秘書實務作業(yè)

1、 便 條鐘苗： 以下是我下星期一（3月23日）要參加的一系列活動 上午召開董事會議，所有的經(jīng)理都參加 下午給參加員工培訓課的新員工講話 請你抓緊時間為我做一合理安排并將其填入工作日志中。 謝謝！ 行政經(jīng)理 蘇明 2011年3月16日1經(jīng)理工作日志 2011年3月23日星期一 時間 內(nèi)容 地點 9:00-10:00處理日常事務：如閱讀文件處理信件等 辦公室 10:15-11:15 經(jīng)理主管會議 董事會會議室 12:30 與光華公司的董事長馬明及夫人共進午餐 天地賓館 14:00-14:30給參加員工培訓課的員工講話員工培訓中心 14:40-15:40下行會見麗康公司的銷售部經(jīng)理張建 會客室 15

2、:45 下午前往陽光公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高原 陽光公司 21、打印機 操作步驟（以愛普生CX3100為例） 第1步：在關閉電源的情況下將打印連接線把打印機與計算機主機打印口連接好并固定； 第2步：先打開打印機電源開關，再啟動計算機； 第3步：觀察一下打印機操作面板上的指示燈顯示情況； 第4步：檢查一切正常后，根據(jù)打印要求把打印紙裝入打印機的送紙架上，確保打印機處于聯(lián)機狀態(tài)； 第5步：通過計算機上發(fā)出打印指令后，開始打印； 第6步：及時觀察打印效果，如果打印效果不理想，應取消打印，退出紙張，分析原因； 第7步：打印正常，結(jié)束后取出打印稿； 第8步：先關閉計算機主機，再關打印機電源。 32、復

3、印機操作步驟（以美能達Di152機器為例） 第1步：檢查復印機電源插頭與專用插座連接是否良好； 第2步：打開電源，機器開始預熱，觀察復印機操作面板上的指示燈，大約需要30秒鐘； 第3步：檢查原稿，看看紙張尺寸、質(zhì)地、顏色等，做到心中有數(shù)（對原稿上不清晰的字跡、線條應在復印前描寫清楚，以免復印后返工）； 第4步：機器預熱完畢后，檢查一下復印機操作面板上的各項顯示是否正常； 第5步：根據(jù)稿臺玻璃刻度板的指示及當前使用紙盒的尺寸和橫豎方向放好原稿； 第6步：在操作面板按下數(shù)字鍵設定復印份數(shù)；若設定有誤可按“C”（或清除）鍵，然后重新設定； 第7步：設定復印倍率（一般復印機放大、縮小多以百分比表示）；

4、 第8步：選擇復印紙尺寸，根據(jù)原稿尺寸，放大或縮小的倍率按下紙盒選取鍵； 第9步：根據(jù)原稿紙張、字跡的色調(diào)深淺，適當調(diào)節(jié)復印濃度； 第10步：按下復印鍵，開始復印。 43、傳真機 發(fā)送前有需要通話和不需要通話兩種方式，下面以通話方式為例。 發(fā)送操作： 第1步：檢查機器是否處于“準備好”（READY）狀態(tài)； 第2步：將原稿正面朝下裝入傳真機引導板； 第3步：選擇掃描線密度和對比度； 第4步：摘取話機手柄，撥對方號碼，并等待對方回答； 第5步：雙方通話； 第6步：通話結(jié)束后，由收方先按啟動鍵； 第7步：當聽到收方的應答信號時，發(fā)方按啟動鍵，開始發(fā)送文件； 第8步：掛上話機，等待發(fā)送結(jié)束。 5辦公用

5、品與設備管理實訓 銷售部的小李來秘書初萌的辦公室，要求領幾本復印紙。初萌給了他一張物品領用申請表，要求他填好后再來領?！安痪忘c兒紙嗎！”小李沒能領到復印紙，嘟囔著離開了。下午，小李又過來，將物品領用申請表交給了初萌，初萌仔細審核了銷售部主管的簽字，讓小李在“領用人”處簽了字，自己在“發(fā)放人”處簽了字，才把復印紙交給小李。然后將物品領用申請表歸檔了。 初萌這樣做是否正確？ A、正確 B、錯誤6請在下面的物品領用申請表中劃線部分填入缺少的內(nèi)容： 78秘書發(fā)放辦公用品的工作程序主要包括三部分，其順序是？ 程序 序號（ ）發(fā)放物品； 1（ ）更新庫存記錄，備案清單； 2（ ）審核物品領用申請表。 3

6、答案：231。 9女秘書在陽面辦公室內(nèi)，電腦屏幕對著門口，打印機上堆滿了廢紙，復印機緊靠窗戶。當傳真機的鈴聲想過幾聲之后，秘書才慢悠悠地去接電話。領導需要文件，秘書把新拿出來的打印紙直接放進打印機的進紙盤，上面的廢紙照樣堆在上面”。我讓學生找出這個案例中各種辦公設備使用的錯誤之處，應如何改正，展開討論。 10假如你所使用的是噴墨打印機，在打印時發(fā)現(xiàn)墨跡稀少，輸出不太清晰，且“墨盡”指示燈亮起，解說一下處理過程。 假如在復印過程中出現(xiàn)卡紙故障，請你講解一下故障排除操作過程。 11一、背景 這天上午公司秘書于雪分完郵件，在給胡總送郵件時，只聽到胡總正在與恒昌公司老總通電話： “你說是天地公司趙總的電話嗎？我好像記得有他的名片，回頭我查一下告訴你你們公司今年的生意如何” 正巧秘書早上整理名片夾時無意中看到了趙總的名片，知道趙總的電話號碼是87654321。面對這種情況，于雪應該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、馬上把電話號碼寫在便條上，放到胡總的面前。 b、當作什么也沒有聽見。 c、如果胡總問自己的話，就告訴他是87654