一周的工作，安排當(dāng)天或者本周的工作，設(shè)想第二天或者下周的工作，屬于一般性的會(huì)議。 工作例會(huì) 銷售會(huì)議內(nèi)容是銷售方面的工作，不能以其他方面的內(nèi)容為主，否則就改變了會(huì)議的性質(zhì)。召開(kāi)銷售會(huì)議的目的。就是為解決銷售工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，或者是安排、調(diào)整銷售工作。銷售會(huì)議是銷售部門最重要的工作會(huì)議，也是日常性會(huì)議 銷售會(huì)議01會(huì)議類型 協(xié)調(diào)會(huì)議通過(guò)會(huì)議的形式，調(diào)和工作中出現(xiàn)的矛盾或脫節(jié)現(xiàn)象。之所以要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，解決有

3、些矛盾帶有嚴(yán)重性、普遍性并不宜在私下解決的問(wèn)題。通過(guò)協(xié)調(diào)會(huì)議加以解決，可以起到警示作用。協(xié)調(diào)會(huì)議 對(duì)重大的業(yè)務(wù)進(jìn)行集體討論。因?yàn)橹卮蟮臉I(yè)務(wù)工作敏感性高，涉及范圍廣，不宜由某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)決策，如果決策失誤，會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果。而通過(guò)集體討論得出的結(jié)論會(huì)比較全面、符合實(shí)際。業(yè)務(wù)研討會(huì) 銷售報(bào)告會(huì)是對(duì)前一段時(shí)間的銷售工作進(jìn)行總結(jié)。銷售報(bào)告會(huì)分為兩種，一種是對(duì)銷售部以上領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)，一種是銷售部門內(nèi)部的匯報(bào)。銷售 報(bào)告會(huì) 臨時(shí)會(huì)議是因工作發(fā)生突發(fā)性的變故或者有新的比較緊急的情況而臨時(shí)召開(kāi)的一種會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容主要是宣布新的情況，安排新的工作，解決突發(fā)性事件。會(huì)議上一定要有明顯的結(jié)果。如果會(huì)議結(jié)束了事情仍然沒(méi)有

4、得到解決，那么這個(gè)臨時(shí)會(huì)議就失去了意義。臨時(shí)會(huì)議的時(shí)間不能太長(zhǎng)，最好不要超過(guò)半小時(shí)。01會(huì)議類型臨時(shí)會(huì)議座談會(huì) 座談會(huì)是一種比較輕松和相對(duì)自由的會(huì)議。也正是因?yàn)樽剷?huì)具有輕松活潑的特性，所以近年來(lái)成了許多開(kāi)發(fā)商最喜歡采用的一種會(huì)議形式。座談會(huì)的形式側(cè)重于交流思想、研討問(wèn)題。座談會(huì)也分為兩種：一種是內(nèi)部座談，一種是外部座談。02開(kāi)會(huì)程序確定會(huì)議議題和目的確定會(huì)議內(nèi)容確定會(huì)議進(jìn)程確定會(huì)議議題確定主持人與記錄人確定參會(huì)對(duì)象和人數(shù)確定會(huì)議日期確定會(huì)議場(chǎng)所提 出 問(wèn) 題02開(kāi)會(huì)程序ABCDEFGHI03會(huì)議室布置03會(huì)議室布置 對(duì)于主持人來(lái)說(shuō)，如何提高會(huì)議的成效是關(guān)鍵性的問(wèn)題。會(huì)議室的布置是直接影響到參

5、會(huì)人員的心情和會(huì)議的成效，因此會(huì)議室的布置就顯得尤為重要。不通過(guò)的會(huì)議，其布置就不同。會(huì)議室的布置是會(huì)議主題的外在表現(xiàn)，要能讓人們從會(huì)議室的布置就能推測(cè)出會(huì)議的性質(zhì)。 會(huì)議是具有很強(qiáng)的封閉性特征的，并且任何一次會(huì)議的最終目的是要解決問(wèn)題。如果會(huì)議沒(méi)有解決問(wèn)題，無(wú)果而終，那么這次會(huì)議就是失敗的03會(huì)議室布置03會(huì)議室布置會(huì)議室的布置要做到以下幾點(diǎn)：01會(huì)議室布置一定要緊扣會(huì)議性質(zhì)和主題來(lái)進(jìn)行，要將會(huì)議性質(zhì)和主題形象直觀地反映出來(lái)，讓人一看便知。表現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)和主題02布置會(huì)議室時(shí)要直接將會(huì)議的級(jí)別用無(wú)聲的語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)，起到告知、明示作用。反映級(jí)別03排定座次主要是擺放會(huì)議座椅和姓名牌，要按照級(jí)別

6、來(lái)擺放。如果級(jí)別擺放不妥，就會(huì)影響會(huì)議效果、擾亂會(huì)議秩序，嚴(yán)重的會(huì)影響到人際關(guān)系。排定座次04會(huì)議開(kāi)得成功與否，與會(huì)議氣氛的營(yíng)造有著密切的關(guān)系，會(huì)議室氣氛可以為會(huì)議的召開(kāi)起到推波助瀾的作用。氣氛營(yíng)造得好，能集中參會(huì)人員的注意力，約束參會(huì)人員的思想，保障參會(huì)人員不至于“身在曹營(yíng)心在漢” 營(yíng)造氣氛05會(huì)議室的布置要起到美化開(kāi)會(huì)環(huán)境的作用，令人感到身心舒暢。不宜過(guò)于繁雜花哨，也不宜過(guò)于簡(jiǎn)單，要適度。不同的會(huì)議性質(zhì)有不同的美化方式，要因會(huì)議內(nèi)容而異。美化環(huán)境04明確會(huì)議議題04明確會(huì)議議題專題型是指比較重要或者涉及面較廣的議題。通常專題型議題要占用整個(gè)會(huì)議過(guò)程，也就是說(shuō)，會(huì)議專門是為討論該專題型議題而

7、召開(kāi)的，不再涉及其它議題。4.1 議題類型專題型會(huì)議1重點(diǎn)型會(huì)議重點(diǎn)型議題是指在會(huì)議上著重要討論的議題。這類議題通常是工作中的重點(diǎn)，重點(diǎn)議題不能超過(guò)3個(gè)，以12個(gè)為宜。普通型會(huì)議普通型議題是指并不重要但卻需要解決的問(wèn)題，是常規(guī)性的問(wèn)題。這類議題如果久拖不決就會(huì)影響到工作效果。普通型議題的數(shù)量可以相對(duì)較多，具體數(shù)量視會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短來(lái)定。 附帶型會(huì)議附帶型議題通常指與本次會(huì)議關(guān)聯(lián)性不大，議題本身也并不重要的小型議題，在會(huì)議上附帶解決。附帶型議題可以根據(jù)會(huì)議情況來(lái)進(jìn)行，如果會(huì)議時(shí)間允許就解決，如果時(shí)間不允許，可以不解決，留待另外的場(chǎng)合處理。 24304明確會(huì)議議題專題型會(huì)議：只能有1個(gè)議題，否則就不叫

8、專題會(huì)議。2小時(shí)以內(nèi)的會(huì)議：重點(diǎn)型議題以1個(gè)為宜，最多不要超過(guò)2個(gè)；普通型議題以3個(gè)為宜。半天以內(nèi)的會(huì)議：重點(diǎn)型議題以1-2個(gè)為宜，普通型議題以3個(gè)為宜。1天以內(nèi)的會(huì)議：重點(diǎn)型議題以2-3個(gè)為宜，普通型議題以3個(gè)為宜。附帶型議題可以自由確定，可有可無(wú)。 一次會(huì)議的議題數(shù)量不能太多，如果太多就會(huì)出現(xiàn)草率了事的現(xiàn)象。確定會(huì)議議題要以會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短及議題的重要性及復(fù)雜程度為依據(jù)。會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)，可以多確定幾個(gè)議題，反之則要少安排幾個(gè)議題；議題關(guān)系重大而又復(fù)雜，不是短時(shí)間可以討論完成的，會(huì)議上就不宜安排太多，否則就無(wú)法完成，反之則可以多安排幾個(gè)議題。4.2 議題數(shù)量04明確會(huì)議議題4.3 議題確認(rèn)方法銷售

9、部門的會(huì)議議題要堅(jiān)持以銷售一線為主的原則來(lái)確定，只有銷售一線的工作才是重中之重，因而售樓一線的相關(guān)議題才是重點(diǎn)議題。如果重要程度較高，要確立為專題型議題。其他方面的問(wèn)題都可以列為普通型議題或者附帶型議題。通常情況下，售樓一線的工作和涉及公司與置業(yè)顧問(wèn)的切身利益方面的內(nèi)容，比如置業(yè)顧問(wèn)與顧客發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)、顧客對(duì)樓盤的投訴、樓盤價(jià)格定位不準(zhǔn)、置業(yè)顧問(wèn)的傭金制定、獎(jiǎng)勵(lì)等，應(yīng)確定為專題型議題或者重點(diǎn)型議題，因?yàn)檫@類內(nèi)容關(guān)系到僂盤的銷售成效及公司與個(gè)人的利益問(wèn)題，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，都是非常重要的問(wèn)題。04明確會(huì)議議題05開(kāi)會(huì)方法05會(huì)議方法合理選定議題01議題選定要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)及會(huì)議目的來(lái)確定，議題不能偏離會(huì)議

10、宗旨。確定議題時(shí)，要有主有次，即分出哪些是專題型議題，哪些是重點(diǎn)型議題，哪些是非重點(diǎn)型議題。把握會(huì)議時(shí)間02把握會(huì)議時(shí)間分為三種：一種是總會(huì)議時(shí)間不能超標(biāo)，一種是每個(gè)議題時(shí)間不能超標(biāo)，一種是參會(huì)人員的發(fā)言時(shí)間不能超標(biāo)。但是可以在總會(huì)議時(shí)間不超標(biāo)的情況下，適當(dāng)在每個(gè)議題或者發(fā)言時(shí)間中進(jìn)行分配?？刂谱h題內(nèi)容03主持人一定要嚴(yán)格把握議題內(nèi)容，防止跑題。如果確實(shí)在討論過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有新問(wèn)題很嚴(yán)重，不立即予以解決會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果，在這種情況下，也不能偏題，可以馬上決定在議會(huì)結(jié)束后立即再召開(kāi)會(huì)議解決這一新問(wèn)題。把握會(huì)議步驟04開(kāi)會(huì)的目的就是為了解決問(wèn)題。因此必須掌握解決問(wèn)題的步驟：1、提出問(wèn)題；2、分析問(wèn)題；3、現(xiàn)場(chǎng)解決；4、落實(shí)到人；5、確定監(jiān)督人；6、檢查工作。05會(huì)議方法決策對(duì)于銷售經(jīng)理來(lái)說(shuō)，是牽一發(fā)而動(dòng)全身的工作。決策與工作效率、銷售成績(jī)、置業(yè)顧問(wèn)的心態(tài)等息息相關(guān)。決策正確，工作效率會(huì)得到明顯提高，銷售業(yè)績(jī)會(huì)大幅上升，員工心態(tài)也會(huì)受到激勵(lì)；決策不正確，就會(huì)導(dǎo)致不良后果，因此每個(gè)經(jīng)理人面對(duì)決策都應(yīng)十分謹(jǐn)慎。決策須注意把握如下幾個(gè)方面:決策方法判斷問(wèn)題，掌握時(shí)間123科學(xué)民主決策效果檢測(cè)4巧用直覺(jué)做決策05會(huì)議方法多鍛煉為提高直覺(jué)的準(zhǔn)確性，銷售經(jīng)理平時(shí)不妨多鍛煉自己和下屬的直覺(jué)