2022年會(huì)議管理技巧

1、會(huì)議管理高海生深圳華潤(rùn)企業(yè)管理顧問公司目 錄走進(jìn)會(huì)議管理1開會(huì)前的準(zhǔn)備工作2成功主持會(huì)議的五種策略3會(huì)議中的溝通技巧4會(huì)議接待禮儀5會(huì)議記錄與跟進(jìn)6走進(jìn)會(huì)議管理會(huì)議的意義會(huì)議的目的有效溝通傳達(dá)資訊資源共享管理督導(dǎo)協(xié)調(diào)、解決問題開發(fā)創(chuàng)意會(huì)議的種類電話會(huì)議網(wǎng)絡(luò)會(huì)議視頻會(huì)議內(nèi)容手段時(shí)間規(guī)模專題會(huì)議報(bào)告會(huì)議業(yè)務(wù)會(huì)議周例會(huì)議月度會(huì)議年度會(huì)議大會(huì)小會(huì)一對(duì)一會(huì)議會(huì)議效率不高的原因演說技巧 會(huì)議地點(diǎn)前期準(zhǔn)備會(huì)議效率不高的原因 項(xiàng) 次 原 因 具 體 表 現(xiàn) （1） 時(shí)間 會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。 （2） 地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。 （3） 開

2、會(huì)對(duì)象的選擇 必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。 （4） 主持人的技能 會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。 （5） 參會(huì)者的技能 參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。 （6） 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。 （7） 開會(huì)的原因、目的和結(jié)果 開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。 會(huì)議效率不高的原因會(huì)議 效率不高的原因 預(yù)防性管理措施 時(shí) 間 會(huì)議一般應(yīng)避免安排在員工私人休息時(shí)間。 地 點(diǎn) 地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓

3、桌進(jìn)行。 開會(huì)對(duì)象的選擇 事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。 主持人的技能 選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。 參會(huì)者的技能 參會(huì)者一定要具有傾聽能力。 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。 開會(huì)的原因、目的和結(jié)果 在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)議進(jìn)行前的注意要點(diǎn)如果，無需開會(huì)！如果，需要開會(huì)！會(huì)議規(guī)范流程開始 歡迎 會(huì)議目的 議程 時(shí)間安排 規(guī)章制度結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排下次 會(huì)議跟進(jìn) 會(huì)議紀(jì)要 跟進(jìn)計(jì)劃會(huì)議議程由重要到不重要會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題

4、由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。 選 址 要 素遠(yuǎn)近氣候相關(guān)設(shè)施距離場(chǎng)所功能和歷史交通安全配套服務(wù)設(shè)施住宿標(biāo)識(shí)周圍環(huán)境費(fèi)用與其它活動(dòng)沖突會(huì)議場(chǎng)地選擇16 會(huì) 場(chǎng) 環(huán) 境空間形態(tài)、大小、相關(guān)會(huì)所形態(tài)設(shè)施：影視音響、同傳、屏幕、網(wǎng)線、空調(diào)布置：標(biāo)識(shí)、會(huì)標(biāo)、廣告、燈光、桌椅會(huì)場(chǎng)：位置、數(shù)量、間距、主席臺(tái)、接待席、貴賓席擺設(shè)：鮮花、果品、背景音樂用具：紙、筆、資料、文件夾配套：餐飲、茶水、吸煙、交通、衣帽間、衛(wèi)生間周圍影響：監(jiān)控、安全通道會(huì)議場(chǎng)地選擇17會(huì)議場(chǎng)地選擇小型

5、會(huì)議 30人以內(nèi)會(huì)議場(chǎng)地選擇中型會(huì)議 100人以內(nèi)大型會(huì)議 200人以上會(huì)議場(chǎng)地選擇其它類型會(huì)議場(chǎng)地選擇邀請(qǐng)參會(huì)對(duì)象哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出決定的人員對(duì)問題負(fù)有義務(wù)或存在利害關(guān)系的人員會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單檢查、檢查、再檢查成功主持會(huì)議的策略會(huì)議的四個(gè)階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正?；?積極工作階段爭(zhēng)論：摸底階段成形：安頓階段主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度策略一

6、：做好開 場(chǎng)白開場(chǎng)白：系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔地開宗明義時(shí)間：35分鐘內(nèi)容：開會(huì)目的、時(shí)間安排、議事方式、紀(jì)律規(guī)則程序： 準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議 告知會(huì)議背景和會(huì)議目的 介紹到場(chǎng)VIP 簡(jiǎn)述會(huì)議流程 明確基本紀(jì)律 策略二：合理分配發(fā)言時(shí)間主持人：發(fā)言時(shí)間掌握在20%參會(huì)者：享有均等發(fā)言機(jī)會(huì)努力營(yíng)造互動(dòng)的氛圍控制議事進(jìn)度控場(chǎng)方式2.非語言方式控場(chǎng)是會(huì)議主持人的核心技能之一.1.語言方式策略三：控場(chǎng)策略四：達(dá)成決議1、彼德德魯克決議法1、花些時(shí)間檢視困難所在；2、討論各項(xiàng)提案，比較各自優(yōu)缺點(diǎn)和收益率；3、多采集參考資料；4、主動(dòng)征集反對(duì)意見，中立看待；5、對(duì)提案適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和妥協(xié)，確認(rèn)決議達(dá)成；6、組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督

7、單位。權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策無異議 決策 優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效 缺點(diǎn)：支持執(zhí)行不易 優(yōu)點(diǎn)：深思熟慮，質(zhì)量高 缺點(diǎn)：所需時(shí)間長(zhǎng) 優(yōu)點(diǎn)：保證大多數(shù)人獲勝 缺點(diǎn)：小集團(tuán)派系之爭(zhēng) 優(yōu)點(diǎn)：意見不和沖突最低 缺點(diǎn)：耗時(shí)長(zhǎng)，較難達(dá)成2、群體決策法策略四：達(dá)成決議策略四：達(dá)成決議3、團(tuán)隊(duì)決策法平等 獨(dú)立 自由 改變變換角度審視探索奇思妙想意外發(fā)現(xiàn)換個(gè)環(huán)境換種心情免去紛擾活躍思想專項(xiàng)小組協(xié)調(diào)專家各自提案統(tǒng)計(jì)分析平等議事無拘無束追求數(shù)量不得反駁頭腦風(fēng)暴德爾菲法異地思考思維轉(zhuǎn)換ABCD1234預(yù)留57分鐘做總結(jié)策略五：圓滿結(jié)束會(huì)議確定工作分配妥當(dāng)明確工作行動(dòng)計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)議中的溝通技巧溝通的目的、把信息傳出

8、去、被理解、被接受、獲得答復(fù)性的行動(dòng)溝通的基石35知彼解己我需要傾聽，因?yàn)槲也煌耆私馇闆r。首先尋求了解對(duì)方，然后再爭(zhēng)取讓對(duì)方了解自己運(yùn)用同理心的傾聽溝通的基石36尊重與欣賞3A法則1、Accept 接受2、Appreciate 欣賞3、Admire 贊美溝通的基石37積極傾聽的技巧什么是傾聽？與你是否同意他人的講話毫無關(guān)系接收到其他人所講的一切。理解其他人的想法。理解并不意味著接受。積極傾聽的技巧學(xué)會(huì)傾聽積極傾聽在這兩種情況下尤其有用 當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí) 當(dāng)對(duì)方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí)積極傾聽的技巧積極傾聽提問的技巧提問題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：空投指定站在對(duì)方的角度思考問題提問

9、的技巧封閉式問題 你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ 開放式問題 這種問題需要解釋 和說明，同時(shí)向?qū)?方表示你對(duì)他們說 的話很感興趣，還 想了解更多的內(nèi)容如何發(fā)問？提問的技巧問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容 提問常見的問題發(fā)言的技巧會(huì)議三分之一時(shí)段冷場(chǎng)超過3分鐘爭(zhēng)執(zhí)雙方冷靜后發(fā)言的時(shí)機(jī)發(fā)言的技巧緊扣主題提綱挈領(lǐng)，先說主張，再說理由論據(jù)充分、有道理、有事實(shí)時(shí)間以短為宜，忌套話、空話發(fā)言的內(nèi)容發(fā)言的技巧音量、語速、措詞控制情緒，你代表你的崗位而非自己是來討論解決問題，而非戰(zhàn)斗發(fā)言的風(fēng)度事實(shí)邏輯理由分析1利益危害結(jié)果2目標(biāo)導(dǎo)向解決問題期望3激情戲劇化用情

10、4四種說服策略說服的技巧會(huì)議接待禮儀一、主席臺(tái)位次的一般規(guī)則： 就前后排關(guān)系而言，前排就座者為尊、為大，第二排次之，第三排更次，以此類推；就同一排的關(guān)系而言，中者為尊、為大，兩側(cè)次之；就兩側(cè)同位者而言，右者為大、為長(zhǎng)、為尊，左者為小、為次、為偏。接待禮賓次序二、接待過程中的次序規(guī)范 兩人并行，右者為大；兩人前后行，前者為尊；三人并行，中者為尊，右邊次之，左邊更次；三人前后行，前者為尊；三人并坐，中者為大，右邊次之，左邊更次；室內(nèi)圍坐時(shí)，面對(duì)門口的中間位置為尊；上樓梯時(shí)前者為尊；下樓梯時(shí)尊者在一人之后接待禮賓次序就乘小轎車而言，如由駕駛員開車，按汽車前進(jìn)方向，后排右座為尊位，中座次之，左側(cè)更次，

11、前排司機(jī)旁最次。司機(jī)旁的位置一般是助手、接待或陪同人員坐的。當(dāng)轎車有三排座時(shí)，最后一排是上座，中間一座次之，前排最次。如果是主人親自駕車，則主人旁邊的位置是尊位三、接待乘車次序規(guī)范 接待禮賓次序 1、會(huì)面“ 出迎三步 , 身送七步”客人到達(dá) ,提前迎接見到客人 ,熱情招呼 ,伸手相握 ,以示歡迎 。同時(shí)要說 “您好” “ 您路上辛苦了 ”“ 歡迎光臨 ”等寒喧語。迎客2、介紹介紹有先后之別，應(yīng)把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的；把男子介紹給婦女介紹時(shí)，除婦女和年長(zhǎng)者外，一般應(yīng)起立；但在宴會(huì)桌上、會(huì)談桌上可不必起立，被介紹者只要微笑點(diǎn)頭有所表示即可迎客3、握手握手順序應(yīng)由主人、年長(zhǎng)者、身份

12、高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對(duì)方伸手再握。多人同時(shí)握手致意不要交叉，待別人握完再伸手。男子在握手前應(yīng)先脫下手套摘下帽子。握手時(shí)雙目注視對(duì)方微笑致意，不要看著第三者握手。迎客4、敬茶在待客中 , 為客人敬茶是待客的重要內(nèi)容。待客坐定 , 應(yīng)盡量在客人視線之內(nèi)把茶杯洗凈。即使是平時(shí)備用的潔凈茶杯 , 也要再用開水燙洗一下 , 使客人覺得你很注意講衛(wèi)生 , 避免因茶杯不潔而不愿飲用的尷尬局面。迎客中餐禮儀 座位 就餐前 份量 敬酒 眼睛5、宴請(qǐng)迎客中餐禮儀 筷子的使用 斜筷 疑筷 搶筷 吸筷 淚筷 連筷迎客5、宴請(qǐng)1、婉言相留客人準(zhǔn)備告辭時(shí) ，一般應(yīng)婉言相留 。雖是客套辭令

13、 ,但必不可少?？腿烁孓o時(shí) ,并在客人起身后再起身。分手時(shí)應(yīng)充滿熱情地招呼客人“慢走”“走好” “再見”“歡迎再來”“常聯(lián)系”等等。送客2、饋贈(zèng)禮儀必須考慮接受禮物人的職位、年齡、性別等。送一些有紀(jì)念的禮物，最好在自己能力負(fù)擔(dān)范圍內(nèi)較為人樂于接受。謹(jǐn)記除去價(jià)錢牌及商店的袋裝，無論禮物本身名貴與否，最好用包裝紙包裝送客3、送客有道 送客人時(shí)，應(yīng)在客人的身影完全消失后再返回。在辦公室送客時(shí)，送畢返身進(jìn)屋后 ,應(yīng)將房門輕輕關(guān)上 ,不要使其發(fā)出聲響。送客不遲到、不早退，有事盡早請(qǐng)假，及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容并落實(shí)工作；領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)保持安靜，認(rèn)真做好記錄，有問題待語畢提出；進(jìn)門要敲門請(qǐng)示，聲音以室內(nèi)人聽見為適度，

14、關(guān)門聲音要輕；會(huì)議期間有領(lǐng)導(dǎo)光臨，要起立迎接，面帶笑容，主動(dòng)問候；會(huì)議期間手機(jī)調(diào)整成震動(dòng)或靜音模式，不能中途打接電話，有急事發(fā)短信解決。 會(huì)議中的禮儀會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)對(duì)會(huì)議記錄的建議 指定一個(gè)會(huì)議記錄者 主持人最好不要兼任此項(xiàng)工作； 會(huì)議記錄者由參會(huì)者輪流擔(dān)任會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)。議案通過的支持證據(jù)及反對(duì)意見跟進(jìn)工作及完成日期會(huì)后重新整理 標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、出席和缺席人員 列點(diǎn)記錄會(huì)議達(dá)成共識(shí)內(nèi)容 跟進(jìn)事項(xiàng)、責(zé)任人、完成日期 記錄者功能 僅次于主持人記錄及維持議程設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納觀察、預(yù)防誰能勝任會(huì)議記錄者？ 記錄者的勝任力 反應(yīng)快、寫字快、記憶力強(qiáng)熟悉業(yè)務(wù)、知識(shí)面廣組織能力強(qiáng)傾聽能力和總結(jié)能力強(qiáng)參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn) 細(xì)讀會(huì)議記錄，標(biāo)