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1、第八章 采購與付款業(yè)務(wù)會計(jì)制度的設(shè)計(jì)第一節(jié) 采購與付款業(yè)務(wù)會計(jì)制度設(shè)計(jì)概述 第二節(jié) 采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)制度的設(shè)計(jì) 第三節(jié) 采購與付款會計(jì)核算規(guī)程的設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)目的與要求通過對本章的學(xué)習(xí),了解采購與付款的概念及其特點(diǎn);掌握采購與付款內(nèi)部會計(jì)控制制度的內(nèi)容;掌握采購與付款處理程序的設(shè)計(jì)。第一節(jié) 會計(jì)制度設(shè)計(jì)概述一、采購與付款業(yè)務(wù)的概念及特點(diǎn)二、采購與付款業(yè)務(wù)會計(jì)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)和要求一、采購與付款業(yè)務(wù)的概念及特點(diǎn)(一)采購與付款業(yè)務(wù)的概念(二)采購與付款業(yè)務(wù)的特點(diǎn)(一)概念采購與付款是指企業(yè)外購商品與勞務(wù)并支付價(jià)款的行為。采購與付款業(yè)務(wù)具體包括物資的請購、編制采購計(jì)劃、訂貨或采購、驗(yàn)收入庫、貨款結(jié)算
2、等工作。(二)采購業(yè)務(wù)的特點(diǎn)與生產(chǎn)、銷售計(jì)劃聯(lián)系密切: “物資采購質(zhì)量” 直接導(dǎo)致支出、負(fù)債:“現(xiàn)、賒(信用)購”業(yè)務(wù)頻繁量大,環(huán)節(jié)多易出漏:“低效、舞弊” 二、會計(jì)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)和要求(一)采購與付款業(yè)務(wù)會計(jì)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)(二)采購與付款業(yè)務(wù)會計(jì)制度設(shè)計(jì)的要求(一)目標(biāo)確保購進(jìn)的貨物與生產(chǎn)、銷售的要求相一致確保資金支付后獲得相應(yīng)的貨物或勞務(wù)確保應(yīng)付款項(xiàng)的真實(shí)和合理以及授權(quán)支付合理揭示采購業(yè)務(wù)中所享有的折扣與折讓確保及時(shí)準(zhǔn)確地提供采購與付款業(yè)務(wù)的會計(jì)信息(二)基本要求(P87)案例亞倫集團(tuán)案例背景資料: 浙江亞倫集團(tuán)系國家二級企業(yè),中國行業(yè)百強(qiáng)企業(yè)、全國造紙行業(yè)重點(diǎn)骨干企業(yè)。年上繳利稅達(dá)200
3、0多萬元,在一個(gè)財(cái)政收入不及一億的龍游縣,它在當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用舉足輕重。該集團(tuán)向來以改革創(chuàng)新聞名,是衢州市國企改革的一面旗幟。1993年,王品發(fā)走馬上任,成為亞倫集團(tuán)的總經(jīng)理、黨委書記,1995年又兼任集團(tuán)公司董事長。從一名政工干部走上企業(yè)經(jīng)營者的崗位,王品發(fā)有些眼花繚亂,世界觀、人生觀開始錯位,他利欲熏心,以致在企業(yè)走下坡路的同時(shí),自己也一步一步滑向犯罪的深淵。案例亞倫集團(tuán)案例背景資料:世上沒有不透風(fēng)的墻。亞倫集團(tuán)職工上訪后,上級即對亞倫集團(tuán)的主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)。對王品發(fā)任期內(nèi)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行核實(shí),查程序看效果,重點(diǎn)審查有無重大決策失誤和越權(quán)行為;審查財(cái)務(wù)收支方面的真實(shí)性、合法性和
4、效益性;審查其內(nèi)控是否健全有效;審計(jì)期末資產(chǎn),摸清企業(yè)家底。案例亞倫集團(tuán)案例背景資料:結(jié)果發(fā)現(xiàn),1995年1月到1998年12月,個(gè)體商販陳某幾乎壟斷了集團(tuán)的水果采購供應(yīng)生意,總價(jià)款近270萬元。有的發(fā)票存在涂改情況,并與亞倫集團(tuán)所購貨物數(shù)量出入很大。陳某開具的結(jié)賬發(fā)票連號,不符合正常發(fā)票使用規(guī)律。部分票據(jù)中,集團(tuán)下屬的實(shí)業(yè)公司經(jīng)理簽字審批日期與陳某開票日期相同甚至超前。案例亞倫集團(tuán)案例背景資料:公司與陳某的貨款結(jié)算基本上按陳某提供的房地產(chǎn)發(fā)票結(jié)賬,從賬面看,陳無利可圖,不合常規(guī),部分銷貨業(yè)務(wù)由經(jīng)理自帶匯票與陳某一同采購。進(jìn)行多次分析之后,審計(jì)人員認(rèn)為陳某以房地產(chǎn)發(fā)票與實(shí)業(yè)公司結(jié)賬,而未開具當(dāng)
5、地地方稅務(wù)發(fā)票,涉嫌偷稅12余萬元。而實(shí)業(yè)公司與陳某大筆水果交易背后的關(guān)鍵人物,正是亞倫集團(tuán)的總經(jīng)理王品發(fā)。案例亞倫集團(tuán)案例背景資料: 據(jù)群眾舉報(bào),集團(tuán)公司對外銷售水松紙事項(xiàng)。即公司將水松紙低價(jià)銷售給任某,年銷量幾乎被其個(gè)人包攬。經(jīng)查證,集團(tuán)1994-1995年累計(jì)銷售各種水松紙5933.62噸,存在以下異常情況:客戶深圳某裝飾材料公司,共購水松紙961.66噸,其中,1991年購220.02噸,平均售價(jià)低于公司年度平均售價(jià)約60元;1995年購249.91噸,平均售價(jià)低于公司年度平均售價(jià)約1700元;1995年107.47噸,平均售價(jià)低于公司年度平均售價(jià)共2150元。另一客戶深圳某實(shí)業(yè)公司1
6、995年共購買水松原紙703.07噸,平均售價(jià)低于公司年度平均售價(jià)500余元。案例亞倫集團(tuán)案例背景資料: 據(jù)查,上述兩公司采購各種水松紙后,均由任某銷售給云南的煙草企業(yè)。低價(jià)巨額銷售,且由一人經(jīng)手,其中必有蹊蹺,幕后交易可能性很大。后來查明,王品發(fā)在進(jìn)購原材料,基建招投標(biāo),發(fā)包,職工福利等方面,導(dǎo)演的一出出權(quán)錢交易的丑劇,露出了真相。個(gè)人折、案金額高達(dá)60余萬元,龍游縣紀(jì)委認(rèn)定其違紀(jì)金額28萬余元,依法予以收繳。集團(tuán)內(nèi)上行下效,蛀蟲成窩,其內(nèi)幕觸目驚心。上自總經(jīng)理、副總經(jīng)理,下至熱電分廠煤調(diào)度員、采購員等共計(jì)20余人因涉嫌受賄、貪污紛紛落馬。 采購與付款業(yè)務(wù)中常見弊端第二節(jié) 內(nèi)部會計(jì)控制制度的
7、設(shè)計(jì)一、職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)設(shè)計(jì)二、請購制度和審核批準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)三、采購與驗(yàn)收制度設(shè)計(jì)四、付款控制設(shè)計(jì)一、職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)設(shè)計(jì)(一)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位(二)輪崗制度(三)授權(quán)審批制度(一)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位 請購人員與審批人員分離 詢價(jià)人員與確定供應(yīng)商人員分離 采購合同的訂立人員與審核人員分離 采購、驗(yàn)收人員與相關(guān)會計(jì)記錄人員分離 付款的申請、審批人員與執(zhí)行付款人員分離(一)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位(二)輪崗制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備合格的采購人員辦理采購與付款業(yè)務(wù),并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換。(三)授權(quán)審批制度(P88)一、職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)設(shè)計(jì)二、
8、請購制度和審核批準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)(一)建立完整的采購登記制度 企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)。二、請購制度和審核批準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)二、請購制度和審核批準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)(二)請購與審批控制設(shè)計(jì) 建立采購申請制度加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理審批人按照固定的權(quán)限,依據(jù)單位預(yù)算、實(shí)際需要、市場供應(yīng)等情況審批請購需求。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限,由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及企業(yè)實(shí)際需要對請購申請進(jìn)行審批。二、請購制度和審核批準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)案例案例背景資料: 2007年8月2日,美國最大玩具商美泰公司(MattelInc.)向美國消費(fèi)者安全委員會提出召回佛山利達(dá)生產(chǎn)的96.7
9、萬件塑膠玩具,理由是“回收的這批玩具表漆含鉛量超標(biāo),對兒童的腦部發(fā)展會造成很大影響,美國環(huán)保組織塞拉俱樂部認(rèn)為危及兒童安全。進(jìn)而,致命玩偶一次成為一時(shí)談?wù)摰臒狳c(diǎn)。 事發(fā)前,佛山利達(dá)的產(chǎn)量已居佛山玩具制造業(yè)第二。一夜之間,這家擁有十多年良好生產(chǎn)記錄的合資企業(yè)成為眾矢之的。案例 在美國輿論的不斷聲討下,玩具廠商及其上下游供應(yīng)、檢驗(yàn)鏈上的疏忽被一一曝光和放大。最終,佛山利達(dá)被出入境檢驗(yàn)檢疫部門要求整改,中國國家質(zhì)量監(jiān)督管理總局宣布暫停其產(chǎn)品的出口。利達(dá)被迫停產(chǎn),2500名工人幾乎無事可做,利達(dá)公司合伙人張樹鴻承受重大壓力,最終一死了之。張樹鴻死后3日,美泰第二次宣布,召回的中國產(chǎn)玩具數(shù)量增加到182
10、0萬件。案例案例分析: 驗(yàn)收-一次疏忽還是習(xí)慣性遺忘三、采購與驗(yàn)收制度設(shè)計(jì)1、建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度(1)建立供應(yīng)商評價(jià)制度,由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財(cái)會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)。(2)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。三、采購與驗(yàn)收制度設(shè)計(jì)2、根據(jù)采購物資及其供應(yīng)情況確定采購方式企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。(1)一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式,小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。(2)企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立采購價(jià)格委員會,明確采購價(jià)格形成機(jī)制。大宗商品或勞務(wù)采購等必須采用招投標(biāo)
11、方式確定采購價(jià)格。其他商品或勞務(wù)的采購,應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價(jià),不得以高于采購限價(jià)的價(jià)格采購。三、采購與驗(yàn)收制度設(shè)計(jì)3、掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力4、嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收制度 由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。三、采購與驗(yàn)收制度設(shè)計(jì)四、付款控制設(shè)計(jì)遵守相關(guān)制度 企業(yè)財(cái)會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。四、付款控制設(shè)計(jì)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理 建立健全預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度,加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。加強(qiáng)
12、應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理。由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。建立嚴(yán)格的退貨管理制度。定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。案例第三節(jié) 會計(jì)核算規(guī)程的設(shè)計(jì)一、主要原始憑證的設(shè)計(jì)二、采購與付款業(yè)務(wù)處理程序的設(shè)計(jì)一、主要原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(二)各種憑證傳遞程序的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì) 采購業(yè)務(wù)的憑證主要有材料采購計(jì)劃、訂貨合同、請購單、入庫通知單、收料(貨)單、退料(貨)單、收料溢缺報(bào)告單等。(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(一)原始憑證的設(shè)
13、計(jì)(一)原始憑證的設(shè)計(jì)5.收料溢缺報(bào)告單。它是用來反映企業(yè)驗(yàn)收結(jié)果與購貨發(fā)票是否相符的一種原始憑證。驗(yàn)收部門和人員應(yīng)認(rèn)真填制“收料溢缺報(bào)告單”,并及時(shí)交付財(cái)會部門。6.退貨單。在驗(yàn)收過程中,如果發(fā)現(xiàn)所收材料與合同(或發(fā)貨單)明顯不符,又不符合本單位的需要,應(yīng)及時(shí)辦理退回手續(xù),并填制“退貨單”。退貨單應(yīng)一式多聯(lián)套寫,其各聯(lián)的送交單位 (部門)有:銷貨單位、倉庫 (留存)、供應(yīng)部門、財(cái)會部門等。(或直接采用“收料單”,用紅字表示退貨)。(一)原始憑證的設(shè)計(jì)(二)各種憑證傳遞程序的設(shè)計(jì)【例】采購與付款業(yè)務(wù)中,企業(yè)在設(shè)計(jì)各種憑證傳遞程序時(shí),必須考慮的事項(xiàng)有( ) A、制定專人填制有關(guān)憑證 B、制定專人
14、傳遞有關(guān)憑證 C、不能由一個(gè)部門(或人員)完成憑證的所有必要手續(xù) D、不相容職務(wù)分離答案:ACD二、采購與付款業(yè)務(wù)處理程序的設(shè)計(jì)(一)日常采購計(jì)劃編制、合同簽訂程序設(shè)計(jì)(二)臨時(shí)采購申請程序設(shè)計(jì)(三)材料采購、驗(yàn)貨、付款程序設(shè)計(jì)(一)日常采購計(jì)劃編制、合同簽訂程序設(shè)計(jì)日常采購計(jì)劃編制、合同簽訂流程 供應(yīng)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部的各種生產(chǎn)計(jì)劃編制采購計(jì)劃;采購計(jì)劃經(jīng)審核批準(zhǔn)后與供貨單位簽訂采購合同;財(cái)務(wù)會計(jì)部門根據(jù)采購計(jì)劃、采購合同編制財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。 (一)日常采購計(jì)劃編制、合同簽訂程序設(shè)計(jì)日常采購計(jì)劃編制、合同簽訂流程的控制點(diǎn) 采購計(jì)劃須經(jīng)審核批準(zhǔn)后才能簽訂采購合同; 會計(jì)部門參加采購合同的會簽。(
15、二)臨時(shí)采購申請程序設(shè)計(jì)臨時(shí)采購申請?zhí)幚沓绦?請購單位編制請購單交供應(yīng)部門; 供應(yīng)部門編制臨時(shí)采購計(jì)劃,經(jīng)審核同意后通知采購員進(jìn)行采購。 通知財(cái)會部門以備貨款結(jié)算。 (二)臨時(shí)采購申請程序設(shè)計(jì)臨時(shí)采購申請流程的內(nèi)部控制點(diǎn)臨時(shí)采購必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)才能辦理; 會計(jì)部門監(jiān)督臨時(shí)采購計(jì)劃的實(shí)施。(三)材料采購、驗(yàn)貨、付款程序設(shè)計(jì)材料采購、驗(yàn)貨、付款處理程序供貨單位在材料發(fā)運(yùn)后,將材料發(fā)票、運(yùn)單和提貨單經(jīng)銀行寄往購貨單位;購貨單位財(cái)會部門收到寄來的單據(jù),將其送交供應(yīng)部門,供應(yīng)部門審核合同后據(jù)此編制收貨單,通知倉庫準(zhǔn)備收貨,另將提貨單交企業(yè)運(yùn)輸部門提貨;倉庫驗(yàn)收后登記保管卡,并將簽收的收貨單交送供應(yīng)部門;供應(yīng)部門將收貨單與合同再次審核無誤后,將供貨單位的發(fā)票、代墊運(yùn)單以及收貨單一并送財(cái)會部門;財(cái)會部門對照合同副本進(jìn)行審核無誤后,授權(quán)出納辦理貨款結(jié)算,出納付款后在發(fā)票上加蓋 “付訖”及日期戳記,與訂購單副本一并歸檔。 (三)材料采購、驗(yàn)貨、付款程序設(shè)計(jì)材料采購、驗(yàn)貨、付款處理程序要點(diǎn)采購材料人庫驗(yàn)收、記賬與付款分管;加強(qiáng)收料單與合同的核對,保證材料名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額的正確;材料驗(yàn)收入庫后才支付貨款;定期進(jìn)行賬賬、賬
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