重大活動檔案歸檔要求和說明課件

1、重大活動檔案歸檔要求和說明檔案館2014.12.9第1頁，共16頁。主要內容重大活動檔案歸檔范圍 重大活動檔案移交要求21第2頁，共16頁。一、重大活動檔案歸檔范圍重大活動的請示、批復、計劃、方案、通知、總結等重大活動的邀請名單、請柬、來往信函等活動（會議）日程、通訊錄等領導講話、發(fā)言材料、會議文集、畫冊等活動中與外單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等相關的活動記錄（含重要的座談會）、紀要等媒體對活動的相關報道活動的照片、錄音、錄像等聲像材料（刻成光盤歸檔，照片洗?。┗顒又匈浰偷挠斜４鎯r值的禮品、紀念品、題詞等其他反映重大活動的有關材料第3頁，共16頁。一、重大活動檔案歸檔范圍一、準備階段 1、計劃

2、、方案、請示、批復、通知等 2、邀請名單、請柬、來往信函等 3、活動（會議）日程、通訊錄等二、開展階段 4、領導講話、發(fā)言材料、會議文集、畫冊等 5、活動中簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等 6、相關的活動記錄（含重要的座談會）、紀要等第4頁，共16頁。一、重大活動檔案歸檔范圍三、結束階段7、活動總結，結論性材料8、媒體對活動的相關報道9、活動的照片、錄音、錄像等聲像材料（刻成光盤歸檔，照片洗印）10、活動中贈送的有保存價值的禮品、紀念品、題詞等實物類11、其他反映重大活動的有關材料第5頁，共16頁。一、重大活動檔案歸檔范圍實例第七屆一次教職工暨工會會員代表大會檔案材料移交目錄關于召開第七屆“雙代會”

3、的通知山東建筑大學第七屆“雙代會”各代表團組成及代表名單第七屆一次“雙代會”開幕式主持詞第七屆一次“雙代會”閉幕式主持詞關于召開山東建筑大學第七屆一次“雙代會”的請示關于召開山東建筑大學第七屆一次“雙代會”的報告關于山東建筑大學召開第七屆一次“雙代會”請示的批復關于同意召開第七屆一次“雙代會”的批復山東建筑大學第七屆一次“雙代會”日程安排表（草案）山東建筑大學第七屆一次“雙代會”的主要任務和議題（草案）山東建筑大學第七屆一次“雙代會”籌備情況報告山東建筑大學第七屆“雙代會”代表資格的審查報告山東建筑大學第七屆“雙代會”大會主席團人員名單（草案）山東建筑大學第七屆“雙代會”換屆選舉正式候選人名單

4、在山東建筑大學第七屆教職工代表大會暨工會會員代表大會上的講話（宋志明）深入實施五大工程 全力建設特色名校 在新起點上實現(xiàn)學?？茖W發(fā)展新跨越（靳奉祥校長的報告）認真履行職能 推動學校發(fā)展 為建設教學研究型大學而努力奮斗（戴銘樞主席的報告）山東建筑大學第七屆一次“雙代會”關于2009-2011年工會經費的審查報告在第七屆教職工代表大會暨工會會員代表大會閉幕式上的講話（王崇杰書記）關于山東建筑大學工會第六屆委員會工作報告和經費審查報告的決議（草案）山東建筑大學第七屆一次“雙代會”關于校長行政工作報告的決議（草案）關于第七屆“雙代會”提案情況的報告山東建筑大學第七屆選舉結果報告單山東建筑大學第七屆校工

5、會委員會正式候選人選票山東建筑大學第七屆工會經費審查委員會正式候選人選票山東建筑大學第七屆教代會四個工作委員會正式候選人選票第6頁，共16頁。一、重大活動檔案歸檔范圍實例第七屆一次教職工暨工會會員代表大會檔案材料移交目錄山東建筑大學第七屆一次“雙代會”選舉結果報告單山東建筑大學第七屆一次“雙代會”選舉結果報告單第七屆一次“雙代會”校工會主席、副主席正式候選人選票第七屆一次“雙代會”工會經費審查委員會主任正式候選人選票關于山東建筑大學第七屆工會委員會及經費審查委員會選舉結果的報告關于山東建筑大學第七屆工會委員會選舉結果的批復關于公布山東建筑大學第七屆工會委員會暨第七屆一次“雙代會”選舉結果的通知

6、校六屆工會委員會提出第七屆工會委員會預選候選人人員名單校六屆工會委員會提出第七屆工會委員會預選候選人投票結果第七屆一次“雙代會”工會委員會、經費審查委員會預選結果的報告山東建筑大學第七屆一次“雙代會”與會人員考勤情況報告單（閉幕式）請假條七屆工會經費審查委員會正式候選人選票七屆一次雙代會工會主席、副主席正式候選人選票第7頁，共16頁。評估活動材料歸檔范圍第一類 評估指標體系材料第二類 評估工作形成的過程材料 （一） 評估工作布署有關材料 （二） 評估考察匯報材料 （三） 有關評估工作會議記錄 （四） 自評報告（終稿） （五） 評估結論性材料。專家組評估結論及反饋會議材料第8頁，共16頁。評估活

7、動材料歸檔范圍（六） 評估專家講話（七） 校領導所作的報告（八） 評估簡報、通訊（九） 與評估有關的所有印刷裝訂成冊資料、文本。（書本、畫冊 卡片、手冊等）（十） 各種狀態(tài)數(shù)據材料（十一） 評估階段形成的其它過程材料、照片及實物第9頁，共16頁。評估活動材料歸檔范圍實例 2012建筑學專業(yè)碩士教育評估、城市規(guī)劃與設計專業(yè)碩士學位研究生教育評估材料目錄：1.城市規(guī)劃與設計專業(yè)碩士學位研究生教育評估自評報告1本2.建筑學專業(yè)碩士教育評估自評報告1本3.建筑學專業(yè)碩士教育評估自評報告附件1本4.光盤一：評估全程 1）匯報材料 2）接待方案 3）評估照片 4）全體會議 5）上級批復 6）申請報告及上級

8、批復 7）視察報告 8）自評報告第10頁，共16頁。一、重大活動檔案歸檔范圍 4.光盤二：展覽資料 1）本科 2）方板 3）各科方向 4）老教師美術作品展 5）學科介紹jpg 6）學科展板 7）研究生展室 8）展墻 9）音樂廳模型簡介4.光盤三、四：學生獲獎作品 1）建筑學專指委-優(yōu)秀作業(yè)觀摩獲獎作品 2）規(guī)劃專指委-城市規(guī)劃作業(yè)獲獎3）威海人居節(jié)獲獎圖和名單 4）匯總：臺達杯太陽能競賽獲獎作品 5）其他獲獎（71）第11頁，共16頁。主要內容重大活動檔案歸檔范圍重大活動檔案移交要求21第12頁，共16頁。二、重大活動檔案移交要求填寫重大活動檔案歸檔說明書編寫重大活動檔案卷內目錄第13頁，共16頁。二、重大活動檔案移交要求 重大活動的主辦單位在制訂重大活動計劃時，應當同時制訂重大活動檔案管理方案，明確責任人，落實檔案收集、整理、移交、保管措施。 重大活動結束后，主辦單位應當在活動結束之日起60日內，按照學校檔案管理要求進行整理，移交學校檔案館保存，并填寫重大